基于智能 OCR 識別技術的檔案管理系統開發與應用

摘要：文章介紹了對檔案信息資源數字化管理前置進行處理優化的過程，通過應用智能OCR識別技術，將相關識別軟件與OCR識別接口串接到一起，從而實現對海量檔案信息資料的有序劃分。在結合C/S架構和B/S架構的基礎上，通過Java EE開發平臺對檔案信息進行收集與整理，并最終通過驗證表明該方法的有效性，特別是與傳統檔案信息管理方法相比，采用人工智能技術會使檔案管理更具精準性與高效性。

關鍵詞：人工智能;數字化加工;數字檔案館

中圖法分類號：TP391文獻標識碼：A

Development and application of archives management systembased onintelligent OCR recognition technology

LIU Siyang

（Tangshan Personnel Examination Center，Tangshan，Hebei 063000，China）

Abstract：This paper introduces the process of processing and optimizing the digital management ofarchives information resources. By applying the intelligent OCR identification technology，therelevant identification software and the OCR identification interface are connected in series， so as torealize the orderly division of massive archives information materials. On the basis of combining theC/S architecture and the B/S architecture， the archive information is collected and organized throughthe Java EE development platform， and the validity of the method is finally verified throughverification，especially compared with the traditional archive information management method，Theuse of artificial intelligence will make file management more accurate and efficient.

Key words： artificial intelligence， digital processing，digital archives

本文提出通過應用人工智能技術來對大型企業檔案數字化管理系統進行設計的方法，再結合應用 C/S 架構和 B/S 架構制定一套具有前置數據處理系統的綜合數字檔案管理方案，以達到對檔案的高效管理目標。

1前置處理

大數據時代下，大型企業更應順應社會的發展潮流，充分利用高科技技術（如人工智能技術）對海量檔案信息資料進行數字化處理，并最終實現檔案智能編研的開發與應用。近年來，我國的人工智能技術發展速度較快，無論是自然語言理解技術還是文字模式識別技術等都可應用到檔案的電子文件處理中，從而使電子檔案的信息管理進入智能化管理模式中，使其成為一個整體化作業流程（圖1）。

2系統結構

為了將人工智能技術應用于大型企業的檔案數字化管理系統中，就要注重系統運行環境的生成。換言之，就是要借助技術以及網絡來達到檔案數字化管理的設計需求。通過應用智能 OCR 識別技術，將相關識別軟件與 OCR 識別接口串接到一起，可以實現對海量檔案信息資料有序劃分的目的。首先，可以通過掃描設備，將檔案信息進行精準性掃描，經過與原有檔案信息進行比對后，便可借助 C/S 架構來實現對企業檔案信息的科學化管理，包括數據導入、數據比對、以及數據分析等。在經過一系列信息處理后，系統便可將優化過的信息進行自動存儲。結合 B/S 架構以及 Java EE 技術，檔案信息資料便可自動生成，并隨時可生成數據化交換，而這只是人工智能檔案數字化管理系統功能模塊中的一小部分。待數據全部錄入完畢，便可通過終端服務器對數據進行存儲。

當然，若要實現上述操作，要保證硬件設施齊全，特別是要配備前后端的研發工具，以有效保證系統正常運行。在對檔案信息資料進行管理過程中，可借助智能化手段對角色權限進行設定，以保證數據的安全化管理。將 XML 的報文交換數據接口標準，以 Web Service 服務描述標準開發統一數據接口平臺，這不僅能有效保證數據分析的精準性，也能實現對檔案數據的高效管理。例如，可以借助檔案信息資料中的詞頻進行信息提取，由算法服務來進行分析，這能精準地對檔案信息資料進行分類。此外，我們也可建立測評信息標簽，并將標簽數據進行分類，隨后生成與之對應的模型，以實現對檔案信息的相關操作，如手寫檔案識別、檔案分類、自動轉錄等[1]。

對于檔案信息管理的操作要支持在線或離線以及單個或批量的數據信息化處理方式，為了實現這一目的，就需要構建前置采集處理系統，實現精準對應不同的檔案文件，尋找相應的標簽信息，以達到精準劃分的目的，從而有效避免信息丟失。在客戶端采用 DELPHI 開發工具優化系統功能，方便實時共享數字信息資源，利用 OCR 智能識別技術，檔案數據信息便可自動錄入系統（圖2）。

基于圖2系統，可以對所錄入的檔案信息進行進一步優化，并且在該系統中可以對檔案信息進行細分處理，即通過添加 C/S 結構的電子檔案數據源，利用 B/S 平臺層完成數據之間的交換與共享。換言之，在該檔案信息處理結構系統中，所包含的結構類型不僅有 C/S 結構的 client 端 exe 主程序，還包含 B/S 平臺服務管理模塊以及檔案數據中心等。它們都是作為檔案信息系統的重要功能模塊而存在。這也是人工智能技術應用于檔案數字信息管理系統中的一個重要標志。

通過該系統，可以對檔案信息進行平臺化操作。通過設置用戶權限，可以實現對檔案管理的安全性操控[2]。用戶在最初進行注冊以及身份認證的過程中，會被賦予相應的使用權限，當面對各種檔案信息的決策處理時便可以利用該權限來完成。其中，數據交換層也可接收來自表現層的數據信息，之后數據信息便可以提交到數據層。B/S 平臺下所包含的內容會直接影響數據的交換與共享，而 C/S 結構的客戶端被納入檔案標準的規范體系中。

通過上述結構框架的建立，能有效實現對大型企業檔案信息的科學化管理，特別是對檔案信息的精準化操作和處理。

3系統軟件結構優化

為了能夠將大型企業檔案信息實現數據化信息處理，可結合檔案管理系統軟件的框架結構來實施精準部署。在此，使用“客戶端+瀏覽器”模式，從而對海量的檔案信息進行采集以及優化處理。數據資源會通過 B/S 平臺服務進入企業的總部系統中，然后經過總部系統的共享，從而使下屬部門也能夠獲取相應的數據資源。在這一過程中，企業總部將作為檔案信息數據的系統中心對海量信息進行維護與優化處理。而下屬部門通過權限設置，可以實現數據信息共享。

通過以上步驟，能夠對檔案信息進行初步管理。利用Java EE 技術和 Html5技術建立網絡平臺。在這一過程中，可以使用人工智能技術對海量檔案資料進行有序管理，以實現對檔案資料的精準分類。其中，功能模塊可借助查詢接口來完成對所需檔案的提取與共享（圖3）。

圖3中，數據管理功能模塊會轉換為數字化存儲模塊，以完成對檔案信息的整理。與傳統檔案信息管理方式相比，它更具高效性與精準性[3]。因為它能夠結合 OCR 軟件與現有的歸檔系統進行對接，并進行二次開發，這可對檔案信息中所存有的標簽性信息通過接口的精準性銜接來進行提取，大大降低錯誤率。利用人工智能技術可以將檔案信息資料進行精準處理，而隨著功能模塊的建立，更能有效提升索引的精準度。

4檔案數字化管理的實現

只有通過建立數據庫才能夠方便對數據信息進行提取以及共享。因此，在建立數據庫的過程中，用戶可通過注冊來實現不同部門對不同信息資料的提取，使具有管理員權限的用戶能自由進入網站，對功能模塊進行管理，也可對用戶的權限進行設置，從而實現對數據資源的有效管理。通過設置不同的用戶權限，可以將數據資源按照不同種類進行劃分，也可通過信息模塊將權限納入用戶的使用過程中[4]。普通用戶僅限于對所需的數據資源進行搜索;特殊用戶則可實現對普通用戶的權限設置，以保證檔案信息得以安全儲存。在用戶對檔案信息進行檢索的過程中，會通過相應的流程來完成。利用上述操作方式，可以對海量的檔案信息進行高效管理—不僅能精準搜索所需的信息內容，還可以有效提升信息搜索效率以及搜索的精準度。

5應用實驗

為了能夠使實驗所得到的結果具有精準性，建議對所使用的實驗環境以及設備進行統一管理。其中，以 MATLAB r2010b 為實驗平臺;以 Windows Server 2012/Windows 7為實驗系統;數據庫為 SQL SERV?ER2015;C/S 開發工具為 Delphi;數據庫接口為 ODBC;服務器 OS 為 Windows? Server 2012/Database： MySQL5.0;瀏覽器為 IE11.0及 IE;開發環境為 jdk8; B/S 開發工具為“ My Eclipse10+JDK1.8+Tomcat8.0+ MySql5.0”。選取某大型建筑企業的檔案信息資料作為實驗的參照對象，與傳統檢測方法相比，應用人工智能技術對檔案資料信息進行管理，不僅能夠實現精準化與高效化的管理目標，還能有效降低錯誤率，特別是對海量檔案信息資料進行處理時更為方便、快捷。

6結束語

為了對大型企業所產生的海量檔案信息資料進行精準管理，可以利用人工智能技術對其進行分析和整理，從而有效實現檔案資料的管理、開發和利用。實驗表明，借助人工智能技術，不僅能使檔案資料檢索更為方便，還可提升檔案資料的整理速度和信息提取效率。

參考文獻：

[1]任杰.基于 RFID 的檔案管理系統設計與實現[ J].辦公室業務，2022（6）：169?170.

[2]趙紫毫，薛四新.測評視角電子檔案管理系統質量治理方法研究[J].中國檔案，2022（3）：68?69.

[3]趙玉萍.論檔案管理系統與 OA 系統之間的無縫鏈接[J].信息系統工程，2022（3）：36?39.

[4]王岳，王明杰，李文杰.基于物聯網的數字檔案管理系統設計與實現[J].信息技術，2022（1）：158?162.

作者簡介：

劉思陽（1989—），本科，中級館員，研究方向：檔案管理信息化建設。