醫院人事檔案管理工作中常見的問題及優化措施

曹俊霞

[摘 要]文章通過闡述醫院人事檔案管理工作的重要性，進一步對目前醫院人事檔案管理工作中常出現的檔案管理人員業務水平有限、缺乏完善的人事檔案管理制度、人事檔案管理方法較為落后、醫院管理層未足夠重視人事檔案管理工作問題進行分析，并從加強檔案管理人員業務培訓、完善人事檔案管理制度等方面，論述如何優化醫院人事檔案管理工作，以期能為醫院人事檔案管理工作提供參考。

[關鍵詞]醫院；人事檔案；檔案管理；管理工作

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）07-0083-03

人事檔案管理是醫院行政和人力資源工作中重要的一環，一個單位的核心就是它的員工，而人事檔案管理就涉及員工信息的收集、整理、保管、鑒定、統計以及利用。這種以個人為單位組合起來的文件材料，可以直接影響到單位的勞資、人力資源以及各項組織活動和組織架構。尤其對于像醫院這種服務與技術要求極高的單位，更應該重視人事檔案的管理，這樣才能保證日后人才的選拔及使用。

人事檔案管理工作在醫院內部管理上起到了非常大的作用，由于它是對真實資料的錄入，所以能夠直接反映出醫院整體員工的層次水平，為之后的業務能力提升、獎勵處罰機制提供重要的參考資料[1]。隨著我國醫療衛生事業的不斷發展，現代醫院的管理不僅僅體現在硬件設施改善和服務技術提升上，對于醫院內部的規劃也提出了新的要求。而加強人事檔案管理機制體系，有助于夯實醫院內部持續性發展基礎，為醫院建立一支優秀的醫療團隊提供幫助。

（一）檔案管理人員業務水平有限

目前在人事檔案管理工作中，很多醫院都處于管理人員業務水平有限的狀態。首先是思想意識上不夠重視，管理人員認為人事檔案主要是管理其他員工的檔案，就會養成一種事不關己高高掛起的工作態度。這種工作態度進一步造成了人事檔案管理工作的混亂、軟弱、無序、低效率[2]。有些工作人員僅限于會打字、制作表格，對于海量的人事檔案資料無法進行系統化、科學化的分類，造成人事檔案管理工作效率低下。還有些檔案管理人員在管理時缺乏專業性，雖會對檔案進行分類，但是沒有學習過相關管理經驗，又不虛心接受他人給予的建議，從而造成工作銜接度差、需要時找不到檔案資料，這都會造成檔案管理工作的推進造成阻礙。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度

許多醫院在人事檔案管理制度方面缺乏完整的人事檔案管理制度，在工作管理規定中，往往會忽略此項，這就導致人事檔案管理工作在日常工作中碰到一些問題將難以分化，從而造成無從下手的局面。許多醫院為減少人力資源浪費，將人事檔案管理工作與許多辦公室行政工作疊加在一起，由于缺乏明確的職責規劃，就導致工作出現問題之后，發生推諉扯皮的現象。沒有形成一個系統性的管理框架，人事檔案也就不會得到妥善的保管，進而造成大量人員資料丟失，在以后的工作中也無法利用，也就失去了人事檔案管理工作的意義。部分檔案由于年代久遠，無法進行系統性的篩選整理，進一步導致資料堆積，產生發霉、蟲蛀的現象，也影響到了其他檔案資料的使用。

（三）人事檔案管理方法較為落后

部分醫院人事管理工作還停留在利用紙質記錄的方式，隨著現代科技的不斷發展，大數據技術的應用已經滲透到各行各業，尤其是對于海量資料管理而言，采用現代管理技術是不二的選擇。采用傳統的人事檔案管理辦法，一是投入資金較多，雖前期在設備上投入較少，但持續供給的相關辦公用品消耗量大。二是不夠環保，傳統人事檔案資料采集都是通過印發紙張的方式，一旦將內容錄入之后，部分紙質就會進行銷毀，不利于環保。三是占用公共面積較大，由于都是依靠打印或手寫的方式進行最終封存，積累的資料越來越多，就會擴大占用的公共面積。四是不便于查找，傳統的管理方法無法設置相關具體細化目錄，導致資料在查找時，需要花費大量的時間。

（四）醫院管理層未足夠重視人事檔案管理工作

許多醫院管理層都將醫院的重點工作放在醫院一線工作人員的技術服務上，不注重人事檔案管理工作的培訓。由于人手分配不足，導致許多外派工作難以開展，進一步影響了人事管理工作的辦理進度和效率。有些管理層不會把人事檔案管理工作投入到醫院整體財務規劃當中，而把資金投入重點都放在醫療器械上，從而造成人事檔案管理設備技術落后、分類歸納設施跟不上，進一步影響了人事檔案管理工作人員的工作積極性，也為后續的工作開展埋下了隱患。

（一）加強檔案管理人員業務培訓

在醫院人事檔案管理工作中，要定期組織開展業務知識學習。由于人事檔案管理是一項非常煩瑣且需要謹慎對待的工作，在實施培訓以前要做好培訓計劃，確定每階段的重點培訓內容。由于人事檔案管理關系到單位內部員工諸多信息，在下達培訓指示時一定要做到思路清晰、表達流暢，在作出決議和安排后就要將組織行動落實到位。協調各部門配合好人事檔案管理工作，各單位和人力資源部門要做到分工明確、配合密切、步調一致的工作作風以實現預定目標。在培訓計劃結束后也要進行監督和檢查，通過統計資料以及對實時信息的掌握制定相關考核制度，提升人事檔案管理人員的責任意識。例如，人事檔案管理涉及職工工傷鑒定管理板塊，由于政府要求職能部門要不斷提升辦事效率和服務質量，人社局每年都會對工傷鑒定系統進行更新，并不斷優化手續辦理。如果，辦理人員沒有及時掌握工作業務和流程，將給單位人事管理造成不便。因此，可以利用單位職能優勢，與人社局協調工作，讓工傷辦理部門人員對醫院人事檔案管理人員進行統一培訓。單位要協調好時間和會議地點，對于新設置的鑒定系統以及辦理流程要形成系統性的PPT演示文稿或圖像，以便于管理人員的學習。在培訓過程中結合PPT和電腦進行實際演示，保證人事檔案管理人員在培訓過程中可以掌握好此項辦理技能，也能為日后辦理手續留下參考性的資料，從而進一步提高人事檔案管理工作的效率，也能為內部職工留下一系列可參考資料。

（二）完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作屬于醫院內勤管理工作分支，由于醫院科室較多，涉及的管理人員范圍較廣，管理系統較為復雜，想要做好人事管理工作，必須要為人事檔案管理制定完善的管理制度，這樣有助于人事檔案管理工作的有序開展。首先要確立人事檔案管理辦法總則，人事檔案管理人員要明確工作定位。此項管理制度是為了督促內勤綜合部門妥善管理好人事檔案，維護好內部員工的檔案資料完整性，并進一步降低醫院勞資風險。在完善人事檔案管理制度時，需要歸納整理、有序排列以及分類標明檔案。一是可以對收集到的資料進行架構梳理，二是可以高效有序地利用檔案資料，三是良好的收納工作習慣能減少公用占地，四是能夠達到檔案保管倉庫和辦公室的美觀視覺效果。而在完善人事檔案管理制度時，也要根據實際情況，讓在此區域工作較為有經驗或學習過專業知識的人員參與制定。如果光靠管理層人員制定實施，將會給管理制度帶來一定的局限性，可能導致制度的不可操作性。在完善制度時也要明確管理對象。醫院人事檔案管理有區別于普通企業，不僅要對在職、編制內的員工負責，還要做好大量醫護實習生的檔案管理，這樣便于日后招聘、入職時快速地利用檔案，正確地規劃人員工作崗位。

（三）引進先進的信息化管理技術

為進一步做好人事檔案管理工作，要建立起人事檔案資料數據庫，可以引進先進的大數據應用管理技術，由于大數據具備存儲和收集海量資料的特點，所以將其用在人事檔案管理上，一是符合特質，二是可以有效提升工作效率，三是可以保證錄入的準確性，四是方便存儲，讓日后檔案資料有據可查[3]。在運用信息化和大數據管理時，要設立統一的信息標準，針對不同職位要擴展不同信息錄入項。例如，內部人員電子信息檔案除了要輸入基本信息之外，還要添加近三年內的電子版證件照片，并在此基礎上進行各職位的信息拓展填充。實習生轉正要標清入職時間以及轉正時間，這樣便于日后補交社保，方便統計年薪假等。已婚人員要在結婚時遞交結婚證復印件，將結婚日期錄入到基本信息中，便于日后在休婚假時有參考依據。懷孕人員要對其醫院證明復印件做以保管，這樣便于統計產假，留下證明。管理層要在信息資料中體現工作經歷和部門調動情況，這樣便于觀察管理層個體的發展動向，也為日后的人才選拔打下基礎。在人事檔案資料數據庫建立時，為避免發生意外，可以將電子資料打印，統一訂存，形成人事檔案資料數據庫目錄，用標準的檔案盒根據科室、部門等分類存放，這樣也便于日后的查找。

（四）提高管理層對人事檔案管理的重視程度

人事檔案管理除了具備管理優勢之外，在醫院對外競爭中也具備一定的優勢。現代醫院除了硬件設施和服務品質要進行競爭之外，人才技術方面也是競爭的重點。人事檔案管理作為競爭參考的重要一環，醫院管理層應充分重視人事檔案管理工作，采用定崗、定責、專職、專責的科學崗位分配手段，不能為了減少人員成本，而將人事檔案管理工作與其他辦公室行政工作混在一起，這樣管理人員也無法專注在此領域進行系統性的管理。醫院也應投入一定的管理資金，在收納設備以及檔案存放用地等方面給予支持。另外，由于許多人事檔案資料都是依靠筆記和紙質文件制作的，檔案存放柜的材質選擇也很重要。應盡量避免木、竹的材質，可采用不銹鋼材質，一是有很好的防腐、防火效果，二是具備一定的硬度，不容易被大量資料壓彎變形導致坍塌，三是便于上鎖。由于人事檔案管理還涉及黨政資料，管理層要定期檢查人事檔案管理工作。管理層在招聘人事檔案管理員時，要從崗位自身的角度出發，這不僅僅是具備會打字、會使用表格等能力就可以勝任的工作，應具備相關管理經驗和知識水平，基礎知識較好的員工可以作為培養對象，但是也要注意工作的銜接程度。如果檔案管理人員不具備一個良好的內涵素養以及耐心責任意識，也可能給醫院內部管理帶來負面影響。

（五）不斷創新人事檔案管理方法

為進一步優化人事檔案管理辦法，提升人事檔案管理效率，要不斷創新人事檔案管理辦法，確保人事檔案管理的安全性和保密性。傳統的檔案資料收集和管理，一般都是集中在一個地方或部門由一臺電腦進行統一管理，因此在查找資料時就會很麻煩，甚至需要層層報批。在保證私密性的前提下，可以采用相對靈活的檔案管理方式，像現在有許多工作軟件，類似于釘釘，它可以在單位內部形成統一組織架構，外部人員無法進入本企業，也無法看到企業內部信息。醫院就可以利用這種軟件形式，在醫院內部企業架構下分化科室、部門，人事檔案管理隸屬于醫院人力或綜合部，每個科室設立單獨專員，負責人事檔案管理，在進行人事檔案信息采集時，綜合部專員設立好采集信息表格，規定好樣式模板，由每科室人事檔案管理專員下發給職工，用在線編輯的方式進行統一填寫，科室專員負責統一監督本科室或本部門的人是否填寫信息正確，再由專員統一整理好保存后上交綜合部人事檔案管理人員[4]。這樣既節省了收集資料的時間，又能保證資料的準確性，還能達到環保的目的，個人完全依靠電子信息化形式填寫，不再通過將表格統一打出填寫后收回再錄入的方式，也為人事檔案管理工作增加了靈活性。各科室還能夠通過這種方式，自存一份系統性人事檔案資料，便于以后的查找和利用。

（六）加強人事檔案管理人員的保密意識

保守醫院檔案機密，是醫院人事檔案管理人員的首要職責。人事檔案不僅涉及員工個體本身，還涉及人員晉升以及個體家庭等私密情況，一旦泄露將會對職工造成不利的影響。因此，應建立相應的檔案管理保密機制，禁止人事檔案管理人員私自將內部人事資料泄露、外帶、發布到公共平臺，如有特殊情況需辦理相關手續，要將資料帶出單位，應要有人事檔案本人的陪同，在領取個人檔案時也要進行層層批復，禁止出現任意拿放的現象。要做好個人檔案的封存保護工作，維護人事檔案的完整性，防止材料被外界因素破壞。要不斷提高人事檔案管理人員的內涵素養，禁止對他人檔案評頭論足，與工作無關的事情不要多問，要保護好職工的隱私，如果出現除人事檔案管理人員之外打聽員工信息的現象，應立即制止，并警告相關部門[5]。人事管理人員也要及時銷毀過期檔案，可以采用火化、粉碎機粉碎等方式由管理層監督進行集中統一銷毀，禁止出現私自撕毀等現象，以免信息外露，給他人造成不必要的麻煩。人事檔案管理人員也要定期檢查陳舊檔案，如發現被盜、遺失、發霉、蟲蛀等現象應立即上報或進行檔案處理保護，以免擴大檔案被損害的范圍。

綜上所述，人事檔案管理是醫院管理工作中不可缺失的一環。在新市場形勢下，由于社會治安以及單位管理內容和要求的不斷變化，更應該提升人事檔案管理質量，完善人事檔案管理制度，發揮人事檔案板塊在人力資源管理工作中的職能。只有人事檔案管理人員不斷提升自身業務水平、加強責任意識，才能讓人事檔案得到科學、有序高效的利用。

[1]云飛. 醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要研究[J]. 卷宗，2021，11（04）：5.

[2]王曉峰，隋一鳴. 新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J]. 卷宗，2021，11（04）：47.

[3]江宇紅.“互聯網+”時代，醫院人事檔案管理工作研究[J]. 人力資源，2020（10）：107.

[4]張婧.大數據背景下醫院人事檔案管理的策略[J]. 中小企業管理與科技，2021（04）：26-27.

[5]趙秀芳.新時期下做好醫院人事檔案管理工作的有效路徑[J]. 家有孕寶，2021，3（02）：285.