在數(shù)字化時代如何做好企業(yè)檔案管理工作

李濤 王雅舒

摘要：隨著數(shù)字技術的廣泛應用以及數(shù)字經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)要發(fā)展壯大，需要改進商業(yè)模式及生產(chǎn)方式，就需要通過數(shù)字技術對產(chǎn)品及服務進行升級，由此可見，企業(yè)檔案數(shù)字化轉型迫在眉捷，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型也是時代發(fā)展的必然趨勢。基于此，本文將對在數(shù)字化時代如何做好企業(yè)檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：數(shù)字化時代;企業(yè)檔案管理工作;有效對策

1 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理的特征

數(shù)字化技術背景下，企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新的特征體現(xiàn)在創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件、創(chuàng)新方式3個方面。從創(chuàng)新環(huán)境來看，數(shù)字化技術將技術創(chuàng)新與產(chǎn)業(yè)變革相融合，顛覆傳統(tǒng)檔案管理工作模式，實現(xiàn)整個檔案信息資源管理鏈的重構，如對多種數(shù)字技術的集合、綜合，實現(xiàn)檔案協(xié)同管理。從創(chuàng)新條件來看，數(shù)字化技術是現(xiàn)代信息手段，如大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術，為企業(yè)檔案管理提供了優(yōu)越的技術應用場景。檔案管理人員要具備相應的數(shù)字技術管理能力，提升檔案管理工作效率。從創(chuàng)新方式來看，數(shù)字技術推動創(chuàng)新路徑多元化發(fā)展，依托信息技術手段，企業(yè)在檔案管理方式上更加強調(diào)多路徑協(xié)同推進、多要素共同支撐，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作管理縱深發(fā)展，而各類數(shù)字化技術成為檔案管理模式創(chuàng)新的源動力。

2 企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化優(yōu)勢

首先，有利于促進企業(yè)管理工作朝著科學方向發(fā)展。在新形勢下，外部環(huán)境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)模式開展企業(yè)檔案管理工作，便會受到比較強烈的沖擊。當前先進的互聯(lián)網(wǎng)技術不斷推動企業(yè)管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應用。因此，建立相應的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式過程中發(fā)生的各種問題，方便相關工作人員對檔案開展相應的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業(yè)檔案管理工作效率。另外，開展具有科學性以及規(guī)范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發(fā)揮。

其次，有利于推動企業(yè)的全面可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案是企業(yè)日常經(jīng)營管理活動開展過程中的重要載體之一，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已不能充分滿足新形勢下企業(yè)管理工作開展的要求。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展速度的不斷加快以及知識經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)檔案管理工作也需要不斷朝著將價值作為主要導向的知識管理模式轉變。就當前總體情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案管理信息化平臺的建設，但是實際上其信息化管理還遠遠沒有跟上，仍停留在信息化管理的初級階段。對此，企業(yè)應加大力度開展企業(yè)檔案管理的信息化建設，優(yōu)化和完善企業(yè)檔案信息管理工作流程，促進企業(yè)整體信息化管理水平的提高，從而進一步提高企業(yè)在市場中的競爭力，這對于新形勢下企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著非常積極的意義。

最后，有利于促進企業(yè)經(jīng)營管理水平的整體提升。檔案作為企業(yè)行政管理工作當中非常重要的一項組成部分，其記載了企業(yè)每項經(jīng)營活動的詳細內(nèi)容，具有較強的真實性，能夠在企業(yè)相關規(guī)章制度建立的過程中提供相應的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，更能彰顯出企業(yè)文化的價值。

3 數(shù)字化時代做好企業(yè)檔案管理工作的有效對策

3.1 完善軟硬件，提高檔案現(xiàn)代化水平

使用安全可控的軟件和硬件、存儲備份設備、安全設備、應用軟件和系統(tǒng)軟件。庫房按照國家建設標準配備煙霧傳感器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)以及紅外線監(jiān)控系統(tǒng)、除濕與加濕一體機、中央空調(diào)等消防、安防、溫濕度控制以及智能密集架等設備設施，機房依據(jù)相關標準規(guī)范建設，確保供電、消防、安防、監(jiān)控等設施設備完善，以規(guī)范配置信息化基礎設施為保障，采取專業(yè)技術團隊負責設備運行與維護模式，加強檔案安全保密體系建設，為檔案物理壽命的延長與檔案的保存質(zhì)量提供物質(zhì)保障，安全高效運行檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下檔案的實體與信息安全。

3.2 建立健全檔案數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標準化建設的重要基礎。如果沒有檔案數(shù)據(jù)庫就無法實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的全面收集和整理，檔案標準化建設就會迷失方向，缺少對象。因此，新時期在檔案標準化建設過程中應將檔案數(shù)據(jù)庫建設作為重要方面，切實保障檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、系統(tǒng)性和完整性。一是要重視標準化檔案數(shù)據(jù)庫建設。要結合檔案數(shù)據(jù)庫建設的實際需要，完善檔案數(shù)據(jù)庫的相關準入標準、運行標準、流程標準、開發(fā)標準、共享標準等等，切實保障大數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一性，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。二是結合大數(shù)據(jù)庫建設實際需要完善數(shù)據(jù)庫前后臺操作系統(tǒng)。要通過檢索技術引入、優(yōu)化系統(tǒng)功能，在保障數(shù)據(jù)輸入準確性和完整性的基礎之上，進一步提升大數(shù)據(jù)庫檔案運行效率。三是要主動地引進現(xiàn)代信息技術，為檔案數(shù)據(jù)庫標準化建設提供完善的技術保障。一方面，要充分認識到大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術對當前檔案管理工作產(chǎn)生的深刻影響，將現(xiàn)代信息技術與檔案標準化建設和大數(shù)據(jù)庫建設有機結合，為大數(shù)據(jù)庫建設提供更為先進的技術保障，進一步提升大數(shù)據(jù)庫建設質(zhì)量。另一方面，要主動地樹立數(shù)據(jù)安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴守保密原則，切實保障大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全，為后續(xù)標準化建設和相關工作開展奠定基礎。

3.3 實施檔案增量電子化

數(shù)字化檔案資源是數(shù)字檔案館建設的核心。如果沒有數(shù)字檔案資源，再好的檔案管理系統(tǒng)也是“無源之水，無本之木”。隨著科技發(fā)展和辦公自動化的日益普及，絕大多數(shù)檔案形成單位的文件都有電子文件，新形成的檔案都有電子檔案。因此，多數(shù)新增檔案已經(jīng)是數(shù)字檔案，實施檔案增量電子化勢在必行。隨著檔案制度的日益完善，電子文件管理的標準、規(guī)范日漸完備，企業(yè)數(shù)字檔案資源建設的首要任務是依據(jù)相關標準把新形成的電子文件及時歸檔保存，從源頭抓起。一是避免新形成的電子文件散失無存;二是避免新增檔案再次數(shù)字化，杜絕館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的永無止境以及造成人、財、物的重復浪費。因此，在企業(yè)數(shù)字化建設伊始，需要將服務器和管理軟件的更換迭代造成的傳輸與轉換格式不匹配等影響因素考慮進去，特別是將檔案編碼和檔案歸類方面有較為規(guī)范的體系作為設計支撐，減少因為硬件設備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉換的壁壘，企業(yè)在推廣應用檔案管理系統(tǒng)之初，應設定各類別檔案既定歸檔流程，電子文件審核標準與要點，從系統(tǒng)源頭保證電子文件的全面收集，實現(xiàn)檔案增量電子化，為建設數(shù)字檔案室提供實時的數(shù)字檔案信息資源。

3.4 搭建檔案信息管理服務平臺

檔案數(shù)字化體系建設對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，同時希望能夠真正實現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標。在這一技術優(yōu)勢的充分引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現(xiàn)代網(wǎng)絡檔案信息服務技術，構建針對全國檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業(yè)務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構進行相互聯(lián)系，形成對參與檔案數(shù)字化項目建設的統(tǒng)一知識認知，以此方式來幫助制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化信息建設管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務信息中心的建設過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務功能，結合檔案數(shù)字化服務建設實際應用情況，設置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠實現(xiàn)當前我國檔案查詢工作的安全可靠和持續(xù)發(fā)展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務平臺及時獲得所需要的檔案信息查詢資源，及時解決我國傳統(tǒng)檔案信息查詢服務中可能存在的一些問題，將傳統(tǒng)檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時間內(nèi)使用戶獲取大量的檔案信息。

3.5 創(chuàng)新檔案管理機制

檔案管理工作是實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，由于其涉及范圍較廣，很容易受到內(nèi)外因素影響，企業(yè)要提高對檔案管理的重視程度，從全方面進行管理，創(chuàng)新檔案管理工作方式，讓檔案管理工作人員具有良好的工作素養(yǎng)。在傳統(tǒng)檔案管理工作當中缺乏競爭機制，導致工作人員在工作當中缺乏責任感與安全意識，很容易泄漏企業(yè)機密。由于缺乏有效的考核制度，讓檔案管理工作效率受到限制，想要及時解決這些方面的問題，企業(yè)可構建高效率的檔案管理制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進行考核，以公平、公正作為原則，有獎有罰，這樣能激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，同樣檔案管理工作人員會在工作當中自我激勵，提高檔案管理效率。在信息化時代背景下，信息化技術被逐漸普及到企業(yè)檔案管理當中，一方面能提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理操作逐漸向信息化方向發(fā)展。另一方面，通過利用信息化管理技術，給企業(yè)領導以及檔案部門提供豐富的檔案管理信息，為檔案資料的查詢提供便利，提高檔案使用率，讓體驗信息化檔案管理的重要性，從而到達積極培養(yǎng)檔案管理工作，保證檔案管理工作高質(zhì)量。

3.6 以知識技術賦能，發(fā)揮人力最大管理效能

檔案管理的實施者為人，只有做好人員管理，才能為技術創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、流程創(chuàng)新奠定基礎。當前，企業(yè)檔案管理部門的人力管理多沿用傳統(tǒng)管控方式，按照傳統(tǒng)條框、規(guī)范、制度進行管理，人力效能發(fā)揮不充分。在數(shù)字化時代，企業(yè)要通過為員工賦能，推進企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉型。

一是知識賦能，通過員工培訓活動，激發(fā)員工工作活力。重視“人才驅動、培訓賦能”，提高檔案管理部門人力綜合素質(zhì)，使其更好地適應創(chuàng)新管理需要。企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新要激活員工的自主性、自覺性、能動性，借助于管理培訓，端正員工思想意識，提高員工工作積極性，為轉變企業(yè)檔案管理模式提供人力支撐。檔案管理培訓要改變過去單一模式，要整合管理觀念、技術、模式、資源，樹立前瞻意識，搭建知識共享學習平臺，讓員工從培訓活動中獲得新知識、新技能、新本領，切實樹立工作創(chuàng)新意識，助力企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新。

二是技術賦能，通過一系列專門技能培訓，賦予員工勝任數(shù)字化時代工作的必備技能。所謂技術賦能，就是立足數(shù)字化時代，對員工在檔案管理相關技術、技能、方法上進行培訓，讓檔案管理人員能夠掌握現(xiàn)代技術，適應數(shù)字化檔案管理場景需要。數(shù)字化技術背景下，檔案管理人員要主動學習信息化技術，掌握數(shù)字化檔案管理方法，才能夠勝任檔案管理崗位工作。依托技術賦能，各企業(yè)檔案管理者要迅速組織開展數(shù)字化檔案管理專門培訓活動，突出技能培訓的針對性。

3.7 開發(fā)數(shù)字檔案產(chǎn)品

積極運用新技術，創(chuàng)新檔案的開發(fā)利用模式，實現(xiàn)組織史、年鑒、大事記等一般性和專項性編研成果的在線管理和數(shù)字化。例如，檔案管理系統(tǒng)的組織歷史編纂模塊，不僅可以實現(xiàn)整個集團的組織歷史的數(shù)據(jù)共享、協(xié)同編纂、一鍵存檔、在線利用等功能，同時也實現(xiàn)了檔案資源與編輯利用的互動，從而達到“從檔案到檔案”的效果，極大提高了編輯效率和傳播效果。企業(yè)在線完成了年鑒的撰寫、編輯、傳輸、排版、修改、審閱等工作，以電子年鑒取代紙質(zhì)年鑒，降低了開發(fā)成本。

4 結束語

隨著我國市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，企業(yè)間的競爭越演越烈，檔案管理作為提高企業(yè)競爭力的重要途徑，對企業(yè)有著非常重要的作用。但由于一些企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不足，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導致檔案管理人員素質(zhì)較低、檔案管理效率不佳，給企業(yè)發(fā)展造成嚴重影響。因此，企業(yè)要創(chuàng)新檔案管理機制與意識，明確檔案管理數(shù)字化定位，讓檔案管理逐漸向制度化、正規(guī)化方向發(fā)展，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

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