智能化技術在檔案信息化建設中的應用現狀與對策分析

趙湘渝

摘? 要：智能化技術在檔案信息化建設中的應用是大勢所趨。為完成“十四五”期間智能化技術在檔案工作中的目標與任務。運用綜合分析的方法，在明確智能化含義，智能化技術應用屬智慧檔案館遠景目標建設過程中，智能檔案館階段的主要任務基礎上，通過梳理分析智能化技術在檔案信息化建設中的應用現狀，依據現有應用中“五定五不定”的特點，從定位、認識、研究、行動四個方面，提出對策建議。

關鍵詞：信息技術;智能信息;機器智能;檔案信息化;檔案館;“十四五”規劃

Abstract： The application of intelligent technology in the construction of archives informatization is the general trend. In order to complete the goals and tasks of intelligent technology in archival work during the '14th Five-Year Plan' period. Using the method of comprehensive analysis， on the basis of clarifying the meaning of intelligence， the application of intelligent technology is the main task of the intelligent archives stage in the process of building the vision of the intelligent archives， and analyzing the application of intelligent technology in the construction of archives informatization. According to the current situation， according to the characteristics of 'five determinations and five uncertainties' in existing applications， countermeasures and suggestions are put forward from four aspects： positioning， understanding， research and action.

Keywords： Information technology; Intelligent information; Machine intelligence; Archives informatization; Archives; '14th five-year plan'

1 “十四五”期間智能化技術應用的目標與任務

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》將“十四五”時期檔案工作面臨的形勢與挑戰，概括為“三個迫切”。其中之一是“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。”[1]提出了檔案信息化建設再上新臺階的發展目標。實現“檔案信息化發展保障機制進一步完善，檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型。”[2]“智能”技術應用從“十三五”時間的具體技術應用，擴展到整體目標任務。因此，有必要在明確智能化含義和智能化技術在檔案信息化建設中應用的關鍵的基礎之上，找準智能化技術應用在智慧檔案館遠景目標建設過程中的階段性定位，通過梳理分析智能化技術在檔案信息化建設中的應用現狀，提出可行的對策建議。

2 智能化與智慧檔案館遠景目標

智能化是指事物在移動互聯網、大數據、物聯網和人工智能等技術的支持下，所具有的能動地滿足人們各種需求的屬性。智能化技術應用向全社會各領域的滲透是不可逆轉的大趨勢，智慧檔案館就是這種智能化的事物，它將傳感器、物聯網、移動互聯網、大數據分析和人工智能等技術融合應用到檔案管理和服務中，從而實現檔案信息資源的有序整合、協同共享和高效利用，它能動地滿足利用者和管理者的各種不同需求。智慧檔案館是在檔案的收集、整理、歸檔、利用、統計、編研、鑒定及銷毀的全過程中，形成一整套智慧化、自動化、整體化的檔案管理解決方案，它實現了跨時空檔案信息資源共享，它能為利用者提供“精準推送”的檔案信息服務，它是一個實現了人與人、人與物、物與物互聯互通的檔案管理與服務集成系統。

數字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館是檔案館建設的三個階段[3]”，從當前實踐來看，“智慧檔案館”還處于“智能檔案館”發展階段，[4]既由數字檔案館向智慧檔案館遠景目標建設過程當中。在這個過程中，智能化技術在檔案信息化建設中應用的關鍵是掌握機器智能技術。

3 智能化技術在檔案信息化建設中的應用現狀

機器智能技術在檔案館有著廣闊的作為空間，利用機器智能技術來優化和改進檔案工作，可以提高檔案利用效率和管理水平。目前主要應用在檔案館建筑智能化、檔案館館庫智能化、檔案館安防智能化、檔案館智能化測控、檔案館智能化管理、檔案館建設智能化、檔案館生態智能化等方面。

例如，由檔案目錄搜索系統到檔案內容關鍵字搜索的應用中，機器智能搜索技術可以在萬物互聯的海量大數據中直接搜索出“目標答案”，機器智能還可以搜索出與“目標答案”相近的“疑似目標答案”供查閱者挑選確認。檔案工作者只須及時將檔案信息資源添加到智慧檔案館——全自動智能化檔案信息服務平臺上，讓機器智能搜索技術成為幫助人們提升高效服務、便利服務和智慧服務的有效手段。

機器智能技術發展到今天，在許多方面的本領正在逼近或者已經超過了人類精英的極限能力，特別是在處理數據信息的能力和速度方面，做得遠比人類精英更好、更快、更精準。又例如，在發現檔案利用需求和提供檔案信息推送服務的應用中，在智慧檔案館——全自動智能化檔案信息服務平臺上，不僅能讓利用者隨時、隨地、便利地獲取檔案信息，而且機器智能技術還可以從利用者查閱利用檔案信息的“瀏覽痕跡”中，感知到利用者個人希望關注的“興趣對象”，從而為利用者主動推送希望關注的檔案信息。傳統的檔案信息利用模式是利用者單向尋找所需的檔案信息，而智慧檔案館——全自動智能化檔案信息服務平臺是將檔案信息主動對接給利用者，是實現了“人找信息”與“信息找人”同時并舉的創新模式。

再例如，當人工智能面對的是可計算、重復式、提升機器智能聰明才智的智慧問題時，機器智能的優勢就凸顯出來了，因為機器智能可以通過神經網絡深度學習技術，來不斷優化出更加精準的數學模型算法;可以做出功能更加強大的服務器來提升計算機的運算能力;可以在服務器上運行更加聰明、更順溜的軟件程序;全世界的IT精英正在通過創新突破來不斷提升機器智能的聰明水平，機器智能以數據驅動的方式能夠得心應手地推演出或操控住智能問題的整個解決過程。所以，我們應該促進智能化技術在檔案信息化建設中的應用，積極構建以機器智能技術為核心的智慧檔案館——全自動智能化檔案信息服務平臺。

還例如，在學校官方網站的辦公系統中，開發建立檔案管理與檔案信息服務子系統，該系統的優點除了信息化可追溯、辦公無紙化、信息可共享外，還對職能部門的檔案員實行目標、任務、責任制網格式管理。職能部門可在該系統上“預立卷歸檔”，檔案館工作人員可在該系統上檢查歸檔情況、審核歸檔的電子檔案、在通過職能部門的“預立卷歸檔”工作后，才正式移交實物檔案，歸檔全過程做到了流程規范和杜絕出錯。

如上，智能化技術在檔案信息化建設中得到了一些應用，但廣度和深度還相對有限，有著“五定五不定”的特點：既應用目標確定，技術應用不確定;應用行業確定，應用領域不確定;應用范圍確定，應用內容不確定;需求群體確定，個體需求不確定;應用主體確定，應用能力不確定。面對“十四五”智能化應用任務，亟待找到有效的應對之策。

4 智能化技術在檔案信息化建設中的應用對策

首先，在定位層面，準確定位智能化技術在實現智慧檔案館遠景目標過程中的階段性定位。檔案信息化建設是一個過程，[5]在這個過程中，不同的階段有不同階段的形勢與任務。智能檔案館就是實現智慧檔案館遠景目標過程中，以智能化技術應用為核心任務的階段。什么階段做什么事，超越階段做事，往往事倍功半。“十四五”規劃任務中，只將智能化應用列為任務，而未將智慧檔案館列入任務。

其次，在認識層面，每一個檔案人都要積極提升智能化技術在檔案信息化建設中應用的認知水平，打開智能化技術在檔案信息化建設中的應用想象空間，主動提出問題、發現應用場景。比如：改“坐店經營”等待檔案利用服務為“送貨上門”智能化檔案信息推送服務，在對外交流與合作中不斷優化檔案管理和服務的解決方案。

再次，在研究層面，從現有研究成果看，智能檔案館研究，始于2005年，至今只有10篇成果文獻發表。智慧檔案館研究，始于2013年，至今已發表成果文獻246篇。兩者時間上相差近10年，研究成果體量相差20多倍，懸殊巨大。如圖1所示，現有研究主要集中在更遠，更高層次的智慧檔案館研究上。明顯“樓高基薄”，既脫離了檔案信息化現階段的實際，也偏離了“十四五”規劃確定的目標任務。所以，須將相關研究的重心從智慧檔案館遠景目標，移至以智能化技術應用為主的智能檔案館現階段目標上來。

最后，在行動層面，從振興檔案事業角度出發，在法律制度、管理體制、運行機制上，拆除阻礙信息化和智能化技術應用的樊籬，積極參與到檔案行業舉辦的各種培訓和學術交流活動，積極吸納信息化、智能化技術人才，在創新檔案業務監督指導方式上，提升檔案治理智能化水平[6];在提升檔案利用服務能力上，積極探索人工智能技術在檔案信息深層加工和利用中的應用[7];在加速數字檔案館（室）建設上，加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。[8]唯此，才能把智慧化檔案管理和檔案信息服務的美好愿景變為現實。

積極推進智能化技術在檔案信息化建設中的應用，逐步將智能化技術應用到檔案信息化的收集、管理和利用等各個領域，為智慧檔案館建設遠景目標奠定基礎，是“十四五”期間檔案工作體系化建設的重中之重。

參考文獻：

[1][2][6][7][8]本刊訊.中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[J].中國檔案，2021（06）：18-23.

[3]楊桂明.從數字、智能和智慧的視角論檔案館建設的三個階段[J].檔案學通訊，2018（02）：110-112.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2018.02.026.

[4]楊智勇，周楓.面向智慧城市的檔案信息服務模式探究[J].檔案學通訊，2016（04）：44-49.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2016.04.011.

[5]周毅.全面準確地認識檔案信息化建設[J].檔案學通訊，2002（04）：8-10+7.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2002.04.002.

（作者單位：成都理工大學檔案館 來稿日期：2022-02-20）