談專業檔案館檔案利用形式的拓展

李哲

摘? 要：專業檔案館特定的信息服務運用廣泛，在其專業領域發揮著重要作用。這種信息服務正是迎合檔案信息化工作的全面展開而產生的，也將成為信息時代檔案利用工作的重要組成部分，有必要對傳統檔案利用形式的概念進行拓展。

關鍵詞：專業檔案;房產檔案;檔案利用;信息服務

Abstract： Professional Archives have a wide range of specific information services， and play an important role in their fields of expertise. This kind of information service is to meet the comprehensive development of Archives information work， will also become an important part of the information age Archives utilization work. It is necessary to expand the concept of traditional Archives utilization forms.

Keywords： Professional archives; Real estate files; Use of archives; Information services

在專業檔案館領域，如房產檔案館，為了滿足群眾及政府在“住房保障、學生入學、房屋拆遷、城市建設、稅收征收、低保申請、司法裁決”中對房產檔案的實際需求，基于館藏檔案資源進行分析后產生的成果，是專業檔案館較為常見的特定的信息服務。

1 檔案利用形式的法定內容不包含專業檔案館特定的信息服務

一般來說，對檔案利用的普遍共識是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。行業法律法規也對此進行了界定，但在實際工作中，特別是專業檔案館領域，對檔案的利用不僅僅限于原始憑證的“閱覽、復制和摘錄”。以房產檔案工作為例，對檔案的利用包含了面向群眾提供館藏資料的查閱、復制和摘錄，更多的利用工作是通過系統信息登記情況，提供房屋權利的記載信息，即開具《個人房屋產權信息表》（即無/有房證明）。

《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》中規定：“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，包括房屋自然狀況（坐落、面積、用途等），房屋權利狀況（所有權情況、他項權情況和房屋權利的其他限制等），以及登記機關記載的其他必要信息”，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢”。《不動產登記資料查詢暫行辦法》也規定：“不動產登記機構應當提供必要的查詢場地，并安排專門人員負責不動產登記資料的查詢、復制和出具查詢結果證明等工作?！边@里也包含了“出具查詢結果證明”。

查詢房屋權利的記載信息不是簡單提供檔案的原始記錄，而是對原始檔案信息進行分析后按需提取?！俺鼍卟樵兘Y果證明”更是需要在海量的房產檔案信息中，挑選與權利人相關的原始記錄，再對這些原始記錄加以分析和提取，不屬于“閱覽、復制和摘錄”中的一種。

2 專業檔案館特定的信息服務不屬于檔案工作的延伸服務

自1998年就有學者提出檔案的延伸服務，主要是為了解決“接收范圍、接收期限、保管條件所限”所產生的“查不到檔案的問題”，提議通過書刊資料、館際聯系、館室互通等方式解決。[1]

2000年，在西班牙召開的第十四屆國際檔案大會上提出了“檔案在休閑社會中的作用”的概念。2000年6月，中國檔案學會和北京市檔案學會在北京市檔案館聯合召開了“檔案在休閑社會中的作用”學術座談會，專題研討“檔案在休閑社會中的作用”的意義、影響及對策。[2]隨后，藺清芳于2000年發表的《略論檔案的休閑利用》開啟了我國檔案學界學者研究檔案休閑利用的篇章。[3]在研究過程中，學者們逐漸將檔案休閑利用視為延伸服務的一部分。

檔案的延伸服務中，延伸的主體是“檔案館”的服務，是檔案館作為“文化事業機構”而衍生的服務，大多集中在文化休閑功能上。有學者將檔案管理的延伸服務發展方向歸納為“文化休閑服務功能”“文化傳播服務功能”“文化教育服務功能”和“信息服務功能”，其雖提到了“信息服務功能”，但這個“信息服務功能”僅指“通過網站、開設公眾號等方式可以面向公眾提供包括開閉館時間、活動安排、館藏內容、便民服務等在內的信息服務，還能在與第三方機構合作的基礎上為公眾提供更加多元化的信息資源”。[4]也有學者提出要“立足館、室藏，利用資料搞好延伸服務”，但明確了是在查檔者查閱檔案無檔可查時，“檔案管理人員應當為其當好參謀，提供報紙、雜志、文件匯編、史志書籍等資料為查檔者查取所需內容”。[5]可見，大家對檔案延伸服務的理解是以檔案館工作為延伸的主體，而非“檔案”。

專業檔案館特定的信息服務是基于館藏檔案建設的檔案信息系統中的電子檔案所做的統計分析、提供利用，而非“檔案館工作”?？梢哉f，延伸服務是檔案館工作的延伸，而專業檔案館特定的信息服務是一種檔案利用工作的拓展。特定的信息服務與檔案工作的延伸服務有著本質區別。因此，不能將專業檔案館特定的信息服務視為檔案延伸服務的一部分。

3 將專業檔案館特定的信息服務列入檔案利用法定內容的合理性分析

1980年，在倫敦舉行的第九屆國際檔案大會上提出了“學術利用”“實際利用”“普遍利用”幾種檔案利用的類型，認為“檔案用于技術目的可以有很多方法，如提供檔案的服務手段”，“提供專門的和較全面的館藏檔案情況”，還提出了“公眾利用檔案可以采取不同的形式，即文化的（如舉辦展覽會）、教育的（如為編寫歷史教科書提供材料）和提供資料（如出生、婚期、死亡登記材料）等形式”，[6]這些提法與專業檔案館的信息服務是相通的，說明早在二十世紀八十年代，國際檔案界已經開始關注提供信息服務這種檔案利用形式。

3.1 專業檔案館特定的信息服務應用廣泛。實際上，在早期，對“延伸服務”研究主要源于專業檔案領域。從知網數據庫中對“檔案延伸服務”的檢索可得出，2002年至2004年發表的所有有關“延伸服務”的文章，均與專業領域有關，如“民營企業”“社區工作”“三農”“民警”等，說明專業檔案部門在檔案利用實踐工作中一直處于前沿。以房產檔案為例，向群眾開具《個人房屋產權信息表》（即無/有房證明）作為一種常見的服務方式，是產權人確權、維護合法權益的重要依據，是政府服務民生、保障民生的重要依托。

從表1可知，房產檔案這類與民生息息相關的專業檔案利用需求巨大，且以利用館藏信息進行統計分析、提供證明為主要利用方式，平均利用比接近82%。因此，專業檔案館的信息服務運用廣泛且意義重大。

3.2 專業檔案館特定的信息服務是檔案信息化發展的產物。以往對利用工作的研究沒有重視信息服務是有客觀原因的。對檔案的閱覽、復制和摘錄主要針對的是檔案原件或視為原件的復制件，在未廣泛開展檔案信息化且未確定電子檔案的法律效力之前，對館藏檔案進行分析、提取是不現實的，且不符合相關法律法規。

專業檔案館之所以能夠將信息服務開展在前是由其專業屬性決定的。專業檔案館在某一專業領域的權威性、服務性等決定了其必須將檔案信息化和信息服務工作及時做好，才能充分發揮其在某一領域的作用。在檔案信息化開展以前，原有的單一著錄方式只能根據一種檢索方式找到目標檔案。而隨著檔案信息化的發展，信息技術的運用增加了檢索條目的范圍，“姓名”“身份證號”“地址”“事件”等檢索詞均可以從海量的信息中找出相關的信息，使信息服務成為重要的檔案服務手段。新修訂的《檔案法》中也專門增加了檔案信息化建設的章節，并對電子檔案的法律效力予以確認，也為檔案利用形式的拓展提供了有力的支撐。

3.3 專業檔案館特定的信息服務豐富了檔案利用服務的內容。對檔案的閱覽、復制和摘錄屬于一種被動服務，檔案館只是提供一種服務的途徑，利用者需要哪份檔案，檔案館就提供檔案給利用者閱覽、復制和摘錄，無附加的服務內容。而信息服務則突破了傳統中的只是檔案原件的提供者，未做任何加工的服務形式，需要檔案館變被動為主動，根據多數用戶的利用需要，利用現代信息技術及數據庫技術，對電子檔案中的信息加以提取和綜合，且保持了查詢內容的“原始性”，為群眾提供了所需的全面的信息服務。

3.4 專業檔案館特定的信息服務是檔案編研工作的具體運用。檔案編研工作，顧名思義，就是檔案的編輯和研究工作，是“為了滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對檔案進行研究，匯編出版各種檔案參考文獻”。[7]專業檔案館的信息服務正是基于館藏信息，對相關信息進行分析、提取、匯總的過程，可以說，是一種基于信息網絡和信息數據庫的檔案編研工作，是檔案編研工作在檔案信息化時代的新形式。雖然原來的檔案編研工作服務對象是“多樣和廣泛”的，而每一次信息服務的對象是特定的，但并不影響其“滿足社會利用檔案的需求”的目的。因此，這種特定的信息服務形式是檔案編研工作在檔案信息化時代的具體運用，推動了檔案編研工作更“接地氣”，與群眾的需求更貼近，是檔案編研工作的新發展。

總之，隨著檔案信息化工作成為檔案工作的發展方向，由檔案信息化帶來的利用形式的拓展也必將成為檔案工作的重點。目前，專業檔案館已引領了這種利用方式的應用，綜合檔案館應趁勢跟上，結合檔案信息化工作的開展，轉變思路，運用檔案信息化帶來的檔案管理技術變革，充分發揮館藏資源優勢，切實貫徹檔案工作“便于社會各方面的利用”的宗旨。

*本文為2021年度河南省檔案科技項目《新<檔案法>背景下房產檔案開放審核流程與方法研究》（項目標號：2021-R-02）的研究成果之一。

參考文獻：

[1]王新學，張興蘭.淺談檔案館?室的延伸服務[J]檔案學研究，1998（04）：17-18.

[2]跟蹤國際檔案學界的研究方向 探討休閑社會檔案工作的對策──“檔案在休閑社會中的作用”學術座談會綜述[J]北京檔案，2000（07）：9-11.

[3]藺清芳.略論檔案的休閑利用[J]檔案管理，2000（04）：28-29.

[4]隋凌云.如何做好檔案管理延伸服務[J]城建檔案，2020（11）：95-96.

[5]王新學，張興蘭.淺談檔案館?室的延伸服務[J]檔案學研究，1998（04）：17-18.

[6]孫方玖.第九屆國際檔案大會介紹（續）[J]檔案學通訊，1981（02）：60-64.

[7]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M]北京：中國人民大學出版社，2006：71.

（作者單位：鄭州市房產檔案館 來稿日期：2022-01-27）