基于文本分析的國外數字檔案資源長期保存戰略分析及啟示

馬雙雙 李雪艷

摘? 要：以加、美、澳三國國家檔案館發布的數字檔案資源長期保存戰略文本為研究對象，運用文本分析法和案例分析法，分析其數字檔案資源長期保存戰略的內容和特點，并對我國保存戰略的制定提供借鑒和建議。

關鍵詞：國家檔案館;數字檔案資源;長期保存

Abstract：? Taking the text of long-term preservation strategy of digital archive resources published by national Archives of Canada， the United States and Australia as the research object， this paper analyzes the content and characteristics of long-term preservation strategy of digital archive resources by using text analysis method and case analysis method， and provides reference and suggestions for China.

Keywords： National archives; Digital archives resources; Preserving

數字檔案是隨著計算機網絡技術，數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。[1]數字檔案資源的長期保存不僅有利于數字檔案資源的可持續利用，還為檔案事業高質量發展奠定資源基礎。我國在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出要“提升檔案數字資源安全管理能力”“加強電子檔案長期保存技術和管理研究”“重點開展新一代信息技術在電子檔案長期安全保存的課題研究”，[2]在國家戰略層面對數字檔案資源長期保存提出了新的要求。目前，數字檔案資源面臨因軟件過時、硬件故障、格式損壞等原因造成無法訪問的風險，數字環境下，數字檔案資源開展長期保存活動是每個國家需要共同面臨的問題。

我國數字檔案資源長期保存的研究主題聚焦于數字檔案資源長期保存現狀、[3]面臨的問題[4]及挑戰、[5]保存策略分析[6]以及國外數字檔案資源長期保存戰略[7-10]研究等。其中，國外數字檔案資源長期保存的研究成果主要是針對某一國家的個案分析或研究文本較為老舊。隨著數字化時代的不斷發展，加拿大、美國和澳大利亞為應對數字時代的變革，從國家層面制定了新的數字檔案資源長期保存戰略，對國內具有啟示意義。因此，論文以案例分析法和文本分析法對加、美、澳三國最新的數字檔案資源長期保存戰略文本進行分析，以期為我國數字檔案資源長期保存工作的開展提供借鑒。

1 加拿大數字檔案資源長期保存戰略

1.1 戰略背景及其整體描述。2003 年加拿大審計長報告指出政府文件保存能力以及基礎架構已經不能滿足數字時代政府管理的需求，表明加拿大面臨著文件管理危機。[11]加拿大國家圖書館和國家檔案館于2004年合并后，成立加拿大圖書檔案館（Library and Archives Canada，以下簡稱LAC）承擔長期保存檔案的任務。LAC由此成為加拿大政府唯一國家授權具有數字長期保存權利的組織，這項權利在寫入立法的同時，還要求圖書館員和檔案管理員確保加拿大人可以長期獲得文獻遺產的權利。為履行LAC的法定義務，積極應對文件管理危機，保證加拿大歷史文化數字遺產的長期可持續利用，LAC先后擬定了一系列數字保存政策，如2007年頒布的可信數字倉儲三年（2008—2010）計劃、2015年及以后的數字戰略、數字保存計劃戰略等。其中，LAC于2017年11月30日發布的《數字保存計劃戰略》（Strategy for a digital preservation program）[12]作為加拿大國家層面數字保存計劃的重要組成部分，采用OAIS參考模型來定義其數字保存計劃的范圍，建立一個符合ISO16363國際標準公認的、能夠全面運作的數字保存計劃。

1.2 《數字保存計劃戰略》的主要內容

1.2.1 目標的制定。數字保存是隨著時間的推移對數字內容進行的主動管理，為了保障對數字資源的持續訪問，數字保護人員必須主動監控和干預，以保護數字遺產內容免受技術過時的影響。因此，《數字保存計劃戰略》制定的目標包含以下四個方面：①在資源方面擁有充足的資金和人力，圖書和檔案館員能夠掌握必備的專業技能;②在技術方案方面能夠擁有每月處理300TB數據的能力、每年至少增長30%數據檔案的承載力、數據處理流程自動化以及支持數字保存需要的所有功能;③實踐、計劃和運營政策方面實現完全文件化的批準程序、通過可正式采用的標準、實施一整套的保存戰略標準和工具;④館藏管理實現即收即存、異地備份，為文獻遺產制定充分的計劃以及完整的工作流程。

1.2.2 實施方案。LAC館藏包含由各種軟件、硬件和操作系統支持的多種多樣的文本、圖片、音頻和網絡內容等格式，但是容易受到技術過時、媒介退化和衰敗的影響。為保證數字文獻遺產得到更好的保存和利用，《數字保存計劃戰略》將數字保存活動分為信息收集、方案設計和項目實施三個步驟。首先，在信息收集階段，通過對數字檔案的數量及其負責機構、保存地址、文件格式、保存價值、是否有永久損失風險等信息的收集來確定保存所有數字檔案所需的規模，分析與所制定策略的差距，確定優先發展的行動計劃、流程和方法。其次，在方案設計階段，根據第一階段收集的信息確定保存方案的基本框架以及方案實施所使用的技術手段和基礎設施。具有數字保存功能的技術方案的設計是這一階段的重點環節，方案中涵蓋了存儲基礎設施、網絡、平臺和應用程序的技術設計等方面的要求。此外，還要求在方案制定后預估實施方案所需的成本，并提供備選方案。最后，在項目實施階段，根據第二階段制定的解決方案，LAC將配備必要的決策工具和基礎設施，以執行文獻遺產保存優先級計劃，編制符合ISO16363文件要求的標準，通過正式或非正式的方式評估項目的進展情況，并在這一階段確定審計和認證方法。該保存戰略還指出，隨著實踐的發展，LAC數字保存的戰略方針需要動態定期審查和不斷更新保存計劃，以便與戰略目標保持一致。

1.3 戰略特點。LAC數字檔案資源長期保存戰略具有鮮明的目標明確、分階段、按步驟實施、不斷更新保存計劃的特點。首先，LAC數字檔案資源長期保存戰略實施目標明確，按需履行保存義務，維護國家數字遺產;其次，該戰略詳細計劃了加拿大數字檔案資源長期保存活動的具體流程和實現方式，以自身具備的資源、現實條件為基礎，深入分析未來的發展方向;再次，提出階段目標，按步驟實施，分析階段成功因素，制定階段實現方案，指導工作有序開展;最后，動態更新保存計劃，滿足現實發展需要。LAC數字檔案資源長期保存戰略對加拿大其他記憶機構具有同等的戰略指導作用，以共同應對數字保存和文件管理工作帶來的挑戰。

2 美國的數字檔案資源長期保存戰略框架

2.1 戰略框架的整體描述。美國的數字保存戰略由國家檔案館和文件管理署（National Archives and Records Administration，以下簡稱NARA）負責。NARA通過指導檔案創建和傳輸、提供檔案管理員管理工具、制定保存戰略和文件格式計劃以及建設基于“云”的ERA2.0項目等方式全面支持數字保存工作。2013年NARA檢查辦公室（Office of Inspector General，OIG）在對NARA館藏資源長期保存工作開展的審計調查報告中指出：NARA在長期保存方面缺少一個全面的長期保存戰略，包括宏觀戰略和中觀層面的即時、中期和長期規劃。[13]此后，NARA針對數字檔案資源長期保存相繼發布了《數字檔案資源長期保存戰略（2017）》《2018—2021遺產科學研究戰略》《2019—2024保存戰略》《數字保存框架（2020）》四份戰略文件，對數字檔案保存工作的開展具有指導意義。其中，NARA2017年制定的《數字檔案資源長期保存戰略》（Strategy for Preserving Digital Archival Materials），突破了傳統檔案長期保存戰略的制定以圖書情報機構為主導的局限，是首個針對數字檔案資源長期保存的戰略，[14]其他三份文件則是該框架的拓展和延伸。因此，對美國的數字檔案資源長期保存戰略框架的分析主要是以2017年發布的宏觀戰略文件為主，其他三份文件為輔。

2.2 戰略框架的主要內容。NARA的《數字檔案資源長期保存戰略》[15]主要包括以下六項內容，分別為：①制定技術標準與程序規范，指導聯邦機構數字檔案資源的生成，確保未來對數字檔案資源的保存和訪問。②確立數字檔案資源長期保存優先級，定期對數字檔案資源的格式風險進行評估，確定其保存優先等級。③在可信數字倉儲中開展檔案管理與保存。NARA的可信數字倉儲基于OAIS參考模型和ISO TDR標準建立，為用戶提供可靠、長期的數字資源管理和利用服務。④確保檔案的真實性。NARA將根據OAIS ISO14721：2012標準記錄所有的數字保存活動，以確保其真實性。⑤保留元數據，將數字對象的相關信息一同保存。⑥開展廣泛合作，積極與當地、國家和國際的數字保存機構開展交流共享。除此之外，該保存戰略還強調完善基礎設施建設，配備完備工具服務于歸檔、審核、復制、編目、司法取證和格式認證、格式轉化遷移等工作，保障數據完整、格式合理以及信息安全。

其他三部數字保存政策基于NARA面臨的內部文件管理挑戰和外部的數字化轉型困境，制定了評估存儲環境、支持館藏獲取、積極開展與學術界的合作、設置數字檔案“風險優先級矩陣”等策略，對全面踐行美國數字檔案資源長期保存起到相互協調和補充的作用。

2.3 戰略框架的特點。NARA的數字檔案資源長期保存戰略框架具有以下幾個方面的特點：第一，政策協同。NARA通過建設長期保存標準政策體系，為數字資源生成機構提供標準指南，引領了美國數字檔案資源長期保存的戰略制定，并與其他三部相關政策文件相互聯系，共同構成美國的數字檔案資源長期保存戰略框架。第二，部門協同。NARA建立了獨立的人事計劃，由領導層監督數字檔案資源長期保存戰略的跨部門協同實施，確保數字資源完整、真實、安全以及可訪問。第三，技術協同。建設長期保存信息技術基礎設施體系，為相關工作提供工具支撐。第四，風險評估。對數字檔案資源進行風險評估，確定長期保存的優先級，為數字檔案資源長期保存的質量奠定基礎。

3 澳大利亞的數字檔案資源長期保存政策

3.1 政策整體描述。2000年，澳大利亞國家檔案館的保管模式從分布式向集中式轉變。[16]在集中保管模式下，澳大利亞國家檔案館制定了承擔保存社會記憶的目標，其工作方法也轉變為指導與管理并重、前端與后端兼顧，并將該工作方法應用于指導電子文件長期保存政策的制定，[17]相繼發布了《聯邦政府文件保存政策（2000）》《數字檔案保存框架（2004）》《數字連續性計劃（2012）》以及《數字保存政策（2020）》，對數字檔案資源的長期保存提出了宏觀的戰略目標和具體的實施路徑。作為國家檔案館總體數字保存計劃的一部分，澳大利亞國家檔案館數字保存政策與國家數字化策略、國家保護戰略、數字連續性2020政策等相關文件配合使用，共同指導澳大利亞數字檔案資源長期保存的實踐工作。其中，澳大利亞國家檔案館（National Archives of Australia，以下簡稱NAA）2020年最新發布的《數字保存政策》（1.4版本）（Digital Preservation Policy），詳細闡述了數字檔案資源長期保存的必要性，數字檔案歸檔的標準、原則、方法等，具有重要的時代參考價值。

3.2 政策標準、原則及要求。澳大利亞的《數字保存政策》[18]提出了數字檔案資源長期保存要遵循的四項標準、五項原則以及五項要求。

（1）四項標準。適用于數字檔案資源長期保存的內部和外部標準為定義保存需求和衡量保存結果提供了明確的基準，并為當代和未來系統之間的互操作性提供支持，主要包括：①概念模型，如開放檔案信息系統參考模型和檔案績效模型等概念模型和標準。②元數據標準，如聯邦記錄系列系統、澳大利亞政府記錄元數據保存標準、元數據保存標準實施策略。③ISO/ICE 26300等文件格式標準，如Office應用程序的開放文檔格式、ISO/IEC15948：便攜式網絡圖形格式、標記圖像文件格式6.0版本。④機構內部的數字化、保存格式、傳輸、存儲和檢索標準等。

（2）五項原則。澳大利亞數字檔案資源長期保存需要遵循的真實性、完整性、可用性、分類保存、尊重版權五項原則是其戰略實施的基礎，旨在確保檔案館保管的數字檔案資源的可管可用，用戶可以在未來訪問和使用這些檔案。①真實性是指檔案館通過實施透明和完整的保存戰略，捕獲與檔案內容、背景和出處相關的元數據，確保其真實性;②完整性是指記錄必須完整，防止未經授權任意更改;③可用性是指記錄必須能夠被用戶跨時間和跨設備訪問;④分類保存是指采取基于風險的數字保存方法對物理介質、編碼格式、保存軟件和方法開展持久的管理，并針對不同類型的數字檔案實施不同的保存戰略;⑤尊重版權是指數字檔案保存活動要受著作權法律的約束，國家檔案館要遵守其與知識產權、復制、存儲、內容修改和數字使用記錄有關的法律和道德。

（3）五項要求。①數字檔案捕獲。檔案館通過傳輸驗證、元數據驗證、固定性檢查、傳輸完整的數據集和元數據來確保檔案收集的完整。②存儲管理。檔案館在存儲管理上可有選擇地進行存儲以及冗余備份，確保數據的完整以及信息安全等目標的實現。③數字保存方法。檔案館要開展兩項基本的保存活動，即“位”保存（Bit preservation）和歸一化（Normalisation）。“位”保存通過擁有數字記錄的多個獨立副本、定期檢查副本的完整性以及在檢測到錯誤的情況下恢復數字記錄來確保“位”保存，其目的是確保數字記錄的持續完整性。歸一化是將數字記錄從處于危險中的數據格式轉換為可保存的格式，其目的是保證數字檔案在當前技術環境中持續可訪問。④保存元數據。任何數字及其元數據之間的關系都要持久保存，在攝取點將為每個數字對象分配一個持久的、唯一的標識符，并在關聯的元數據中記錄該標識符，以提供持久的利用鏈接;⑤數字檔案提供利用。數字檔案和數字化記錄將以不限制對記錄內容的利用或重復利用的方式提供給用戶利用。

除此之外，NAA將培訓專業人才、開展國際合作納入數字保存政策中，通過提供培訓機會，使工作人員能夠學習或鞏固有關數字保存的專門知識，通過與相關的組織進行交流合作，積極參與國際倡議以保持與國際檔案組織的聯系。

3.3 政策特點。NAA數字檔案資源長期保存政策具有以下幾個鮮明的特點：首先，NAA數字保存政策較為注重標準、原則的制定，為數字保存提供了基本遵循;其次，數字檔案資源長期保存政策與國家檔案館其他戰略規劃配合使用，保持建設目標、原則和內容的一致性;再次，提供專業技能培訓，提高數字檔案資源保存的理論研究水平和實踐能力;最后，開展廣泛國內國際合作，加強交流共享，實現數字檔案資源長期保存研究的可持續性發展。

4 總結與啟示

無論是美國還是加拿大、澳大利亞，都是以本國數字檔案資源長期保存的總體目標為前提，以數字檔案面臨的現狀為出發點，以國家戰略政策支持為保障，以豐富的經驗為依托制定本國的數字檔案資源長期保存戰略，并配合其他策略共同開展數字檔案保存活動，對我國數字檔案資源長期保存戰略的制定具有啟發和借鑒意義。

4.1 強化檔案機構數字檔案資源長期保存戰略制定責任。數字檔案長期保存需要有一個全盤考慮、系統規劃的頂層設計。我國需要建立數字檔案資源長期保存戰略，明確國家的基本態度和總體思路。[19]《中華人民共和國檔案法》第二章第八條也規定：國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業的統籌規劃和組織協調，建立統一制度，實行監督和指導。[20]因此，強化檔案機構保存戰略制定責任需要從以下幾個方面做起：第一，國際視野下制定戰略。數字檔案資源長期保存戰略的制定不能局限于本國或本地本機構，應具備國際視野采用國際通行建設模式和認證標準，[21]參與到國際數字檔案保存浪潮中。第二，在數字檔案資源長期保存戰略的制定上，我國國家檔案主管部門應履行其應盡的職能，從實際出發，立足數字檔案保存的具體工作流程和標準規范，制定有針對性的、可操作的數字檔案資源長期保存戰略。第三，分層分步制定數字檔案資源長期保存戰略。數字檔案資源長期保存是一項持續時間長、涵蓋主體廣的活動，分層分步的戰略規劃能夠為保存工作提供明確的目標、規劃路線和方法。第四，其他檔案機構也應當積極制定本機構的數字檔案保存戰略，基于機構實際選擇合適的保存戰略和方法。

4.2 注重數字檔案資源長期保存基礎設施建設。完備的基礎設施是數字檔案資源長期保存工作能夠順利實施的基礎。數字檔案資源長期保存的基礎設施建設首先包括技術框架、軟硬件設備以及平臺建設，除此之外還包括標準化管理相關內容，如技術標準、管理標準以及應用標準的制定和應用。[22]第一，積極尋求國家和社會支持，數字檔案資源長期保存所需的各種軟硬件設備以及作用于數字保存的工具，僅僅依靠政府或檔案機構很難完成，這就需要與其他機構進行合作，相關機構根據數字保存活動需要提供設備、工具、網絡等方面的支持;第二，對數字檔案保存活動進行詳細規劃，評估所需基礎設施是否能夠滿足需要，各檔案機構可以在遵循主要規范的基礎上開發滿足自身需要的程序和工具;第三，數字檔案保存基礎設施應隨館藏和技術發展情況實現動態更新。檔案機構時刻關注檔案領域內的新設備、新技術，并對館藏和設備的匹配度定期進行測定評估、及時更新。

4.3 構建數字檔案資源長期保存標準規范體系。數字檔案資源長期保存標準對規范其保存質量具有重要的參考價值。第一，借鑒國際標準和實踐經驗，探索適合我國數字檔案的保存標準，包括數字格式、元數據格式、數字資產分類標準和評估驗證標準等。數字檔案資源長期保存戰略應當滿足ISO16363國際標準，通過其審計和認定;第二，國家檔案機構承擔法定義務，在充分調查我國數字檔案資源長期保存標準和實施情況的基礎上，制定能夠指導全國數字檔案資源長期保存活動的相關戰略，選擇和確定相關標準。第三，不限定何種資源應使用何種保存技術和標準，為未來可能存在的數字檔案資源類型和格式預留空間。第四，制定數字檔案資源長期保存風險評估標準。數字檔案資源長期保存需要對常見風險進行評估和預測，根據評估結果確定長期保存的優先等級。此外，不同風險程度所需的長期保存標準不同，需要具體問題具體分析。

4.4 加強人才隊伍建設。數字檔案資源長期保存工作的開展對檔案人才隊伍建設提出了新要求。第一，開展以檔案館員為主要受訓對象的數字檔案資源長期保存專門知識培訓。通過集中授課、經驗分享、觀摩講學、工作交流等方式使檔案館員能夠掌握或加強有關數字保存的專門知識，理解數字保存戰略，完善相關技能，應對技術變化，提高服務能力，促進戰略目標的落實;第二，重視檔案專業人才的教育。在課程安排上加強對其信息化能力、創新能力、科研能力的培養，鼓勵學生參與創新項目，讓學生能夠參與到檔案科研課題中，在項目研究過程中加深對數字檔案資源長期保存工作理論與實踐相結合的感悟，打造科研型、創新型、數字型人才隊伍。第三，培養新時代檔案人才，強化檔案人才的政治能力建設、培養體系建設、職業素養建設，培養復合型人才。

*本文系國家檔案局科技項目（項目編號：2021-R-18）、2021年河南省博士后科研啟動項目“敘事視角下紅色檔案建構百年黨史記憶的內在機理與實現路徑研究”、鄭州大學本科教改項目“OBE理念下檔案學專業課程混合式教學模式優化——以《政府信息資源管理》課程為例”（項目編號：2021ZZUJGLX108）的階段性研究成果。

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（作者單位：鄭州大學信息管理學院 來稿日期：2022-02-17）