“函來函往”有講究

陳文國

在黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)中，函是經(jīng)常使用的一種公文，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。換言之，除有直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，甚至請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，一律用“函”。由此可見，函的應(yīng)用范圍相當(dāng)廣泛，提高函的寫作質(zhì)量很重要，也很必要。

要立足溝通性，把針對的事項(xiàng)說清楚。函不同于上行文和下行文，是公文之中唯一的平行文種，對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。正因如此，在形成函件時(shí)，溝通什么事項(xiàng)、商洽什么內(nèi)容、表達(dá)什么意見、期求什么結(jié)果，都要交代得清楚明白。如果函的內(nèi)容含糊其詞、模棱兩可，收函方就無法對來函事宜形成意見，也就無法進(jìn)行回復(fù)，溝通的目的自然也無法實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，對于一些重要事項(xiàng)、特殊事項(xiàng)，還有必要介紹事項(xiàng)背景，以便收函方了解情況，及時(shí)作出回復(fù)。

要恪守單一性，把聚焦的主題突出出來。相較于報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等，函的主體內(nèi)容要體現(xiàn)單一性，即一函一事，不能多事一函。所以，成函不能圖省事、怕麻煩，把多個(gè)事項(xiàng)打包發(fā)出，而要一件一件來。對于溝通的事項(xiàng)，也不是把相關(guān)情況都羅列出來，而是選取其中最為關(guān)鍵、最有必要的方面，作為溝通的內(nèi)容。同時(shí)，一定要把希望回復(fù)的內(nèi)容凸顯出來，不能事項(xiàng)說了一堆，沒提想要的答案。此外，函的運(yùn)行既涉及收函一方，又涉及復(fù)函事宜，考驗(yàn)雙方的能力水平、作風(fēng)素養(yǎng)。所以，主動(dòng)方發(fā)函前，務(wù)必把功夫做到做足，能想明白、搞清楚的事項(xiàng)，就用功完成，非必要不發(fā)函，對實(shí)在認(rèn)識不清、把握不準(zhǔn)、完成不了的事項(xiàng)，再發(fā)函溝通商洽。

要體現(xiàn)靈活性，把表達(dá)的方式用對路。函的行文關(guān)系靈活，既可平行行文，也可向上或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬機(jī)關(guān)的行文，都要注意行文簡潔明確，用語把握分寸，語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必奉迎恭維、曲意客套。函可分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、報(bào)送材料函等，要根據(jù)不同類型，選用專業(yè)對路的表達(dá)方式，特別是把握好言語分寸。比如催辦函，既要體現(xiàn)平行文雙方相對平等的風(fēng)格，也要表達(dá)督促催辦的態(tài)度，將兩方面有機(jī)結(jié)合，不能央告乞求，也不能以勢凌人。此外，一般函比較靈活，可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。

要遵從規(guī)定性，把規(guī)范的結(jié)構(gòu)落到位。公函由首部、正文和尾部三部分組成。首部主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)，標(biāo)題格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+主要內(nèi)容（事由）+函”。正文一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。開頭寫發(fā)函緣由，說明根據(jù)、目的、原因等。主體部分需就有關(guān)事項(xiàng)開展商洽、就指定事件提出詢問或作出答復(fù)、就有關(guān)事項(xiàng)提請批準(zhǔn)，要精準(zhǔn)干練、清晰明了。結(jié)尾部分或提出希望請求，或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時(shí)復(fù)函，或請對方提出意見，或請主管部門批準(zhǔn)等。結(jié)語一般根據(jù)發(fā)（復(fù)）函內(nèi)容，使用“特此函詢”“請即復(fù)函”“特此函告”“特此函復(fù)”等固定用語收束全文。落款部分包括署名和成文時(shí)間，署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間，并加蓋公章。