面向“十四五”的新一代數(shù)字檔案館建設(shè)路徑及趨勢分析

王可欣 牛力

摘? 要：《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的要求，而目前我國數(shù)字檔案館建設(shè)仍存在建設(shè)路徑趨同、區(qū)域發(fā)展不均等局限性，亟須開展差異化方向的數(shù)字檔案館分層能力建設(shè)。本文提出新時期數(shù)字檔案館建設(shè)的新型路徑、實現(xiàn)思路及發(fā)展趨勢，為下一階段信息化建設(shè)的推進(jìn)提供方向。

關(guān)鍵詞：“十四五”規(guī)劃;數(shù)字檔案館;檔案信息化

Abstract：? The 14th Five-Year Plan for the Development of National Archives proposes 'Deepening the strategic transformation of Archives informatization， and accelerating the construction of digital Archives（rooms）'. However， the current construction of digital Archives in China still has the limitations of similar construction paths and unequal regional development， and it is urgent to carry out the layered capacity construction of digital Archives in different directions. This paper puts forward the new path， realization idea and development trend of digital Archives construction in the new era， and provides the direction for the promotion of informatization construction in the next stage.

Keywords： The 14th five-year plan; Digital archives; Archival informatization

檔案“十四五”規(guī)劃中提到“加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級”，加大了對新一代信息技術(shù)的需求;“各級國家檔案館全面建成檔案管理信息系統(tǒng)”“新增150家高水平的數(shù)字檔案館”等描述，對全國數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)方位和分布加大推進(jìn)范圍;“檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷，檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)、文化教育能力明顯提升”也對數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)提出更明確具體、更高的要求，并重視加強對于數(shù)字檔案館及數(shù)字資源建設(shè)層次的開發(fā)利用深入程度。[1]

縱觀各個政策文件內(nèi)容的趨勢導(dǎo)向，我國面向“十四五”的檔案工作總體呈現(xiàn)在業(yè)務(wù)重心上從關(guān)注管理到注重數(shù)據(jù)、在服務(wù)利用上從對內(nèi)搞活到對外開放、在工作運行上從實現(xiàn)數(shù)字到構(gòu)建智治、在整體發(fā)展上從試點局部到全面鋪開的規(guī)律。本文在以上政策背景下，分析建設(shè)現(xiàn)狀，挖掘痛點，提出下一步建設(shè)的新路徑，對新一代數(shù)字檔案館的未來趨勢加以展望。

1 我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及局限

自2000年起，我國分批開展了多個數(shù)字檔案館建設(shè)試點項目。2010年，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔辦〔2010〕116號）發(fā)布，首次就數(shù)字檔案館的定義、架構(gòu)和建設(shè)內(nèi)容等提供了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)性意見;2014年，《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（檔辦發(fā)〔2014〕6號）發(fā)布，在“一建一評”兩份文件的促使下，我國數(shù)字檔案館建設(shè)全面鋪開。“十三五”期間，我國檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，建成一批高水平的數(shù)字檔案館（室）。截至2020年底，通過省級及以上檔案主管部門認(rèn)證的數(shù)字檔案館共323個[2];截至2021年9月23日，我國共有通過國檔局認(rèn)證的全國示范數(shù)字檔案館45家、國家級數(shù)字檔案館98家。盡管我國的數(shù)字檔案館建設(shè)在各方面都取得了長足進(jìn)步，但仍存在以下三大方面的局限性。

1.1 工作基礎(chǔ)不同，容易出現(xiàn)“揠苗助長”現(xiàn)象。目前，數(shù)字檔案館建設(shè)過程中地域發(fā)展差異較大，這使得數(shù)字檔案館產(chǎn)生了各方面建設(shè)程度參差不齊的問題，造成了一定的成本消耗與浪費。

1.2 建設(shè)路徑趨同，容易出現(xiàn)“千館一面”局面。在評價導(dǎo)向下，數(shù)字檔案館建設(shè)多是參照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》與《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求，從幾大模塊著手進(jìn)行對標(biāo)建設(shè)。這種建設(shè)思路建設(shè)要點較為明晰，在信息化初期起到了巨大的指導(dǎo)作用。但是，在內(nèi)外部環(huán)境交互方面，很難體現(xiàn)個性化與針對性的方案，導(dǎo)致建設(shè)完成的數(shù)字檔案館易有“千館一面”、趨同化現(xiàn)象;無法充分考慮地域差別、層級水平等各種因素，不利于多方面推動新時代檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

1.3 區(qū)域發(fā)展不均，容易導(dǎo)致“畸重畸輕”問題。從全國層面來看，當(dāng)前數(shù)字檔案館建設(shè)層次較為復(fù)雜，完全沒建或是剛開始建的、有一定建設(shè)基礎(chǔ)的、已經(jīng)試點并成功通過國家檔案局?jǐn)?shù)字檔案館測評的3類對象交織并存，數(shù)字檔案館區(qū)域發(fā)展不均衡。此外，受歷史因素影響，中西部地區(qū)比東部地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)相對落后，東部地區(qū)的示范效應(yīng)不明顯，對中西部地區(qū)的溢出效應(yīng)不顯著，很難實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的均衡發(fā)展。

因此，當(dāng)前我國數(shù)字檔案館建設(shè)亟須開展差異化方向分層能力建設(shè)，探索不同基礎(chǔ)、區(qū)域數(shù)字檔案館的“適合可行最優(yōu)”建設(shè)方案，以推動面向“十四五”的新型數(shù)字檔案館建設(shè)。

2 新一代數(shù)字檔案館建設(shè)的新路徑與實現(xiàn)思路

面對全國各館基礎(chǔ)參差、發(fā)展不均而建設(shè)趨同的尷尬局面，如何找準(zhǔn)個性定位、立足于自身實際打造具備當(dāng)?shù)靥厣男滦蛿?shù)字檔案館，是下一步建設(shè)亟待解決的問題。筆者據(jù)此提出“評估、規(guī)劃、建設(shè)、運行”四大環(huán)節(jié)的總體建設(shè)路徑，并強調(diào)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)核心能力與特色增值能力的分層建設(shè)。

2.1 新時代數(shù)字檔案館建設(shè)的總體路徑設(shè)計。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位共同參與的長期工作任務(wù)。[3]筆者針對數(shù)字檔案館的具體建設(shè)實施提出“底層基礎(chǔ)核心能力+進(jìn)階特色增殖能力”的分層建設(shè)思路，從而保證各地各級數(shù)字檔案館具備底層標(biāo)準(zhǔn)化的達(dá)標(biāo)一致性，同時能夠依據(jù)自身狀況向上延伸發(fā)揮特色。

據(jù)此，新一代數(shù)字檔案館建設(shè)的總體路徑劃分為“評估、規(guī)劃、建設(shè)、運行”四大環(huán)節(jié)（如圖1）。

2.1.1 評估階段：面向現(xiàn)狀與目標(biāo)，因館制宜展開全面評估分析。根據(jù)組織整體環(huán)境，開展科學(xué)性、有針對性的評估。筆者提出采用新型評估思路指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)，即基于業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、技術(shù)、應(yīng)用等多個主維度開展全面評估，從信息化架構(gòu)的角度構(gòu)建評價指標(biāo)體系、獲取檔案館建設(shè)現(xiàn)狀。進(jìn)一步依據(jù)組織發(fā)展核心價值需求，找到數(shù)字檔案館的未來發(fā)展落腳點;基于現(xiàn)狀評估分析發(fā)現(xiàn)檔案館的優(yōu)勢與稟賦，力求以數(shù)字檔案館為中心進(jìn)行特色能力延伸，確定數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)定位。

2.1.2 規(guī)劃階段：依據(jù)能力建設(shè)需求，科學(xué)規(guī)劃數(shù)字檔案館的整體設(shè)計。在多維度全面評估的基礎(chǔ)上制定遷移規(guī)劃，明確自身定位、確認(rèn)發(fā)展建設(shè)方向是新時期數(shù)字檔案館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)檔案館評估的內(nèi)外部形勢（資金支持、政策支持、人員機構(gòu)支撐等）、現(xiàn)實基礎(chǔ)、區(qū)域地方特色及未來目標(biāo)，合理研判檔案館開展信息化建設(shè)的目標(biāo)模式與發(fā)展方向。參考當(dāng)?shù)貦n案“十四五”規(guī)劃及其他政策文件、審時度勢，[4]對標(biāo)數(shù)字檔案館所需建設(shè)的特色增殖能力，在不同定位下規(guī)劃自身建設(shè)內(nèi)容，從經(jīng)費、隊伍、技術(shù)等各方面完善保障機制，確定數(shù)字檔案館的內(nèi)在主要驅(qū)動要素。遵循“全面統(tǒng)籌、科學(xué)規(guī)劃、頂層設(shè)計、分步實施”原則，開展多方主體的細(xì)化分工建設(shè)實施。[5]

2.1.3 建設(shè)階段：統(tǒng)一規(guī)范化底層能力，分層構(gòu)建差異化數(shù)字檔案館。為使得各地各級數(shù)字檔案館能夠展現(xiàn)出目標(biāo)一致而各具特色的“百花齊放”之勢，應(yīng)開展先底層基礎(chǔ)、再特色進(jìn)階的數(shù)字檔案館能力分層建設(shè)?；A(chǔ)核心能力屬于普適性的達(dá)標(biāo)性建設(shè)要求，是全部數(shù)字檔案館所應(yīng)優(yōu)先建設(shè)并完成認(rèn)證的底層工作。主要體現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)與系統(tǒng)功能建設(shè)三方面。向上延伸的特色增殖能力則注重發(fā)揮組織的個性化、滿足符合當(dāng)?shù)貭顩r的多元化特色需求。依據(jù)不同的區(qū)域特征、基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境與技術(shù)狀況，應(yīng)從不同角度活化海量數(shù)字檔案資源，展開數(shù)據(jù)化/知識化/智慧化等不同級別的、面向不同檔案工作階段的差異化建設(shè)，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案館縱深化發(fā)展，更有針對性地提高服務(wù)水平與層次。[6]

2.1.4 運行階段：基于測試反饋的數(shù)字檔案館運行維護(hù)、滾動發(fā)展。數(shù)字檔案館系統(tǒng)能力開發(fā)建設(shè)完成后，進(jìn)行系統(tǒng)基本測試工作與用戶測試，經(jīng)試用效果良好即預(yù)備系統(tǒng)上線運行。在具體檔案工作開展實施的過程中，打造數(shù)字檔案館集成化運行服務(wù)，完成對數(shù)字檔案館軟硬件基礎(chǔ)平臺、應(yīng)用系統(tǒng)功能、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障的協(xié)調(diào)控制、配置、維護(hù)。[7]應(yīng)當(dāng)依據(jù)工作運行中出現(xiàn)的問題反饋系統(tǒng)建設(shè)，維持?jǐn)?shù)字檔案館的滾動發(fā)展和持續(xù)升級改建。

2.2 新一代數(shù)字檔案館分層差異化能力建設(shè)的實現(xiàn)思路。新一代數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實現(xiàn)思路如圖2所示，必須基于前期所敲定的數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展方向的科學(xué)規(guī)劃，再采取差異化方向的分層能力建設(shè)思路開展構(gòu)建實施。

底層基礎(chǔ)核心能力建設(shè)達(dá)標(biāo)是面向全部數(shù)字檔案館的必需要求，而不同模式的數(shù)字檔案館建設(shè)最終目標(biāo)仍是建成高水平高質(zhì)量的數(shù)字檔案館，可以進(jìn)一步在進(jìn)階能力層通過多種表現(xiàn)方式呈現(xiàn)更具自身特色的建設(shè)成果，呈現(xiàn)面向“十四五”的新型數(shù)字檔案館建設(shè)的“目標(biāo)一致、模式多樣”的新形態(tài)。筆者進(jìn)一步將增值特色能力建設(shè)的具體實現(xiàn)區(qū)分為以下三個方向。

2.2.1 強前端：前伸型數(shù)據(jù)化能力建設(shè)。強前端方向強調(diào)數(shù)字檔案館系統(tǒng)工作前伸階段的數(shù)據(jù)化能力建設(shè)，側(cè)重檔案“收”的環(huán)節(jié)、關(guān)注“全電子”與“新載體”兩大方面。

（1）暢通電子單套歸檔管理體系。通過研發(fā)電子檔案管理原型系統(tǒng)、完善電子文檔一體化管理流程與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，制定電子檔案“單套制”管理配套制度。“單套制”不是單純的技術(shù)或資金問題，而是一個立體綜合系統(tǒng)整合兼容的問題與綜合性的社會運行機制問題;實現(xiàn)“雙套制”轉(zhuǎn)化的同時落實數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)措施，保證電子檔案管理的可控、可溯和可靠，優(yōu)化數(shù)字檔案館的建設(shè)與管理。

（2）重構(gòu)館藏數(shù)字檔案資源體系。在載體管理方面突出檔案對象從“物理介質(zhì)—數(shù)字介質(zhì)—格式載體—內(nèi)容載體”的轉(zhuǎn)型，借助數(shù)字技術(shù)加強對館藏檔案資源體系建設(shè)的內(nèi)容層面管理。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲、保障數(shù)字格式規(guī)范，打破卷宗、文件的介質(zhì)限制并進(jìn)行分類組織，館藏資源體系架構(gòu)轉(zhuǎn)為“數(shù)據(jù)主導(dǎo)”的數(shù)字檔案“數(shù)據(jù)體”管理，關(guān)注檔案資源的數(shù)據(jù)化。

2.2.2 暢中端：內(nèi)驅(qū)型知識化能力建設(shè)。暢中端方向關(guān)注數(shù)字檔案館如何實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程再造與升級，側(cè)重檔案“管”和“存”兩方面的知識化能力建設(shè)。

（1）實現(xiàn)數(shù)字空間的檔案業(yè)務(wù)數(shù)字孿生。聚焦檔案的收、管、存業(yè)務(wù)3項技術(shù)應(yīng)用點，應(yīng)用新技術(shù)開展數(shù)字環(huán)境下的系統(tǒng)功能建設(shè)，構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔、電子文件單套歸檔、四性檢測等技術(shù)能力，實現(xiàn)數(shù)字檔案業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化和在線管理。通過構(gòu)建數(shù)字孿生業(yè)務(wù)體，將傳統(tǒng)線下業(yè)務(wù)和以數(shù)字檔案館為載體的線上業(yè)務(wù)相結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)字環(huán)境下檔案工作能力的全面提升。

（2）提升知識空間的檔案業(yè)務(wù)知識賦能。借助相關(guān)技術(shù)，深入挖掘館藏數(shù)字檔案資源的內(nèi)容要素、獲取細(xì)粒度的知識、進(jìn)行知識建模，實現(xiàn)對檔案對象載體的解構(gòu)。突出檔案對象從“全宗管理—卷件管理—要素管理—主題設(shè)計—多維組織—邏輯構(gòu)建”的轉(zhuǎn)型，通過對資源內(nèi)容知識要素的定位與語義關(guān)聯(lián)，達(dá)到面向檔案業(yè)務(wù)的“價值主導(dǎo)，知識賦能”的效果。

2.2.3 優(yōu)后端：后延型智慧化能力建設(shè)。優(yōu)后端方向重視數(shù)字檔案館系統(tǒng)工作的“后延”部分，側(cè)重檔案的“用”，強調(diào)進(jìn)一步優(yōu)化檔案社會化服務(wù)并加強數(shù)字檔案的智慧化能力建設(shè)。在優(yōu)化數(shù)字檔案社會化服務(wù)建設(shè)方面，面向服務(wù)對象需求，重點在包括資政、智庫、記憶、經(jīng)驗等方面推行服務(wù)并開展相應(yīng)應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建;在聚焦智慧檔案應(yīng)用型場景建設(shè)方面，突出新一代信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，面向創(chuàng)新型應(yīng)用延伸數(shù)據(jù)價值空間。聚焦檔案利用這一技術(shù)應(yīng)用點，著重智能鑒定、智能編研、數(shù)據(jù)可視化、知識計算和智能推薦等技術(shù)能力構(gòu)建，從數(shù)字檔案管理、數(shù)據(jù)治理向智慧檔案應(yīng)用轉(zhuǎn)化。

3 面向“十四五”的新一代數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢

根據(jù)“十四五”規(guī)劃要求，各省市綜合檔案館應(yīng)基于科學(xué)規(guī)劃選取差異化建設(shè)方向、應(yīng)用不同發(fā)展模式，再沿著適應(yīng)性分層能力建設(shè)路徑開展自身建設(shè)。未來數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢更將在業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、技術(shù)、服務(wù)四大方面得到重點體現(xiàn)。

3.1 業(yè)務(wù)驅(qū)動：從數(shù)字模擬到數(shù)字孿生的工作模式轉(zhuǎn)型。新一代數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)側(cè)重提升能力，不僅是硬件、系統(tǒng)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)平臺的實施，更應(yīng)該是業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的有效融合，同時應(yīng)基于新的業(yè)務(wù)模式推動新型數(shù)字檔案館發(fā)展。從單項數(shù)據(jù)驅(qū)動發(fā)展為“數(shù)據(jù)+業(yè)務(wù)”雙向驅(qū)動的知識化挖掘，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源由傳統(tǒng)數(shù)字保存業(yè)務(wù)向智能化利用的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮檔案價值的能動性。

3.2 數(shù)據(jù)驅(qū)動：從載體維度到內(nèi)容維度的檔案對象管理模式轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)檔案管理中，每種類別的檔案載體特征都對應(yīng)特定的管理辦法，但也為后續(xù)利用造成了困擾。新一代數(shù)字檔案館建設(shè)需要借助數(shù)字技術(shù)，不僅要體現(xiàn)對傳統(tǒng)載體的管理，還要從關(guān)注載體層面的實物、數(shù)字化原件（副本），向關(guān)注檔案的數(shù)據(jù)化、內(nèi)容要素管理轉(zhuǎn)變。徹底打破載體對內(nèi)容的限制，實現(xiàn)維度跨越與知識互通，發(fā)揮檔案價值的有用性。

3.3 技術(shù)驅(qū)動：從過程輔助到賦能創(chuàng)新的智慧技術(shù)應(yīng)用能力轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的調(diào)閱需要到庫房中尋找檔案，數(shù)字檔案館時代的檔案利用基本已經(jīng)完成電子查檔的轉(zhuǎn)變，提升了查閱效率。而新一代數(shù)字檔案館更是以數(shù)字技術(shù)為核心、以服務(wù)為導(dǎo)向的全方位建設(shè)，以提升能力為根本作用點的創(chuàng)新型應(yīng)用。借助人工智能技術(shù)、數(shù)據(jù)處理工具，實現(xiàn)智能鑒定、智能編研、知識開發(fā)等技術(shù)需求，強調(diào)檔案利用層面的智慧技術(shù)賦能與能力提升，充分延伸數(shù)據(jù)價值空間。

3.4 服務(wù)驅(qū)動：從保管導(dǎo)向到價值導(dǎo)向的檔案高階服務(wù)體系轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)數(shù)字檔案服務(wù)以歸檔保存和檢索查閱為主要目標(biāo)，側(cè)重檔案資源的保護(hù)和基礎(chǔ)利用;而隨著新型信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案資源服務(wù)更注重面向用戶個性化需求、實現(xiàn)知識化智慧化服務(wù)，功能方面更加關(guān)注語義檢索、關(guān)聯(lián)閱讀等查詢問答，圖表、算法等決策輔助和多種新穎形式的可視化敘事展示。新一代數(shù)字檔案館建設(shè)不僅僅要高質(zhì)量完成對檔案管理功能的建設(shè)，更要從服務(wù)層面轉(zhuǎn)型升級，更好地滿足顯性需求、更多地挖掘隱性需求、更廣地傳播特定知識，進(jìn)一步發(fā)揮檔案價值的有效性。

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（作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 來稿日期：2022-03-25）