也談浸泡檔案搶救問(wèn)題

馮惠普 莊惠彬

“2021年7月26日，鄭州天空放晴，在鄭州大學(xué)第一附屬醫(yī)院河醫(yī)院區(qū)，院方將此前被洪水浸泡過(guò)的檔案一份一份晾曬，鋪滿了整個(gè)院子。在7月20日鄭州遭遇罕見(jiàn)特大暴雨時(shí)，該醫(yī)院被洪水圍困，地下室進(jìn)水，包括病案管理科等多個(gè)科室受損……”

這是原引中國(guó)新聞網(wǎng)上的一則新聞，這則新聞在“蘭臺(tái)群”中刷屏了。新聞稿配了若干圖片，展示工作人員整理晾曬檔案，路人查看晾曬檔案場(chǎng)景。被晾曬的檔案中，還有上世紀(jì)五十年代的珍貴檔案。

一、自然災(zāi)害對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響

近年來(lái)，我國(guó)自然災(zāi)害頻發(fā)，各地水災(zāi)、臺(tái)風(fēng)天氣異常，對(duì)各地區(qū)的檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響。檔案管理部門(mén)就應(yīng)該主動(dòng)應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害，對(duì)其對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響也應(yīng)該采取有效措施，對(duì)于被自然災(zāi)害影響的檔案資源進(jìn)行快速搶救和處理，爭(zhēng)取在最短時(shí)間內(nèi)、最大范圍保護(hù)檔案信息資源安全。

首先，自然災(zāi)害的頻發(fā)對(duì)檔案管理部門(mén)檔案管理提出了更高要求。近期我國(guó)氣候異常，例如鄭州洪澇災(zāi)害、山西洪澇災(zāi)害對(duì)各部門(mén)檔案管理都產(chǎn)生了重要影響。對(duì)于醫(yī)院而言，一旦遭受到洪澇災(zāi)害，不僅會(huì)淹沒(méi)損壞各類儀器設(shè)備，同時(shí)也會(huì)浸泡珍貴的檔案資料。這些檔案資料既有記錄醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)科研成果和重大歷史事件，也有與患者利益息息相關(guān)的各種診治檔案和科研數(shù)據(jù)。為此，醫(yī)院檔案管理部門(mén)必須對(duì)自然災(zāi)害對(duì)檔案信息安全的影響給予足夠的重視，并安排專門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，為檔案管理部門(mén)提供必要的空間和設(shè)施，確保檔案信息安全。

其次，自然災(zāi)害要求檔案管理部門(mén)在檔案管理過(guò)程中制定有針對(duì)性的預(yù)防措施和搶救方案，一旦發(fā)生洪澇災(zāi)害，醫(yī)院檔案管理部門(mén)必須緊急行動(dòng)，對(duì)于浸泡的檔案進(jìn)行積極搶救和維護(hù)。這樣才能夠在事件爆發(fā)初期，盡量將珍貴的檔案信息資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，為后續(xù)搶救和維修創(chuàng)造有利條件。一旦珍貴的檔案信息資料長(zhǎng)時(shí)間受到洪水的淹沒(méi)和浸泡，原有的字跡會(huì)變淡，甚至消失，無(wú)法發(fā)揮檔案原有的功能和作用。以醫(yī)院為例，要樹(shù)立全員參與搶救檔案的價(jià)值理念，一旦醫(yī)院被洪水浸泡，既要搶救病人和技術(shù)設(shè)備，也要將珍貴的檔案信息資料迅速向高處轉(zhuǎn)移，并嚴(yán)格地按照緊急預(yù)案和搶救方案，有步驟、有措施地落實(shí)各項(xiàng)工作。盡可能地將寶貴的檔案信息資料保存下來(lái)。

二、浸泡檔案搶救現(xiàn)實(shí)意義

對(duì)于醫(yī)院檔案管理部門(mén)而言，檔案被浸泡并不意味著檔案信息資源的完全消失，應(yīng)采取有力措施，盡可能地對(duì)浸泡檔案進(jìn)行搶救。盡量運(yùn)用更為現(xiàn)代的技術(shù)手段，恢復(fù)檔案信息數(shù)據(jù)，確保檔案信息仍能夠發(fā)揮作用和價(jià)值。

首先，浸泡檔案搶救有助于對(duì)紙質(zhì)檔案信息資源的保護(hù)。浸泡檔案會(huì)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的字跡產(chǎn)生破壞性影響，特別是洪澇災(zāi)害裹挾著大量的泥漿和雜物，一旦長(zhǎng)時(shí)間浸泡在水中，輕則檔案字跡變得模糊，部分檔案信息丟失。重則檔案內(nèi)容全部毀壞，無(wú)法恢復(fù)原貌。因此醫(yī)院檔案管理部門(mén)必須考慮到可能爆發(fā)的各種自然災(zāi)害。必須充分認(rèn)識(shí)到對(duì)浸泡檔案搶救的必要性和重要性。搶救浸泡檔案不僅是檔案管理部門(mén)的責(zé)任，應(yīng)該上升到醫(yī)院發(fā)展高度。如果僅僅依靠檔案管理部門(mén)對(duì)浸泡檔案進(jìn)行搶救，勢(shì)必會(huì)浪費(fèi)寶貴的搶救時(shí)間。要形成多個(gè)部門(mén)聯(lián)動(dòng)，通過(guò)對(duì)浸泡檔案的及時(shí)搶救搶修，盡可能保護(hù)紙質(zhì)檔案原有的信息，盡量為醫(yī)院發(fā)展和患者切實(shí)維護(hù)醫(yī)院發(fā)展和患者的合法權(quán)益。

其次，浸泡檔案搶救有助于對(duì)珍貴檔案信息資源的后續(xù)開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)利用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)浸泡的檔案進(jìn)行及時(shí)搶救，能夠有效避免醫(yī)院檔案信息全部毀壞，盡量降低洪澇災(zāi)害對(duì)檔案管理產(chǎn)生的損失。醫(yī)院檔案管理部門(mén)在浸泡檔案搶救過(guò)程中既要結(jié)合浸泡檔案具體情況，制定切實(shí)可行的搶救方案，也要明確浸泡檔案搶救的價(jià)值和作用，這樣才能夠進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員搶救浸泡檔案的積極性和主動(dòng)性。通過(guò)對(duì)浸泡檔案信息及時(shí)搶救，能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案信息資源的利用開(kāi)發(fā)提供數(shù)據(jù)素材，也能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為數(shù)字檔案創(chuàng)造條件。未來(lái)隨著醫(yī)院檔案信息化的不斷推進(jìn)，大量紙質(zhì)檔案必須由原來(lái)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變成為數(shù)字形式。通過(guò)對(duì)浸泡檔案的有效搶救，能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供必要的檔案信息基礎(chǔ)。

三、浸泡檔案搶救的主要方法

自然災(zāi)害難以預(yù)料，在檔案保管工作的實(shí)踐中，因?yàn)楹樗⒌卣鸬韧话l(fā)事件導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被水浸泡的情況會(huì)有發(fā)生，由于紙質(zhì)檔案的特性，若不及時(shí)搶救，將會(huì)使檔案遭到嚴(yán)重?fù)p害，造成難以挽回的損失。這則新聞引起了檔案同人的關(guān)注，主要問(wèn)題在以下兩方面：

（一）檔案浸水后，是否可以晾曬

水浸后的檔案需要迅速而正確的搶救方式，目的是防止檔案繼續(xù)受到損失。快速有效的救治方式能使被水浸泡的紙質(zhì)檔案的損失程度降低，合理選擇搶救方法非常重要。自然晾干法是一種傳統(tǒng)的干燥方法，適用于受災(zāi)數(shù)量不大，受潮情況輕微的情況。如果大量紙質(zhì)檔案水淹嚴(yán)重，直接暴曬干燥后會(huì)使紙張粘連硬結(jié)，形成我們常說(shuō)的“檔案磚”。所以如果檔案大量被水浸泡，就要采取更專業(yè)有效的方式進(jìn)行搶救。

常見(jiàn)的搶救方法，首先要去污泥。自然災(zāi)害引起的水從外界進(jìn)入庫(kù)房，水中難免帶有泥沙等污濁物質(zhì)，需要先用軟毛刷蘸水對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清水清洗。主要針對(duì)有泥沙污物處小心清洗，避免過(guò)多摩擦及搬動(dòng)過(guò)程對(duì)檔案造成二次傷害。去污后要把檔案平展放置，等待進(jìn)一步減濕干燥處理。

一般的干燥方式：1、去濕機(jī)干燥。去濕機(jī)干燥法要求房間密閉條件好，用大功率去濕機(jī)或者多臺(tái)小型去濕機(jī)，給水浸檔案創(chuàng)造持續(xù)低濕，并且適當(dāng)增加溫度的環(huán)境，以達(dá)到使檔案中的水分迅速蒸發(fā)而干燥的目的。這種方法相對(duì)容易操作，檔案搶救后不容易變形，是比較常用的方法。2、遠(yuǎn)紅外干燥。使用遠(yuǎn)紅外器對(duì)檔案進(jìn)行干燥處理速度更快，效率更高。但是操作過(guò)程要嚴(yán)格按操作規(guī)程進(jìn)行，避免損傷紙張。

水浸紙質(zhì)檔案的搶救不能急功近利，需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。有些檔案庫(kù)房發(fā)生檔案浸水事故后，會(huì)立即將受損檔案進(jìn)行緊急低溫冷凍，為下一步搶救贏得時(shí)間。不論采取怎樣的辦法，都要注意盡量減少對(duì)受損檔案的二次傷害。

（二）檔案庫(kù)房可否設(shè)置在地下室

2019年1月1日起施行的國(guó)家檔案局發(fā)布的 《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》 中明確規(guī)定，“檔案庫(kù)房”不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車(chē)庫(kù)等可能危及檔案安全的用房。

檔案庫(kù)房設(shè)置在大樓的地下室是不符合管理要求的，根據(jù) 《規(guī)定》 中的要求，庫(kù)房要在二層以上。按照南方的氣候特點(diǎn)，檔案庫(kù)房最好設(shè)置在更高層位置，以防止南方特有的梅雨潮濕天氣對(duì)檔案保管的影響。

由地下室設(shè)置檔案庫(kù)房可以看到，鄭一附院對(duì)檔案管理重要性的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更沒(méi)有認(rèn)識(shí)到突發(fā)事件發(fā)生后要怎樣應(yīng)急處理。檔案業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)方面也有待提高。水浸檔案陽(yáng)光下暴曬的方式足以引起檔案人諸多思考。

“記錄歷史，傳承文明”的檔案不論在任何時(shí)代都具有非常重要的意義。鄭一附院是百年醫(yī)院，一個(gè)世紀(jì)以來(lái)多少醫(yī)德高尚的醫(yī)生用大醫(yī)精誠(chéng)的精神鑄就了救死扶傷的輝煌。這一本本病例檔案就是幾代鄭一附院人對(duì)這百年歷史的記錄，對(duì)后來(lái)人的意義是不可估量的。我們檔案人應(yīng)該承擔(dān)起自己的責(zé)任，保管好、保護(hù)好珍貴的檔案，這在

《檔案法》 中可以找到明確的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。

第一，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 《中華人民共和國(guó)檔案法》 第十九條，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格落實(shí)檔案法，對(duì)于檔案管理的相關(guān)要求，為檔案管理部門(mén)配備必要的庫(kù)房，同時(shí)要對(duì)庫(kù)房的物理環(huán)境進(jìn)行升級(jí)，確保庫(kù)房有安全的防盜門(mén)窗，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房全局能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控，同時(shí)選擇的庫(kù)房要盡量遠(yuǎn)離地面，避免因洪澇災(zāi)害影響庫(kù)房的檔案信息安全。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)也要按照檔案法的相關(guān)要求，為醫(yī)院檔案管理部門(mén)配備相應(yīng)的軟件設(shè)施。進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的信息化，現(xiàn)代化水平，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過(guò)建立檔案管理平臺(tái)和大數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高效儲(chǔ)存以及有效管理、開(kāi)發(fā)、利用。

第二，檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。按照國(guó)家政策相關(guān)要求，醫(yī)院檔案管理部門(mén)也應(yīng)該制定符合醫(yī)院檔案管理的安全工作機(jī)制以及預(yù)防突發(fā)事件的應(yīng)急方案，加強(qiáng)對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理力度，進(jìn)一步提升管理人員的檔案安全意識(shí)和檔案安全應(yīng)急處置能力。在遇到突發(fā)事件時(shí)，能夠按照應(yīng)急院的相關(guān)要求及時(shí)落實(shí)相關(guān)應(yīng)急措施，并在其他部門(mén)的配合下及時(shí)地對(duì)受到洪澇災(zāi)害影響的各類檔案信息資源進(jìn)行合理處置，確保檔案信息資源安全。

第三，《檔案法》 第四十四條，檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向檔案主管部門(mén)報(bào)告。第四十五條，檔案主管部門(mén)發(fā)現(xiàn)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令限期整改，消除檔案安全隱患。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常對(duì)檔案管理相關(guān)情況進(jìn)行及時(shí)過(guò)問(wèn)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理存在的安全隱患和安全問(wèn)題要及時(shí)討論研究，并拿出切實(shí)可行的方案。對(duì)于醫(yī)院無(wú)法解決的檔案安全問(wèn)題應(yīng)及時(shí)地向醫(yī)院主管部門(mén)報(bào)告，請(qǐng)專業(yè)的檔案部門(mén)對(duì)本單位存在的檔案安全隱患排查進(jìn)行指導(dǎo)，并及時(shí)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和硬件設(shè)施，彌補(bǔ)檔案安全隱患。醫(yī)院檔案部門(mén)工作人員也要認(rèn)真落實(shí)檔案管理的相關(guān)制度要求，切實(shí)將檔案工作與安全管理相結(jié)合，確保檔案信息安全。

檔案安全不容忽視，檔案保護(hù)是檔案工作的重要組成部分，檔案管理要確保檔案內(nèi)容完整、保證檔案信息真實(shí)、延續(xù)檔案的生命，檔案工作者任重道遠(yuǎn)。

（作者單位：省屬改制企業(yè)檔案托管中心、中共白山市委老干部局）