優化多文字PPT有高招

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圖標可以到“ https： //www.iconfont.cn/home/index”下載。具體操作可以參考本刊2021年第7期《找圖標和插畫用“ICONFONT”網站》一文的介紹。

○提取關鍵字/制作邏輯關系圖

比如對于類似如圖所示的多文字PPT（圖1），我們可以根據每段內容提取出關鍵字，然后將其插入到圓形中，并根據文章結構依次排列，這樣可以大大地提高美觀度（圖2）。

提取出關鍵字和排列好結構后，我們還可以根據具體內容選擇合適的邏輯關系圖來提高PPT的可讀性和美觀度，比如對于本例，可以為其插入Smart Art圖形。依次點擊“Smart Art工具→Smart Art水平層次圖”，插入關系圖后按照文章結構添加文字描述，并進行相應的美化處理即可（圖3）。

○以“圖”代字

如果上述的方法不能滿足自己的需求，還可以通過“圖”（包括圖片、圖標和圖形）元素來加強和優化主題的表達。

1插入圖片

如上文PPT的主題是AI介紹，我們可以插入一張與主題相關的圖片作為背景，讓觀眾通過圖片就能直觀地知道文章的主題是什么，這樣可以省去很多的文字描述。操作時先插入需要作為背景的高清大圖，接著插入一個和圖片大小一致的矩形并置于頂層，然后選中插入的矩形，將其透明度調整到合適的數值作為蒙版即可（圖4）。

2插入圖標

對于分支較多的文章，可以用圖標替代其中的部分文字，比如用下圖的方式就可以將圖1所示頁面中的第三段文字表達清楚了（圖5）。這里注意盡量將所有圖標的顏色和大小設置為一致。

3插入圖形

使用圖形不僅可以替代很多文字，還能起到引導觀眾閱讀的作用。比如下圖的左側是歷史上幾次比較有代表性的人機對弈的文字介紹，由于主要內容依據時間來介紹，因此我們可以在PPT中插入一個曲線箭頭作為時間線，插入旗幟圖形作為時間里程碑，然后從文章中提取時間點和關鍵字即可（圖6）。

4綜合使用多種“圖”元素

比如這段文字：企業是現實經濟的細胞組織。人工智能企業及其創新活動構成了智能經濟的微觀基礎。2020年，中國人工智能企業占全球總數近四分之一，從成立時間來看，大多分布在2012～2018年之間。從人工智能企業的技術層次分布看，應用層人工智能企業占比最高，達到了82%;其次是技術層企業，占比為13.65%;基礎層企業占比最低，為4.35%。

文章主要分析了中國人工智能企業的技術層次，每個層次的數量使用百分比來表述，單純的文字介紹閱讀起來極為枯燥。如果我們將上述的方法結合起來，使用多種“圖”元素來優化，顯示效果顯然要好多了。操作如下：

在幻燈片的左側插入一張AI圖片作為主題，接著用可視化圖標替代每個層次類別并添加對應的文字，然后依次點擊“插入→圖表”，插入一個環形圖表作為百分比說明。圖表只起修飾作用，只要突出該層企業的占比即可。因此可以在修改數據時只保留兩列，比如在A2單元格中輸入“應用層”、A3單元格中輸入“其他”、B2單元格中輸入具體的百分比數字、B3單元格中輸入公式“=1-b2”，然后將“其他”占比的環形填充顏色設置為“白色”（圖7）。

復制插入的圖表兩份并上下排列，同上修改為具體層的百分比數字，最后添加文字說明即可。優化后的PPT雖然文字不多，但已經可以表述出上段文字的主要內容了（圖8）。