基于工作流的辦公自動化系統設計

陳世琦

如今，我國科學技術正在不斷進步，計算機網絡技術在日常的生活中得到了更加廣泛的運用，使我國工作模型有了非常大的改變。對信息技術的運用將傳統的辦公流程不斷改進，實現自動化的提升，將辦事效率不斷提高，增加了工作的嚴謹性，能夠幫助大家追求更遠大的目標。在日常的工作中，運用現代科學技術的方式方法，可以建設適合自己的高效型自動化辦公系統。

工作流主要內容

在對系統進行開發和運用中，將工作流技術的基本理論進行運用，分析研究系統的重要支持平臺，提出內部管理以及自動辦公系統的總結結構，包括設計的框架以及技術流的主要核心。在工作中結合OA系統對管理工作流的具體問題做出仔細分析，可以將數據庫中的表格單據分為流程和啟動等幾個步驟來進行處理，對應收到的信息和發布信息功能逐步實現。結合現實情況，給予完善實現目標的方式方法，將系統的角色以及概念不斷轉變，用戶可將工作流軟件設置為不同的結構，使員工的工作結構變得更加清晰。在完成系統運用時能夠靈活運用各種配置，根據具體表格進行不斷認證，以確保系統在使用過程中的性能。

工作流的技術理論

工作中最主要的就是全程的執行和整體流程，在工作時，每一組人員的工作水準不同，所以業務表現能力也不同，一系列的信息和文檔以及所進行的工作和任務都在交流，在不同工作人員中實現執行和傳遞。例如：按照公司的規定來寫一份相關報告，寫好后需要將此報告交給上級領導進行審批，或者先將此報告交給部門進行選擇性的修改，然后再交到領導手上進行審閱。這種流程就會使得此文檔在很多人之間進行傳遞，傳遞可能是不同時，也有可能是同時，針對這種情況，利用工作流可以實現文檔在不同的計算機上進行管理和操控。簡單來講，工作流就是能夠實現人與人以及人與計算機的互動和交流，實現自動化處理。

一般定義

OA系統是最典型的辦公自動化工作流，并且流程有許多種，包括日常的管理，同時也包括收取文件以及發放文件的管理工作。可以在3個方面來對動態的流程進行區分：其一，處理對象的動態變化；其二，以標準業務流程為基礎進行修改；其三，處理人員在不同的動態中能夠隨時變更。

日常的許多業務需要進行不斷辦理，由于辦理的業務不同，所以模型的工作流基礎也是不同的，在對業務能力進行描述時要運用到多種工作流模型。

LiveFlow系統擁有著自動化管理第三代的經驗和總結，能夠將網上電子業務實現到日常的辦理中，一方面可以加強對單位的不間斷管理，另一方面還可以幫助單位中的基礎設施進行改進。LiveFlow的主要組成包括流程管理器和組織管理器等相關模塊。

ASP.NET是微軟公司在.NET Framework基礎上建立起來的ASP.NET程序設計框架，用來創建Web應用程序，配合XML Web Service技術建立應用程序的框架，可以使人們看到開發過程中的動態性和應用的準確性。

系統需求

系統目標是將工作流的核心運用到自動化辦公系統之中，可以實現以目的。

公文管理。對機關單位的公文進行處理時，由于一份公文從撰寫、修改，一直到領導的批準，再到最終的簽字存檔，都會有嚴格的流程，由此看來，在嚴密的OA系統中應用合適的工作流，可以根據需要隨時對公文進行審批和修改。

文件管理。對文件可以進行及時瀏覽，還可以提供多種方法進行管理，使用戶在各自的客戶端上得到不同文件。

信息發布管理。可以對相關信息進行選擇性發布，還可將信息存儲到系統中，使得工作人員能夠對信息中的內容進行編輯，工作起來更加方便。

人員管理。在這方面首先要做的就是對信息進行分類，例如：對于人員信息的修改和錄入，可以在不同級別中進行甄別，人們在登錄系統時，要有相關安全和登錄認證。

對于OA系統的功能模型探討。人們可以根據對辦公條件的掌握，從自身特點以及對辦公系統的需求出發，提出工作的意見，在基礎的系統模型中進行檔案的管理和人事調動，在個人辦公、信息發布等方面形成科學有序的的邏輯性，提高工作效率。

系統設計與實現

對系統的設計與實現作出簡要分析，對工作人員的身份進行及時認證，這些模塊在實施方面可能會比較繁瑣，包含了系統的基礎框架、Microsoft.Net技術架構、XML技術和Web Services技術等。根據相關管理平臺進行開發和拓展，最終能夠以高效、安全、高質量的信息化系統進行工作。

基礎框架

系統在對框架進行整理時，主要分為以下幾部分，Web的服務層、應用服務層和數據庫用戶界面的服務層。最基本的軟件就是Web瀏覽器，可以幫助用戶通過Web頁面進行訪問，對遠端程序以及操作流程進行比對，從而實現遠程辦公。

公文管理模塊

公文管理功能模塊是OA系統的核心功能之一，在業務人員進行交流中，能夠將業務結構流轉到公文處理的工作流中，將其融入到各個部門、各個用戶中，每一環節都能夠成為典型的工作流。

對流程的有關設計

對于設計流程的分析和探究

相同業務中不同的程序，也有著基本的信息關聯，所以對于每個單位之間的業務要進行了解和分析，對整體業務進行歸集和整理，通過以上步驟完成工作流的決定工作。下一步要做的是將基本的工作流程定義為一個模型，從而進行組合工作，從原則化進行分析，通過不同層次工作流之間的聯系，將其合并為一個功能模塊，最終組合整理出最完整的系統。

流程的不斷作用

整體的業務流程結束之后，業務辦理方式也在以不同形式運轉著，OA系統的公文管理可以對下一步的表單填寫進行收文，按照原有規定進行提交。一些渠道的公文會自動流轉到辦公室內，辦公室所收取到的內容將會送到領導面前進行批準，或者是直接送往負責人面前進行查閱，又或者直接交給有關部門進行批閱。在公文自動流轉到相關部門處理之后，辦理完結，完成歸檔問題，只有達到這一步，基本流程才算結束。

發文的基本流程

對于各種公文的起草審批、審閱、檢查、發布、存檔等一系列處理過程，最先要做的就是對稿子進行文件的發放。可以由相關負責人進行審批和簽字，待簽字完成之后，可以將原來的文稿打印并且保存，以此得到一個整體的工作流。

綜上所述，通過在OA系統中使用工作流引擎技術，既方便了工作環節和流程，還能對相關的流程進行不間斷處理。以工作流方法設計的辦公自動化系統，具有更強的生命力和良好的動態性，具有更加廣泛的適用性。