互聯(lián)網(wǎng)時代強化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2201-5042-2749

摘要：隨著圖書館館藏書籍、文件資料存儲數(shù)量以及人們對于信息資源需求量的大幅提升，傳統(tǒng)的圖書館檔案和文件資料管理方式已經(jīng)無法滿足圖書館發(fā)展需要，需要引進更加先進科學的管理模式。基于這一需求，該文首先探討了互聯(lián)網(wǎng)時代圖書館開展信息化圖書館檔案和文件資料管理的重要性與可行性，之后針對具體的信息化管理策略進行了系統(tǒng)化研究，并提出各項措施建議，以期為相關工作者帶來新的管理思路。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代??圖書館檔案??文件資料??信息化管理

中圖分類號：G25???文獻標識碼：A???文章編號：1672-3791（2022）04（b）-0000-00

Effective Ways to Strengthen the Management of Library Archives and Documents in the Internet Era

PAN Qiong

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei Province， 430074 China）

Abstract： With the storage quantity of books， documents and materials in library collections and the substantial increase of people's demand for information resources， the traditional management methods of library archives and documents and materials can no longer meet the needs of library development， and more advanced and scientific management models need to be introduced. Based on this demand， this paper first discusses the importance and feasibility of information library archives and documents management in the Internet era， and then systematically studies the specific information management strategies， and various measures are proposed in order to bring new management ideas to relevant workers.

Key Words： Internet age; Archives; Documents; Information management

圖書館檔案和文件資料管理水平在很大程度上決定著圖書館服務水平與整體發(fā)展水平。在互聯(lián)網(wǎng)時代，不僅給此項工作帶來了更多方法策略上的選擇，還基于信息技術、大數(shù)據(jù)技術以及網(wǎng)絡技術的運用，提供了巨大的技術支持?；诖耍斜匾驹诨ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下，探討更加先進科學的圖書館檔案和文件管理有效途徑。同時促進圖書館自身管理水平以及對外服務水平的全面提升，從而更好地履行圖書館的社會職責與歷史使命。

1 構建圖書館檔案和文件資料管理有效途徑的必要性

1.1符合提高工作質(zhì)效的需要

圖書館檔案管理除了需要對館藏書籍、文件資料進行管理以外，還包括人事檔案、讀者檔案、業(yè)務檔案、設備檔案等眾多管理項目。因此，圖書館檔案不僅是為讀者提供圖書借閱、資料查詢服務的載體，還可以將其視為圖書館日常工作記錄的匯總，還是圖書館制定管理決策的重要參考依據(jù)。尤其對于那些建館時間較長的圖書館而言，積累了大量檔案資料，如果采用傳統(tǒng)方式進行資料查找，不僅需要消耗大量人力物力以及時間精力，還極有可能存在某些人為差錯或者疏忽遺漏，導致工作質(zhì)量和效率受到影響。因此，有必要基于互聯(lián)網(wǎng)這一時代背景，構建信息化圖書館檔案及文件資料管理模式，方便檔案管理者更加優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作，從而推動圖書館管理水平及服務水平的全面提升。

1.2大幅擴充資料存儲量

對于現(xiàn)代化圖書館而言，需要管理的檔案內(nèi)容不僅種類龐雜，而且更新速度較快。在這種情況下，一方面需要對原有的檔案管理容量進行擴充，另一方需要加快檔案資料的歸檔、查詢以及管理效率。否則，極有可能因為工作量過大、工作方法單一陳舊導致檔案丟失、歸案不及時、紙質(zhì)檔案無處存放等一系列問題。而且紙質(zhì)檔案還非常容易出現(xiàn)受潮、損毀等風險。而通過引進信息化檔案管理模式，可以有效擴充檔案存儲量，加快檔案歸案效率，還可以避免各種紙質(zhì)檔案管理過程中的各種弊端問題，使圖書館檔案和文件資料管理呈現(xiàn)出更高的水平。

1.3提高檔案資料利用率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和文件資料，需要存儲在圖書館檔案室當中。因此，在對其進行管理、查詢和使用時，非常容易受到時間與空間上的限制。一旦錯過圖書館工作時間，或者檔案管理者因公外出，便無法對檔案及文件資料進行查詢與借閱，這無疑限制了檔案資料作用價值的發(fā)揮。針對這一問題，可以通過引進信息化檔案管理模式予以解決。不論是檔案管理者、圖書館工作人員還是讀者群體，只要存在圖書檔案和文件資料使用上的需求，即可隨時隨地登陸到信息化平臺當中，進行檔案資料的查詢。從而實現(xiàn)圖書館檔案資源的高效共享，打破時間與空間上的諸多限制。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代強化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑

2.1創(chuàng)建信息化管理平臺

構建信息化管理圖書館檔案及文件資料管理平臺，是實現(xiàn)信息管理模式的前提與基礎。此信息化管理平臺需要具備登陸入口、信息服務區(qū)、藏書閱覽區(qū)、信息查詢區(qū)、館員工作區(qū)、社會活動區(qū)等常規(guī)功能分區(qū)以外，還可以結合圖書館自身管理需求制訂一些個性化功能模塊。但是，在編寫系統(tǒng)程序時，要確保各個功能區(qū)之間既互不干擾，獨立操作運行，又可以實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通與高效共享。比如在傳統(tǒng)閱覽室的基礎上，借助信息技術開通電子閱覽室，通過這兩種閱覽室為讀者提供更多樣化的圖書借閱及文件資料查詢服務。另外，在傳統(tǒng)圖書檔案管理模式下，很多珍貴的館藏圖書資料都有無法外借的缺陷，導致很多讀者大失所望，更降低了圖書資源的利用率。在電子閱覽室當中，讀者便可以登陸到信息平臺當中，對那些無法外借的資源進行查詢與閱覽，更打破了時間與空間上的局限，使那些珍貴的圖書檔案和文件資源得到高效利用。2.2借助數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享

在互聯(lián)網(wǎng)技術的支持下，運用圖書館現(xiàn)有資源搭建一個系統(tǒng)完善的圖書檔案及文件資料數(shù)據(jù)庫。在這個過程當中，針對所有錄入到數(shù)據(jù)庫當中的檔案進行編碼，建立起電子檔案。從而實現(xiàn)電子檔案的信息化管理、智能查詢以及高效調(diào)取與借閱。屆時，借閱時間、歸還時間以及借閱者信息全部記錄以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當中。另外，在應用和完善數(shù)據(jù)庫的過程中，工作人員要針對各類檔案資源實施精細化管理。比如針對不同的系統(tǒng)用戶設置不同級別的使用權限與登陸方式。比如圖書館會員不僅可以進行電子圖書的在線閱讀，還可以結合個性化需求對其進行下載。此外，圖書館各職能部門可以借助數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)工作信息共享，打破部門之間的信息壁壘，促進工作效率的整體提升。最后，圖書館與圖書館之間同樣可以進行資源共享，以此來豐富圖書館館藏資源，滿足不同讀者的圖書借閱及信息查詢需求，促進圖書館服務水平的大幅提升。

2.3借助云計算構建數(shù)字圖書館

在互聯(lián)網(wǎng)時代，運用云計算技術推進圖書館檔案信息化管理建設，已經(jīng)受到越來越高的認可，尤其當圖書館針對某個專業(yè)領域提供圖書資源借閱服務時，云計算不失為最佳選擇。例如：某市圖書館借助云計算及相關技術構建起云服務平臺，以此來推動圖書館數(shù)字化發(fā)展。通過云服務平臺，不僅可以為廣大讀者群體提供更加優(yōu)質(zhì)全面的網(wǎng)絡化圖書借閱服務，還可以實現(xiàn)區(qū)域信息資源的全面整合，在整個社會公共圖書館領域內(nèi)構建統(tǒng)一的平臺，實現(xiàn)圖書資源的高效整合與共享。例如：北京市建立了區(qū)域數(shù)字檔案館，并且借助云計算技術，在原有的檔案規(guī)劃基礎之上，面向社會公眾提供國家級、綜合性圖書檔案資源及相關應用軟件。不僅如此，通過云計算，選擇某區(qū)域作為試點單位。當獲得一定的實踐經(jīng)驗之后，再借助已經(jīng)建成并且投入試運營的云平臺，提供更大范圍的圖書檔案借閱查詢服務。通過這種模式，建立起多區(qū)域數(shù)字檔案館。

3 互聯(lián)網(wǎng)時代強化圖書館檔案和文件資料管理的保障措施

3.1建立圖書館檔案管理制度

在互聯(lián)網(wǎng)時代，基于信息技術、數(shù)據(jù)庫、云計算等一系列先進構建起電子閱覽室以及數(shù)字化圖書借閱平臺，意味著圖書館將開通更加多元化的圖書檔案及文件資料借閱、查詢服務。在這種情況下，以往的圖書館檔案管理制度將不再適用全新的管理需求。因此，要想強化圖書館檔案和文件資料管理成效，有必要結合管理需求，建立健全相關管理制度，使各項新增工作內(nèi)容朝著規(guī)范化、制度化以及科學化的方向發(fā)展。在此項工作中，首先需要針對圖書館信息化管理工作，建立起一套規(guī)范的檔案收集、整理以及歸案標準化流程，包括將紙質(zhì)轉換成電子檔案，再對其進行編碼和統(tǒng)一標記。其次，依據(jù)檔案類別、性質(zhì)、用途以保存級別對其進行存儲，使圖書館檔案數(shù)據(jù)庫得到持續(xù)不斷的完善與擴充。除此之外，還要針對電子閱覽室、圖書檔案數(shù)據(jù)庫、信息化管理平臺出臺相應的管理舉措與監(jiān)督機制，確保各項工作的長期有效開展，從而實現(xiàn)圖書館管理效能的全面提升。3.2提高檔案管理員工作能力

首先，圖書館定期面向全體工作人員開展業(yè)務培訓。通過現(xiàn)場演示、實踐操作以及模擬訓練等多種方式，使全體工作人員熟練掌握信息化平臺、專業(yè)軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的操作方法，達到快速歸案、查詢檢索、輸出打印各種檔案信息等工作要求，為各層級、各部門工作人員及讀者群體提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務;另外，圖書館檔案管理人員要深刻意識到在互聯(lián)網(wǎng)時代，必須積極主動地學習各類新知識、新技能，及時更新工作理念，盡快構建起互聯(lián)網(wǎng)思維，將互聯(lián)網(wǎng)相關技術運用到本職工作當中。要積極主動地自主學習，并且將所學知識運用到工作實踐當中，注重自我總結與自我提升，努力將自己打造成一名合格的信息化圖書館檔案管理人才。

3.3加強電子檔案信息安全

在互聯(lián)網(wǎng)時代，人們雖然享受著網(wǎng)絡技術所帶來的便捷，但也面臨著信息安全的威脅。因此，不論在構建圖書館信息化平臺過程中，還是在日常使用過程中，都要注重信息安全管理。所有連接內(nèi)部網(wǎng)絡的計算機，都要安裝上防病毒軟件，系統(tǒng)維護人員要定期修補漏洞，定期進行殺毒，從源頭上阻斷非法訪問和黑客入侵，為圖書館信息安全提供可靠保障。

3.4凸顯檔案信息化服務層次

圖書館可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，引進大數(shù)據(jù)分析技術。針對現(xiàn)有讀者群體的閱讀喜好、閱讀習慣進行精細化分析。在此基礎上，面向讀者推出各種個性化、人性化、差異化服務舉措，比如利用微信公眾號、短信提醒等方式進行好書推薦，或者發(fā)出圖書歸還提醒、生日提醒等有價值的信息。還可以通過信息化平臺開展在線讀者問卷調(diào)查，不斷加強對讀者群體的了解，推出加強貼心的服務。針對圖書借閱流程、圖書內(nèi)容結構等方面，要進行優(yōu)化，以此來提高圖書館服務層次，更好地滿足讀者需求。

4 結語

在互聯(lián)網(wǎng)時代，圖書館檔案與文件資料管理面臨著許多新要求、新問題與新挑戰(zhàn)。與此同時，也給圖書館發(fā)展帶來很多新機遇。對此，圖書館要基于互聯(lián)網(wǎng)思維，對現(xiàn)有檔案管理模式進行創(chuàng)新，積極開展電子閱覽室、圖書館檔案信息化平臺以及數(shù)據(jù)庫建設，運用云計算等先進手段提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務，從而實現(xiàn)信息資源的高效共享。

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作者簡介：潘瓊（1983—），女，本科，館員，研究方向為圖書資料。