建筑工程資料管理常見問題及規范管理措施探討

項陽 安徽省至澤建設咨詢有限公司

1 前言

目前，我國已經進入到城市化發展的關鍵階段，而在城市建設的過程當中，各種建筑數量在不斷增加，人們對于建筑物也提出了更高的要求，所以建筑行業的競爭越來越激烈。對于企業來說，要想在競爭激烈的市場當中站穩腳跟，需要不斷地提高自身綜合素質能力。對施工過程的各項資料進行管理是提高建筑工程施工質量的主要措施，同時也是對工程進行有效檢查、維護管理使用改建擴建的數據依據。做好建筑工程的資料管理工作，對于整個工程的項目開展都可以產生積極的影響，而且項目工程的資料收集及分析貫穿整個工程建設的方方面面。

2 建筑工程資料包含的內容

2.1 工程施工相關文件

建筑包含許多技術內容，包括設計、原始設計計劃、設計變更、建筑設計、制造報告等，還有施工組織設計、監控系統和詳細規范、正式會議記錄、原始建筑材料、施工圖文檔、半成品采購信息、入口材料實驗記錄、水泥膠砂比測試報告等。實際的設計檢查報告包括房屋的觀察記錄、拖曳和造型變更、施工質量檢查報告、施工安全事故評估報告、后期施工技術總結等。

2.2 竣工圖紙

內建圖面是建筑專案的核心資訊內容，也是相關部門審批和審核的重要基礎。因此，必須管理正確構建圖形中的相關信息。制造圖面的相關資訊包括：一般平面圖、建筑專案的制造圖面、外部飾面圖面、內部和外部飾面圖面、灑水頭和排水系統飾面圖面、電氣工程完工圖面、通風管營造圖面等。

2.3 綜合性文件資料

綜合文件包括：施工設計批準文件、任務計劃、施工前勘測資料、征地、拆遷安置相關資料、設計設計資料、設計圖紙審核表等。招標文件、合同內容、授權文件等。與建筑有關的在接受完成期間備份數據內容和接收結果等。為了便于存儲和檢索，數字表單（如CD-ROM）用于存儲和管理與建筑項目相關的信息。

3 建筑工程資料在建筑工程中存在的意義

（1）施工技術數據主要收集過去有價值的工程圖紙、重要詞語和數據表，這也是施工技術質量采集最真實的意義。施工材料記錄了一些基本信息、隱蔽驗收規程和質量保證，這些是施工過程中最重要的信息。

（2）施工技術數據也是后續管理的重要組成部分。在施工過程中，由于施工環境、施工條件等因素的影響，出現了一系列技術質量問題。因此，收集和保存施工技術數據成為后續工作的重要證據，也是唯一的施工證據。建筑材料不僅可以為其他建筑施工企業提供良好的基礎，而且可以為管道布局提供重要的參考依據。

（3）施工合同技術數據由有關人員根據施工合同文件收集。工程數據是土木工程合同的基礎，能夠全面把握建設項目在施工環節和主要部分的重點，及時反饋。因此，施工技術數據能夠更好地反映施工單位的管理技術。建筑材料的記錄和工程重心的意圖是一樣的，二者都可以展示施工單位的管理技術。

4 建筑工程資料管理常見問題

4.1 工程資料管理人員能力不足

當前，我國許多企業在技術數據分類和收集方面缺乏專業的數據收集和處理能力，未能有效地收集和整理相關企業的建筑原料、工程機械和施工人力資源信息，導致許多企業的信息分類不完善，技術數據信息的關鍵部件和技術指標不足。此外，我國許多企業內部工程項目中管理人員的專業素質不足，企業內部管理部門不重視數據的整理和收集，也不重視相關數據收集人員的技術培訓和專業檢查，導致許多企業施工過程中施工管理數據收集不完整和相關數據丟失的問題。工程項目的管理活動嚴重阻礙了企業的后續施工和相關項目管理工作，甚至延長相關施工項目的竣工時間，導致企業資金緊缺。

4.2 對工程施工技術資料管理的不重視

技術資料的管理對整個建筑工程的施工質量而言，可以產生決定性的作用。但是從目前了解的情況來看，建筑企業在開展建筑工程建設期間，現場管理人員以及基層工作人員對資料管理的內容并不重視，他們將大部分時間和精力放在施工現場的管理上，而不重視施工資料以及施工日志的填寫。

在施工日志未能按要求及時填寫時管理人員就會在工程竣工之后集中補填，但經常會出現漏填及錯填情況。因為在竣工之后，管理人員無法對施工當天遇到的問題記錄及分析，也無法了解當時采取哪些技術革新、什么類型的工藝以及材料解決問題。

4.3 管理手段落后

隨著經濟技術水平的不斷提高，許多企業積極有效地引進先進的數據管理手段和方法，利用先進的技術水平提高企業數據管理的效率。但是，許多企業仍在使用以前的手動數據排序和分類方法，這些方法不僅不能有效提高數據管理能力，而且在管理完成數據方面存在巨大的缺陷和錯誤數據，手動驗證很難發現和顯示這些缺陷和錯誤數據。

5 優化建筑工程資料管理的措施

5.1 加強施工建設過程中的工程技術資料管理

施工建設企業可以依據不同的施工建設項目，制定不同的工程技術資料管理方案，選擇不同的工程技術資料管理人員和管理措施。工程技術資料的編寫也需要安排專業的人員，并且要求這些工程技術資料管理人具備過硬的專業技術知識和業務操作能力，同時也需要積極鼓勵這些工程技術資料管理人員與其他管理部門或者施工建設部門進行交流與溝通，以便及時修改工程技術的相關資料或改變工程技術資料管理的具體措施。

在施工建設開展的過程中，會出現一些工程技術資料管理方面的問題，此時相關的工程技術資料管理人員需要及時、科學、合理地解決出現的一系列問題，并且這些工程技術資料的管理人員要具備較強的反應能力及靈活處理問題的能力。

在施工建設項目即將完工時，工程技術資料的相關管理人員也要及時歸納并整合相關的工程技術資料，同時需要多次重復檢查工程技術資料是否存在遺漏或損壞等情況，并且隨時準備補充工程技術資料相應的內容或調整結構。在施工建設項目完工之后，工程技術資料的管理人員需要匯總工程技術資料的使用與管理情況，及時排查工程技術資料在管理過程中存在的問題，并且做出書面報告或書面總結，以便日后工程技術資料管理工作有證可考。如圖1所示。

圖1 資料整理

5.2 建筑工程檔案的編制應與建設工程實施同步

參與施工檔案工作的相關技術文件和材料，應與施工進度同步形成，項目施工階段應注意提交項目建議書和審批文件、項目可行性研究報告和審批文件及其他材料；在項目土地征用階段，應注意提交規劃和選址申請、建設用地審批文件和其他資料。設計階段應注意地質勘察報告的提交、環境保護等行政部門的審計咨詢意見、施工咨詢意見；在項目實施階段，應注意提交材料投入控制文件、工程計劃、質量控制文件和各種隱蔽驗收文件。

在完成驗收階段，應注意提交規劃、消防和其他審批文件、最終結算文件、技術視聽材料以及封閉型和地下管線。所有歸檔文件的內容應真實、有效、完整和全面，反映項目創建的整個過程。嚴禁事后拖延或補充，始終保持檔案與工程進度的一致性，嚴格執行工程檔案借閱制度，以防檔案丟失或隨意修改。

5.3 建立完善的招標檔案管理規章制度

制度建設，是引導建筑工程招標檔案管理工作朝著有序性發展的前提和基礎。結合當前招標檔案管理工作的混亂局面，應做好以下幾個方面的工作。

其一，有效評價當前關于建筑工程招標檔案管理工作的相關辦法或者制度，思考實際制度建設中存在的問題，在原本制度框架基礎上進行改革，以確保實際招標檔案管理制度與實際情況相吻合。

其二，嘗試以上級行政主管機關與檔案行政機關聯合參與，實現招標檔案管理規范性指導文件的生成，將其作為實際建筑工程招標檔案管理制度設計的基礎，這樣可以提升對應文件的權威性，繼而使得對應單位能夠以更加嚴謹的態度去面對，這也為后續實際規章制度的貫徹執行營造良好的氛圍。

其三，在宏觀制度不斷完善的過程中，還需要注重當前檔案管理辦法的修改，鼓勵招標辦和交易中心能夠協作起來，切實依照對應規章制度，細化實際的招標檔案管理辦法。不同地區實際情況不同，此時就需要設定一個更加靈活的尺度，內部條例的完善性，可以使后續的執行朝著更加有效的方向進展。

5.4 提高工程資料管理人員的專業素質

施工數據管理對整個施工項目管理有很大影響，因此相關工程企業必須重視內部技術數據管理器的培養，通過開展相關信息資源收集方法的培訓，傳授信息知識，提高工程數據管理人員的信息收集和管理能力，從而能夠在實際工程質量過程中不斷積累工作經驗，為后續相關數據收集處理項目提供寶貴的實際管理經驗。

此外，為提高工程信息管理人員的工作能力，相關企業必須加大對工程項目經理人才培養的資本投入，建立完善的企業信息收集中心和科學信息采集處理系統，并在企業內開展一系列信息管理和收集管理培訓，使相關信息管理人員能夠提高信息收集能力，積累自己在工程信息管理和收集過程中的信息處理經驗。雖然建設信息只是建設項目內容的一部分，但卻能對建設項目的質量和經濟效益產生非常明顯的影響，因此科學合理地管理相關信息，促進建設項目過程中信息管理人員的專業能力非常重要。

5.5 工程類影像資料的整理

快速查找影像資料，需要將影像資料整理收集，按照類型進行管理，不同類別上面標注施工名稱、在施工過程中運用到的工藝、流程以及遇到的問題。只有在分類過程中進行詳細的敘述，并且通過文字和照片的形式將當時的施工現場形象還原，才能夠方便后續工作人員尋找到解決問題的方式，借鑒從前的施工經驗，盡可能保障后續的施工質量，減少在施工過程之中出現問題的可能性。對于建筑施工中所發現的問題，應當在出現問題的時候就做好影像收集工作，主要可以運用照片以及短視頻的形式。

需要注意的是，在拍攝影像的過程中需要及時、清晰、連續而完整。盡可能將整個工程的施工特點表現出來。為了保證圖像數據的完整性，在收集和排序技術圖像數據時，應將圖像數據分為打印版本和電子版本兩個部分。

打印的圖像數據，包括設計照片，應該是連續的，數據應該隨時處理和填入文字。需要說明拍攝照片的時間、地點、地點和內容，照片按工作程序的順序排序。打印版本可以是相簿，并儲存在不同的類別中。工程圖像數據的電子版可以滿足工程施工期間的要求。根據施工時間，將創建不同的文件夾并保存這些文檔。

5.6 加強資料管理員的管理意識

在住宅工程建設過程中，資訊管理人員對資訊管理的認識并沒有提高，這是很普遍的。但是，如果相關施工單位希望提高自己的房屋技術信息管理水平，就必須加強管理意識。因此，施工單位不僅要改變傳統的檔案管理方式，還要明確每個施工環節中的技術資料管理責任，以確保文件和資料的完整性和準確性，同時讓圖書管理員能夠收集資料。

相關施工單位可以聘請一些專業人員來培訓數據管理人員，例如文件管理專家，以便他們了解和管理數據管理和相關法律知識，并通過提高數據管理的科學性和準確性加強數據管理，相關建設單位還應與執行專門的數據管理部門聯合，以構建完整的建設項目數據管理系統。施工單位可以設計資料管理工作評估管理者的工作，并透過明確的獎懲系統，提高他們對施工項目資料管理意識。

6 結束語

建筑工程是一項極其系統且龐大的工程，在實際施工的過程當中涉及的施工技術資料比較復雜，它要求工程的各個單位密切配合，加強聯系，才可以保證施工技術資料的完整性。在建筑行業快速發展的背景下，需要給予建筑工程施工技術資料管理足夠的重視，并且通過各種措施使管理過程更加得規范化和科學化。相關技術資料的管理工作人員必須對資料整理的工作認真負責，并且不斷地更新自身的綜合素質能力，使用全新的技術開展一系列的資料管理工作，保證工程的后期維修以及管理具有最可靠的數據依據。