城市綜合開發項目中合同管理工作現狀及應對策略

黃彤萍

（中交四航局第三工程有限公司）

一、前言

在城市綜合開發項目的實際實施過程中，面臨著各種各樣的困難與阻力，其中合同管理工作便顯得尤為重要。合同是劃分權利和義務的重要法律依據，為合同各主體利益提供重要的保障，只要簽訂合同便會在法律層面形成合作關系，合同主體便要嚴格遵循合同條例來履行自己的職責，并以此確保項目的順利開展，為合同各方主體經濟利益提供有力的法律保障。

二、項目背景

廣東省佛山市順德區處于珠江三角洲中部，其面積為806平方公里，北面與廣州比鄰，靠近香港和澳門，是佛山第一個達到縣域經濟3000億的市轄區。順德高新區西部啟動一期城市綜合開發項目主要采取投資人結合EPC的開發模式，其中靜態總投資高達36億，包括前期費用為6億、土地費用為8億、在建工程款為5億、新建工程投資大約15億、運營管理費為2億。其中前期費用部分、土地費用部分以及在建工程款部分都屬于“直接買單”類型的費用，而運營管理費用則是根據實際情況來確認投資。其中該項目合作模式如圖1所示。

圖1 項目合作模式示意圖

項目公司為更好地運營該項目，設置了產業招商部、規劃設計部、建設管理部、合約管理部、運營管理部、財務部、綜合部等7個部門。并針對這七個部門劃分了職責，以便更好實施項目管理工作。其一，產業招商部。該部門的主要職責包括對項目重大節點實施管理；計劃運營管理、實施績效考核；組織管理以及制定各種管理制度，對整個流程體系進行管理；管理項目公司董事會相關事務。其二，規劃設計部。該部門的主要職責包括項目區域的規劃以及優化；管理項目各種報批報建事務、項目設計管理以及設計變更管理等。其三，建設管理部。該部門主要職責包括對項目中重大節點實施管理；對工程質量、工程質量、安全文明施工等方面實施管理以及相應的考核；供應商選擇、供應商管理以及成本管理；檔案管理等。其四，產業招商部。該部門主要職責包括項目定位、產品研究和相關政策法規研究；項目策劃、營銷等對外事務；招商策劃、客商服務等；供應商選擇以及供應商管理。其五，財務部。該部門主要職責包括項目各種預算管理、融資方案制定、落實；會計核算、資金管理、報銷管理、各種稅務管理等。其六，合約管理部。該部門主要職責包括成本管理、預算管理及結算管理；合同管理、相關法務管理；制訂采購計劃、招標管理、供應商管理等。其七，綜合部。該部門主要職責包括人力資源管理、后勤管理、企業文化管理、檔案管理、黨建工作、信息化管理等。

三、項目合同管理工作概況

對于建設工程而言，合同管理是其項目管理的重要組成部分，同時也是項目建設實現其控制目標的有效手段和重要保障，基于此，合同管理需貫穿于工程項目建設的整個過程。在工程項目的整個生命周期中所涉及的合同類型很多，其管理的重點也各不相同，該項目所涉及的主要合同類型包括投資建設合同、EPC總承包合同、工程服務類合同、招商類合同、后勤辦公類合同、施工分包合同、征地拆遷合同、土地出讓類合同等。其一，投資建設合同。投資建設合同的主體是中交城投和四航院聯合體，在此合同中，其管理的重點在于充分理解合同，認真履行合同規定義務，切實維護合同各方權益。其二，EPC總承包合同。EPC總承包合同的主體為項目公司，其管理重點在于依據招標文件中的條款簽訂合同；負責督促總承包單位認真履行合同；嚴格履行合同規定義務。其三，工程服務類合同。工程服務類合同的主體為項目公司，其管理重點在于全面負責合同管理。其四，招商類合同。招商類合同的主體為項目公司，其管理重點在于全面負責合同管理。其五，后勤辦公類合同。后勤辦公類合同的主體為項目公司，其管理重點在于全面負責合同管理。其六，施工分包合同。施工分包合同的主體是EPC總承包部，其管理重點在于明確分包單位合格性；明確分包價格；監督合同履行情況。其七，征地拆遷合同。征地拆遷合同的主體為杏壇鎮土地發展公司，其管理重點在于參與項目合同談判，對合同價格進行審核；支付相關費用。其八，土地出讓類合同。土地出讓類合同的主體為順德區國土城建和水利局，其管理重點在于核實項目土地出讓價格；落實項目土地費回款。此外，如出讓價格比合同約定價格低，則需向甲方提出價差彌補訴求。

在合同管理過程中，還需遵循以下要點：第一，始終堅持合法合規性原則。第二，合同簽訂、合同變更、合同解除都必須嚴格按項目公司《合同管理辦法》規定執行，并且嚴格按照中交城投《權責手冊》規定進行審批。第三，所有經濟類合同須取得甲方認可，確保發生費用可以計入建設成本。第四，對重要合同必須向相關業務部門和管理工作人員進行合同交底，提出合同所有風險點，并實施動態監控。第五，建立相應的考核制度以及信用評價制度，業務管理部門應加大對供應商或服務商的考核力度。第六，分類建立范本合同,采取規范化、標準化的合同管理制度。第七，對合同進行統一管理，管理歸口部門為合約管理部，合約管理部門必須建立管理臺賬和檔案體系。

四、合同管理中所面臨的主要風險

合同管理是工程項目管理體系中的重要環節，不僅覆蓋面非常廣泛，而且個體差異性也十分突出。合同管理作為項目管理中的核心部分，是所有工程項目都必須遵循的執行依據，合同管理會貫穿于整個工程項目的始終，在項目推進過程中，任何一個細小的過程都必須在合同的制約下實施，因此，科學、有效的合同管理可以管控整個工程項目的運行，確保項目的順利實施。此外，對于工程項目而言，加強項目合同管理，認真督促設計方、施工方、監理方等嚴格遵循合同規定履行各自義務，解決各自的糾紛，能夠在規范合同主體行為方面以及促進整改上起到積極的作用。由此可見，合同管理對于整個工程項目而言是極為重要的。但合同管理也是存在風險的，面對各種經濟因素、政治因素、自然因素以及法律環境因素等變化，超出合同規定范圍的各種問題也會不斷涌現，如此不僅導致合同管理任務變得更加繁重，同時還增加了合同管理的風險性。在項目工程的建設過程中，其合同管理所面臨的主要風險主要體現在以下幾方面：

（一）前期風險評估環節以及制定應對方案環節和合同管理出現脫節

在項目工程實際推進過程中，由于會存在一定的地區差異性，這便導致合同雙方產生了一定的分歧，出現不協調的聲音，進而為合同管理帶來一定的安全隱患。因為在前期進行風險評估時與合同管理缺乏有效的銜接，所以在后期開展合同管理工作時勢必會產生各種各樣的阻力，基于此，在合同簽訂之前，必須對所有風險進行充分評估，并將應對方案在合同中得以落實，制訂行之有效應急機制，以便最大程度減少損失，確保工程的順利開展。

（二）合同文本存在缺陷以及文本本身具有的潛在風險

在合同管理中，合同條款是否完整、對合同文本的解釋是否合理是其所面臨的基本問題。一旦產生合同糾紛，合同文本中存在的缺項漏項都會成為雙方扯皮的導火索，其中，有理解爭議的一些條款也會給合同執行埋下糾紛隱患。導致這一現象的主要原因在于合同條款自身存在不完整性、不規范性、模糊性，或者是在前期簽訂合同的時候，各方并沒有完全了解其中的條款規定、相關術語以及各項標準等因素。例如有的合同中出現非常多類似“所有”或者“一切”這樣的字眼，這便使得權利或者義務都被過分擴大解讀；沒有在合同中明確制定支付節點導致支付延誤；劃分違約責任時存在不對等問題使得雙方在執行時相互推卸責任等。所以在制訂合同的時候，文本必須清楚明了、意見統一，嚴防文本自身缺陷，盡可能消除文本中的潛在風險，為合同雙方提供一個公平公正的執行環境。

（三）合同簽訂中存在的風險

不論是合同的簽訂，還是合同的履行，都會存在非常多的不確定因素。其中，在合同談判階段，為規避合同制訂中的各種法律風險，可以從信用等級方面、履約能力方面、合同生效方面以及合同形式方面等入手。在合同簽訂過程中，需以書面形式進行確定，并加蓋公章，不能以口頭約定的方式，否則極易產生違約風險。在合同后續執行過程中，合同任何一方由于商業欺詐、惡意競爭、企業破產等原因，使得合同不能順利履約，也會產生管理風險，所以，簽訂合同之前需對合作方進行全面調查，考察其履約能力、經濟實力以及訴訟證明等，以免遭受不必要的損失。

（四）缺乏索賠意識和反索賠意識

合同管理是工程項目順利開展的重要保障，在合同管理中，工程變更以及相關索賠處理尤為關鍵。如果合同一方出現嚴重違約現象，有時有的企業會礙于各種人情或者沒有制訂有效的索賠方案，使得索賠不及時，進而損害了自身的合法利益；如果合同一方存在惡意索賠的現象，另一方也應積極研究其中的反索賠條款，維護自身的合法利益。所以，在合同管理中，雙方都應提升索賠意識，保障自身合法利益，避免損害項目的正常發展。

五、城市綜合開發項目中合同管理工作存在的主要問題

（一）合同管理在組織結構設置方面不合理

據調研訪談發現現階段該項目的合同管理在組織機構設置方面不合理，其管理流程還存在很大的漏洞，例如盡管按照相關規定設置綜合管理部來負責項目合同方面的管理，但由于未對管理內容和管理責任進行明確劃分，導致工作過程中經常產生責任推諉的現象。此外，該項目的其他部門也存在管理職責不明確的現象，導致資源浪費現象嚴重，而且各部門之間的協同性也比較差。

（二）在合同簽訂方面的管理還不完善

在對該項目進行調研后發現，其在合同簽訂階段的管理也存在一定的漏洞。例如合同內容不夠清晰明確。合同是確保項目順利開展的重要基礎和根本保障。合同需體現出其主體的真實意圖以及各自的利益訴求，不論是雙方的權利還是義務都應該在合同中明確指出，以免產生誤解，出現不必要的糾紛。但在該項目中盡管在合同簽訂前進行了嚴格的審查，卻仍存在內容不清晰明確的問題，如未制定明確的驗收標準、支付方式也比較模糊等，使得在質量驗收過程中產生分歧，極易引發返工以及違約賠償等比較嚴重的后果。

（三）合同信息在歸檔管理方面不完善

合同信息在歸檔方面不夠規范，信息資料存在不完備的問題，未對文件進行整理、細分，因此無法為其合同索賠提供有力的支撐，同時也對賠償金方面、工期方面以及進度方面等指標完成造成了嚴重的影響。信息管理工作的不完善，勢必會對項目后續開展中出現的合同索賠帶來不便與麻煩。

六、城市綜合開發項目中合同管理工作應對策略

（一）優化組織架構，明確職責權限

首先，在合同管理過程中需建立完善的組織架構，可在原有基礎上做出優化調整，制訂清晰明了的職責分工，并建立相應的約束激勵制度，增設專門的合同管理部門，以確保合同管理工作的高效展開。其次，對個體也要明確其組織職責，要做到責任到人、明確責任和分工，只有這樣，才能順利開展合同管理工作。要明確其責任領導，劃分權責，將各方力量進行統籌協調，以此確保合同管理工作的效率。例如，項目經理需承擔主責任，主要負責簽訂總承包合同以及組織項目實施，并牽頭合同論證工作和評審工作，識別合同管理中的各種風險，時刻關注合同變更情況和索賠事項，以便及時做好防范準備。

（二）健全合同簽訂階段管理

合同是劃分權利和義務的重要法律依據，為合同各主體利益提供重要的保障，只要簽訂合同便會在法律層面形成合作關系，合同主體便要嚴格遵循合同條例來履行自己的職責，否則便要承擔違約責任。首先，要對合同標書進行詳細剖析，仔細甄別其中條款，看其是否合理、合法，并對其中的問題進行分類記錄，成立專家小組，研討其中的技術規范以及設計方案，并明確其中存在的技術風險，以此促進項目合同談判活動的順利實施。其次，要明確項目合同具體的簽訂內容。識別合同談判中存在的風險，做好前期調研工作，在談判中既要顯示誠意，也要將所有問題公開提出，確保自身利益，提前準備好預案以及應對措施，掌握談判技巧，把握談判節奏。最后，要加強對合同簽訂方面的評審力度，建立完善的評審流程，通常可按照申報合同-會簽審查-批準審核-蓋章簽字的流程展開。

（三）強化合同信息搜集歸檔管理

在項目實際建設和運營過程中，合同文本是其重要的法律依據。對于城市綜合開發項目而言，其合同管理需掌握科學的管理理念，注重合同文本的相關搜集工作、整理工作、編號工作以及歸檔工作，構建完善的電子化管理系統，為項目的順利開展提供有力的支撐。首先，要健全合同信息的相關搜集制度，盡量將所有信息資料都集中到合同管理部門，并通過各種渠道搜集項目相關案例，為將來可能發生的各種合同索賠案件作好充分的準備。其次，要強化項目證言指令方面的信息搜集，以此規避由此產生的項目風險。最后，要對項目書證方面的信息進行搜集，其搜集范圍主要包括與之相關的各類函件、各種簽字單據和發票單據、項目是施工現場的詳細記錄、各種會議記錄和有關媒體信息等。

七、結語

在城市綜合開發項目實際實施過程中，合同管理至關重要，貫穿于項目全過程，在合同簽訂環節就需注重其內容的合理性和規范性，明確規定項目管理的每一個環節，并確保合同雙方利益的均衡性，以此保障合同的公正性和公平性，促進工程項目的有序推進。