新時期勞動就業檔案管理存在的問題研究

陳楓

（內蒙古自治區赤峰市喀喇沁旗就業服務中心，內蒙古 赤峰 024400）

前言：勞動就業檔案作為勞動保障檔案重要部分，在社會勞動力就業率以及就業服務工作中有著關鍵性價值。據國家統計局公布的結果：截至2021年，我國就業人數高達7.7603 億人，且技能勞動者占比25%。面對如此龐大的就業規模，社會保障部門應加強就業檔案管理，以此給予針對性就業指導服務，符合介紹就業方式的實施要求，為更多勞動者打造有利的就業服務條件，提高就業成功率。

一、新時期勞動就業檔案管理的作用

（一）實現檔案高效管理目標

勞動就業檔案中記載的信息多以勞動者從業經歷、工作成果為主。對于此部分具備參考價值的歷史記錄，若能在新時期實施強化管理，有利于提高管理效率。往日對于勞動者的關注點在于繳納失業保險，而對于從業者就業期間產生的文本數據未進行充分整理。而處于新時代背景下，應用檔案管理系統，與傳統意義上的管理方法比較，整體工作效率得以提高。對于就業者而言，他們的檔案信息能夠真正應用在就業市場中，無論從管理流程還是管理方法上，都更加簡明，最終保證就業檔案管理工作達成高效管理目標。

（二）提高勞動力就業成功率

我國勞動者就業方法主要有部門介紹、組織介紹、高校介紹。隨著我國經濟水平的飛速發展，其就業人數有所提高。其中2010 年就業人數僅有700萬人，而在2020 年城鎮新增就業人數為1186 萬人，城鎮登記失業率4.24%。就業服務中心作為影響我國從業者就業率的重要部門，若能積極轉變就業檔案管理模式，能夠提高就業檔案的利用率，促使在依據就業者技能、特長為其提供就業指導服務時，其成功率將得到大幅度提高。因此，就業檔案管理工作是推動勞動力成功就業的核心基礎。

（三）培育勞動者法律意識

在新時期下開展的就業檔案管理工作，能夠進一步擴大勞動法規的宣傳范圍，由此保證從業人員在就業期間能夠切實得到安全保障，而且在經濟層面上也能學會借助法律手段保障個人權益。另外，就業服務中心工作人員也能充分結合勞動者特點，為其帶來完善的就業指導服務，使之順利獲得就業培訓機會，協調就業者與用人單位關系基礎上，也能激發勞動者的法律意識，以免出現人才流失問題，造成勞動市場缺乏就業活力。隨著勞動者法律意識的增強，在自身處理就業難題時，也能依靠仲裁部門、就業服務部門的力量妥善處置就業環節的種種問題，促使就業檔案管理工作取得更卓越的成果[1]。

二、新時期勞動就業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

新時期背景下，勞動就業檔案管理工作亦有些許待改進的問題。其中較為常見的是就業檔案管理制度不夠完善，特別是在檔案管理系統逐步推進階段，傳統管理制度缺乏適用性。在一改往日勞動就業承包制度后，勞動部門介紹就業已然成為當前勞動者就業主導方向。一方面，在當前執行的就業檔案管理制度中，對于新系統以及新方法提出的制約要求未給予充分保障。另一方面，制度缺乏與時俱進性，未能及時跟隨著就業服務中心的改革舉措做出調整，長此以往勢必削弱制度的權威性。此時，應及時對照就業服務中心的工作流程不斷優化制度內容。

（二）管理方法不先進

在就業檔案管理過程中，仍有許多部門以人工管理模式為主。而隨著我國逐步進入信息化時代，傳統管理方法顯然不夠先進。若一味依賴傳統管理方法，將加大管理難度。同時，對于就業服務中心的工作人員而言，也會在檔案數量不斷增加時承擔更繁重的工作量，既會影響工作效率，又會加大工作量，從而導致管理風險有所變化。就業者在此環境下也不易得到優質服務。所以，應當根據時代發展進程，及時創新管理方法，保證勞動就業檔案獲得全方位管理。

（三）檔案管理隨意化

在就業檔案管理階段，檔案管理工作存在過于隨意的問題。它的隨意性主要體現在兩個部分：第一，重視度不大。就業檔案管理工作常在就業服務中心中缺少高關注度，源于部門領導未能意識到勞動就業檔案的重要性，甚至未在勞動者與用人單位之間發揮出檔案效用，導致檔案成為無用資料，不但不利于勞動者獲得可靠的就業保障服務，而且還會對我國勞動力整體就業率的上升產生抑制效果；第二，業務水平不高。就業服務中心人員在日常管理事項上未能表現出崗位優勢，并且存在一人多職現象，促使工作人員無法合理分配精力用在檔案管理事務上。隨著檔案工作流程的繁瑣性，就業檔案管理工作也將無法形成規范性標準。

（四）管理環境待優化

對于保管在就業服務中心檔案室的勞動就業檔案，在其管理環境上仍有待優化。考慮到檔案數量的增加，檔案室的保存空間有限，部分紙質版檔案會隨著積壓而出現局部破損問題，而且更易增加霉變風險。紙質版檔案資料的不完整更容易影響就業服務指導以及就業培訓工作進度。此外，檔案室內用于處理檔案整理歸檔事宜的管理設備也存在配置不足等不良情況，這樣必然會削弱檔案管理效果[2]。

鑒于此，面對新時期勞動就業檔案管理工作中的多項不足之處，應立足于管理現狀及時予以優化，以便改進后就業服務中心的服務質量得以提升，勞動就業檔案也將擁有更高的利用率，為我國就業者帶來可靠的就業服務保障。

三、針對新時期勞動就業檔案管理問題提出的改進對策

（一）健全就業檔案管理制度

基于新時期背景，勞動就業檔案管理工作中應當先行在管理制度上做出相應的改進，便于為工作人員指明創新方向，也能就此保證勞動就業檔案處于良好的保障環境下。對于管理制度，它既能夠制約工作人員的管理行為，又能在約束條件下，增加檔案管理過程的規范性。因此，應充分結合當前就業檔案管理問題，對現下執行的管理制度內容展開優化。

首先，相關人員應當明確工作重心。管理者對于勞動就業檔案除了需要承擔歸檔分類責任外，還需要對其進行整理利用，聯合用人市場主體，切實做好檔案轉接工作，而且還需參照制度中的具體要求履行工作職責。

例如某部門在專門出具了詳細的檔案管理制度，其中規定檔案管理者在出現工作調動時，應當先行完成移交手續辦理任務后，才能離崗，并且對于檔案保管職責的歸屬與追責問題，也在制度中給出了規定，即保管不當者引起檔案丟失損毀后果，需依照檔案法追責。至于檔案登記工作，相關人員也要實現檔案室目錄同檔案清單的一致性。無論是檔案銷毀還是保管，都要嚴格執行管理制度。因此，在檔案管理制度中要想進行改進，應從制度條例上實施細致化規定。

其次，在檔案管理制度中還需標明工作時間以及借閱要求。就業檔案中涵蓋著就業者全面的就業信息。一旦外泄將對就業者帶來一定損失，使其無法正當獲得就業保障服務。所以，就業檔案管理也要在有限時間內完成管理任務，以免因管理時效性，導致就業檔案管理無法表現出應用優勢。如在檔案管理制度中規定檔案管理業務需在年底前予以完成，且對于檔案登記信息的整理，需注重清晰化，不可直接無類別存放。對于借閱者，需獲得上級許可后，憑借借閱憑證獲得查閱權限。就業檔案管理制度本身需要充當制約依據，杜絕檔案管理工作中的違規操作行為。

最后，檔案管理制度中提出的多項規定，應保持與時俱進特性。特別是在多數就業服務中心等有關部門應用檔案管理信息系統后，管理者還需從制度內容上新增條例，以此應對管理系統實操環節的各種風險。好比某單位以Powerbuilder 工具開發管理軟件，依托C/S 模式，對檔案管理工作中的城鎮勞動力檔案、流動勞動力檔案進行便捷化管理。于制度規定中要求系統維修以及系統管理職責應由專人負責。對于惡意破壞檔案管理軟硬件設施者，需追究具體責任，更要設定系統檢修時間，保證在全面的檔案管理制度中，勞動就業檔案管理工作可以符合新時期管理要求，為遞增的檔案數量創造有利的管理條件。隨著檔案管理制度內容的日益細化與更新型的體現，勞動者檔案資料在就業市場中也將實現高效利用。

（二）推行數字化管理模式

由于就業服務中心中除了涉及勞動就業檔案外，還包含勞動合同檔案以及養老保險檔案，這就導致工作人員在檔案管理工作中面臨較大的管理壓力。此時，若能積極創新管理方法，以數字化管理模式，既能提升檔案管理便捷性，而且還能適當消除人工管理模式下的不良影響，增加檔案管理正確度。結合數字化檔案管理模式的實踐經驗，數字化檔案管理本身具備交互性特征，可以借助大數據技術、磁盤技術以及軟件技術，為管理者與管理系統之間建立交互關系。管理者僅需在檔案信息管理系統界面上輸入指令，就能夠快速完成管理任務。尤其對于后期檔案資料的補充、轉接以及查閱環節，能夠帶來更周到的保障服務。此外，數字化管理模式與傳統管理模式比較，無論是存儲空間，還是檔案資料類型上，都有著一定的優勢。管理者在應用數字化管理模式時，可憑借管理系統，實現音頻、影像以及圖片等多樣檔案信息的安全管理，而且可以對其進行加密處理，防止加密檔案被竊取或損毀，影響檔案管理工作效果。

在數字化管理模式實踐操作階段，它要求管理者從市面上購入先進的管理系統，而后同檔案管理事項建立互通關系，保證每個管理步驟都能進行數字化轉型，從淺層管理方向實現深層次管理的遞進。常見的數字管理檔案系統有萬能管理軟件、超易軟件、會博通檔案管理軟件等。管理者在應用數字化管理檔案選用管理軟件時，還應當從軟件功能上，判斷軟件與勞動就業檔案管理工作的匹配度[3]。

以會博通檔案管理軟件為例，此軟件具備實踐價值，它能夠實現紙質版檔案的電子掃描，快速將文字檔案信息納入系統中，以文件進行保存。同時，此軟件還可以同就業服務中心的自動化辦公軟件達成無縫集成關系，在接口連接中可以實現就業檔案信息的自動化整理，甚至能夠自動生成檔案清單表格，保證管理者清晰掌握檔案名目及其時間，防止因集成化管理，促使就業檔案無法運用在招聘市場中。同時，此款軟件還具備安全管理功能，它可以對管理者身份以及查閱者身份做出精準識別，而后分析用戶是否具有操作權限，對于就業檔案的查閱以及利用具備促進作用。于檔案存放管理過程中，可建立虛擬庫房，以不同排列形式對檔案進行定位，從而指引管理者立即準確掌握紙質版檔案存儲方位，在電子檔案與紙質版檔案兩者間建立了互動關系。對此，管理者若能隨時根據信息技術的特征，對當前采用的管理模式予以創新，可以避免因管理方法落后等問題，促使我國勞動就業檔案處于不規范的管理狀態下。數字化管理模式是優化管理成效的重要途徑。

（三）增加檔案管理重視度

新時期對勞動就業檔案的重視度，也將直接影響管理水平。要想提高管理者及其部門負責人對檔案管理工作的關注度，應從管理思維與管理技能上予以強化。

于管理思維上，可以先行轉變管理者對勞動就業檔案管理工作理念，只有從思想層面上有所突破，才能促進檔案管理工作的良性運作。在創新勞動就業檔案管理工作機制的過程中，還可以通過思政教育活動，促使管理者能夠體會到數字化管理模式以及新制度的現實意義。好比可以引導檔案管理者參與就業指導服務與就業培訓服務項目，在加深對就業勞動服務工作內容的理解后，才能領會到檔案對就業率的提高與勞動者就業問題的處理產生的深遠影響，自此從實際感知期間，轉變固有工作觀念[4]。

于管理技能上，就業服務中心領導可以定期組織管理者參加職業培訓活動，以便在提高業務水平的基礎上，快速完成就業檔案管理轉型任務。在職業培訓中要求管理者深刻掌握信息管理系統操作技巧，而且還要利用績效考核方式，督促管理者自覺履行業務培訓職責。

以某就業服務中心的工作成果為例，在檔案管理培訓中，專門引進了“第三方績效評估”模式，對管理者的工作表現進行評估，而后從中選出優秀人員作為重點培養對象，將其列為典型，引領其他從業人員學習其工作態度，確保經過培訓后，就業檔案管理者能夠對自身工作產生更高的重視度。隨著重視度的提高，勞動就業檔案管理工作，也將在未來檔案利用等部分發揮出顯著效用，確保就業者在就業服務中心人員輔助下成功就業，以此妥善處理就業難問題[5]。

（四）完善就業檔案管理設施

勞動就業檔案管理工作還需要從完善管理設施進行密切關注。實際上，無論是傳統管理模式還是數字化管理，都要求檔案室具有完善的設施條件。此處提及的設施多指的是硬件設施。由于在檔案管理階段需要針對紙質版檔案實施編錄、保存，而且對于電子檔案還要針對建檔者、建檔單位以及時間、數量、時限的信息進行匯總，依照此標準管理好就業檔案。因此，如若檔案室缺乏計算機設備、局域網設施，很難推進數字化管理改革進程，甚至在檔案信息共享上也會遇到阻力。面對勞動就業檔案的管理要求，相關部門應及時安排人力采購硬件設施，而且還需要設立專項基金，用于支持檔案管理工作，防止在設施采購環節缺少資金保障，無法順利購進基礎上設施。為了創造最有利的檔案管理條件，在資金充足且設施配置齊全的前提下，還需要實現人力充足。特別是在畢業季或者市場經濟波動大的情況下，勞動就業檔案更要表現出實際價值，指引城鎮勞動者以及農民工獲取專業的就業指導。就業檔案作為勞動者的信息證明，在用人單位開展招聘會或者發布招聘公告時，就業服務中心人員可以及時調閱檔案，為用人單位找到匹配的員工，促使勞動者借助檔案獲得心儀崗位。

結論：綜上所述，勞動就業檔案管理工作的優化改進，是目前就業服務中心主要的發展方向。為了進一步提高我國的就業程度，應從管理制度、數字化管理模式、檔案管理重視度、就業檔案管理設施等方面著手，便于優化就業檔案管理環境，為檔案信息的高效管理給予保障，由此滿足我國勞動者就業服務需求，促進我國經濟水平的穩步提高，加強現代化建設，改善民生問題。