轉(zhuǎn)變會議模式加速數(shù)字化進程

姜南

近年來，受持續(xù)的疫情影響，MICE行業(yè)也迎來一系列新的變化。會議活動面臨延期、取消或移址，會議方案變得更為靈活，會議模式更加多元化。

增加完備的疫情防控方案

中旅國際會議展覽有限公司總經(jīng)理助理任晶晶在采訪中表示，疫情之后，主辦方或PCO在策劃MICE方案時，需要考慮增加疫情防控方案，包括各地防疫政策、取消條款、疫情預(yù)案、會議舉辦地突發(fā)疫情管理方案和第一時間疏散與會人員等內(nèi)容。

她舉例補充道，因防疫要求，與會者參會及用餐需間隔就座，在咨詢會議場地和餐廳規(guī)模時，也要考慮這些要求，尋找更合適的場地；會議期間常備消毒用品，簽到臺會提前準(zhǔn)備消毒濕巾和帶客戶LOGO的口罩等，做好防疫工作的同時也起到了品牌宣傳的作用；會場等公共區(qū)域提前做好消毒工作，會議車輛服務(wù)前與服務(wù)后須及時消毒，服務(wù)人員要求疫苗接種證明及核酸陰性證明，大型會議提前聯(lián)系各地核酸機構(gòu)進行上門核酸服務(wù)等。

擁抱數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享

任晶晶坦言，2020年以來，新冠疫情打破了會展行業(yè)的平靜，行業(yè)類會議持續(xù)受到疫情影響，行業(yè)城市會議的辦會模式也發(fā)生了巨大變化。國內(nèi)會議受與會人數(shù)限制，規(guī)模縮小，會議舉辦數(shù)量在疫情平穩(wěn)期激增，會議舉辦模式也由單一城市舉辦轉(zhuǎn)向多地聯(lián)動，線下線上相結(jié)合，而國際業(yè)務(wù)出現(xiàn)了暫緩擱置的現(xiàn)象。在此背景下，中旅會展依舊憑借專業(yè)品牌以及在行業(yè)內(nèi)積累的口碑和信任，承接了境外參展項目等境外會議。她說，“我們一直對國際業(yè)務(wù)恢復(fù)充滿信心，并以卓越的業(yè)務(wù)能力為國際業(yè)務(wù)恢復(fù)做好準(zhǔn)備。”

“為更好服務(wù)外部客戶，除了要做好傳統(tǒng)的接待服務(wù)，中旅會展也堅定了數(shù)字化改革的決心。”任晶晶說道。

她表示，疫情期間，中旅會展結(jié)合傳統(tǒng)操作優(yōu)勢，打造CMMS會議管理系統(tǒng)，建設(shè)配套的資源中心，業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線后，可實現(xiàn)線上報價及結(jié)算，線上審單，增強合規(guī)透明度。資源采購方面，中旅會展CMMS會議系統(tǒng)可實現(xiàn)線上資源采購，進行無紙化辦公，打造綠色會議，為可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。同時中旅會展也在加速數(shù)據(jù)化、信息化進程，維護現(xiàn)有市場，提升服務(wù)能力、拓展更多業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

在開發(fā)會議管理系統(tǒng)的同時，中旅會展作為中旅旅行所屬全資子公司，依托中國旅游集團和中旅旅行內(nèi)部資源優(yōu)勢，打造CMN網(wǎng)絡(luò)成員體系，搭建可覆蓋全國的會議服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，滿足企業(yè)客戶城市會議類的需求，實現(xiàn)MICE的資源共享。

線上結(jié)合線下，降低成本

講到線上會議活動預(yù)案，任晶晶說道，疫情常態(tài)化下，線上結(jié)合線下的辦會形式越來越受主辦方青睞。在受邀嘉賓生活的省會城市集中舉辦小型線下會議，通過多地連線的方式，進行線上的交流溝通，既可以讓部分人員在減少流動的前提下實現(xiàn)面對面交流，也減少了交通成本，實現(xiàn)節(jié)能減排。從整體預(yù)算方面來看，由于規(guī)模的縮減，單個會場的成本會下降。人員跨省間的流動減少，從而降低了大交通的成本。

延期或改變舉辦地視具體情況而定

任晶晶認(rèn)為，面對突發(fā)疫情，主辦方選擇延期還是改變舉辦地，這兩種情況都可能出現(xiàn)，主要根據(jù)各地防疫政策以及主辦方活動安排需要視情況而定。如果時間檔期不能更改，且原舉辦地取消條件寬松，則選擇改變舉辦地的可能性較大，而當(dāng)原舉辦地取消條件較苛刻，且多地散發(fā)疫情，則主辦方會選擇延期舉辦會議或者改為線上會議。

談及會議延期或取消對參會、參展嘉賓帶來的影響，任晶晶表示，會議延期或取消會對參會、參展嘉賓帶來一定影響，但從防疫需要出發(fā)，參會、參展嘉賓會比較理解和配合。在會議活動開始前，應(yīng)協(xié)同主辦方提前與參會代表溝通與會要求、防疫政策，如遇參會代表所在城市突發(fā)疫情，則第一時間做出預(yù)案，改為線上參會或從其他城市邀請嘉賓。