會(huì)議應(yīng)急策劃，往往在細(xì)節(jié)之處“見真章”

遲倩穎

疫情常態(tài)化下，為了確保大會(huì)的順利進(jìn)行，保證與會(huì)人員的正常出席，杜絕一些突發(fā)狀況的發(fā)生，許多企業(yè)會(huì)選擇提前制定應(yīng)急處理預(yù)案。近日，本刊記者采訪到三亞捷程智遠(yuǎn)商務(wù)會(huì)展有限公司總經(jīng)理程紹玲，她在介紹大型會(huì)議策劃方案時(shí)，認(rèn)為應(yīng)該從細(xì)節(jié)出發(fā)，著重做好防疫防控措施，提升辦會(huì)期間的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

打破常規(guī) 預(yù)案需有側(cè)重點(diǎn)

據(jù)程紹玲介紹，當(dāng)下大型會(huì)議能否舉辦，首要考慮的是當(dāng)下疫情防控的要求。“以我們所在城市為例，對(duì)于三亞地域性比較強(qiáng)的會(huì)展公司來(lái)說(shuō)，疫情拐點(diǎn)風(fēng)向標(biāo)只能參考北上廣一線城市的疫情防控情況要求以及社會(huì)面清零狀況來(lái)判斷。”她補(bǔ)充道。程紹玲認(rèn)為，線下場(chǎng)地規(guī)劃、方案的可執(zhí)行性、人員流動(dòng)數(shù)據(jù)跟蹤等是需要重點(diǎn)考慮的要素。她接著說(shuō)：“同時(shí)我們應(yīng)該打開一個(gè)新的思路，那就是常規(guī)線下活動(dòng)在疫情下存在許多風(fēng)險(xiǎn)，因此需要在活動(dòng)規(guī)模和形式上有變革的思維，例如可以‘重線上，輕線下’，來(lái)提前做好預(yù)案以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。”

提升主辦方有效預(yù)防和及時(shí)控制的能力

程紹玲稱，舉辦會(huì)議遇到突發(fā)事件對(duì)主辦方來(lái)說(shuō)是最大的挑戰(zhàn)，而保證自身具備有效預(yù)防和及時(shí)控制的能力十分必要。需要考慮的因素包括：制定預(yù)案的適用范圍；確定會(huì)議期間的工作原則；組建應(yīng)急組織體系及職責(zé)，確保會(huì)議管理系統(tǒng)的適用以及穩(wěn)定性，規(guī)格較高的會(huì)議可以考慮定制專屬會(huì)議系統(tǒng)。總體預(yù)算也是需要控制的，可根據(jù)需求有所浮動(dòng)。“對(duì)于預(yù)案執(zhí)行的后期處置能力，也往往考驗(yàn)著主辦方，例如是否能安撫參會(huì)人員的情緒和降低其利益損害，遇到不能解決的突發(fā)狀況，有沒有渠道尋求幫助，有沒有正面的報(bào)道來(lái)鼓舞人心等等。”程紹玲解釋道。

延期也是預(yù)案的一部分

據(jù)程紹玲介紹，目前因?yàn)橐咔榛蚱渌话l(fā)事件而無(wú)法舉辦的會(huì)議，大多數(shù)主辦方或PCO還是傾向選擇延期，更改舉辦地的情況不多。因?yàn)橹鬓k方在前期選取舉辦地是經(jīng)過多重因素考量，所以多半選擇延期待疫情平穩(wěn)后重新謀劃。會(huì)議延期或取消對(duì)參會(huì)、參展嘉賓帶來(lái)影響是必然的，關(guān)鍵在于如何做好與參會(huì)、參展嘉賓的溝通與維護(hù)工作。“因疫情影響大家還都比較能夠理解，畢竟疫情截止到目前已經(jīng)將近3年了，各行各業(yè)對(duì)疫情帶來(lái)的影響都能很客觀的看待和應(yīng)對(duì)。”程紹玲接著說(shuō)，“相較于更換舉辦場(chǎng)地會(huì)帶來(lái)更多的突發(fā)狀況，會(huì)議延期舉辦也是疫情常態(tài)化下一種最常見的預(yù)案策劃，因?yàn)橹鬓k方在對(duì)一場(chǎng)會(huì)議是否帶來(lái)交易收益不太可控的情況下，會(huì)為了保證會(huì)議品牌的延續(xù)性，和會(huì)議舉辦場(chǎng)地長(zhǎng)久合作的效益，以及企業(yè)的影響力而堅(jiān)持。”