大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館的建設路徑

錢艷

隨著國民經(jīng)濟不斷增長，科學技術(shù)不斷創(chuàng)新，中國數(shù)字化產(chǎn)業(yè)建設發(fā)展水平得到顯著提升。數(shù)字技術(shù)應用作為現(xiàn)代高校數(shù)字檔案館建設運營管理的重中之重，直接關系到檔案館建設管理的質(zhì)量，關系到能否為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)多元服務。因此，高校要高度重視數(shù)字檔案資源建設，積極組建優(yōu)秀的數(shù)字檔案信息化管理人才隊伍，以此推動高校數(shù)字檔案館建設穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。高校要主動樹立先進的數(shù)字檔案館建設管理理念，敢于打破傳統(tǒng)高校檔案館建設管理模式的弊端，結(jié)合檔案館發(fā)展情況與市場發(fā)展要求，合理引進各項數(shù)字化、信息化技術(shù)，創(chuàng)新完善數(shù)字檔案館運營管理內(nèi)容與方式，強化數(shù)字檔案館建設管理人員的專業(yè)培訓，促使他們能夠履行好自身的崗位職責，全面提升數(shù)字檔案館的整體建設水平。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館建設的重要意義

（一）實現(xiàn)檔案館信息資源數(shù)字化與集成化

傳統(tǒng)高校檔案館的館藏資源屬于實體檔案資源，信息數(shù)據(jù)類型較為單一，難以滿足廣大師生對多元檔案資源的使用需求。通過加強建設數(shù)字檔案館，則能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案館的實體檔案資源有效轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案資源，其包含文本、圖片、視頻等不同類型信息數(shù)據(jù)，并且可以在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)及數(shù)字掃描技術(shù)應用下，完成對海量數(shù)據(jù)信息的集成合并，構(gòu)成完善的數(shù)字化信息資源庫。數(shù)字化檔案館的建立能夠為師生提供多元的信息數(shù)據(jù)服務，大大提升師生對各項資源的檢索和使用效率，促進教學活動順利開展。

（二）實現(xiàn)檔案館運營管理工作自動化

在傳統(tǒng)高校檔案館運營管理工作中，檔案管理人員需要參與眾多的工作環(huán)節(jié)，主要包括檔案資源收集整理、鑒定分析、安全儲存管理利用等，這樣不僅需要投入大量的人力資源與財力資源，還無法保障檔案館運營管理工作的質(zhì)量和效率。通過加強現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館建設工作，合理規(guī)范使用先進的數(shù)字化、信息化技術(shù)，能夠簡化高校檔案管理業(yè)務流程，減輕檔案管理人員的工作任務量，大大提升檔案管理水平。此外，數(shù)字檔案館建設還可以實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案信息資源收集整理、業(yè)務運作及信息存儲管理等工作高度自動化，高校無須投入大量的人力資源，可以節(jié)省更多人工成本。同時，檔案管理人員還可以抽出更多時間與精力集中在提升自我專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)上，為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

（三）由被動服務轉(zhuǎn)為主動服務

高校數(shù)字檔案館建設管理需堅持以用戶為中心的服務理念。在信息化技術(shù)應用輔助下，高校檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)與每個用戶的實時互動交流，及時掌握了解用戶的各項反饋意見和想法，從而有針對性地改進檔案館服務內(nèi)容與形式，從傳統(tǒng)被動服務轉(zhuǎn)換為主動提供個性化服務。此外，檔案館用戶也可以基于移動設備登錄學校數(shù)字檔案館網(wǎng)站，根據(jù)自身的需求瀏覽獲取對應的信息資源。數(shù)字檔案館建設下的用戶不再受時間與空間的限制，可以隨時隨地獲取檔案信息，從而大大提高學習工作效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館資源建設工作要點

高校領導與檔案館管理人員要充分認識到豐富完善的數(shù)字檔案資源是數(shù)字檔案館的立身之本，同時也是高校順利開展數(shù)字檔案館建設管理工作的核心目標。基于大數(shù)據(jù)時代背景下，高校數(shù)字檔案館的資源建設工作可以分為以下幾方面內(nèi)容。

（一）館藏檔案分批分量的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

高校檔案管理人員在針對館藏檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作時，要了解不同檔案的實際保管儲存價值，并結(jié)合館藏規(guī)模情況、服務對象等，合理選擇那些值得長期安全保存的檔案展開數(shù)字化操作，這樣一方面可以節(jié)省更多的成本，另一方面可以減輕管理者的工作任務量。高校檔案管理人員需要采取分批分量的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式，優(yōu)先選擇具有一定特色的檔案展開規(guī)范數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作，確保能夠為用戶提供個性化的特色服務。此外，對于那些非涉密、已經(jīng)開放需求量大的檔案文獻，也需要進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作，以此滿足用戶的檔案資料提取使用需求。

（二）電子文件信息資源的收集歸檔

高校檔案管理人員需要對那些歸檔的電子文件信息資源展開深入全面的調(diào)查了解，同時第一時間制定相關對應的電子文件管理措施，避免出現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的重復操作。高校要想確保具有一定價值的完善數(shù)字檔案資源被收入館藏，必須在數(shù)字檔案館建設初期，嚴格按照相關模塊功能要求，清晰明確檔案館的電子文件信息接收標準、范圍及方法，同時確定好電子文件的具體移交方式與時限，這樣有利于提升高校數(shù)字檔案信息收集歸檔的有效性與完整性。高校行政服務電子文件在線歸檔轉(zhuǎn)移至平臺，確保能夠及時歸檔至檔案館，方便用戶及時提取到有用的個人檔案信息。

（三）數(shù)字檔案登記備份體系的構(gòu)建

高校在數(shù)字檔案館建設工作中，還需高度重視數(shù)字檔案登記備份體系構(gòu)建工作。由于高校檔案登記備份工作會接收到海量的檔案信息，并涉及申請、審核、儲存等一系列操作，為了提高數(shù)字檔案登記備份工作效率，就必須構(gòu)建出一個先進完善的系統(tǒng)平臺。在數(shù)字檔案登記備份方式上，高校檔案管理人員需要結(jié)合不同格式類型的數(shù)據(jù)信息，合理采用相對應的備份方式，比如常見的全備份、在線與離線備份及聯(lián)機與脫機備份等。為了有效提高數(shù)字檔案信息備份過程的安全可靠性，數(shù)字檔案管理人員還需注重規(guī)范使用安全保密技術(shù)，通過采用賬號密碼方式設置不同檔案工作人員的權(quán)限，充分保障檔案的安全性與完整性。

（四）網(wǎng)絡安全保護措施的制定實施

為了保障高校數(shù)字檔案資源能夠得到長期安全使用，需要強化網(wǎng)絡安全保護工作，科學高效地從檔案管理網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)、制度及系統(tǒng)方面入手，使那些具有價值的數(shù)字檔案資源能夠得到完整妥善保存，大大提升檔案信息的安全管理水平。比如，高校在數(shù)字檔案管理界面的登錄優(yōu)化設計工作上，可以通過合理設置登錄名+密碼的方式，對數(shù)字檔案館的登錄用戶進行安全限制保護。由于高校涉及的管理部門較多，在對各項檔案資源的調(diào)取使用上，數(shù)字檔案管理人員需要根據(jù)不同部門工作性質(zhì)特點，清晰明確不同部門員工的登錄使用權(quán)限，使不同用戶只能看到自身權(quán)限內(nèi)的檔案資料信息，杜絕出現(xiàn)用戶輕易更改或者刪除重要檔案信息資料的情況。除此之外，高校還可以通過控制網(wǎng)絡接口方式，有效限制網(wǎng)絡不法分子的入侵，充分保障高校數(shù)字檔案信息管理的安全可靠性。在數(shù)字檔案館網(wǎng)站系統(tǒng)管理上，高校需要安排專業(yè)技術(shù)人員負責日常運維工作，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行中可能存在的安全隱患問題，從而及時采取解決措施，提升系統(tǒng)的安全運行水平。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校數(shù)字檔案館建設路徑

（一）數(shù)字檔案信息安全性建設

高校實行檔案數(shù)字化建設管理后，需要高度重視各項檔案信息的安全傳遞與儲存管理工作，確保能夠切實維護好每個用戶的合法利益，杜絕高校數(shù)字檔案館具有價值的檔案資源信息被不法分子所盜取利用或者破壞。對此，首先，高校在數(shù)字檔案信息安全性建設過程中，要健全數(shù)字檔案安全管理工作制度，督促每個數(shù)字檔案管理人員嚴格按照檔案館規(guī)章制度規(guī)范操作，避免由于人工操作因素影響到檔案信息的安全管理水平。其次，高校要邀請數(shù)字檔案領域的專家、學者到校進行座談交流，向檔案管理人員分享最新的安全管理技術(shù)與方法，不斷提高他們的業(yè)務能力和素質(zhì)，促使他們能夠充分發(fā)揮出當前市面上主流安全防范技術(shù)的作用，全面提升數(shù)字檔案信息的安全控制管理水平。如圖所示，為高校電子檔案歸檔的安全防護工作，其采用身份認證技術(shù)，只有具備一定權(quán)限的工作人員才能進行檔案的蓋章簽字歸檔操作，杜絕無關人員操作，威脅到用戶檔案資料的安全保密性。最后，高校還需針對數(shù)字檔案館建設工作構(gòu)建出一個具有高度安全性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，安排專業(yè)安全技術(shù)人員進行系統(tǒng)安全維護管理，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，降低其遭受來自外界不法分子的網(wǎng)絡攻擊，同時防止出現(xiàn)各種漏洞、系統(tǒng)崩潰等安全運行問題，造成數(shù)字檔案館內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的損壞或者丟失。

（二）庫存檔案數(shù)字化建設

由于高校檔案數(shù)量較為龐大，如果要對全部的檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作，將會大大增加檔案管理人員的工作量和負擔，造成大量人力資源與物力資源的浪費。對此，高校必須科學合理地開展庫存檔案數(shù)字化建設管理工作。首先，高校在數(shù)字檔案館建設過程中，要制定可行的數(shù)字檔案優(yōu)化方案，檔案管理人員需結(jié)合當前高校數(shù)字檔案館建設情況、檔案所述年代、使用頻率、使用價值及保管期限等，優(yōu)化改進庫存檔案的設計執(zhí)行方案，并督促相關工作人員嚴格按照方案對庫存檔案展開數(shù)字化操作處理，確保能夠全面細致地處理好檔案資源信息的數(shù)字化操作。其次，高校數(shù)字檔案管理人員還需綜合考慮檔案過渡轉(zhuǎn)型時期、未來數(shù)字檔案發(fā)展趨勢等不同要求，根據(jù)檔案的實際類型，制定相對應的優(yōu)化標準，充分保障高校檔案數(shù)字化工作的合理性、規(guī)范性、科學性。比如，針對那些不適合數(shù)字化檔案管理方法的檔案，檔案管理人員可以不對其進行數(shù)字化操作，等到檔案管理數(shù)字化技術(shù)條件成熟完善后再進行安排處理。最后，針對檔案著錄中應注意的各項問題、數(shù)字掃描后的處理方法和掃描的分辨率等內(nèi)容都要嚴格制定統(tǒng)一的標準，以此全面提升高校檔案數(shù)字化工作質(zhì)量和效率。對于那些經(jīng)過數(shù)字掃描后的文檔資料，檔案管理人員還需對全文內(nèi)容信息展開優(yōu)化處理。對于手寫稿文件資料，則需采用手工錄入的方式上傳采集歸檔信息，方便用戶上網(wǎng)全文檢索，獲取所需的檔案信息資料。

（三）數(shù)字檔案館管理人才保障建設

高校數(shù)字檔案館建設工作如果只是由檔案館內(nèi)部人員參與，將會影響數(shù)字檔案館的整體建設質(zhì)量。因此，高校還需充分發(fā)揮信息部門技術(shù)人員、高層管理領導及兼職人員的作用，努力組建優(yōu)秀的復合型數(shù)字檔案館管理人才隊伍。首先，高校要基于不同渠道吸引培養(yǎng)更多先進的檔案管理人才，并采取一定激勵措施，有效調(diào)動檔案管理人員的工作積極性與主動性，促使他們能夠利用業(yè)余時間加強自我補充學習，不斷提高數(shù)字檔案管理業(yè)務能力與綜合素質(zhì)，能夠熟練掌握運用市面上的專業(yè)檔案管理技能與方式。與傳統(tǒng)高校檔案管理模式相比較，現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設對檔案管理人員的工作模式提出了更高的要求，檔案管理人員在認真做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集整理、保存管理等工作的同時，還需科學有序地開展檔案信息化、數(shù)字檔案室的優(yōu)化建設工作。高校要結(jié)合自身辦學條件和規(guī)模，適當加大人才隊伍建設力度，完善各項數(shù)字檔案館基礎設施，促使檔案管理工作者能夠靈活運用信息化技術(shù)開展檔案處理操作。其次，高校還要積極引進計算機專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)等方面的人才，他們不僅要具備扎實的信息安全服務能力，還需熟悉信息基礎知識與各項工作原理，只有這樣才能滿足數(shù)字檔案館建設運營管理需求。最后，高校還需加強與其他高校、企業(yè)單位的合作聯(lián)系，積極汲取他們的數(shù)字檔案館建設工作經(jīng)驗與方法，幫助檔案管理人員學習成長，避免他們走彎路、走錯路，更好地推進數(shù)字檔案館建設工作發(fā)展。

（四）數(shù)字檔案建設管理制度建設

“不以規(guī)矩，不成方圓”，高校要想保障數(shù)字檔案館建設的規(guī)范化、科學化管理，就必須及時有效地建立合理完善的規(guī)章制度，健全數(shù)字檔案管理執(zhí)行制度體系，明確數(shù)字檔案正常運行的相關標準，并督促各部門崗位工作人員嚴格執(zhí)行標準與制度。首先，高校要健全數(shù)字資源收集歸檔工作制度，可以參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》相關內(nèi)容，同時結(jié)合檔案管理特點與特色，明確不同類型數(shù)字檔案與電子文件的歸檔方式。其次，要建立先進完善的數(shù)字檔案安全儲存制度。高校要想實現(xiàn)數(shù)字檔案的長期安全儲存目標，避免具有價值的數(shù)字資源發(fā)生損毀問題，就需要組織相關工作人員參與到數(shù)字檔案安全儲存制度建設工作中，讓他們發(fā)表意見和想法，在大家共同商議下明確數(shù)字檔案的安全儲存標準與儲存格式，同時制定關于數(shù)字檔案遷移、數(shù)據(jù)檢測策略及備份機制等管理內(nèi)容。最后，健全檔案利用制度，明確高校數(shù)字檔案利用管理辦法，對檔案檢索查詢、信息共享與開發(fā)、資源發(fā)布及權(quán)限控制與身份認證等內(nèi)容進行嚴格管理，這樣有助于高校數(shù)字檔案的安全規(guī)范利用。

四、結(jié)語

綜上所述，高校要想保障自身教育建設穩(wěn)定持續(xù)地發(fā)展，充分發(fā)揮檔案館的價值作用，就必須高度重視數(shù)字檔案館建設工作。高校要做好數(shù)字檔案館建設的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，加強對復合型檔案管理人才的培養(yǎng)，健全數(shù)字檔案管理規(guī)章制度，提升數(shù)字檔案安全控制管理水平。