基于PDCA模式高職院校數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)研究

◆高博

（天津職業(yè)大學(xué)電子信息工程學(xué)院 天津 300410）

自2000年以來，伴隨著國民經(jīng)濟和信息科技的蓬勃發(fā)展，國內(nèi)高職院校的師資力量、教育資源、基礎(chǔ)設(shè)施等皆有著大幅度改變。當今，新一代信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)給人們帶來前所未有的發(fā)展機遇。在人工智能及大數(shù)據(jù)技術(shù)的強力推動下，互聯(lián)網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺實現(xiàn)廣泛應(yīng)用。高職院校在信息化建設(shè)進程中其智慧校園應(yīng)用缺口持續(xù)攀升，在當前階段，如何運營一站式網(wǎng)上辦事大廳創(chuàng)建管理數(shù)據(jù)、網(wǎng)上智慧學(xué)習(xí)空間拓展、師生行為管控系統(tǒng)等，來妥善解決數(shù)據(jù)信息不對稱，繼而獲取更加理想的數(shù)據(jù)治理能力已然成為國內(nèi)高職院校最為關(guān)注的課題。

對于國內(nèi)高校而言，數(shù)據(jù)資產(chǎn)、技術(shù)應(yīng)用等不再是難以規(guī)避的制約因素，數(shù)據(jù)治理工作重要性愈加凸顯。新形勢下，國內(nèi)各高職院校將數(shù)據(jù)視為戰(zhàn)略性資源，并將數(shù)據(jù)治理工作置于極為重要的位置。基于數(shù)據(jù)治理的緊迫性，國內(nèi)高職院校希望通過建設(shè)主數(shù)據(jù)庫中心、數(shù)據(jù)分析平臺等提高數(shù)據(jù)采集與分析能力，促使數(shù)據(jù)治理工作實現(xiàn)有序推進。在數(shù)據(jù)管理活動中數(shù)據(jù)質(zhì)量問題客觀存在，究其原因在于數(shù)據(jù)治理統(tǒng)一管理體系缺失，數(shù)據(jù)治理過程并未得到應(yīng)有關(guān)注及系統(tǒng)解決。需要注意的是，數(shù)據(jù)治理難以做到一蹴而就，是一個循序漸進最終步入良性循環(huán)的持續(xù)性系統(tǒng)性工作。

1 數(shù)據(jù)治理過程中存在的問題和分析

國內(nèi)高校數(shù)據(jù)治理的研究大多都是為了方便數(shù)據(jù)管理和信息互通，在關(guān)于提高數(shù)據(jù)利用率的研究中，數(shù)據(jù)確權(quán)、數(shù)據(jù)檢查、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)監(jiān)控等問題，仍然是現(xiàn)在各高校研究的重點。

國內(nèi)許多學(xué)者從不同角度和不同層面提出了高校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)治理思路，在教育信息化的改革發(fā)展方面取得了豐碩的成果，但針對高職院校數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)的研究還是較少。

首先，國內(nèi)高校很多管理者加大了對數(shù)據(jù)管理工作的關(guān)注，但是未能提出針對性的核心要求。在數(shù)據(jù)治理關(guān)鍵因素缺失的情況下，工作人員無法確定工作重心，其數(shù)據(jù)治理效果不甚理想。經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)高校內(nèi)部業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)多是由不同廠商提供，數(shù)據(jù)關(guān)鍵詞段側(cè)重點不同，接口適應(yīng)性、可移植性較差。在數(shù)據(jù)集成共享方面，國內(nèi)高校所擁有的自主控制權(quán)較少，習(xí)慣性依賴廠商。在此境況下，數(shù)據(jù)開放力度無法得到真正改善。此外，面對多源異構(gòu)數(shù)據(jù)，國內(nèi)高校未創(chuàng)設(shè)能夠進行可視化處理的平臺，結(jié)果導(dǎo)致無法結(jié)合數(shù)據(jù)生命周期開啟全方位監(jiān)管與督促活動。

其次，國內(nèi)高校未完成數(shù)據(jù)治理體系創(chuàng)設(shè)，缺少數(shù)據(jù)管理工作組織，僅僅是將注意力集中在數(shù)據(jù)管理平臺與工具建設(shè)中，忽略了數(shù)據(jù)治理管理制度的制定與執(zhí)行。這也是高校數(shù)據(jù)治理工作中，數(shù)據(jù)孤島、數(shù)據(jù)質(zhì)量不理想、數(shù)據(jù)準確性問題等頻頻出現(xiàn)的關(guān)鍵，且亟待改善。

再次，在數(shù)據(jù)治理過程中，部門間的配合度較低，雖然能夠做到數(shù)據(jù)互補同步，可是缺少標準化同步管理。以業(yè)務(wù)部門為例，習(xí)慣性“要數(shù)據(jù)”，卻抵觸“給數(shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)流動性備受影響。與此同時，習(xí)慣性以部門工作要求為重點，對部門數(shù)據(jù)的存在價值和意義了解不足，其數(shù)據(jù)質(zhì)量意識和數(shù)據(jù)治理意識較為匱乏。

最后，從宏觀角度來看，國內(nèi)建立校本大數(shù)據(jù)標準體系的高職院校并不多見。從實踐角度來看，數(shù)據(jù)正確率較低、信息標準不一致、數(shù)據(jù)格式不夠規(guī)范等問題屢見不鮮，繼而導(dǎo)致數(shù)據(jù)應(yīng)用價值無法得到體現(xiàn)。基于上述分析能夠發(fā)現(xiàn)，在高校數(shù)據(jù)治理活動中所存在的客觀問題，也是導(dǎo)致其數(shù)據(jù)質(zhì)量不理想的關(guān)鍵。

2 PDCA 循環(huán)理論與數(shù)據(jù)治理

PDCA 循環(huán)理論（即戴明環(huán)）是美國知名學(xué)者戴明的理論研究成果。該理論是基于休哈特構(gòu)想予以形成的科學(xué)工作程序，早在初始發(fā)展階段被應(yīng)用至企業(yè)質(zhì)量管理活動中，隨后在管理領(lǐng)域內(nèi)大放異彩。PDCA循環(huán)是本著循序漸進的原則，結(jié)合時間因素，將質(zhì)量管理系分為四個階段，即 Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）。在質(zhì)量管理實踐活動中，需要參考這一理論將整體工作任務(wù)進行拆分，遵循計劃制定、計劃執(zhí)行、成果檢查、反饋處理等工作流程，促使各工作環(huán)節(jié)向著標準化方向發(fā)展，弱化不確定因素帶來的負面影響。這一作業(yè)方式不僅僅有助于工作質(zhì)量改善，同時為企業(yè)管理工作提供了有力支撐。

PDCA 循環(huán)管理過程由四個單獨的部分予以組成，彼此間存在循序漸進的內(nèi)在邏輯關(guān)聯(lián)，通過循環(huán)反復(fù)，促進管理閉環(huán)形成。

第一部分為計劃（P）階段，結(jié)合管理實際工作來看，該階段中的重點包括質(zhì)量管理計劃的擬定、管理目標確定、管理舉措形成。根據(jù)高校數(shù)據(jù)治理工作要求，其工作重點能夠被細分為數(shù)據(jù)治理規(guī)劃制定、數(shù)據(jù)治理目標明確和數(shù)據(jù)管理制度建設(shè)流程形成。

第二部分為執(zhí)行（D）階段，在實踐活動中，主體需要以既定質(zhì)量管理方向為導(dǎo)向，基于部署運行，促進質(zhì)量管理目標實現(xiàn)。結(jié)合數(shù)據(jù)治理工作來看，該階段中的重點包括依賴現(xiàn)有數(shù)據(jù)管理工具完成數(shù)據(jù)采集、分析和梳理，注重數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)督的實施，精準定義數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范，實現(xiàn)對劣質(zhì)數(shù)據(jù)的正確識別，推動數(shù)據(jù)管理工作穩(wěn)步進行。

第三部分為檢查（C）階段，通過檢查知悉執(zhí)行結(jié)果，經(jīng)過比對分析，對存在于執(zhí)行結(jié)果與預(yù)期目標之間的差距做深入研究。結(jié)合數(shù)據(jù)治理工作來看，需要通過檢查和分析對數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)工作做全面了解，理解數(shù)據(jù)管理工具存在價值，對數(shù)據(jù)所具有的規(guī)范性和精準性加以評估，促進數(shù)據(jù)質(zhì)量跟蹤報告、劣質(zhì)數(shù)據(jù)質(zhì)量分析和整改方案形成，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)管理工作的監(jiān)督與合理管控。

第四部分為處理（A）階段，需要本著抓主放次的原則對現(xiàn)存質(zhì)量問題做妥善處理，持續(xù)優(yōu)化工作質(zhì)量，完成修訂質(zhì)量計劃的制定和實行。結(jié)合數(shù)據(jù)治理工作來看，應(yīng)按照工作流程將數(shù)據(jù)質(zhì)量問題向數(shù)據(jù)源頭部門予以反饋，通過修改抑或是清洗數(shù)據(jù)、促進數(shù)據(jù)源輸入行為的規(guī)范性發(fā)展，促進數(shù)據(jù)管理工作質(zhì)量改善。

3 數(shù)據(jù)治理的 PDCA 管理模型

對于高職院校而言，數(shù)據(jù)治理工作并非易事，需要得到全校教職員工的支持和參與，參與主體數(shù)量眾多，且依賴各部門間的合作。一方面，涉及線上線下數(shù)據(jù)配合。另一方面，又需要實現(xiàn)管理業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的同步處理。一言蔽之，數(shù)據(jù)治理工作兼具精細化、嚴謹性等顯著特點，是一項循序漸進的系統(tǒng)性工程。

本文基于Nik Thompson等所描述的DGI數(shù)據(jù)治理框架和Soares S所描述的IBM數(shù)據(jù)治理統(tǒng)一流程，將PDCA模型理論應(yīng)用于高職院校數(shù)據(jù)治理全過程。通過此方法，分析和梳理高職院校在數(shù)據(jù)治理工作中存在的諸多短板，提出系統(tǒng)解決方案。通過圖1所示能夠直觀了解到數(shù)據(jù)治理的PDCA模型。

圖1 數(shù)據(jù)治理PDCA模型

（1）計劃階段

數(shù)據(jù)治理的計劃階段在全過程起到提綱挈領(lǐng)的作用，決定著數(shù)據(jù)質(zhì)量的改善情況。高職院校應(yīng)注重數(shù)據(jù)質(zhì)量評價體系及評價標準的形成和應(yīng)用。通過規(guī)范性文件頒發(fā)，明確數(shù)據(jù)治理思想及治理目標，完成數(shù)據(jù)治理工作組織的創(chuàng)建，按照學(xué)校各部門職能明確其參與數(shù)據(jù)治理路徑及工作重點。對學(xué)校現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行區(qū)分，明確質(zhì)量標準和數(shù)據(jù)治理中的管理范疇，形成切實可行的數(shù)據(jù)采集及交換流程，為實現(xiàn)對有限數(shù)據(jù)資源的合理應(yīng)用，完成數(shù)據(jù)應(yīng)用管理制度及質(zhì)量反饋機制的制定，注重其存在價值體現(xiàn)。

在計劃階段，將確定數(shù)據(jù)治理工作組織作為重點，在注重其穩(wěn)定性增加的同時，持續(xù)優(yōu)化數(shù)據(jù)治理工作作業(yè)效率，以便為數(shù)據(jù)治理工作有序推進保駕護航。與此同時，對國內(nèi)高職院校的發(fā)展概況及組織結(jié)構(gòu)做必要分析，基于分析結(jié)果，對數(shù)據(jù)治理項目的執(zhí)行機制予以明確，詳細闡述其工作職能及管理任務(wù)。對數(shù)據(jù)治理工作組織進行細分。具體組織架構(gòu)如圖2所示。

圖2 高職院校數(shù)據(jù)治理體系架構(gòu)

通常來說，決策層是由高職院校分管領(lǐng)導(dǎo)者及信息化決策組織所組成，由其負責圍繞學(xué)校數(shù)據(jù)治理工作進行討論，明確工作思想及工作目標，為數(shù)據(jù)管理工作指明努力方向，并加強對各部門的監(jiān)管和指引。組織協(xié)調(diào)層的工作任務(wù)是對數(shù)據(jù)治理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，為業(yè)務(wù)部門和信息化部門提供指點，進行答疑解惑。執(zhí)行層由業(yè)務(wù)部門、信息化部門及其工作人員所組成，屬于是數(shù)據(jù)治理工作的直接操作者，其工作態(tài)度與工作能力直接決定著高職院校數(shù)據(jù)治理的規(guī)范與深入程度。

（2）執(zhí)行階段

該階段重點是通過設(shè)計和執(zhí)行數(shù)據(jù)治理將數(shù)據(jù)治理工作落實到位。該階段的所有工作皆需要以目標為導(dǎo)向，注重不同治理工作與相關(guān)規(guī)章制度、工作流程間的匹配度。從具體工作來看包括以下幾點，一是數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)，二是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主體的分類設(shè)計，三是相關(guān)數(shù)據(jù)模型打造。對于業(yè)務(wù)部門而言，應(yīng)注重數(shù)據(jù)的采集，分析和交換，并明確數(shù)據(jù)來源。存在于數(shù)據(jù)質(zhì)量工作中的治理環(huán)節(jié)是重中之重，應(yīng)注重全面數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作制度的創(chuàng)建和應(yīng)用。

在促進全面數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作制度形成的準備階段中，需要針對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行評估。在評估環(huán)節(jié)，將數(shù)據(jù)完整性、安全性、唯一性、及時性、準確性等等作為評估關(guān)鍵點。與此同時，分析數(shù)據(jù)質(zhì)量維度與業(yè)務(wù)客觀所需間的契合度。定義質(zhì)量規(guī)則時，還需要加強對數(shù)據(jù)長度、時間精度等影響因素的客觀了解。伴隨著數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)則的形成，參考業(yè)務(wù)規(guī)則及工作流程實現(xiàn)對數(shù)據(jù)質(zhì)量的進一步分析完善。

（3）檢查階段

這一階段的主要工作是本著循序漸進的原則評估實施效果，探察數(shù)據(jù)質(zhì)量，注重數(shù)據(jù)錯誤報告的形成與分析。其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查工作發(fā)揮著舉足輕重的影響。在該工作環(huán)節(jié)中，高職院校業(yè)務(wù)部門和信息管理部門屬于責任主體，全校教職員工及學(xué)生等數(shù)據(jù)使用人員則是其中的客體。在具體檢查活動中，其檢查方式主要有主動檢查和被動檢查。主動檢查是指參與主體在管理范圍內(nèi)主動履行其崗位職責，圍繞數(shù)據(jù)及相關(guān)工作進行檢查，同時在軟件幫助下形成數(shù)據(jù)分析報告，完成查漏補缺。被動檢查是指數(shù)據(jù)治理中的客體將存在于實踐活動中的數(shù)據(jù)問題反饋至校方，然后由校方安排參與主體有針對性地對反饋數(shù)據(jù)問題進行核實。對于高職院校而言，應(yīng)本著未雨綢繆的原則為師生等數(shù)據(jù)治理參與客體反饋相關(guān)意見提供可行路徑。譬如，通過個人數(shù)據(jù)中心創(chuàng)設(shè)，明確用戶權(quán)限等。作為教職員工能夠通過個人數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)對個人基本信息、學(xué)生信息、教學(xué)信息、科研信息等相關(guān)數(shù)據(jù)的獲取；作為學(xué)生能夠通過個人數(shù)據(jù)中心知悉個人基本資料、學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)計劃等數(shù)據(jù)。在檢查階段中，一方面需要通過仔細檢查找尋漏洞，并進行彌補。另一方面對那些頻頻出現(xiàn)的錯誤數(shù)據(jù)做深入分析，探究問題成因，制定具有針對性的應(yīng)對舉措，持續(xù)優(yōu)化數(shù)據(jù)治理過程及治理效果。在數(shù)據(jù)檢查階段中，數(shù)據(jù)治理工作居于核心地位，只有通過不斷查漏補缺，才可能促進數(shù)據(jù)治理目標實現(xiàn)。

（4）處理階段

在處理階段中，應(yīng)參考檢查結(jié)果，對現(xiàn)有問題進行區(qū)分，基于追根溯源的原則，對數(shù)據(jù)問題進行一一排查，并注重數(shù)據(jù)治理流程優(yōu)化。作為高職院校的業(yè)務(wù)及信息管理部門，面對主動排查結(jié)果或師生反饋數(shù)據(jù)問題，均需要對數(shù)據(jù)源頭做精準定位，參考實際因素，梳理數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程，探究問題成因，明確相關(guān)責任部門，并做妥善處理。如數(shù)據(jù)源本身存在問題，那么數(shù)據(jù)源頭部門應(yīng)實事求是進行更正，此時相關(guān)責任人應(yīng)及時優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入流程。如果存在客觀所需，可以選用技術(shù)手段提升數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量。如在數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中存在問題，那么需要由信息部門出面對數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換等同步機制進行著重分析，探究數(shù)據(jù)流動方向，采取針對舉措，完成本階段數(shù)據(jù)處理流程。此外，為避免同類故障頻頻出現(xiàn)，有必要通過修訂規(guī)章制度，賦予工作流程更多標準化特點，力求避免在下一個PDCA循環(huán)過程中再次出現(xiàn)類似問題。

PDCA循環(huán)管理模式在高職院校數(shù)據(jù)治理過工作中可以發(fā)揮積極影響，有效提高數(shù)據(jù)治理效果。PDCA管理模式能夠參考原有工作基礎(chǔ)，提高現(xiàn)有工作效率及促進質(zhì)量改善，同時能夠做到兼顧整個數(shù)據(jù)治理制度體系形成和具體數(shù)據(jù)治理字段。隨著PDCA管理模式應(yīng)用范圍的拓展，自主閉環(huán)工作意識及習(xí)慣形成，高職院校的數(shù)據(jù)治理工作將會愈加規(guī)范，其數(shù)據(jù)治理目標能夠得以實現(xiàn)。