新時期事業單位人事檔案安全管理芻議

文/徐 昕

概述

截至2020年9月，山東省已經全部完成了省市縣三級機構改革，原有的事業單位在機構并立過程中產生了人員的集中調動，給事業單位人事檔案安全管理帶來了新挑戰。人事檔案真實反映了個人參與社會活動的各個方面，具有全面性、機密性和流動性，屬于社會公共信息的重要組成部分。人事檔案在人力資源配置、人才管理中的重要作用越發明顯。加強人事檔案安全成為人事檔案管理的一項重要工作內容。

1 事業單位檔案安全解讀

新修訂的《檔案法》于2021年1月1日正式施行。《檔案法》第19條明確規定：“檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。”“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。”

2018年，國家檔案局專門印發了《檔案館安全風險評估指標體系》（以下簡稱《指標體系》）。《指標體系》共包含館庫安全、檔案實體安全、檔案信息安全、安全保障機制4項一級指標、15項二級指標、56項三級指標。提出各級檔案部門可通過《指標體系》對檔案館安全風險進行系統的分析評價，確定檔案館可能面臨的風險，并根據風險的可能危害程度及防控條件確定風險隱患控制的優先順序，進而有效降低安全風險發生的概率，最大限度地確保檔案的安全。

2013年，國家監察部、人社部和國家檔案局聯合印發《檔案管理違法違紀行為處分規定》（以下簡稱《規定》）。《規定》中也明確規定危及檔案安全的違法違紀行為的單位、個人，“有檔案管理違法違紀行為，應當給予黨紀處分的，移送黨的紀律檢查機關處理。涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任”。

上述關于檔案安全的相關規定，都為事業單位人事檔案安全管理提供了根本遵循，必須要嚴格執行，切實把牢檔案安全底線、紅線。

2 事業單位人事檔案安全管理的“三”性

1.1 重要性

人事檔案記錄了個人基本信息、社會關系、業務能力和工作狀況，是個人晉升、定級、定崗、職稱申報、政審的重要依據，也是事業單位選聘、選拔、培養干部的現實依據，更是事業單位人才資源優化配置的重要參考。當前，事業單位改革逐步深入，其養老、醫療、退休等事務，均需要借助人事檔案辦理。因此，加強人事檔案安全管理，確保人事檔案實體安全和信息安全，才能有效保障人事檔案及其資料信息的真實性、有效性、完整性。

1.2 緊迫性

人事檔案安全工作的緊迫性，主要表現在人事檔案對國家、事業單位及個人發揮的至關重要的作用方面。目前，隨著社會主義市場經濟改革的深入，以及人才頻繁流動，檔案資料失真、造假及重復建檔等問題時有發生。為此，中組部專門部署開展了關于干部人事檔案審核，重點審核“三齡兩歷一身份”。2015年，中組部出臺了《干部人事檔案造假問題處理辦法》，旨在進一步加強干部人事檔案管理，確保人事檔案信息真實、準確。

1.3 安全性

事業單位人事檔案安全問題，究其原因，有檔案管理人員的安全意識不強，相關信息技術防范不到位，制度機制不完善等。可以人防、物防、技防“三位一體”安全防范措施，切實保障人事檔案安全性。例如，人防方面，可通過定期檢查人事檔案，核對人事檔案信息等；物防方面，可按照檔案“六防”的標準和要求加強檔案室、庫房、密集架等硬件配置；技防方面，可采取身份認證、數據備份、安裝病毒軟件等，防范非法訪問、瀏覽或篡改人事檔案信息，確保人事檔案安全。

3 事業單位人事檔案安全管理現狀

3.1 基礎設施較薄弱

人事檔案資料存放需要專門的場所，但從現實來看，事業單位人事檔案管理的基礎設施依然較為薄弱，安全隱患依然不同程度存在。《干部檔案工作條例》規定每千卷檔案庫房面積需20至25平方米，一些事業單位的人事檔案管理庫房未達到標準要求，庫房圍護結構不合理，尤其是功能結構布局不夠合理，沒有達到“功能合理、流程便捷、內外相互聯系又有所分割、沒有交叉”的要求。此外，一些事業單位的庫房設施投入不完備。磁性載體檔案裝具未達到防磁標準，不能滿足防磁要求；固定檔案架（柜）、檔案密集架每一層隔板承重低于40kg；電氣設施、給排水設備、防雷等布局還需進一步完善。人事檔案管理的設備兼容匹配性不足，信息存儲介質保管未常態化開展抽查。

3.2 制度機制不完善

人事檔案安全需要健全的安全保障機制。一是組織保障方面。事業單位雖然組建了人事檔案安全領導機構，但開展的安全演練較少，領導機構細分不夠，消防搶險、保密、信息安全、應急響應等安全保障小組隊伍配備較弱。二是制度保障方面。事業單位出臺了一系列的人事檔案安全管理制度規范，但檔案安全崗位責任書內容不夠清晰，安全責任落實常態化檢查機制未有效得到執行。三是應急措施方面。檔案庫房按照“六防”的標準建設，但相應的水災、火災、地震等重大災害發生時，人事檔案損毀、數據滅失等重大突發事故的應急預案不夠科學，相關應急演練未常態化開展，人員、裝備及相關的技術應急能力未得到充分檢驗。四是安全宣傳方面。人事檔案安全宣傳制度未建立，運用新媒體等加強經常性安全宣傳工作開展尚需加強，雖然組織了檔案人員的安全培訓，但從事人事工作的安全培訓開展還不夠，相關安全防范意識和能力不強。

3.3 管理水平待提升

一是安全風險意識不強。對人事檔案風險防范的重要性認識不足，思想意識較為松懈，對人事檔案安全面臨的風險因素掌握不清，應對之策把握不準。二是安全風險識別缺乏。做好人事檔案安全管理，至關重要的一點是要準確識別事業單位人事檔案管理存在的風險隱患，并根據風險隱患及時制定切實可行的應對措施。三是安全風險應對不足。主要表現在實踐操作過程中，人事檔案工作人員未能嚴格按照相關標準和要求執行，例如，未嚴格執行按期修改人事檔案信息安全管理系統密碼等操作規程，影響了人事檔案信息安全。

4 事業單位人事檔案安全管理對策

4.1 加強基礎設施建設，確保檔案保管安全

一是領導重視。高度重視干部人事檔案安全管理工作，成立專門的檔案安全管理工作領導小組，把檔案安全管理工作列入中心長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，與其它工作同部署、同組織、同考核。主要領導和分管領導定期到檔案室查看、了解干部人事檔案安全管理情況，關心整檔工作設備條件情況。二是加大投入。加大對檔案整理工作中的設備需求支持力度，下大力氣抓好干部檔案基礎設施配套。購置檔案櫥、A4制式檔案盒，添置計算機、掃描儀、打印機、打孔裁紙機等整檔用品，按照一級檔案館的標準要求配備檔案基礎設施。三是強化安保。嚴格按照要求，建立健全安全防控措施。非管檔、整檔人員，禁止出入檔案室。依托全局監控網絡，對檔案室實行24小時全方位電子監控。日常工作中始終堅持做好庫房溫濕度記錄，及時進行降溫和除濕操作；堅持做好庫房衛生，保持庫房內裝具擺放整齊有序，無霉變、蟲咬和亂堆放雜物等現象，確保庫房檔案管理達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”要求。

4.2 健全檔案管理制度，強化責任目標管理

一是健全責任考核制度。先后健全完善《檔案保管保護制度》《檔案材料鑒別歸檔制度》《檔案保密安全制度》《檔案整理工作制度》《檔案室工作職責》和《檔案管理人員職責》，制定考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性，確保不發生失密和檔案材料損毀丟失現象。二是完善檢查制度。嚴格檢查標準，堅持定期對干部人事檔案管理工作進行督促檢查，檢查設施設備維護，檢查個人檔案整理情況，督促工作人員及時把零散的材料歸檔，保證所有干部檔案材料無一丟失。三是實行目標管理制度。在制定工作計劃時，把干部檔案工作作為一項重要工作列入其中，明確當年度干部檔案工作的任務、目標、措施等，確保干部檔案安全管理工作落到實處。

4.3 嚴格檔案整理規范，提升日常管理水平

一是狠抓歸檔材料的日常收集和鑒別工作，加強檔案內容建設。建立健全干部檔案材料收集網絡，根據材料形成規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法，確保歸檔材料及時收集歸檔。對收集上來的干部檔案材料，嚴把鑒別關，確保干部檔案能歷史地、全面地、準確地反映干部全貌。二是強化干部檔案的整理工作。根據組織部門要求，在立卷時，統一更換A4制式檔案盒，既整潔美觀，又利于檔案的保存。在整理中，嚴把分類關，力爭做到分類準確、排列有序、層次清楚。在登記目錄方面，采用微機打印目錄，統一規格，使檔案更加規范、有序。三是認真抓好干部檔案的審核工作。根據上級有關要求和檔案管理工作需要，組織檔案管理人員對檔案進行審核整理，重點審核“干部基本信息審核確認表”及檔案材料的完善情況，并對缺少的檔案材料進行詳細記錄，發現問題限期補充收集，確保干部檔案更加齊全完整。

4.4 加強信息化建設，提高現代化管理水平

一是建立干部信息數據庫。為促進干部管理工作的規范化、信息化建設，管檔人員利用干部信息管理系統軟件把較為系統的干部檔案信息全部錄入數據庫。先由干部本人填寫個人基本信息，管檔人員再與原始檔案認真核對，發現問題認真調查了解，核實鑒別，確保檔案信息準確無誤，實現了干部日常管理工作的規范化和信息化，大大提高了工作效率。二是做好干部檔案電子查閱建設。積極建立人事電子檔案，投入電腦、平板掃描儀、高速掃描儀等設備，抽調了專業人員做好干部人事檔案掃描整理入庫。實現查閱、復印人事檔案可以直接在電腦上完成，減少了對原始檔案的翻閱、拆裝，有效地保護了原始材料。

結語

新時期，做好人事檔案安全管理工作，要有“功成不必在我”的胸襟和“功成必定有我”的責任擔當，切實在思想上高度重視人事檔案安全工作，加大安全管理的投入力度，改善人事檔案安全管理的軟硬件條件，健全人事檔案安全管理的制度體系，抓好制度的貫徹落實。同時，要注重信息技術的應用，切實提升人事檔案安全管理水平，確保人事檔案安全。