業務在線，工程企業如何低成本實現數字化轉型

文|湖南明建云信息科技有限公司

明建云創始人兼CEO 王小兵

如今，各行各業的競爭越來越激烈。工程行業產值雖然持續增長，但面臨的挑戰非常巨大，行業利潤率一路下滑，行業從業人員連續三年負增長，企業經營現金流凈值處于近十年來的最低水平。尤其是國內大型國資企業，在國資委的要求下，加速向數字化轉型，未來傳統中小企業將面臨國內大型數字化企業的降維攻擊。

經過明建云深入對標研究，我們必須用數字化重構商業模式，改變企業的運營底座，打造一個全新的數字化企業，以此重新塑造企業的核心競爭力。

數字化能夠指數級提升企業效能

我們總結了一個詞，叫"VUCA 時代"，指的是企業的生存環境充滿著不確定性。從去年到今年，市場經濟受到了很大影響，再加上常態化的疫情，進一步加劇了企業的生存壓力。以建筑業為例，根據明建數智研究院《2021年建筑工程上市企業年報分析》報告數據，建筑業的利潤、增速一路下滑，預示著外圍環境不斷惡化，同時，人口老齡化+大廠裁員潮，也要求企業必須提升效能。

因此，我們把國內傳統企業、美國企業以及互聯網企業的工作效率和效能做了對比分析。相比之下，美國企業的工作效率是國內傳統企業的4 倍，而互聯網企業的工作效率更是高達8 倍。那么，為什么傳統企業和美國企業的辦公效率、效能會有這么大的差別？互聯網企業又有什么不一樣的地方？以阿里巴巴為例，在阿里巴巴，所有的工作溝通、協同在線都是通過釘釘實現，打開手機可以隨時隨地進行工作審批、視頻會議等。可以說，數字化工作方式和它的支撐平臺是互聯網企業實現高效能的關鍵要素之一。

傳統企業，數字化轉型手段難以實現“跳級”和躍遷

很多人可能會問，互聯網公司的數字化工作方式能否幫助大眾企業實現低成本數字化轉型？答案是當然可以。前提在于大眾企業的生產工具要從工業化升級到數字化，同時，思維方式也要從管控轉向賦能激活組織活力。

很多企業數字化轉型，一般都會經歷以下四個階段：

一是“小學”階段，比如工程企業經常需要去算量、算價，它就會用一些工程類的造價軟件，也被稱為專業軟件信息化階段。二是“中學”階段，例如企業內業務部門級的信息系統，或者為了管好合同所采用的合約管理模塊，這種就是業務部門信息化階段。三是“大學”階段，很多規模比較大的企業會主動研發屬于自己的APP，包含生產制造的各個維度，也被稱為企業管理信息集成階段。四是“研究生”階段，為了進一步深挖數據價值，讓數據去反向驅動業務，比如從原來的“人找事”變成“事找人”，也就是大數據應用階段。

然而，遵循這個規則進行數字化轉型往往會遇到一些痛點，例如成本高、時間周期比較長，到深入應用的階段，想要實現數據的橫向打通比較困難。

那有沒有什么辦法，能夠快速幫助企業走完幾個階段，實現跨越式的發展？這里給大家分享幾種模式：

建設模式一：基于第三方標準產品+定制開發，推進信息系統建設來提升企業運營效率。

這一模式是企業的常規做法，可以理解為企業的工作內容之前有一部分是人工作業，另一部分通過某個管理系統賦能，當有新的業務需求出現，需要采用新的應用模塊，比如項目管理、OA 審批或者財務相關的一些應用。這種模式最大的一個痛點在于：大量的功能在多個系統中重復部署，數據重復并且無法協同，容易形成數據孤島；數據和業務分散，不利于業務沉淀與流程協作，定制開發工作量大；使用多個App，使用人員要頻繁切換，操作復雜。對于一線辦公人員而言，這種模式并沒有幫助他們減少工作量，反而會增加工作量。

建設模式二：基于OA+低代碼平臺，搭建企業信息化系統來提升企業運營效率。

有的企業也會選擇先上一個OA 系統，再通過OA 系統去定制不同的板塊，這種模式其實是比較高效的，能夠很快地把模塊搭建出來。但是這種模式的最大痛點是流程通數據不通，無法實現數據智能。比如，企業管理人員在審批的時候，會比較依賴于各個部門或者業務發起人上傳的附件，需要審批人員一個個去看附件內容，審批過程中會不會出現錯漏，完全依靠辦事人員的認真負責，以及各級人員的層層把控。

這樣的系統到底能不能給企業提供一些幫助或者智能預警？僅僅基于OA 系統很難做到。基于這些痛點，明建云也在思考有哪些創新的模式可以幫助企業？比如從信息化的起步、擴展，到實現業務管控和提效，再介入到數據管理和全面應用階段。經過多年的探索和實踐，基于釘釘/企微底座的業務在線+數據智能，可以幫助企業跨越式進入數字化時代。

五個在線，讓傳統企業完成商業模式的底座重構

有人可能會問，數字化和信息化有什么區別？實際上，數字化和信息化最大的不同，就體現在“在線”這兩個字上。原來的信息化更多的是依賴紙質審批，靠人工來驅動，或者是為了完成某一個業務，業務人員提交了某個信息后，等待下一個領導有空的時候進行處理，時間完全無法控制。而數字化在線，就是當業務人員提出需求，可以隨時隨地跟下一環節或相關人員進行及時溝通，比如信息或會議能夠及時得到反饋。

因此我們總結出，“數字化在線”可以分為組織、溝通、協同、業務、生態五個在線。通過五個在線能幫助企業大幅提高工作效率，同時也能節約時間成本，實現透明化管理，讓員工變得更加自覺，主動推進業務，實現業務創新。

目前，很多工程企業還在使用微信群進行工作溝通，而微信群最大的特點就是每個人都有自己的“昵稱”，所以很難及時找到對應的人，溝通也只能選擇微信語音，如果對方不在線就無法聯系。但是如果應用過OA、釘釘，或者企業微信等工具，就會發現它們都可以幫助企業輕松實現組織在線，統一扁平化管理，無需添加好友即可發送消息或撥打電話，讓工作溝通更高效。

關于“溝通在線”。很多企業習慣使用微信來溝通工作，但在實際工作中會發現，在微信上發送的信息并不能看到員工是否已讀，信息傳遞的效果并不好。此外，微信的本質是生活，它是一個“廣播”體系，不需要反饋，但工作需要效率和反饋，發出的消息對方是否已讀？有什么反饋？這些都是很關鍵的信息。

阿里、騰訊這樣的互聯網企業，它們內部辦公使用的都是企微、釘釘這類的軟件，因為在這些軟件里，能夠實現無數信息的及時反饋與觸達。比如前段時間受疫情影響，很多企業都選擇使用騰訊會議、釘釘視頻會議來溝通工作，預計節省了75%的通訊費用。

第三個層面——協同在線。以考勤為例，“員工是否正常出勤”是企業人事部門需要關注的數據，它與員工的薪資發放密切相關。當企業規模不大時，對員工考勤比較隨意，員工口頭請假沒有審批流程、每月實際出勤天數不清楚，等到月底計算工資的時候就會變得很麻煩。但是，如果企業使用了釘釘、企微，就能輕松實現“進入公司范圍自動打卡”“人臉識別門禁”，請假審批自動關聯考勤數據，月底還能自動生成報表，大幅減少了人事部門員工的工作量。

那“業務在線”指的又是什么？我們認為，組織、溝通、協同和業務在線都是基礎，下一步要做的就是要挖掘數據的價值。明建云以釘釘/企微為底座平臺，把業務部分跟釘釘/企微無縫融合，讓企業所有業務都在一個平臺上完成，為企業經營管理賦能。比如可以看到投標分析的數據，知道施工前有多少項目在投標；能實時看到企業有多少資質證件，包括資質證件到期情況的提醒；能看到企業在施工中每個項目的收入情況和產值確認情況；還能知道人、材、機的支出成本，以及項目形象進度、質安檢查與反饋數據。在整個體系中，除了業務在線的協作，還能通過數據智能，實現動態管控成本、利潤數據，做到及時預警。比如材料的量價控制標準是多少？哪一部分實際已經超標了？這些數據不需要等到項目結算完才能發現，而是在項目執行過程中實時提醒業務人員和企業管理人員，從而真正體現“數據的價值”。此外，對工程企業的決策層來說，開通“明建云工程”應用之后，還能隨時掌握到企業的收入、支出、利潤、現金流以及風險情況。經測算，對比企業傳統的人工作業，幫助企業實現業務在線后，可以幫助企業提升35 倍的工作效率。

“生態在線”則可以簡單理解為企業微信和微信之間的連接。比如員工通過企業微信添加客戶微信，本質上是屬于組織與個人形成了連接，后續品牌市場的服務或者是優惠信息的推送，都能直接觸達每一個客戶，這就是組織化關聯的能力。總結下來，就是“5+2”的數字化和智能化，即組織在線、溝通在線、協同在線、業務在線、生態在線+數據智能、網絡協同。

如何有序推行企業數字化工作？

1.經營管理的認知變革：持續的“一把手”工程

在企業經營管理過程中，如果想要讓整個公司進行數字化的轉型升級，最關鍵的是管理人員，尤其是企業決策層應給予高度的重視，特別是實施工作的領導與主要參與者要積極參與。從本質上來說，他們能夠改變很多人的工作方式和思考習慣，所以要持續推動“一把手”工程，當企業“一把手”認同了這個模式是適合自身企業的，能幫助企業員工大幅提升工作效率，建立組織認同。

與此同時，在整個體系過程中，管理人員的觀念也要轉變，企業流程要不斷優化，不是單純地上一個流程系統，而是通過數字化轉型給企業員工帶來實際的利益，讓每一個人愿意接受系統實施所帶來的變化，并積極參與。

2.選擇一個合適的平臺

目前，大部分企業都在使用這三個平臺：釘釘、企業微信和飛書。它們之間的區別是什么？釘釘本質上是為了讓組織工作溝通更簡單，它的定位是以面向企業內部的管理協同為導向；而企業微信最強的能力是連接，它作為組織連接了11 億微信用戶。

3.選擇一個合適的合作伙伴

企業在選擇數字化轉型合作伙伴時，需要從多個維度進行考量，比如說雙方對數字化的理解深度、共創需求響應度和團隊資源投入度等，這些都是非常關鍵的考察維度。在整個落地環節，我們建議企業“小步快跑，分步實施”。而其中最難的，也是最關鍵的是實現組織在線，也就是大家統一在一個工作平臺上溝通。在這樣的基礎上，企業領導如果認同，就要創建釘釘/企微架構，解散微信群，完成“初始”的數字化轉型，之后業務的協同可以持續去迭代。