檔案信息管理系統設計與應用

賈寶柱 張亞茹

（1.承德避暑山莊及周圍寺廟景區服務中心，河北 承德 067000；2.承德市避暑山莊博物館，河北 承德 067000）

1 檔案信息管理系統的國內外研究現狀

早在20 世紀90 年代，歐美一些發達國家就實現了政府、商業、工廠、校園的數字信息化管理。[1]隨著計算機科學技術的快速發展及網絡技術逐步深入，出現了基于C/S 及簡單的B/S 的管理信息系統。[2]我國于20 世紀90 年代末在計算機的應用方面才真正起步，相比于發達國家起步雖晚，但是在計算機應用廣泛普及以來，我國政府高度重視，不遺余力地推進信息化建設，然而目前國內事業單位各類信息管理系統基本是交由軟件開發公司或內部自行研發，存在著各種各樣的問題：（1）事業單位缺乏相關的專業技術人才，自行研發的系統在功能使用、后期維護等方面存在著一定的缺陷。（2）委托軟件企業研發的系統相對模式化、固定化，檔案信息管理方面遇到的一些精確的需求或特殊情況研究企業考慮不到；（3）一般軟件開發公司只會了解開發時的需求，對管理流程中產生的變化缺乏長遠的認識，管理不夠靈活。

2 檔案信息管理系統的設計

2.1 確定檔案信息管理系統需求

不同種類的檔案代表的內核也不盡相同，所以在設計檔案信息管理系統時，需要徹底了解檔案信息管理系統的精準需求和使用功能，應參考以下兩個因素：

1.檔案因素。不同類型的檔案信息調閱使用的頻率也不盡相同，因此系統的設計人員一定要對文檔中所涉及的信息內容有充分準確的認識，并根據不同的信息調閱頻率做出不同的信息系統方案設計。[3]

2.客戶需求。用戶在信息系統設計前都會告知研發者檔案信息管理類型，并針對系統應具備哪些功能給出具體的要求，如客戶要明確檔案信息系統的保密等次，以便做好相關密鑰管理和防火墻設計。

2.2 設定檔案信息管理系統建設原則

1.安全性。保證檔案信息統計可信、集成、統一地集中管理檔案數據，針對各種業務類別的檔案資料信息系統，逐步建立完善的安全管理機制和安全存儲能力，以保證能夠快速地從海量資源中定位所需信息內容，并且具有可控、安全、便捷的信息共享功能。

2.保密性。所有參與項目團隊人員均需簽訂保密承諾書；在為甲方提供服務的整個過程中獲取的甲方一切機密資料，均不能以任何方式透露給其他人。

3.長期保存和利用。按國家行業標準通過封裝等技術手段，確保檔案信息資源的真實有效，讓數字檔案如同傳統檔案一樣具備原始性、文物性和傳承性。

2.3 設計檔案信息管理系統框架

系統框架本著“歸檔及時、分類合理、收錄規范、信息安全、利用便利”的設計原則，將系統分為管理、采集、數據、利用4 大模塊（如圖1），也可根據不同單位需要滿足的需求進行設計。

圖1

2.4 構建檔案信息管理系統功能模塊

1.管理模塊。系統的管理模塊，一般包含了職能管理工作、使用管理工作、授權管理工作等功能。部門管理以組織架構設立主要管理單位部門的采集方向，用戶管理以用戶身份設立主要管理系統中用戶身份，權限管理主要分配部門與用戶的管理、操作以及查詢權限。

2.采集模塊：

（1）采集收發文檔。收文管理實現對外來文書登記和管理。主要記錄文檔標題、文號、簽發人、主辦部門以及重要文檔信息，并且具有保存歸檔等功能。

（2）采集部門檔案。采集部門檔案實現對各部門提交的檔案進行歸檔及導入數據庫庫、對數據庫中的檔案信息進行統計、分析及利用等。提供工作人員登記、掃描功能，同時自動編目。

（3）采集專項檔案。采集的專項檔案實現了對跨部門專特大項檔案進行單獨收集并導入數據庫，對數據庫系統內的檔案進行統計、分類和利用等。

3.數據模塊。數據模塊實現對采集的文件檔案同步歸檔，節省了審核、收集的麻煩。在被采集歸檔管理同時，自動同步復制到檔案數據庫中。

4.利用模塊：

（1）文件檢索。文件檢索實現檔案信息管理系統具體應用，其為社會生產生活提供真實、有效的詳盡資料。

（2）統計查詢。數據檢索實現了對檔案總量、檔案訪問量等進行統計分析。根據各事業單位的不同需要，轉換成統一檔案標準格式并自動形成各種檔案數據報告，各種報表和數據的結果都可以打印。

（3）查閱管理。按照各部門的人員權限不同區分為可直接瀏覽或須申請才能瀏覽，根據各部門的借閱資源情況自行生成查詢統計記錄等功能。

2.5 檔案信息管理系統數據庫設計

1.存儲方式設計。為了使系統應用更為方便簡潔，數據模塊實現對采集的文件檔案同步歸檔，節省了審核、收集的麻煩。在被采集歸檔管理同時，自動同步復制到檔案數據庫中，實行全部歸檔運行（如圖2）。在非自然災害情況下，容易安全保存，不易損壞、丟失。

圖2

2.存儲內容設計。為了提高系統兼容性，數據模塊采用矩陣列表設計，既可方便存儲普通文檔資料，還可存儲視頻、音頻、圖片等多媒體資料（如圖3）。

圖3

2.6 按設計要求編寫程序

檔案信息管理系統的順利建設，主要核心是對程序進行的編制，在程序編制時必須符合以下條件：

1.在進行檔案信息管理系統編寫設計時，不出現程序錯誤就是最基本的要求，正確的程序編寫能讓系統投入運行時降低使用故障率，減小工作負擔。

2.由于檔案信息管理系統的技術特點等因素，在管理系統建立工作以后，除了要提高故障率以外，還必須在系統發生故障時能立即修改并排除。這就需要系統代碼的簡潔性與規范化，可以讓系統工程師更快速地找到問題所在，并對其加以修復排除。

3.根據文檔資料管理系統的保密性原則，必須在整個文檔資料管理系統的產品設計、施工過程中，充分考慮文檔資料管理系統的安全，但是由于保密工作需要更多的技術單位，也就無法通過簡單的防火墻、殺毒軟件實現安全保護，反而要求技術人員自己編寫的程序來設置安全屏障，于是我們就必須按照各自不同的保密工作級別，各自設計自有的防火墻。

2.7 檔案信息管理系統架設

1.軟件部分架設，當我們在進行軟件設計工作時，軟件編程人員要根據所使用單位的計算機操作系統和網絡系統進行軟件設計與編寫，在系統架設后，把已經編寫好的應用軟件裝進計算機中以便于對檔案系統進行使用。

2.硬件部分的架設，首先電纜架設除了要確保各種電纜和各個裝置的合理銜接外，還要保證電纜架設的科學合理，對各個類型的電纜實行分別敷設，采取不同的定位方式和固定地點，便于人員進行檢查維護。其次，機柜及支持設施架設，重點是維護各硬件設施的穩定性，以減少因機柜及支持設備不平衡系統運行所造成的負面影響。

2.8 檔案信息管理系統調試

在完成統一架構之后，就必須對系統進行高強度拷機試驗。檢測流程中大致有兩個方面：一是對系統軟件的檢測，需要測試錄入與調出的成功率和速度，也需要檢測在超負荷工作狀況下的系統響應。二是對硬件設備的檢測，重點是對硬件設備的穩定性檢測，同時測試超負荷工作情況下主要設備和線纜的發熱量，防止出現設備線纜高溫從而造成重大火災事故。

2.9 檔案信息管理系統配套設施選取架設

檔案信息管理系統的建立中的相關設備，是指專門根據可能或隨時發生的事件所設定的相應安保裝置和安全措施。首先是消防設備管理系統，然后是備份功能管理系統，這兩種管理系統可以隨時完成交互作業，如果出現了火災事故，系統第一時刻自動開啟消防設備管理系統，并隨著滅火制度的開啟系統備份功能而自動開始進行火災事故處置。

3 檔案信息管理系統的應用

3.1 檔案信息管理系統應用方式

1.檔案信息管理系統自動編目。檔案編目自動化系統既是以處理檔案信息的保存與查詢為核心的計算機，也是全國檔案信息管理系統中智能化的基礎組成部分。[4]故資料庫及檔案的建立應最大程度地便于檔案資料的保存與查詢。一般應建立以下檔案：

（1）主文件：一般按檔案文件名稱及記錄輸入時間的次序、線性地保存于硬盤或光盤上，用以保護檔案及機讀目錄的最完整信息。

（2）倒排檔：這是按檔案文件的特定性質，如文件性質（上行文、下行文、平行文或專項檔案）而組成的文件，該文檔通常按屬性記錄及其本身的規則以樹型結構存放于硬盤驅動器上，以目錄鏈針方式與主文件所對應的記錄相連接，是一類用于系統中隨機存取的文件。若干種不同性質的倒排檔與主檔案一起組成了中央書目數據庫，以便形成自動編目供系統內檢索和對外查閱(即計算機查目)。

（3）編目文檔：重點是積累新數據，自動編輯目錄和主文件的維護。

2.檔案信息管理系統自動檢索。檔案信息管理系統自動檢索主要分為自動檢索編目系統和自動檢索事實數據系統，編目檢索系統主要是對某專項檔案的相關文獻進行檢索，其結果是獲得一批相關文獻的線索進行自動分類歸集。事實數據檢索主要是指進行對某種事實或資料的查詢，其結果都是將得到最直接的、可供參考的答案。

3.檔案信息管理系統自動管理。自動生成打印臺賬，系統自動生成并打印輸出檔案目錄、檔案脊背、檔案信息變動表及各種臺賬登記冊。

3.2 檔案信息管理系統保障措施

1.加大領導對檔案信息管理系統的重視。提高領導人員的業務管理能力，有效保障檔案信息系統事業發展的總體目標基本完成，事業單位財務管理的主要領導人員，應當高度重視檔案的信息化開發和建設，并主動加大對多方面的信息資源保障力量和技術支持力度，全面健全對事業單位財務管理的綜合監督機制，實施檔案信息管理系統工作人員的科學發展計劃。第一，主要領導人員應當注意做好檔案信息管理系統工作人員的日常專業能力培養教學和考核管理等工作，通過使用科學有效的檔案信息管理系統，主動推動管理人員不斷增強崗位的專業知識和理論基礎。第二，主要領導人員需要高度重視具體人員的專業度提高與培訓，以全面保證日常管理工作的順暢有序開展。

2.提升檔案信息管理系統工作人員素質。事業單位內控制度檔案信息管理系統的工作建設中離不開專職工作人員，由專門的人員承擔檔案系統的日常管理，可以全面保證事業單位內控制度檔案系統的健康發展。檔案信息管理系統工作者不僅僅要掌握檔案信息管理系統工作的專業知識，要更主動地提高自己的信息化技術的運用能力水平，還需要針對事業檔案信息管理系統開發建設中的現實需求，加大對專業數據管理人員的引進與聘用，增強事業單位整體的現代化工作意識和能力。

3.規范檔案信息的采集與整理。檔案信息管理系統收集和整理的工作規范，首先要確定檔案管理制度：要有專門負責歸檔工作的部門領導、要有專門主管歸檔工作的機關、要有專門搞好歸檔管理工作的人員、使檔案管理形成網絡；其次，明確收集、整理、存檔的形式；明確對檔案信息機關、事業單位部門的管轄職能。

4.加強檔案信息管理系統的安全性。事業單位檔案信息管理系統的信息化建設和事業發展總體目標的完成，需要更加注重其信息的安全，努力完善其信息安全保障機制。檔案信息系統的查閱管理工作應當嚴格按照有關制度管理規定，認真進行數據信息存儲備份管理工作，進一步健全對歸檔數據信息的管理恢復體系，有效提高事業單位財務管理檔案數據安全保存管理與利用水平。

4 結語

檔案信息管理系統全面投入工作后，將徹底改變原來的手工檔案管理模式，縮短了業務流程，大大提高了效率；將大量的業務資料在業務系統中進行存檔，大大降低了他們的工作壓力和復雜度：實現了一份重要檔案資料可以多人隨時檢索使用，從而發揮了科技對檔案工作的保障、促進和引導等功能；實現了對重要檔案資料進行數字化加工、重要文檔資料異地保管等，對國民經濟建設和保護國家、人民集體利益，都具有很大的法制保障意義；實現了電子文檔安全備份，減少了因為多次檢索而對電子文檔原件所帶來的損失，從而降低了對各種形式文檔的維護費用。

綜上所述，信息系統的總體設計工作主要包括信息系統要求設定、信息系統架構設計等方面，而檔案信息管理系統的完成，則必須同時在硬件與軟件兩個方面加以建設，以符合檔案信息管理系統的工作特點。因此，檔案信息管理系統的信息化建設逐漸成了未來的發展趨勢。