關于加強大型活動項目預算管理的思考

譚靜（北京歌華大型文化活動中心有限公司）

引言

大型活動吸引公眾和媒體的參與，但由于實際運作上的問題，大型活動項目預算管理存在許多漏洞，實際成本常常超過活動預算。大型活動項目管理的基礎是有明確的目標，并進行有效的資源分配，而預算管理可以科學地分配大型活動的資金。在大型活動項目管理中加強預算管理，有助于大型活動項目的成本控制，提高資源利用效率，優化大型活動項目的業務流程。

一、項目預算管理的內涵

預算是管理會計的重要部分。預算是以數字化形式對某一項目的計劃或預測，是大型活動戰略項目管理的重要組成部分。通過預算編制、內部控制等一系列管理手段，使大型活動項目的資金得到合理分配，可以有效促進大型活動項目的順利發展。預算管理是大型活動項目管理的重要部分，它以科學預測作為前提，并擴展到成本、收益和支出等經濟活動。預算管理對于改進大型活動項目內部控制體系，實現大型活動項目的資源最優分配，提高經濟效益至關重要。在市場競爭環境下，大型活動項目通過預算管理內容和目標的優化，激發各部門的活力，提高資源分配和利用的效率。預算管理不僅是財務管理，更是對大型活動項目的全方位管理。然而，在大型活動項目發展過程中，由于思想認識和實際操作的局限性，傳統的預算管理主要由財務部門負責，其他部門很少參與，預算管理無法對資金進行科學預算和合理控制，無法提供決策依據。因此，當前大型活動項目管理中，需要讓不同的部門參與預算管理，促進預算管理的科學性。這樣：（1）有利于大型活動項目的風險管理。預算的制定和執行過程是在市場調研的基礎上，加強大型項目管理的預見性、準確性和科學性，在合理、嚴密的計劃上開展大型活動項目，避免盲目發展，防止不必要的財務風險。（2）有利于調整各部門的關系。大型活動項目需明確各部門的職責，促進各部門之間的合作與交流，增加人員的積極性，有利于增加預算管理的規范性。

二、大型活動的特點

大型活動是有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會活動。（1）有鮮明的目的性和計劃性。鮮明的目的性不是一般目的，站在社會綜合的立場上，讓大型活動傳播開來，讓人員明確傳播的信息。同時，大型活動組織起來很復雜，需要嚴密的計劃，才能保證大型活動如期實施。（2）嚴密的操作性。在組織大型活動的過程中，如果工作人員出錯，很可能來不及改正。同時在某些情況下，舉辦大型活動因為人員過多，主辦方管理不善，可能會造成傷亡事故。因此，大型活動的執行必須具備嚴密性。（3）高投資。大型活動可能需要大量資金，高投資是最基本的特點。因此，在大型活動中做好預算管理是有必要的。

三、大型活動項目預算管理存在的問題

（一）忽視項目預算管理

在大型活動流程環節的實施過程中，涉及場地設計搭建布置、租賃各種燈光音響等演出設備、組織演員日常訓練和排練、編制豐富的音樂視頻資料等，所需工作人員數量眾多，工作內容復雜。因此，在大型活動的規劃中，需要作出預算清單，管理相關成本。預算的制定和實施全方位的，部門工作人員必須參與預算管理中。目前，預算只有財務部門編制，沒有達到真正的全員預算高度，也沒有整合到大型活動項目的總預算中，預算編制結果很難實現相對科學性。例如，預算目標很難真正反映大型活動項目的預期發展計劃，而且沒有合理的資源分配安排，缺乏對預算準備內容的詳細研究，無視各個部門的互動和溝通，造成預算實施不充分。一些大型活動項目管理人員未意識到項目預算管理的重要性，不注意項目的成本預算，導致項目預算管理沒有深度實行。

（二）項目預算編制不夠科學

大型活動項目的預算準備，應以市場環境為前提，按照大型活動項目的實際進行科學準備，采用標準化方法進行項目決策。大型活動項目的預算應該注意短期計劃和長期計劃相結合。但在大型活動項目預算編制的缺失下，預算管理很難達到預期的結果。另外，明確大型活動項目的資金用途，需要對產生的成本進行合理規劃，管理現金流量，并確保內部資源分配。目前，大型活動項目的預算編制存在很多問題。如預算編制不夠科學，預算準備流程不夠嚴密，預算內容細節不足，忽略了風險評估，預算數據不符合預算管理目標等，應當進行適當調整，確保預算管理規范化。

（三）項目預算管理執行力度不夠

項目預算管理不僅是預算準備，更重要的是預算實施和監督。首先，項目預算管理應該與大型活動項目所關聯地域范圍、市場環境、消費水平等外部環境掛鉤。如果在大型活動項目預算管理流程中忽略市場調查，會造成大型活動項目與外部環境不兼容，對預算結果估計不足，整個預算管理難以被接受。其次，預算應該按照科學的標準執行，為了使預算管理更加透明，必須加強預算實施。預算實施是預算管理的中心。如果預算指標缺乏靈活性和對市場的適應性，大型活動項目的預算工作難以實施。最后，一些大型活動項目還需要加強預算的監督。如果預算管理執行力度不夠、缺乏有組織的安排、沒有系統的反饋，預算實施過程與預算管理目標存在背離，難以對其進行修正，影響預算實施的整體。

四、提高大型活動項目預算管理水平的有效措施

（一）加強對項目預算管理的重視度，構建完善的預算管理制度

進行預算管理可以幫助大型活動項目提高競爭力。預算管理的實施不是僅僅針對大型活動項目財務部門的工作，也是加強內部基本管理工作。預算管理的第一位負責人是大型活動項目中各部門的最高負責人，必須實施主要的執行責任體系，有效加強領導能力，明確責任。在部門間利益沖突的情況下，應調整競爭，以客戶利益為最高標準，對活動進行梳理，以確保大型活動項目的競爭力。在大型活動的預算管理過程中，從領導到普通員工，要從思想層面上變化。第一，大型活動的領導應理解項目預算管理的重要性，闡明項目管理組織的權利和責任，可以設立專門的預算管理組織來負責項目預算管理，并將項目預算管理納入工作計劃中，制定科學合理的預算管理程序。第二，提高預算管理的覆蓋范圍，與各部門密切相關。各部門不僅要參與項目預算的籌備工作，而且要對自身的工作負責，提高預算管理的科學性。從員工的角度出發，在全面預算管理中滲透員工的權利和責任，在預算準備、實施和評估的細節中劃分不同部門和環節的責任，進行詳細的調查，鼓勵員工經常對預算計劃提出建議和建議，并始終優化預算計劃。預算的內容既符合大型活動項目的戰略發展要求，又貼近員工的實際工作，使用預算評價指標鼓勵員工參與大型活動項目的管理，增強員工的認同感，推進預算管理目標的順利實施。

（二）采用科學的預算編制模式，推行現代化的預算管理方式

在現有預算方法的基礎上，積極學習和采用科學預算方法，實施自上而下預算模式，不僅是財務部門，所有項目部門都可以參與預算編制。打破預算編制的壁壘，所有職位的人員都可以為大型活動項目的預算內容、實施和監督機制提供建議。同時，大型活動項目應根據預算管理的需要，適當擴大預算準備的內容，對活動產生的經費進行計劃和分析，調整大型活動項目運作的制作費、勞動成本等。領導者可以按照大型活動項目的總體發展戰略，制定總體預算計劃，各部門可以按照總體預算計劃執行分別預算，并向領導報告。總體預算管理組織分析、檢查報告可以分發給員工。這一進程不僅可以確保預算管理的民主性，還可以提高上和下部門之間的溝通效率。在預算編制過程中，按照大型活動項目的基本要求和目標，將預算準備的內容和流程標準化。其次，要詳細做好項目預算的準備，進行大型活動項目運作的風險評估。根據項目預算準備計劃，分析項目的資金，如策劃資金、制作資金、人員資金、投資資金和管理資金，并創建相應的記錄。優化預算準備流程，制定實用的預算準備方案。一些大型活動項目的預算準備只是一種形式，財務信息收集、預算準備評價、預算提交等環節缺乏嚴格的規范。因此，大型活動項目制定嚴格的規范，以確保所有環節不出錯。此外，大型活動項目需要進行風險分析，建立綜合性的風險管理，減輕大型活動項目投資的風險。最后，大型活動項目可以借助現代信息技術的幫助，搭建項目預算管理平臺或信息系統，及時更新項目預算。大型活動項目的預算管理和內部控制的建立相輔相成。如果沒有強有力的內部控制，推進預算準備是很難的。因此，相關人員應為預算準備營造良好環境，建立公司內部溝通平臺，使所有部門都能借助信息技術的實時互動來共享和交換信息，借助信息平臺分析數據，以提高預算準備的可靠性。

（三）加強預算編制的執行力度

大型活動項目的預算是復雜的，包括策劃設計預算、設備租賃預算、搭建制作預算、人員預算、食宿交通預算、后勤行政保障預算等。整個大型活動項目預算制度是基于現場狀況的預測，因此，大型活動項目制定的預算指標應有靈活性，而且應該注意預算準備，加強預算準備的落實，預算實施留有余地，減輕預算風險。在大型活動項目預算實施時，首先，確定預算執行的標準，只有通過設定明確、系統的實施目標，才能改進執行的工作流程，評估預算實施能力，并且預算執行過程應進行合理控制。其次，確保預算的質量，要找出預算準備和實施過程中的問題，找出問題的根本原因，并加以總結和改正。此外，預算管理是否適當和可行，成本是決定大型活動項目的關鍵。資金充足，活動才可以順利進行。但不能盲目利用資金，需要資金流量，確保各種成本的合理支出，減少財務風險。大型活動項目的支付能力需要考慮資本來源，確保預算管理的科學性和透明性，進行對預算管理的實施。最后，強化預算監督，定期召開預算分析會，通報支出情況，及時發現偏差，分析原因，制定控制辦法。

結束語

在市場競爭環境中，建立和完善預算管理對大型活動項目的順利實施目標至關重要。但是，在大型活動項目的預算管理過程中，存在著對預算管理的理解不充分，預算制定與實施不充分等問題。因此，大型活動項目的管理人員要改變想法，增強預算管理實施效果，加強預算評估，強化預算監督，以推進大型活動項目高效發展。大型活動項目預算管理不僅涉及現場活動項目的資金，還包括人力和物力等其他成本。加強預算管理不僅可以合理管理成本 ，還可以優化項目的資源分配，減少項目經費支出，增強大型活動項目的核心競爭力。