檔案工作者知識(shí)更新與技能儲(chǔ)備的途徑與方法

文/周玉華

隨著新技術(shù)、新理念、新方法在檔案工作中的運(yùn)用，檔案工作較之以往在工作程序、環(huán)節(jié)和內(nèi)容上都發(fā)生了不同程度的變化。在以知識(shí)和信息為主要特征的時(shí)代背景下，檔案信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。檔案工作者需要不斷進(jìn)行知識(shí)更新與技能儲(chǔ)備，提升素質(zhì)，積極應(yīng)對(duì)檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)，以滿足檔案工作發(fā)展的需求。

1 檔案工作者知識(shí)更新與技能儲(chǔ)備的必要性

1.1 檔案部門工作職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變

一是由保管職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。檔案提供利用服務(wù)是檔案部門生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。作為信息資源的整合部門，檔案部門依托數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理部門的工作重心由保管職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，形成以利用者為導(dǎo)向的服務(wù)模式，為利用者提供快速、有效的信息服務(wù)。二是由單項(xiàng)利用向雙向傳輸職責(zé)轉(zhuǎn)變。目前，多數(shù)單位檔案部門對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行同步管理，形成文檔一體化管理模式，并在單位檔案網(wǎng)絡(luò)的支持下，使檔案不再受時(shí)間和空間的限制，通過檔案網(wǎng)絡(luò)能夠滿足不同利用者的需求，使檔案資源得到有效充分的共享。

1.2 檔案服務(wù)方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變

一是需求方式由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)。檔案用戶需求的滿足從過去單純依賴檔案部門轉(zhuǎn)變?yōu)橛脩糇晕曳?wù)的自助化傾向。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索等查詢功能搜集到所需要的信息，用戶檔案信息意識(shí)的樹立由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)。二是服務(wù)載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字。數(shù)字時(shí)代的顯著特點(diǎn)是信息量大，如何有效掌握大量的檔案信息資源、充分發(fā)揮信息價(jià)值，成為檔案工作亟需解決的問題。傳統(tǒng)檔案工作的重點(diǎn)是檔案信息的保管和維護(hù)，忽視了用戶的客觀需求和切實(shí)感受，無法充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。

1.3 檔案信息流通形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變

電子檔案的產(chǎn)生突破了傳統(tǒng)檔案流通形式，電子檔案的形成、利用和保管在具體環(huán)節(jié)上側(cè)重點(diǎn)也有所不同。電子文件產(chǎn)生強(qiáng)調(diào)前端控制，電子檔案形成強(qiáng)調(diào)對(duì)象控制，電子檔案管理強(qiáng)調(diào)管理流程控制。相對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理，在管理環(huán)節(jié)、手段和方式上都有不同程度的變化，與此同時(shí)，要求檔案工作者突破原有的知識(shí)和技能來適應(yīng)這種變化。

2 信息化環(huán)境下檔案工作者的職責(zé)需求

2.1 檔案信息資源的橋梁與紐帶

如何有效地管理檔案信息資源并充分發(fā)揮其價(jià)值，成為發(fā)揮檔案部門職能的關(guān)鍵。一是重視檔案工作者是處于檔案和利用者之間的中間人的地位；二是強(qiáng)調(diào)檔案工作者的工作職能，即建立利用者和檔案的聯(lián)系；三是轉(zhuǎn)變檔案工作者職責(zé)重心，由相對(duì)單一實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)向綜合的信息管理。從根本上說，就是檔案工作者要從意識(shí)上明確開放、利用的宗旨，合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，使檔案資源成為高效的信息庫，使檔案工作者成為提供檔案信息資源的橋梁與紐帶。

2.2 檔案信息資源有效利用的傳播者

一是從滯后服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槌胺?wù)。改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富的編研形式呈現(xiàn)給用戶，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種表現(xiàn)形式。二是從機(jī)械化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)。通過單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在為用戶提供豐富檔案信息的同時(shí)，讓用戶通過網(wǎng)絡(luò)能夠快速、有效地獲得所需信息。三是從階段性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程服務(wù)。集成檔案信息資源，在信息技術(shù)集成平臺(tái)上，豐富和優(yōu)化檔案信息資源，使檔案資源間建立有機(jī)的聯(lián)系。四是從標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)性化服務(wù)。改變利用者獲取資料的方式和途徑，檔案信息得到最大限度的發(fā)揮和利用，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。

3 檔案工作者需要儲(chǔ)備的理論知識(shí)和操作技能

3.1 豐富的文化與科學(xué)技術(shù)知識(shí)

檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平，還應(yīng)具備與檔案工作相關(guān)的文化知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和科學(xué)技術(shù)知識(shí)。比如文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)。特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員，必須以“博才”或“通才”取勝。

3.2 熟練的檔案信息處理技能

一是檔案信息處理能力。由于工作內(nèi)容的特殊性，檔案工作者需要對(duì)檔案進(jìn)行一系列處理才能形成檔案信息資源，為公眾提供利用。檔案工作者需要具備的信息處理能力主要包括：信息收集、信息選擇、信息加工的能力。二是檔案用戶分析能力。不同的用戶對(duì)檔案信息有不同的要求，對(duì)不同類型用戶的需求進(jìn)行分析，增強(qiáng)信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的傳播效率。三是新技術(shù)的應(yīng)用能力。計(jì)算機(jī)在檔案工作中的普及，要求檔案工作者熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件；在網(wǎng)絡(luò)信息化傳播將成為信息傳播主要途徑的環(huán)境下，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)是檔案工作者必須具備的能力。

3.3 強(qiáng)烈的檔案信息責(zé)任意識(shí)

一是高度關(guān)注社會(huì)新聞信息。作為信息資源的開發(fā)者、公眾獲取信息的重要源頭，檔案工作者必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并與當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際工作相聯(lián)系，提高對(duì)未來信息的預(yù)測(cè)能力。二是掌握檔案信息需求變化。檔案工作者及其服務(wù)對(duì)象都是生活在信息社會(huì)中，面對(duì)海量信息，檔案工作者只有具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)，才能積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用。三是樹立檔案信息安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳遞存在很大風(fēng)險(xiǎn)，這就要求檔案管理及傳播人員具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全常識(shí)和基本的防范要求，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。另外，數(shù)字化信息的竊取和篡改不易被識(shí)別，使信息真?zhèn)坞y辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失。

4 檔案工作者知識(shí)更新與技能儲(chǔ)備的主要方法

4.1 提高自身的學(xué)習(xí)能力

檔案管理是一項(xiàng)知識(shí)不斷更新且實(shí)踐性很強(qiáng)的工作。在信息時(shí)代，檔案工作者學(xué)習(xí)能力高低直接影響工作質(zhì)量。檔案工作者應(yīng)注重培養(yǎng)自身學(xué)習(xí)能力，增強(qiáng)自主學(xué)習(xí)觀念，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)，掌握必要的軟件操作和維護(hù)技能，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的管理，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍。

4.2 積極參加各種教育培訓(xùn)

除了堅(jiān)持自學(xué)的學(xué)習(xí)方式外，還要積極參加各種專題教育培訓(xùn)，系統(tǒng)地掌握常用的檔案管理知識(shí)和基本技能；積極參加檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件管理和計(jì)算機(jī)病毒防范等知識(shí)培訓(xùn)，在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息的存儲(chǔ)、管理和利用，提高信息化工作效率，做好安全保障工作，更好地保障檔案實(shí)體、檔案信息、檔案管理信息系統(tǒng)的安全。

4.3 強(qiáng)化社會(huì)溝通協(xié)調(diào)能力

溝通能力是信息社會(huì)人們所需要具備的基本能力之一。在傳統(tǒng)檔案工作職業(yè)能力特征中，把政治可靠、保守機(jī)密作為從事檔案工作的基本前提，對(duì)信息化環(huán)境下的檔案工作者來說，有效、全面的溝通能力是勝任的又一個(gè)基本前提。檔案工作者要成為主動(dòng)的溝通者，在工作上變被動(dòng)為主動(dòng)，在工作流程中積極地進(jìn)行前端介入和控制；檔案部門及其工作人員應(yīng)與檔案形成部門及其業(yè)務(wù)人員建立起雙向、有效的溝通渠道，共同推進(jìn)檔案管理工作。

4.4 提升檔案工作創(chuàng)新能力

首先，檔案工作人員必須解放思想，敢于否定舊思想、舊事物，以積極的態(tài)度來激發(fā)創(chuàng)造設(shè)想。其次，提高認(rèn)同新思想、接受新事物的能力。借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，對(duì)檔案的工作過程、環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行優(yōu)化，提高工作效率和檔案信息利用率。再次，敢于在工作中嘗試新技術(shù)和方法，以創(chuàng)新管理理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。最后，能夠進(jìn)行理論創(chuàng)新，注意對(duì)日常工作進(jìn)行總結(jié)，從多角度分析工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足，運(yùn)用所學(xué)知識(shí)對(duì)工作實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)，并從中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和完善知識(shí)體系。

信息時(shí)代，檔案工作者是檔案信息管理利用的實(shí)踐者，應(yīng)該把握機(jī)遇，不斷地更新觀念，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，增強(qiáng)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)程度，提高檔案管理業(yè)務(wù)處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源意識(shí)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長的需求，為檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。