區域性衛生科教信息管理系統建設探索

王 晨 周玄韻

上海市浦東衛生發展研究院，上海 200129

2020 年全國衛生健康科教工作會暨加強生物安全和科研管理工作電視電話會議上，國家衛生健康委黨組書記、主任馬曉偉出席會議并講話，提出“充分發揮科技教育對衛生健康事業發展的引領作用”。如何對衛生科教工作全過程進行管理，使各級管理者及廣大衛生技術人員高效完成科研工作的各階段任務，已成為地方衛生行政管理部門的一項繁雜且至關重要的任務。同時，精準化評估各單位的科教管理水平、科研創新能力、科技影響力等，也是衡量各單位綜合實力的一個重要因素。

2019 年，上海市浦東新區衛生健康委員會（以下簡稱新區衛健委）啟動“浦東新區衛生科技項目評審系統”優化升級項目，著手打造全新的“浦東新區科教興醫信息管理系統”。上海市浦東衛生發展研究院（以下簡稱浦東衛發院）作為新區衛健委直屬事業單位，秉承服務廣大衛生工作者的理念，結合自身特色和優勢，承擔項目建設和日常管理的任務，在構建區域性衛生科教信息管理系統開展衛生科研、人才、學科全生命周期管理及依托該系統開展單位科教評估等方面積累了大量實踐經驗，本文擬就上述內容進行探討，以期為同行帶來一些啟示，為區域性衛生科教信息管理系統的構建提供建議。

1 科教興醫信息管理系統的建設背景

上海市浦東新區區屬衛生單位包括三級醫院6所、二級醫院10 所、社區衛生服務中心47 所、專業公共衛生機構6 所、直屬機構7 所、市屬三級醫院9 所、其他部門及社會辦醫療機構醫院97 所。隨著計算機、通訊、網絡技術的深入發展和廣泛應用，在當前形勢下，醫療衛生行業構建一套完整、應手的衛生科教信息管理系統已成為必然趨勢。上海市浦東新區財政每年為新區衛健委劃撥科教專項資金，重點立項并資助區域內所有單位的學科建設、人才培養和科研項目。早在2012 年，新區衛健委就已開發建設“浦東新區衛生科技項目評審系統”并投入應用，實現申報材料線上傳遞、專家遠程或現場評審的功能，取得較好的反饋效果。

隨著衛生科教工作的深入開展，工作效率低下、管理效能不足，項目流程化管理缺失、實施過程有效監管薄弱、數據整合利用能力有限、決策無可靠數據支撐等問題也逐漸顯現。由此，構建一套基于全流程信息管理的衛生科教專門系統，以強化對衛生科研項目的全過程控制，實現對項目全生命周期的管理勢在必行。“浦東新區科教興醫信息管理系統”的建設將為上海市浦東新區醫療衛生和人才發展提供重要的保障，為提高全區衛生科教管理水平發揮積極作用。

2 科教興醫信息管理系統建設的基本原則

2.1 依據相關工作制度進行頂層設計和模塊構建

科教興醫信息管理系統建設的目的是為新區衛健委立項資助的學科、人才和科研項目提供服務，并為新區衛健委對區屬衛生單位的科教工作統籌管理提供支持。依據新區衛健委制定的相關文件中的具體條款定義系統模塊及條目細節。根據各類項目不同的申報條件和考核指標，自動生成不同格式、內容的申請書和專家評審表等相關模板，甚至職稱和年齡等字符也做了申報限制關聯。

各種文件中不涉及的內容及無需新區衛健委直接干涉的層面，不納入系統建設范疇。如在經費管理方面，與許多學校和醫院將具體經費管理流程納入自建科研管理系統不同。本系統只涉及新區衛健委文件中已明確的各類項目資助經費配套比例、經費科目、撥付方式及審計要求等，有關預算經費具體提取報銷流程則不在系統內體現。

2.2 按照項目全生命周期流程構建流程化系統

隨著信息化管理的普及，科教興醫信息管理系統的管理內容從最初的僅記錄項目基本信息，逐漸發展為項目申報、立項、中期管理至結題的全生命周期管理。首先是申報階段。各類學科、人才、科研項目申報批次建立，申報通道開啟，申報者進行在線申報，申報者所在單位和上級管理部門依次進行形式審查。申報結束后，新區衛健委在系統專家庫組織挑選專家對申報項目進行評審。評審通過者進入立項階段。在新區衛健委補充經費和編號信息后，立項項目的負責人填報“計劃任務合同書”，同時提交開題有關信息，立項者所在單位和上級管理部門審核通過后進行開題，并上報開題內容。中期管理分為兩大部分：一是在項目實施過程中，項目的相關信息可能發生變更，由項目負責人提出項目變更請求，經立項者所在單位和上級管理部門審核通過后，系統會自動記錄所有變更內容；二是根據項目的進展情況和要求，新區衛健委可對項目組織中期檢查，通過系統對需要中檢的項目負責人發送項目檢查提示，項目負責人收到信息后填寫并提交中期檢查報告，上級管理部門審核通過后完成項目中期檢查，檢查意見會立即反饋。最后是結題階段。需在“計劃任務合同書”的時間要求內按期結題，項目負責人通過系統上傳結題材料，立項者所在單位和上級管理部門依次進行內容審核。審核通過后，管理部門在系統專家庫組織挑選專家對項目進行結題評審。順利結題的項目由管理部門填入審計后資金信息，轉入成果登記流程，直至完成任務。

通過統一的信息化管理平臺實現項目全過程管理，可提高項目管理效率，規范項目過程管理，在記錄項目基本信息的同時，確保信息完整準確地記錄及安全高效地處理。

2.3 幫助系統內各類用戶角色有效處理繁雜工作

針對上海市浦東新區的特點，科教興醫信息管理系統在一定程度上模仿國家自然科學基金委員會旗下的科學基金網絡系統的主要用戶角色，包括項目申請者、評審專家、基金管理者和依托單位管理者，在系統設計中充分考慮以上各類用戶的需求和不同用戶之間的信息交流。項目管理的業務流程中涉及的人員極其廣泛，系統會按照用戶類別進行分級、分類管理，即使同為管理者也分為普通條線管理權限、主管級管理權限和高級管理權限，分別具有不同的操作權限及范圍。在自身角色賦予的功能和任務下，系統會采用合適的信息化數據管理方式，實現對數據的統計分析、查詢、審核、智能判斷、限制邏輯錯誤等，幫助各類用戶角色開展相關工作，一方面能夠保證每個項目管理環節中各類信息處理的及時性，實現自動化辦公模式；另一方面能夠確保準確掌握項目實時進展情況，得到更加有效的信息。

2.4 實現對數據的多維度利用

信息系統的特點就是在使用中會產生大量的數據，這些數據不加以科學利用，不僅是系統的冗余，而且還會占用系統資源成為負擔。科教興醫信息管理系統在個人、單位和新區衛健委3 個層面上提出數據利用方案，層面間又通過“激勵”機制建立良性發展的模式。

在個人層面（主要指項目負責人及其團隊），項目進行過程中會產生各類成果，包括新立項目、論文、著作、專利、轉化、獎項、學術任職、教學經歷等，這些數據不但可作為個人科教績效信息得以被提取，還可同時添加至單位的績效數據庫。

在單位層面，個人負責的新區衛健委項目的驗收情況會轉化成單位的項目按時驗收率、驗收通過率、實際經費使用率等成為單位科教管理評價的組成部分。除上述與新區衛健委項目有關的成果內容外，系統還設置了主動上傳本單位員工其他各級、各類科教成果的功能，用以充實單位的科教成果，提高單位的科教績效。

在新區衛健委層面，可隨時通過系統查看、復核各單位上傳的數據，保障內容的真實性、可靠性、公平性。且系統會自動計算各單位的科教績效分值，不僅能獲得年度委屬單位的科教考核結果，還能同步推導出次年各單位的可申報名額。這種帶有競爭性“激勵”的方式，不僅保障數據的準確性和及時性，提高監管有效性，還可促進個人和單位更好地完成本級項目。

3 科教興醫信息管理系統的建設框架

3.1 系統建設硬件基礎

為滿足上海市浦東區域內眾多區屬、非區屬衛生單位及所有衛生系統員工的實際需求，科教興醫信息管理系統需要設計和建設成為一個基于浦東新區衛生信息網，同時兼顧基于Internet 的類似于開放式的科教管理服務平臺。

基于上海市浦東新區衛生信息網，在當前新區區屬衛生單位之間已經架構一個獨立的物理城域網，并逐漸擴展至區域內非區屬的大中型醫療機構。與此同時，隨著Internet 的普及，能夠借用Internet通訊為新區內的醫療衛生人員提供基于Internet 的遠程服務。鑒于上海市浦東新區衛生信息網內外網物理隔絕的客觀現狀，科教興醫信息管理系統利用現有的vpn 通道，使用內、外網2 個系統服務網關，同步用戶認證信息和工作信息，見圖1。

圖1 科教興醫信息管理系統基本構建框架

3.2 系統開發環境

系統用戶采用WINDOWS 7.0 及以上操作系統；系統開發工具采用新型J2EE 構架作為基礎內容，以B/S 模式作為輔助，有效鞏固自身功能及效率，WEB 中間件采用Tomcat 7 提供服務；數據庫平臺應用MYSQL5.7 適用瀏覽器，包括Internet Explorer 8.0及以上其他瀏覽器。

4 科教興醫信息管理系統的實現及應用

4.1 用戶表示層實現

本系統的設計采用三級管理模式，即個人、管理員和系統管理員三級用戶。

4.1.1 個人用戶 分為項目申請者（負責人）和評審專家兩大類。項目申請者只能由所在單位的管理員進行添加，不能自行注冊，登錄后可自我維護信息。為確保每位項目申請者在系統內的唯一性和信息安全，統一規定單位添加項目申請者使用上海市繼續醫學教育賬號作為登錄名，項目申請者（負責人）將通過系統歷經項目管理的整套流程，所提交的書面材料均由系統自動生成帶流水號和水印的PDF 文件，保證真實性和可靠性；為保障專家庫的保密性和準確性，評審專家均由上海市浦東衛生發展研究院主管角色的管理員來添加，登錄名采用專家的聯系電話，添加字段除姓名、單位、科室等普通信息外，將所屬專業精確到四級。在選擇評審專家時，只有與被評審的項目組專業相符，專家才會自動顯示以備選。

4.1.2 管理員用戶 分為單位管理員和新區衛健委管理員，其中新區衛健委管理員又分三級，包括浦東衛發院各條線角色（學科建設、人才培養、科研項目、成果經費、績效統計）和主管角色及新區衛健委處室角色。單位管理員指項目所在單位的管理員，其權限和功能有：①添加本單位的個人用戶（主要為項目負責人）；②審核項目申請者（負責人）在系統中提交的所有信息，并上傳至浦東衛發院各管理條線等待確認；③第一時間獲取上級反饋意見，并將不符合要求的材料退回至項目申請者（負責人）進行修改；④根據本單位規模，在最大權限范圍內創建若干個同級或低級的管理員，分工協作；⑤上傳資料，填報科教成果。浦東衛發院各條線管理員角色主要職責是根據系統工作流程審核各類材料，對于需修改的，填寫意見后退回，單位重新提交后再次審核，如此反復直至符合要求。根據實際要求，部分審核工作條線管理員有確認通過的權限，其他的需要繼續提交至上級主管角色進行復核后再通過。浦東衛發院主管角色負責對條線管理員已審核通過的內容進行把關，并有查看、復核涉密數據（如專家評審結果、單位年度科教考核分值）的特殊權限，上述內容經主管角色確認無誤后提交給新區衛健委處室角色。新區衛健委處室角色是最高級別的業務管理員，是重要單項業務流程的最后確認者，只有經過最后確認，項目的全生命周期流程才能繼續。

4.1.3 系統管理員用戶 是系統中的超級用戶，初始化產生，主要負責系統數據維護、參數的設置等。

4.2 業務邏輯層模塊

從時間維度來看，科教興醫信息管理系統以項目申報、立項后任務計劃書填寫、開題管理、中期檢查、驗收管理、成果登記、成果展示、經費撥付、統計管理九大功能為核心展開，充分考慮項目實施過程中偶發的修改/中止需求，匹配制度管理、用戶管理、系統管理等基礎性功能，并實現歸檔統計、數據分析、輔助決策和智能查詢等數據分析管理功能。

從縱向流程管理來看，按照工作實際設立相應角色，在項目不同流程節點，分別賦予其不同的功能和處理權限，管理邏輯層層分明，負責內容清晰明了，見圖2。

圖2 科教興醫信息管理系統項目全流程管理圖

4.3 業務管理流程設計

科教興醫信息管理系統以“學科建設”“人才培養”“科研項目”三大需要進行全生命周期流程管理的條線為主，三者共同的業務模塊主要包括項目申報、立項、開題、中期檢查、驗收、經費撥付、成果登記。另外，科教考核也是本系統的一項主要功能模塊。科教興醫信息系統的建設立足于系統內多數據共享，實現各業務模塊內的數據互聯互通，杜絕信息和數據孤島的存在，降低工作量，實現效率最大化，并按照工作實際設計一系列業務管理流程，見圖3，界定各類用戶角色的使用權限，保證過程管理的關聯性、有序性和便捷性。

圖3 科教興醫信息管理系統全生命周期流程設計圖

5 結語

上海市浦東新區科教興醫信息管理系統于2019年正式投入使用，經歷了各類項目的評審、立項、開題、中期檢查的業務流程，并完成每年的科教成果統計和年度科教考核任務。上線以來，廣大項目申報者和各級管理者直觀地感受到該系統可顯著節省流程時間，提高工作效率和準確性。作者還對2021年參加評審的專家共131 人進行問卷調查，結果顯示，科教興醫信息管理系統使用的總體滿意度達到100%，其中很滿意達75.57%；另外，82.44%的專家使用過類似的科研管理系統，相較于其他系統的相對滿意度（最高5 分）達4 分以上為100%，達5 分有86.11%。同時專家們希望該系統將全流程管理、界面舒適度、響應流暢性及平臺移動化等方面作為下一步的努力方向。

科教信息管理系統的建設不是一蹴而就的，需要不斷探索和完善，以促進衛生科教事業的不斷發展。上海市浦東新區科教興醫信息管理系統的建設為區域性科教信息系統的構建提供了一個實踐探索的生動案例。順應時代的發展、技術的革新、管理思維的進化，本系統還在持續進步，期望能為上海市浦東新區廣大醫護人員的科教工作及浦東新區醫療衛生事業的發展發揮更大的社會效用。