北京友誼醫(yī)院實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心手術(shù)室微信預(yù)約平臺(tái)運(yùn)行情況分析

王 磊,許虎峰

(首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京友誼醫(yī)院,北京市臨床醫(yī)學(xué)研究所,移植耐受與器官保護(hù)北京市重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室,北京 100050)

實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)室作為實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心的重要組成部分，與院內(nèi)各科室的實(shí)驗(yàn)參與人員聯(lián)系密切。每日有大量的人員、物資耗材和信息在實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)室進(jìn)行交換和匯總。工作人員及實(shí)驗(yàn)參與人員類型多、數(shù)量大，各類儀器設(shè)備及物資耗材種類繁雜，開展實(shí)驗(yàn)時(shí)間不確定等問題已經(jīng)成為實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)室管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)［1-2］。相比臨床手術(shù)室先進(jìn)的管理系統(tǒng)，動(dòng)物手術(shù)室仍多沿用傳統(tǒng)人工記錄模式，存在記錄遺漏、數(shù)據(jù)雜亂、缺乏信息數(shù)據(jù)復(fù)核等問題［3］。2020年開始，首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京友誼醫(yī)院實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心對實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)室實(shí)行預(yù)約管理制度和微信平臺(tái)信息共享的方式，進(jìn)行精細(xì)化管理。從手術(shù)預(yù)約、設(shè)備使用、物資管理等方面進(jìn)行改革，全方位保障各科研項(xiàng)目組的實(shí)驗(yàn)順利開展，為各類實(shí)驗(yàn)參與人員提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的動(dòng)物實(shí)驗(yàn)空間［4-5］。

1 實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心手術(shù)室存在的問題

實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心手術(shù)室服務(wù)的主要對象為院內(nèi)在讀研究生及有實(shí)驗(yàn)需求的臨床醫(yī)務(wù)人員。實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)涉及的實(shí)驗(yàn)設(shè)備數(shù)量、型號(hào)眾多。以往實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心手術(shù)室為開放式使用，缺乏監(jiān)督和管理，實(shí)驗(yàn)人員可按照自身實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的進(jìn)度隨意進(jìn)出手術(shù)室，儀器設(shè)備無需對相關(guān)管理人員報(bào)備便可自行使用。實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心手術(shù)室自身設(shè)有各類手術(shù)實(shí)驗(yàn)設(shè)備20余臺(tái)，再加實(shí)驗(yàn)人員因?qū)嶒?yàn)需求帶入的各類實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備，一度造成手術(shù)空間極度擁擠。使用核查記錄的不完善導(dǎo)致手術(shù)環(huán)境和實(shí)驗(yàn)設(shè)備污染、損壞的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)人員使用手術(shù)室及儀器設(shè)備缺乏溝通平臺(tái)，一些開展小型動(dòng)物手術(shù)的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目組以圖方便占用了空間較大的大型動(dòng)物手術(shù)空間，以致相應(yīng)時(shí)段的大型動(dòng)物實(shí)驗(yàn)無法正常開展的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。為解決以上問題，建立健全完善的預(yù)約使用制度并將預(yù)約信息及時(shí)公告至關(guān)重要。

2 手術(shù)室預(yù)約制度

2.1 預(yù)約制度的建立

由于實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)室是院內(nèi)動(dòng)物實(shí)驗(yàn)的開放平臺(tái)，對其有使用需求的實(shí)驗(yàn)人員眾多，且實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)操作具有一定的不確定性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)使用時(shí)間過長、使用時(shí)間不固定、時(shí)間沖突等問題［6］。通過充分調(diào)研和試運(yùn)行，決定對實(shí)驗(yàn)動(dòng)物手術(shù)室實(shí)行預(yù)約使用制度。2017年5月在對《實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心管理手冊》（SOP）進(jìn)行修訂的過程中，結(jié)合手術(shù)室使用的自身特點(diǎn)，增加了與手術(shù)室管理相關(guān)的管理?xiàng)l目及記錄表格，設(shè)定兼職手術(shù)室管理員一名，要求實(shí)驗(yàn)人員在開展實(shí)驗(yàn)手術(shù)操作前三個(gè)工作日填寫《手術(shù)室使用預(yù)約表》，并通知手術(shù)室管理員。《手術(shù)室使用預(yù)約表》主要包括“使用人員”、“預(yù)約時(shí)間”、“預(yù)約區(qū)域”、“預(yù)約時(shí)長”及“使用設(shè)備”五大項(xiàng)內(nèi)容［7］。

2.2 預(yù)約制度的實(shí)施

手術(shù)室管理員接收實(shí)驗(yàn)人員的預(yù)約信息后，查詢此項(xiàng)預(yù)約內(nèi)容是否與其他實(shí)驗(yàn)人員的預(yù)約項(xiàng)目存在時(shí)間、區(qū)域或設(shè)備上的沖突。如有沖突，以預(yù)約時(shí)間在前的實(shí)驗(yàn)人員優(yōu)先使用，并通知存在沖突的實(shí)驗(yàn)人員另行選擇其他時(shí)間或區(qū)域開展相關(guān)實(shí)驗(yàn)。如無沖突，手術(shù)室管理員便對此預(yù)約項(xiàng)目進(jìn)行記錄備案。對未進(jìn)行預(yù)約的實(shí)驗(yàn)人員，將謝絕其進(jìn)入手術(shù)室內(nèi)一切區(qū)域及使用相關(guān)設(shè)備。

3 微信平臺(tái)的建立及使用

3.1 微信平臺(tái)的建立

由實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組建“實(shí)驗(yàn)參與者”微信群，其中包括實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心負(fù)責(zé)人1人、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心駐場獸醫(yī)1人、手術(shù)室管理員1人、參與動(dòng)物實(shí)驗(yàn)及計(jì)劃使用手術(shù)室和儀器設(shè)備的實(shí)驗(yàn)人員162人，全部納入至微信群內(nèi)。并將原手術(shù)室預(yù)約制度相關(guān)內(nèi)容納入微信平臺(tái)共享。

3.2 微信平臺(tái)的使用

實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心負(fù)責(zé)人及駐場獸醫(yī)為微信群管理員，負(fù)責(zé)管理微信群信息核查及人員更替，計(jì)劃使用手術(shù)室和儀器設(shè)備的實(shí)驗(yàn)人員將預(yù)約內(nèi)容通過微信的方式發(fā)送給手術(shù)室管理員，由手術(shù)室管理員填寫《手術(shù)室使用預(yù)約表》并存檔備查。手術(shù)室管理員每日下班前對預(yù)約信息進(jìn)行匯總并在微信群內(nèi)公布手術(shù)室預(yù)約情況，以便其他實(shí)驗(yàn)人員查看及錯(cuò)峰使用手術(shù)室，同時(shí)提醒有實(shí)驗(yàn)計(jì)劃的實(shí)驗(yàn)人員及時(shí)預(yù)約。

通過手術(shù)室管理員的日常巡查，對于能嚴(yán)格遵守手術(shù)室相關(guān)規(guī)章制度、愛護(hù)儀器設(shè)備、術(shù)后認(rèn)真消毒清場的規(guī)范行為，將在微信群內(nèi)公示進(jìn)行鼓勵(lì)表彰。相反，如果發(fā)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)人員在使用手術(shù)室及儀器設(shè)備的過程中存在故意違反相關(guān)管理規(guī)定的行為，將對其違規(guī)行為進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和書面記錄，并將其行為發(fā)布于微信群內(nèi)給予警示。此項(xiàng)措施有效提高了實(shí)驗(yàn)人員在手術(shù)實(shí)驗(yàn)過程中的自我管理。

以2020年11月至2021年11月為例，通過微信平臺(tái)共發(fā)布手術(shù)室相關(guān)消息803條，包含手術(shù)室預(yù)約信息793條、失物招領(lǐng)信息7條，處罰公告2條、表揚(yáng)公告1條。

4 手術(shù)室預(yù)約情況分析

通過2020年至2021年793條手術(shù)室預(yù)約信息，從總預(yù)約頻次與時(shí)長、各科室預(yù)約情況、不同區(qū)域的預(yù)約情況、預(yù)約設(shè)備使用情況等幾個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，分述如下。

4.1 手術(shù)室預(yù)約頻次與時(shí)長

表1結(jié)果表明，普通環(huán)境手術(shù)室使用時(shí)長和頻次明顯大于屏障環(huán)境手術(shù)室。因此，應(yīng)著重加強(qiáng)對普通環(huán)境手術(shù)室的清潔、維護(hù)和管理。

表1 手術(shù)室預(yù)約頻次及時(shí)長Table 1 Appointment times and duration of operating room

4.2 不同科室預(yù)約頻次、時(shí)長及使用占比

對不同科室預(yù)約頻次、預(yù)約時(shí)長及使用占比進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析見表2。使用頻次和預(yù)約時(shí)長較高的科室為麻醉科、兒科、北京市臨床醫(yī)學(xué)研究所、普外科及重癥醫(yī)學(xué)科等；使用頻次和預(yù)約時(shí)長較少的科室為肝病中心、口腔科和骨科等。由此可見，麻醉科、兒科、北京市臨床醫(yī)學(xué)研究所及普外科開展動(dòng)物實(shí)驗(yàn)較為積極，應(yīng)著重關(guān)注其研究方向及研究重點(diǎn)。對于肝病中心、口腔科、骨科等開展動(dòng)物實(shí)驗(yàn)較少的科室應(yīng)積極了解其需求，結(jié)合實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心手術(shù)室自身?xiàng)l件，改造或升級(jí)相關(guān)設(shè)施設(shè)備，為其創(chuàng)造更加良好、適合的實(shí)驗(yàn)條件，調(diào)動(dòng)其開展手術(shù)實(shí)驗(yàn)的積極性。同時(shí)，根據(jù)各預(yù)約科室開展的手術(shù)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，手術(shù)室管理員可進(jìn)行統(tǒng)籌分配，規(guī)定其在一定區(qū)域內(nèi)開展手術(shù)實(shí)驗(yàn)，使各手術(shù)實(shí)驗(yàn)區(qū)域利用率和周轉(zhuǎn)率最大化。此外，也可根據(jù)各科室的預(yù)約信息進(jìn)行溯源，杜絕手術(shù)實(shí)驗(yàn)后不積極清場或?qū)е颅h(huán)境污染等情況的發(fā)生。

表2 不同科室的預(yù)約頻次和時(shí)長Table 2 Appointment times and duration of different departments

4.3 不同區(qū)域預(yù)約使用頻次、時(shí)長及占比

對預(yù)約使用區(qū)域頻次、時(shí)長及占比的分析結(jié)果見表3。普通環(huán)境手術(shù)室1號(hào)邊臺(tái)、普通環(huán)境手術(shù)室中央手術(shù)臺(tái)、普通環(huán)境手術(shù)室2號(hào)邊臺(tái)預(yù)約頻次較高，應(yīng)加大這三個(gè)區(qū)域的清潔、維護(hù)和管理。同時(shí)，手術(shù)室管理員應(yīng)積極協(xié)調(diào)這三個(gè)區(qū)域的預(yù)約，避免時(shí)間、空間上的沖突。還應(yīng)更深入的考慮這三個(gè)區(qū)域相對于其他區(qū)域是否在設(shè)備配置、地理位置以及使用面積上更好地滿足了實(shí)驗(yàn)人員的需求，加大開發(fā)其他區(qū)域使用條件的力度，充分利用其他區(qū)域滿足各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)的正常開展。

表3 不同使用區(qū)域的預(yù)約頻次和時(shí)長Table 3 Appointment times and duration of different operating room subareas

4.4 預(yù)約使用設(shè)備頻次、時(shí)長及占比

對手術(shù)室設(shè)備的預(yù)約使用頻次、時(shí)長及占比也進(jìn)行分析，結(jié)果見表4。普通環(huán)境手術(shù)室電子天平、無影燈預(yù)約頻次及使用時(shí)長較高，應(yīng)加強(qiáng)對以上設(shè)備的清潔、維護(hù)及保養(yǎng)，并可根據(jù)實(shí)際需求購置設(shè)備，以緩解設(shè)備預(yù)約及使用壓力。對于屏障環(huán)境手術(shù)室曠場迷宮、普通環(huán)境手術(shù)室水浴鍋等預(yù)約頻次及使用時(shí)長較少的設(shè)備，應(yīng)著重加強(qiáng)檢查維護(hù)，防止因設(shè)備閑置老化產(chǎn)生故障。手術(shù)室管理員根據(jù)實(shí)驗(yàn)人員的預(yù)約信息對所有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)籌安排，避免因設(shè)備使用時(shí)間沖突，造成手術(shù)實(shí)驗(yàn)無法正常進(jìn)行的情況發(fā)生。同時(shí)，根據(jù)預(yù)約信息可溯源至設(shè)備使用人，從一定程度上避免了設(shè)備污染、損壞無法追責(zé)的情況發(fā)生。

表4 不同設(shè)備的預(yù)約次數(shù)和使用時(shí)長Table 4 Appointment times and service duration of different instrument equipment

5 總結(jié)

動(dòng)物實(shí)驗(yàn)手術(shù)室是衡量實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。單純依靠傳統(tǒng)的隨意使用、口頭傳達(dá)、電話通知等方式已經(jīng)無法滿足動(dòng)物實(shí)驗(yàn)手術(shù)室的發(fā)展需求。必須結(jié)合自身?xiàng)l件、存在問題及發(fā)展方向建立一套符合自身?xiàng)l件的動(dòng)物實(shí)驗(yàn)手術(shù)室預(yù)約管理和溝通模式。隨著預(yù)約制度和微信平臺(tái)的使用，可以分析自身關(guān)注的重點(diǎn)，解決工作中存在的難點(diǎn)，能夠與實(shí)驗(yàn)人員進(jìn)行及時(shí)有效的交流。預(yù)約制度的建立和微信平臺(tái)建設(shè)的不斷發(fā)展，保證了信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，提高了動(dòng)物實(shí)驗(yàn)手術(shù)室管理的科學(xué)性，為實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心的內(nèi)部建設(shè)起到了良好的推動(dòng)作用。

隨著醫(yī)療事業(yè)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使用能夠接入公共網(wǎng)絡(luò)或局域網(wǎng)的在線預(yù)約管理軟件可以高效地對手術(shù)室進(jìn)行預(yù)約、追溯、數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總及分析。專用的管理軟件可以有效地減少管理人員的工作負(fù)擔(dān)、提高管理效率，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，避免傳統(tǒng)人工錄入、人工匯總統(tǒng)計(jì)產(chǎn)生的失誤。有效利用專用的管理軟件是未來動(dòng)物實(shí)驗(yàn)手術(shù)室精細(xì)化管理的重要手段。如何開發(fā)保證信息安全以及適用于不同場景的模塊化管理軟件，有待同行們進(jìn)一步努力。針對不同單位、不同的管理和運(yùn)作模式，管理軟件應(yīng)留有充分的后臺(tái)開發(fā)及拓展功能。設(shè)計(jì)可以滿足不同需求的模塊化管理軟件，使得軟件可以有更好的適用性和實(shí)用性，從而使得開放式動(dòng)物手術(shù)室的管理手段愈發(fā)智能化、信息化。

[作者貢獻(xiàn)Author Contribution]

王磊負(fù)責(zé)文章的數(shù)據(jù)收集整理和文獻(xiàn)查閱，以及文章撰寫與修改；許虎峰對全文內(nèi)容進(jìn)行修改和指導(dǎo)。

[利益聲明Declaration of Interest]

所有作者均聲明本文不存在利益沖突。