留學人員檔案管理邁入智慧時代

文| 張海霞

留學人員是黨和國家的寶貴財富，是實現中華民族偉大復興的有生力量。留學人員檔案管理與留學事業健康發展緊密相連，是國家干部人事檔案工作的重要組成部分，做好留學人員檔案工作是服務人才強國戰略的有效抓手。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》擘畫了檔案事業發展藍圖，為高質量發展提供了行動指南。

教育部留學服務中心（以下簡稱“中心”）在我國現代化建設的總設計師鄧小平同志親自倡議下于1989 年3 月31 日成立，經過30 多年的發展，逐步成為全國唯一為留學人員和國內外機構提供出國留學、留學回國、來華留學、國際教育交流與合作、網絡信息等多領域、全方位、一站式服務的事業單位，其中留學存檔服務經人力資源和社會保障部授權許可開展，旨在解決留學人員出國留學和學成回國辦理人事檔案調轉的問題和困難。檔案工作現代化的核心是推進檔案信息化戰略轉型，結合服務規模與工作特點，中心不斷探索留學人員人事檔案庫房智能化與互聯網協同服務建設。

以庫房智能化夯實服務基礎

2019 年8 月起，中心全面實施“互聯網+留學服務”模式，所有業務在線申請、在線受理、在線辦結。以此為契機，留學人員檔案服務工作也在向智能化轉型。

目前，中心的檔案服務種類包括：自費出國（境）留學人員檔案保管與接轉；留學人員在京就業、落戶檔案接轉；依據檔案開具各類證明；為用人單位提供閱檔服務；完善留學經歷，歸檔留學材料；建立留學人員留學數字檔案。留學人員檔案室自1997 年成立至今，共為24 萬余名留學人員提供了人事檔案服務，庫房存檔量近5 年來保持在12 萬份左右。與用人單位、人才市場存檔相比，具有階段性強、流動性大、上下架頻率高的特點。

由于場地有限、庫存量大且上下架頻率高，庫房采用傳統密集柜保存檔案，因此人工查找檔案、全庫盤點是日常工作的薄弱環節。經過反復論證、多方調研，中心建成并運行了基于射頻識別技術（RFID）的檔案智能管理系統與視頻監控管理系統，利用現代化手段實現檔案在庫房內的安全存放、有序上架、定位查找，大幅提高檔案管理的工作效率和現代化水平，檔案實體的安全管理得到明顯提升。系統具有以下功能：

需要查找檔案時，利用手持機在一定距離內進行檔案區間定位，根據距離遠近給予提示從而完成檔案的準確定位。

在進行盤庫時，利用手持機進行庫房檔案的批量盤點，并實現手持機讀取數據與業務系統統計數據的自動對比。

在檔案出入庫時，電子標簽自動感應通道門讀取檔案標簽信息，自動生成檔案出入庫記錄，并可追查出入庫時間、出入庫瞬時影像等相關信息。

在檔案庫房、整理室、閱檔室等工作區域采集實時監控數據，形成檔案流轉的邏輯無死角監控網絡，做到檔案出入庫行蹤可監控、可記錄、可回溯、可調查。

其中，查找定位功能對檔案員來說非常實用，未正常上架情況下，在存檔量12 萬的庫房里要想找1本檔案，難度堪比大海撈針。通過手持機查找定位，可以快速解決問題。之前，使用掃描槍進行全庫盤點，“人歇槍不停”輪班干需用時45 個工作日。更早時期的純手工盤庫需要2 人一組配合進行，就更加耗時費工。使用新技術后，單人全庫盤點的周期縮短至8-9 天,效率提高80%以上，把人力從簡單、重復的低效工作中解脫出來。未來，根據整體規劃，中心將逐步推進智能溫濕度控制系統與智能門禁系統，全面提升檔案環境24 小時監控、人員進出庫指紋驗證的安全性。

以業務信息化帶動服務質量升級換代

其實，檔案庫房的智能化管理只是中心大力落實業務信息化的其中一環。近年來，中心依托國家政務服務平臺，加快建成“互聯網+留學服務”平臺，真正實現了從傳統“窗口服務”向數字化在線平臺的全面轉變。平臺服務涉及留學人員檔案轉存、學歷學位認證、公派出國和回國就業落戶等業務，讓留學人員全程“零”跑腿。每年40 多萬留學人員因此受益，疫情之下更方便了廣大留學人員，受到各方好評和歡迎。

如今，“互聯網+留學服務”平臺打通了與國家平臺、部委及省級平臺（系統）、第三方平臺（系統）的數據通道，形成線上業務聯動機制，通過網上政務服務統一實名身份認證，讓留學人員和企業網上辦事“一次認證、全國漫游”“一次登錄、全網通辦”。

這幾年，中心積極參加全國一體化政務服務平臺應用示范建設，充分依托平臺政務數據共享樞紐，促進了信息共享、資源整合和業務協同，提升跨地區、跨部門、跨層級業務協同能力。同時，中心還整合涉及多部門事項的共性材料，通過“一次注冊”做到“一次收齊、反復使用”。

此外，中心通過國家政務服務平臺電子印章互認服務，獲得國（境）外學歷學位認證書、就業報到介紹信、檔案轉遞通知單、留學人員登記表等電子證照，全面實現業務辦理檔案電子化，并初步形成留學人員原生數字檔案。

積極適應政務服務向智能化移動化發展趨勢，推動服務向“一微一小一端”（微信號、小程序、手機端H5 版）等延伸拓展，中心實現了各項業務咨詢、辦理進度跟蹤和結果查詢等“指尖辦、掌上辦、移動辦”。

平臺服務利用OCR 掃描識別、NLP 自然語言處理和RPA 流程自動化等人工智能技術，推動材料審核、評估核查等需大量人工投入環節的智能化改造，機器人可以節省約三分之一的人力，極大提高了工效。

檔案業務通過智能客服機器人結合人工客服的方式，破解平臺“在線問”的難題，并對接國家政務平臺“好差評”系統，好評率達到99%以上。

平臺開通前，現場服務大廳四項業務開設26 個窗口崗位，每天為多達2000 名來自全國各地的留學人員提供服務，現場排隊等待，擁擠不堪。平臺開通后，留學人員和企業全部實現“線上辦、零跑腿”，留學政務服務質量和效能大幅提升。自“互聯網+學歷認證”平臺上線以來，已為140 萬人次的留學人員提供各類服務，認證數量逐年增長，由2018 年的18 萬人增長到2021 年的38 萬人，年同比遞增10% 以上。新冠肺炎疫情暴發以來，平臺先后受理約70 萬名留學人員的各類在線業務申請，實現留學服務各項工作“無積壓、零超期”，平臺服務為疫情防控下提升工作效能開辟了新路徑，全天候的快捷服務為廣大海外學子回國創業就業提供了有力保障。規范、便利、安全、快速的“互聯網+留學服務”為留學人員帶來優質服務體驗，廣受留學人員和社會各界的歡迎。

隨著社會進步，互聯網不斷改變人們的思維方式和工作方式，傳統人事檔案管理模式落后于科技進步與時代需求的弊端日益顯現，對檔案工作重視程度不夠、地域差別大、保障體系薄弱、上下游銜接體制機制急需完善等問題仍然存在。聚焦群眾“急難愁盼”問題，與時俱進守正創新，協調推進檔案信息化建設，積極探索數字檔案全面推廣，是新時代檔案人解難事、長本事的重要課題和使命。