工作流服務(wù)中臺在企業(yè)辦公協(xié)同中的應(yīng)用

黃?沛 胡瀚凌

(上海煙草集團有限責任公司 上海 200000)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度不斷加快，行業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)雜度增大、數(shù)據(jù)快速增長，對業(yè)務(wù)流程的自由度和適應(yīng)性要求日益提高。然而大部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)難以快速支持愈發(fā)復(fù)雜的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，致使業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法為企業(yè)提供其應(yīng)有的價值。

同時，當一個企業(yè)擁有多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自獨立建設(shè)工作流，且大多數(shù)業(yè)務(wù)工作流具有較高的相似性，亦存在系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)且業(yè)務(wù)流程標準難以達成統(tǒng)一的情況。用戶使用時也必需同時登錄多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)操作繁瑣不便。如何才能通過主流的信息化技術(shù)，將多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，并針對不同業(yè)務(wù)提供對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，使辦公更為高效，為員工提供更便捷的辦公體驗，為企業(yè)提供更高的收益，是企業(yè)所面臨的一項挑戰(zhàn)。

1 工作流服務(wù)中臺的定義

工作流概念的提出源自于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域，通過工作任務(wù)的分解，由指定角色按一定的規(guī)則來完成，從而使辦公效率大幅提升的同時降低生產(chǎn)成本，以提高企業(yè)對業(yè)務(wù)工作的管理水平。自定義工作流基本符合工作流管理系統(tǒng)WFMC（Work Flow Management Coalition）所提出的標準結(jié)構(gòu)，通過將任務(wù)和用戶角色剝離，提供了可由系統(tǒng)管理員自由設(shè)計的表單，運用不同類型的多樣化自定義控件實現(xiàn)多形式數(shù)據(jù)的存放；通過圖形化的流程設(shè)計，更為清晰地顯示各業(yè)務(wù)的流程走向，每個步驟都由對應(yīng)的用戶角色在限定的區(qū)域內(nèi)進行操作，完成后流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點，直至流程結(jié)束[1]。

另外，中臺一般是指搭建一個能夠靈活快速應(yīng)對變化的架構(gòu)，快速實現(xiàn)前臺提出的需求，避免重復(fù)建設(shè)，達到提高工作效率的目的。中臺通常分為三類：業(yè)務(wù)中臺、數(shù)據(jù)中臺和組織中臺，該文中主要涉及的是業(yè)務(wù)中臺。業(yè)務(wù)中臺是指基于數(shù)據(jù)和技術(shù)，結(jié)合行業(yè)應(yīng)用，針對行業(yè)應(yīng)用的模型及產(chǎn)品。業(yè)務(wù)中臺具備業(yè)務(wù)屬性，但本質(zhì)是一些功能模塊組件，基于業(yè)務(wù)中臺可以快速封裝出業(yè)務(wù)產(chǎn)品。業(yè)務(wù)中臺將后臺資源進行抽象包裝整合，轉(zhuǎn)化為前臺友好的、可重用共享的核心能力，實現(xiàn)了后端業(yè)務(wù)資源到前臺易用能力的轉(zhuǎn)化[2]，具體如圖1所示。

圖1 業(yè)務(wù)中臺結(jié)構(gòu)

結(jié)合大型集團化企業(yè)的業(yè)務(wù)場景，在進行信息化規(guī)劃建設(shè)時，將自定義工作流和業(yè)務(wù)中臺組合起來，構(gòu)建一個工作流服務(wù)中臺，從而實現(xiàn)集團化各級業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一處理，通過自定義的工作流服務(wù)，滿足企業(yè)多樣化的業(yè)務(wù)需求。

工作流服務(wù)中臺的主要優(yōu)點體現(xiàn)于它的靈活性、擴展性、及時性、可控性和可集成性，具體如下。

1.1 靈活性

工作流服務(wù)中臺提供了自定義配置的可視化表單和流程，設(shè)計者可根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求，通過文本框、單選框、多選框、下拉框、選人、選角色、選單位、選部門、圖片、附件等多樣的控件來設(shè)計符合業(yè)務(wù)需求的表單，以及圖形化的流程走向圖，設(shè)置串行、并行、會簽等不同類型的流程分支，增加不同場景的條件判斷，控制流程的走向，并支持按不同角色、不同流程節(jié)點的進行操作、數(shù)據(jù)權(quán)限的控制[3]。

1.2 擴展性

工作流服務(wù)中臺支持設(shè)計者根據(jù)業(yè)務(wù)場景的變化，對現(xiàn)有的表單和流程進行擴展、修改，生成新的流程版本，系統(tǒng)支持對新舊流程版本的過渡和交接，并對歷史版本進行管理，有助于業(yè)務(wù)可持續(xù)的改善與發(fā)展。

1.3 及時性

工作流服務(wù)中臺具備短信、移動設(shè)備通知、系統(tǒng)站內(nèi)信、郵件等多樣的提醒方式，實現(xiàn)第一時間告知用戶相關(guān)信息，提醒用戶對未完成的業(yè)務(wù)進行處理，并可通過流程配置，通過人工、自動提醒兩種方式對逾期未及時處理的用戶進行催辦提醒，提高業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率。

1.4 可控性

工作流服務(wù)中臺支持對新版本的業(yè)務(wù)流程進行流程演練，通過輸入數(shù)據(jù)模擬執(zhí)行流程并返回演練結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)流程潛在的風(fēng)險并修改，確保流程上線后的平穩(wěn)運行。同時，對已上線運行中的流程進行監(jiān)控管理，可人工干預(yù)流程節(jié)點走向，記錄相關(guān)流程處理日志，從而減少實際使用過程中出現(xiàn)的風(fēng)險[4]。

1.5 可集成性

工作流服務(wù)中臺提供標準接口服務(wù)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過調(diào)用表單流程定義、數(shù)據(jù)獲取、流程發(fā)起、流程查看、流程終止等服務(wù)接口，實現(xiàn)各自業(yè)務(wù)審批流程在工作流服務(wù)中臺的集成，同時便于集團化企業(yè)掌握各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用情況，使管理更為規(guī)范、高效。

2 工作流服務(wù)中臺的實現(xiàn)

工作流服務(wù)集成方案包括前臺、中臺和后臺。其中，工作流服務(wù)中臺遵循國際標準，結(jié)合WFMC參考模型，實現(xiàn)了完整的工作流生命周期管理，其中包括表單設(shè)計器、流程設(shè)計器、事件管理器、流程監(jiān)控、外部系統(tǒng)接口，具體如圖2所示。

圖2 工作流服務(wù)集成方案

工作流服務(wù)集成方案中，后臺由各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，中臺通過外部系統(tǒng)接口接收數(shù)據(jù)，按表單設(shè)計器和流程設(shè)計器預(yù)設(shè)的流程模板進行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，由事件管理器進行業(yè)務(wù)流程事件的處理，并由流程監(jiān)控提供業(yè)務(wù)流程的狀態(tài)信息，從而為前臺的各業(yè)務(wù)場景提供了工作流審批服務(wù)[5]。

工作流服務(wù)中臺主要提供了表單設(shè)計器、流程設(shè)計器、事件管理器、流程監(jiān)控、外部系統(tǒng)接口五大模塊，具體如下。

2.1 表單設(shè)計器

提供了界面布局的設(shè)置，系統(tǒng)預(yù)設(shè)上下、左右、左中右等不同布局風(fēng)格，并提供桌面應(yīng)用和移動應(yīng)用的展示模板。

提供了多樣化的控件，主要包括單行文本輸入框、多行文本輸入框、下拉框、單選框、復(fù)選框、部門選擇框、人員選擇框、時間日期框、附件上傳等，同時支持上傳自定義控件，設(shè)計者可通過這些控件，個性化地定制符合業(yè)務(wù)需要的表單。

提供數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)功能，支持靜態(tài)、動態(tài)數(shù)據(jù)與控件的關(guān)聯(lián)設(shè)置；通過起草視圖、審批視圖、打印視圖等多視圖的方式，結(jié)合用戶角色權(quán)限，區(qū)別設(shè)置界面展示元素及操作功能，具體如圖3所示。

圖3 表單設(shè)計示例

2.2 流程設(shè)計器

采用圖形化的方式提供流程的展現(xiàn)與設(shè)計功能，包括流程節(jié)點設(shè)置、流程角色分配、流程操作權(quán)限、流程轉(zhuǎn)向條件等，便于設(shè)計者進行解讀并修改維護。

通過流程節(jié)點設(shè)置繪制完整業(yè)務(wù)流程，根據(jù)業(yè)務(wù)需求對各節(jié)點分配執(zhí)行角色，支持設(shè)置到部門、人員、角色，并提供不同權(quán)限的操作控制[6]。

采用智能算法和優(yōu)先策略，實現(xiàn)流程節(jié)點的串行、并行、競爭、會簽等流程走向控制，支持設(shè)計者對每個分支節(jié)點設(shè)置轉(zhuǎn)向條件，設(shè)置校驗邏輯，在實際業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)設(shè)條件自動實現(xiàn)業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)和校驗，具體如圖4所示。

圖4 流程設(shè)計示例

2.3 事件管理器

事件指流程節(jié)點可能出現(xiàn)的所有動作，它驅(qū)動了流程的運轉(zhuǎn)與執(zhí)行，事件管理器中將正向流程、反向流程所涉及的所有事件提煉為流程啟動、流程通過、流程退回、流程轉(zhuǎn)發(fā)、流程移交、流程中止、流程恢復(fù)、流程完成、流程取消、流程終止等[7]。

上述流程事件是工作流引擎中必不可少的環(huán)節(jié)，使得流程設(shè)計器中定義的流程能夠按照預(yù)期的業(yè)務(wù)進行流轉(zhuǎn)。

2.4 外部系統(tǒng)接口

外部系統(tǒng)接口是承接外部系統(tǒng)和工作流服務(wù)中臺的橋梁，負責將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成至工作流服務(wù)中臺，及審批結(jié)果的跟蹤與反饋，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的閉環(huán)流轉(zhuǎn)。

外部系統(tǒng)接口提供了表單身份認證、模板獲取、數(shù)據(jù)保存、流程發(fā)起、流程查看，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)有了統(tǒng)一的工作流接入標準，便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)快速實現(xiàn)流程審批業(yè)務(wù)，也為企業(yè)管理業(yè)務(wù)流程提供了便利。

2.4.1 身份認證

工作流服務(wù)中臺提供身份認證接口，確認用戶身份，確定是否具有訪問權(quán)限，從而保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全，以及授權(quán)訪問者的正當利益，如表1所示。

表1 身份認證接口參數(shù)

2.4.2 模板獲取

工作流服務(wù)中臺提供表單模板編號配置，外部系統(tǒng)可通過接口獲取工作流服務(wù)中臺的表單模板編號，根據(jù)數(shù)據(jù)字典提供對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如表2所示。

表2 模板獲取接口參數(shù)

2.4.3 數(shù)據(jù)保存

外部系統(tǒng)通過接口將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳送至工作流服務(wù)中臺，由工作流服務(wù)中臺根據(jù)數(shù)據(jù)字典組裝表單數(shù)據(jù)模板，包括主表信息和各從表信息，如表3所示。

表3 數(shù)據(jù)保存接口參數(shù)

2.4.5 流程發(fā)起

業(yè)務(wù)流程發(fā)起時，工作流服務(wù)中臺將流程發(fā)起人、發(fā)起流程表單標題、附件、數(shù)據(jù)等信息返回至外部系統(tǒng)。

2.4.6 流程查看

業(yè)務(wù)流程發(fā)起后，外部系統(tǒng)可通過接口獲取流程表單模板編號、發(fā)起人、審批人、審批意見等流程信息。

2.5 流程監(jiān)控

流程監(jiān)控是指對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進行實時監(jiān)控的過程，掌握流程流轉(zhuǎn)情況，從而保障流程的正常運轉(zhuǎn)。

流程監(jiān)控提供流程日志、任務(wù)監(jiān)控、模板管理、流程仿真等服務(wù)，便于管理員對各流程狀態(tài)進行管理，同時管理員可查看各業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)情況，及時對有異常的流程進行處理，同時可以對發(fā)起流程預(yù)測，發(fā)現(xiàn)流程潛在的問題并調(diào)整。

3 結(jié)語

該文針對于當前企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的所存在的問題進行分析，引出了工作流服務(wù)中臺的概念，分析其在改善業(yè)務(wù)系統(tǒng)上所做出的提升和亮點，結(jié)合工作流服務(wù)中臺的業(yè)務(wù)操作流程介紹，突出工作流服務(wù)中臺的靈活性、擴展性、及時性、可控性、可集成性的特點，為集團化企業(yè)的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)提供更完善的管理方案。