加強行政事業單位政府采購內部控制的探討

王瑩瑩 臨沭縣人民法院

引言

現階段，政府采購工作的規模越來越大，采購工作逐漸成了行政事業單位的常規性工作內容之一。為了確保政府采購工作可以得到順利開展，需要加強對于采購內部的控制，制定更加完善的管理體系，提高內部控制的管理水平，針對采購工作當中存在的風險需要進行及時防范。通過分析行政事業單位政府采購工作當中所存在的問題，可以制定具有針對性的強化措施，從根本上提高行政事業單位政府采購內部控制的質量以及效率。

一、行政事業單位政府采購內部控制存在的不足

（一）人員方面

采購工作在開展的過程中，人員是關鍵性的因素，如果在人員方面出現了問題，會給采購工作的成效帶來比較大的影響，內部控制管理工作要重視人員方面所存在的問題。政府采購和其他類型的采購相比，其系統性以及專業性比較強，其中所涉及的范圍是比較廣泛的，比如說會涉及招投標、市場經濟發展、財經法規、合同管理等相關的內容。政府采購工作需要工作人員具有非常廣泛的知識面，而且還需要了解有關于政府方面的采購細節以及相關的法律法規，只有滿足以上的幾點要求才可以更好地開展采購工作，使得整個采購體系更加規范。但是在實際工作當中，許多單位的采購負責人員專業素質還有待進一步提高，主要的提高角度是從專業知識和工作技能入手。采購人員隊伍的質量參差不齊，這是政府采購工作開展當中比較常見的問題，工作人員缺乏系統性的培訓，使得采購人員并不能對所有的采購環節進行有效把控，以及個別采購人員意志不夠堅定，當面對利益誘惑時很容易出現一些違規的行為。

（二）預算編制方面

通過對政府采購工作進行大量的觀察，以及細節的研究可以發現存在一些不足的地方。一些政府采購工作在開展的過程中，相關負責人員以及預算的編制人員比較重視整體的采購結算，而不關注預算編制所存在的問題，針對預算編制的重要性沒有清晰的認識。主要的表現就是預算計劃編制工作在開展時會存在一定的滯后性，工作人員的主觀隨意性也會比較大，很容易影響財政資金的具體使用效率，導致整體采購工作的質量大幅下降。單位的領導以及編制人員是采購工作的主要負責人，如果管理者不重視采購內部控制工作，這就會使得政府采購工作無法順利地開展，工作當中所存在的問題沒有得到重視也不會給予及時的解決。行政事業單位對采購計劃進行編制時過于隨意和簡單，限制了行政事業單位采購工作的持續開展，采購工作的重心放在了項目的申報上，對于市場當中所存在的信息不夠主動，不能及時了解市場的實際需求，也不能根據具體的變化調整采購工作的內容，這就導致實際采購工作和預算編制的內容呈現的差距會越來越大。

（三）監督方面

針對行政事業單位政府采購工作，國家制定了一套規范化的程序，其中規定有關單位在進行采購工作時需要接受監督，紀檢部門、審計部門、社會大眾、財務部門都有監督的職責，應該加強內部監督和外部監督的雙重作用。行政事業單位在開展采購工作時，會存在監督力度薄弱的問題，針對整個采購程序的內部控制效率比較低，規章制度無法得到有效落實。財務部門主要負責對財政撥款進行審核以及決算，主要負責了解資金的使用狀況，除此之外，還負責對各種采購工作投訴事件進行處理，工作量以及負擔都比較大，身兼多職，這也造成有關部門對于采購工作的監督管理會有所忽略。

二、行政事業單位政府采購內部控制強化措施

（一）加強采購人才隊伍建設

現階段，政府在開展采購工作的過程當中具有比較強的專業性和政策性，在一定程度上，采購人員的綜合素質和專業水平決定了采購工作的公平性和公正性。因此，為了強化政府采購工作的內部控制，最重要的是推動采購人員的職業化發展。針對采購人員定期進行崗位培訓，鼓勵工作人員積極地參與培訓活動，逐漸對自身的工作內容以及工作開展模式進行有效把握，清晰了解采購工作的流程以及具體的職責范圍。政府采購工作要推行職業資格，實現持證上崗的現實需要。加大力度開展后期培訓，增強采購人員對于相關采購法的認知程度。除此之外，還需要了解招投標法以及其他的政府法律法規。采購人員通過了解多方面的內容，主要是針對一些違規招標、暗中陪標的內容進行熟悉，了解更多的案例之后可以更好地開展今后的采購工作。通過長期的培訓，可以讓工作人員從中獲取一定的經驗和教訓，拓展工作人員的專業視野，使工作人員的儲備知識和專業水平都得到一定的提升，有利于后期開展工作時，避免因私舞弊的現象發生。

（二）做好政府采購預算科學編制工作

政府采購預算編制工作在整體開展的過程中，相關負責單位會定期召開編制工作會議，針對政府的采購內容以及預算編制進行分析和研究，行政事業單位也會積極參與在其中。在此類會議當中，行政事業單位需要了解采購預算編制的具體要求和注意事項，以便于在后期開展工作時更具有針對性，更加貼合于會議的主題性要求。行政事業單位預算編制工作在開展的過程中，應該從以下四個方面入手，不斷優化預算編制的內容。首先，針對編制預算方面，應該對采購的項目進行定位研究和系統性的分析，將采購項目進行結合，針對采購的品類進行細化，了解采購相關的一系列內容，比如說采購的品類、規格、方法、時間、資金組成、預算科目等。其次，針對市場調研工作，采購工作在開展之前，相關負責人應該對市場進行系統性的調研，了解市場的均價，以便于可以將預算控制在最科學以及合理的范圍之內。針對預算實施工作，需要加強預算開支的控制力度，針對采購工作的記錄以及支出的細節性內容進行詳細記錄，了解不同事項的負責人以及具體的負責范圍，有利于更好地開展后期的審查工作，也會使政府的采購預算更加的合理。再次，采購活動在開展的過程中，合同是重要的憑證，采購事項的發生都需要以合同作為基礎，票據和合同要保持一致，財務支出和合同要保持一致。通過加強對于合同的管理，可以建立更加專業的采購流程，成立專門的合同管理部門，派遣專業的負責人對合同進行系統性的管理。最后，政府采購預算編制工作在整體開展的過程中，需要針對內部監督管理進行系統性的強化，相關負責人需要定期對實踐案例進行分析和研究，為今后的控制工作奠定良好的基礎，提供一定的經驗。加大力度對政府的采購內部管理工作進行控制，不斷規范政府的采購行為，在加強政府采購工作的過程當中，需要考慮到未來發展的持續性問題。

（三）強化采購內部監督

行政事業單位政府采購內部控制工作在開展的過程當中，需要考慮到多方面的因素，如果內部的監督機制缺乏一定的效力，就很難發揮內部監督和外部監督的作用，故此，針對此類問題需要加大力度對內部的監督管理機制進行優化和完善，有利于實現采購活動的系統性控制目標，真正發揮內部監督管理的作用。每一個單位在開展采購工作時，針對內部控制都會有一個流程，單位的審計工作部門主要負責對各項規章制度進行執行，需要定期或者是不定期地開展抽檢工作。審計部門要重視采購工作的定期性檢查，和采購的負責人進行溝通與交流，查閱大量的采購憑證，以便于可以對采購工作進行動態性和實時性的監督管理。通過制定具有針對性的風險防范措施，可以及時發現采購工作所存在的問題，將風險控制在最小的范圍內，對問題進行及時解決。為了實現采購流程的閉環，需要加強內部的監督和管理，主要的負責部門就是審計部門和紀檢部門，一些具體的事務還需要設立專人專崗，從而才能夠確保采購工作可以得到正常的開展。加強對采購監管部門的建設，對相關負責部門進行授權，在行政事業單位當中，會存在紀檢部門和審計部門對于業務不是很了解、在開展工作時很容易出現消極怠工的問題，不僅沒有起到監督的職責，還會助長違規采購行為的風氣。加強對監督類部門進行授權，保障他們的監管權力和整體的監管力度，使采購行為更加規范。不同單位會具有不同的情況，針對監督部門在進行管理時，需要結合實際情況采取定期輪崗制度。從不同的部門抽調人員編入到審計小組當中，負責后期的政府采購工作，加強對于采購事項的監督力度，定期輪崗制度可以改造人員結構的連接性以及采購工作的透明性。

（四）業務管控，全員協調

內部管控工作，在開展的過程當中需要和經濟活動保持密切的聯系，從而才可以保障單位良好的運行。在單位的管理過程當中，內部管控已經融入到每一個環節，行政事業單位針對采購工作的相關內容在事實上會有所差異，但是基本的采購流程是一致的，在進行內部管控的過程當中，需要將內容滲透到每一個業務流程當中，從而可以對采購部門的工作人員進行合理調配，貫徹落實相關的采購工作。在預算階段需要加強對于內部的控制預算是采購工作的最開始的部分，通過對預算進行科學的設置，可以有效地降低采購的支出成本。行政事業單位在管理的過程當中需要針對采購預算設置相應的崗位，除此之外還需要對預算制度進行優化和完善，采購事項在進行后期審核的過程當中，都要按照規章制度所進行。事前需要進行一系列的審批相關工作，在執行的過程當中，也需要有專業的人員進行監管，事后還需要對工作內容進行反復的審核。針對收支階段需要加強內部的控制力度。采購工作在整體開展的過程當中，財務部門需要測算收支的平衡點，開展收支兩條線檢查，不僅要對預算的執行情況和票據的審核情況進行檢查，還要對采購的每一個流程進行跟蹤，確保每一筆賬目可以落實到工作中，進一步明確主體的責任。針對采購環節也需要加強內部的管控力度，行政事業單位對于采購的事項會進行對外公布，在社會的大范圍內公開的進行招標，從而可以吸引更多的機構進行投標。該項工作在重點開展的過程當中，要嚴厲打擊暗箱操作的行為，盡可能地保障采購環節的透明化，在選擇合作商的過程當中，需要對對方的資質進行嚴格的審查。針對合同簽訂環節進行內部的有效管控，采購活動在開展的過程當中，合同是重要的憑證，一切采購行為都是以合同作為基準的，合同的相關內容需要和票據保持一致，財務在開展相關工作的過程當中，需要對合同的內容進行分析，建立專門的合同管理部門，設定專人專崗，在開展相關工作的過程當中也需要加強保密管理。

（五）機制優化，防勝于控

在開展相關管理工作的過程當中，最重要的還是要加強防范工作，為了進一步加強防范工作的力度，需要對制度以及相關的運營體系進行優化和調整，以便于可以滿足市場的實際發展需求。時代在快速向前發展，社會經濟也在不斷地進步，行政事業單位在開展相關財務管理工作的過程當中，需要緊跟時代的發展步伐，結合市場的實際需求，對自身的管理機制進行優化和調整。加強內部控制和審計協同的力度，建立專業的資產管理部門以及內部審計部門，在構建核心機制的過程當中，需要提前對機制進行優化，使得工作在今后開展的過程當中會更具有針對性。審計和紀檢屬于核心決策部門，行政事業單位在開展相關工作的過程當中，需要聘請專業的技術人員，從而可以對采購的整個流程進行全面的監督管理。各個部門之間要相互制衡，針對崗位的職責進行細化，根據員工的具體工作情況展開科學的職業評估，尤其是要對員工的職業道德進行綜合評定。針對一些特殊的崗位還要采取分離的措施，進一步加強崗位之間的制衡關系，以免出現一些違規的行為。加強歸口管理工作，針對職能管理內容和資金的具體管理細節都要確保做到各自歸口，崗位之間要進行相互監督和相互制衡，內部的各個部門也需要進行聯動，每一個部門的管理人員都需要賦予其監督權，避免出現“一言堂”的情況，針對票據、預算、會計展開監督管理，加強工作之間的關聯性和銜接性，確保彼此之間可以進行監督和制衡，進一步保障采購流程的科學化和規范化，加強日常工作的風險防控。采購的流程要確保可以形成閉環，在內部也需要加強監督的力度，針對審計部門和紀檢部門需要設立專人專崗，確保整個部門可以得到正常的運行。針對采購監督部門需要進行部分授權，在日常工作的過程當中，要加強對審計部門和紀檢部門的管理，端正工作人員的工作態度，充分調動工作人員的積極性和主動性。嚴格規范采購行為，對監督類的部門進行全面的授權管理，確保監督具有較強的力度，進一步保障采購工作更加的規范。行政事業單位在開展財務管理的過程當中，也需要根據自身的實際情況，制定定期的輪崗機制，在不同的部門進行工作人員的抽調，將其納入紀檢小組和審計小組當中，通過這樣的方式確保采購工作的透明化，進一步推動行政事業單位的穩定發展。

結語

綜上所述，行政事業單位政府采購工作在開展的過程當中，需要加強對于內部的管理和控制。行政事業單位在我國經濟發展當中占據比較重要的地位，對于促進社會經濟的快速發展具有重要的推動作用。