高校儀器設備信息化管理平臺的建設與實踐＊

王文君，胡美琴，付慶玖，劉洪顏，焦麗媛

（山東大學資產與實驗室管理部，山東 濟南250100）

儀器設備資源是高校人才培養、科學研究和服務社會的重要戰略資源，在高校“雙一流”建設中起到重要的條件保障支撐作用。隨著國家信息化發展戰略的組織實施和高校“雙一流”建設的深入推進，高校儀器設備的種類、數量和質量均有所提高，儀器設備資產的快速增長，對儀器設備的管理提出了更高的要求。近年來，在云計算、虛擬化和大數據等新技術不斷涌現的大背景下，現行儀器設備管理手段和方式已無法充分發揮儀器設備資源在“雙一流”建設中的支撐效能。經調研，目前大部分高校在儀器設備管理工作中主要存在以下問題[1-2]：①資產配置方面存在資產存量與預算管理脫節，預算科學性、合理性差；預算執行與采購計劃脫節，經費執行進度不易控制；采購結果與合同簽訂脫節，人工審核容易導致采購結論與合同內容不一致；采購結果與資產建賬脫節，容易導致賬實不符。②資產使用方面存在資產管理成本高，例如盤點環節主要靠人工完成，建賬和財務報銷手續復雜；資源共享共用程度差，如大型設備開放率低，供需信息不對稱；資產使用績效評價難，如缺少基礎數據，統計填報和評價過程煩瑣。③資產調劑和處置方面存在信息化程度低，調劑供需信息不暢通，報廢資產處置透明度不夠，存在流失風險。

山東大學聚焦儀器設備全生命周期管理中的共性問題，借助“互聯網+”和移動終端技術，從儀器設備的合理配置、陽光采購、精細管理、效益提升和規范處置的角度出發，對儀器設備由“入口”到“出口”的全生命周期管理模式進行探索，打通校區和部門間的業務渠道，打破信息壁壘，有效解決信息碎片化、應用條塊化和服務割裂化等問題，通過建設先進、高效的設備全生命周期管理信息化平臺建設，助力形成支撐世界一流大學的儀器設備管理工作新格局。

1 全生命周期視域下儀器設備管理平臺的建設路徑

1.1 開展平臺建設深入研判

系統開發論證期和開發過程中多次與相關業務部門召開協調會，溝通梳理全生命周期視域下儀器設備管理的可行性和實施方案以及業務流程在政策和操作上的變化點，明確了統一管理標準，并在深入貫徹和嚴格落實國家相關各項規章制度基礎上，對設備管理上下游相關制度文件進行了修訂，主要包括學校國有資產管理辦法、固定資產管理辦法、設備家具管理辦法、財務報銷管理辦法等。通過加強論證、深入研判、制度修訂和業務梳理等一系列工作的推進和實施，保障了全生命周期視域下儀器設備管理平臺建設的順利開展。

1.2 建立多部門協同聯動機制

儀器設備全生命周期管理平臺建設是個系統工程，需要學校各部門統一認識、高效合作。建設過程采用BPM（業務流程管理）的思想，從全局視角出發，以理念一致、功能協調、結構統一、資源共享、接口標準化等系統論的方法，對系統涉及的各部門業務的各層次、各要素進行統籌考慮，研究了儀器設備全生命周期管理模式。部門間相互協調的程度決定著儀器設備管理的水平和效果，資實部通過與信息辦、人事部、財務部、后勤保障部等多個部門通力合作、密切配合，建立了有效的協同聯動機制，實現了部門間和要素間的良性互動。在此基礎上，系統建設借助“互聯網+”技術打破“信息孤島”，將各部門業務系統進行有效對接，建立起了多維度、統一管理的信息平臺，真正實現了信息互通共享。

1.3 推進業務流程再造研究

為深入貫徹落實“放管服”精神，學校以用戶需求作為系統研發路標，聚焦問題，再造流程，對儀器設備全流程業務程序進行了優化和簡化，形成了系統功能框架及系統建設方案。系統將設備管理全生命周期所涉及的各業務鏈打通，通過數據信息互聯共享機制，避免信息重復填報，節省人力；借助電子簽名和簽章形式，推動實現無紙化，節省物資；對接財務預約報銷系統，推動實現建賬報銷一體化管理；個性化定制效益考評模塊，推動實現教育部和學校大型儀器設備使用效益數據線上填報、自動評分；創新自研自制儀器設備管理模式，設計開發“在建項目”功能模塊，加強自制設備內控管理、動態監控；設計構建電腦端網頁系統與手機端微信公眾號“資采通”實時聯動的儀器設備管理共享平臺，推動實現端到端、優質、快捷和有效管理。

1.4 構建儀器設備全生命周期管理架構

儀器設備全周期管理平臺的建設核心是落實儀器設備管理責任，做到“一校三地八校區”儀器設備一體化管理，并實現儀器設備管理“業財融合”和數據便捷匯總上報。首先，為落實儀器設備管理責任，設計“資產領用人—資產領用單位—資產歸口管理部門—國有資產管理委員會”的四級立體管理體系，在儀器設備建賬時明確儀器設備的領用人、存放地，推動實現設備、存放地、領用人的“三位一體”管理。其次，采用多歸屬、多賬套的方式，在屬地化、特色化、定制化建設的基礎上，明確資產歸屬校區，對濟南、威海、青島三地的8個校區的儀器設備進行區分，由主管部門統籌管理，推進實現“一校三地八校區”國有資產的“一體化”管理和服務。再次，將儀器設備全生命周期管理平臺與財務系統深度融合，在驗收建賬、使用變動、處置下賬等環節推動實現與財務系統的銜接，推動實現業財融合，確保“賬賬相符”[3]。

1.5 研究確立儀器設備全生命周期管理模式

采用BPM（業務流程管理）的思想，研究儀器設備全生命周期管理模式，對儀器設備預算管理、配置論證、計劃管理、采購執行、合同管理、進口外貿、驗收建賬、使用變動、維修維護、開放共享、下賬處置等儀器設備全生命周期系列業務進行優化提煉，實現從“入口”到“出口”的信息共享和全過程動態監管，并實現業務在多角色、多部門間自動流轉及跨部門的銜接協作[4]。通過全生命周期管理模式自動、及時、準確地反映資產管理過程中的業務及異動信息，實現資產重要指標監控預警功能，促進資產的規范管理和使用效益提升。

1.6 設計構建全網公開的信息發布平臺

強化信息公開和內控監督，通過構建設備家具采購信息發布平臺、網上競購公示平臺和自購公示平臺，將設備家具采購需求和采購結果信息公開，推動實現采購過程公開、透明、可追溯，全程留痕留底；通過構建全校資產公開查詢平臺，將存量設備信息在全網公開，實現每位教職工全部設備信息在線可查、可打印、可導出，拓寬資源共享渠道，破解信息不對稱瓶頸，為設備論證提供有力的數據支撐，避免資源重復建設[5-6]；通過構建資產處置公示平臺，對報廢資產進行全校公示，增加處置透明度，支持申請報廢設備有利用價值部件的再利用，提高資源利用率；設計構建公物倉閑置資產調劑平臺，深入貫徹落實黨中央“過緊日子”決策部署，對閑置或超標配置的可重復利用行政辦公設備家具，及低效運轉的大型儀器設備統一納入公物倉網絡管理平臺，推進資源共享共用，實現資源經濟節約、集中共享，提高資產使用效益。

1.7 設計構建“一站式”服務大廳

設計構建“以服務為導向”的儀器設備服務大廳，服務大廳面向全校教職工統一登錄入口辦理各類業務，可提供“一站式”的儀器設備管理“一網、一門、一次”的服務，為師生提供儀器設備全流程業務辦理、業務審批、業務查詢平臺。每位教職工均可清晰地管理自己名下領用的儀器設備，方便在線辦理相關業務，查詢進展，無需跑路，無需到職能部門現場辦理；項目負責人和單位領導可以在網上實時查看經費使用情況，了解執行進度；業務審批者可實時網上審批，以提高辦事效率，提升教職工滿意度。

2 建設成效

山東大學以儀器設備實際管理需求為基礎，堅持問題導向，聚焦關鍵環節，創新管理模式與管理機制，優化管理流程，創新服務模式。通過文獻研究、深度調研、會議研討、經驗總結等方法，引入BMP和實名制管理思想，借勢“互聯網+”、大數據等信息技術，以山東大學資產管理平臺為基礎，對儀器設備全生命周期業務流程進行優化、重塑、再造，初步完成了儀器設備全生命周期管理信息化平臺的開發建設工作，主要建設成效如下。

2.1 實現業務“一站式”線上辦理，優化服務質量

基于儀器設備全生命周期平臺構建了“一站式”的儀器設備服務大廳，整合了設備全生命周期管理的業務功能，主要包含采購申請審批、采購立項管理、采購執行、合同管理、驗收建賬、使用變動、處置下賬、折舊攤銷、清查盤點、統計上報等功能，將其在一個界面上呈現，方便業務查詢、辦理。實驗室負責人可直接查看管理所負責實驗室名下的儀器設備，教職工可直接查看管理名下的儀器設備，快速、方便在線發起辦理相關業務，并可實時追蹤查看業務進度，最大限度地為教職醫務員工松綁減負，有效提升了用戶滿意度和服務效能。

2.2 構建“互聯網+采購服務”新模式，提升采購效率

儀器設備管理平臺以“資產合理配置、采購過程陽光高效”為目標，與財務系統、資產業務模塊對接，全面實現儀器設備采購申請、采購立項、采購執行等環節全流程線上辦理。除支持常規采購模式外，平臺還構建了豐富的“互聯網+采購模式”的采購方式，包含了網上競價、網上比選、商城直采等多元化采購模式，通過采購全流程線上辦理，大幅提升采購效率，顯著降低采購成本。

2.3 實現采購和維修合同電子化簽約，節省人力物資

平臺建設根據《電子簽名法》等法律法規相關要求，利用數字認證技術在儀器設備管理平臺開發了合同電子化和電子簽約平臺。該平臺采用模板引擎技術，根據采購和維修結果發起待擬定的合同，基于采購數據和合同模板自動生成內容規范、要素完整、形式合規的采購合同，線上審批完成后利用數字加密技術保護合同文本防篡改偽造，通過CA數字認證和電子簽名技術進行線上簽署，系統備案歸檔，有效打破了時間和空間壁壘，節省了人力和物資，實現了儀器設備采購全程不見面，高效助力疫情防控。

2.4 構建自研自制設備管理新機制，防止國有資產流失

平臺開發了自研自制儀器設備管理模塊，包含自研自制儀器設備立項、建賬、轉固環節。自研自制儀器設備按照“研制期間計在建工程，研制成功轉固定資產”的方式進行資產管理和財務管理。此模式將自研自制儀器設備支出所涉及的設備、配件、材料等實物資產購置費用，及加工改造、試驗測試、專家咨詢等研制所需其他必要費用統一納入管理，相關單據系統自動歸檔，有效防止了國有資產流失。

2.5 形成“一體化”管理服務體系，提升服務效能

初步建立的全生命周期資產管理服務信息平臺，打通了校區和部門間的業務渠道，打破了信息壁壘，有效解決了信息碎片化、應用條塊化和服務割裂化等問題。管理平臺的構建推動形成了以效益為核心的儀器設備全生命周期一體化管理機制，使設備論證、配置、建賬、報銷、使用、維修、報廢、評價等各環節深入耦合，促進資源合理配置和高效使用，方便申請人實時了解各審批節點處理結果，實現了設備建賬報銷一體化及全生命周期管理業務程序的公開、透明、可追溯。

2.6 構建資產開放共享新機制，提高資源使用效益

基于儀器設備全生命周期管理系統建立了全校資產公開查詢平臺，設計開發了按實驗室、領用人、設備原值、使用方向、規格型號等進行檢索的高級查詢模式，構建了實驗室設備共享管理機制，打破傳統的孤島式管理和信息不對稱壁壘，將全校實驗室儀器設備信息全網公開，推動形成新形勢下實驗室設備開放共享模式，助力實驗室設備使用效益的提升以及學科交叉融合、協同創新。此外，在學?，F有調劑機制的基礎上完成了校級公物倉網絡管理平臺的初步構建，構建了閑置和低效資產共享共用新機制，基于學校年度大型儀器設備考核結果，主管部門可將平臺內大儀考評連續3年不合格或連續2年綜合評分低于20分的儀器設備統一納入公物倉網絡管理平臺，進行全校范圍內的統一調配使用；資產領用人也可通過系統將名下閑置資產和超標配置資產自主發起調劑申請，全校統一調劑，最大限度地提高資源利用率和使用效益。

3 結語

設備全生命周期管理平臺通過分層、分類數據庫存儲體系的交互運作實現了儀器設備全周期基礎業務的動態實時跟蹤和集中監控管理，使上下游業務緊密銜接、環環相扣。雖然全生命周期視域下的儀器設備管理平臺建設已初步建成，建設成效顯著，但儀器設備全生命周期管理平臺建設是一項系統工程，還需在實踐中不斷優化和完善，進一步對標國家政策、結合學校實際對系統業務程序進行深度優化，最大限度地解放人力資源，讓技術賦能業務全流程。新一輪“雙一流”建設的大背景下，學校將進一步借勢信息化手段創新管理模式、提升服務品質，協同上下游相關部門進一步解放思想，進一步凝心聚力，進一步協同創新，更好地為教學、科研和行政服務，努力開創支撐世界一流大學的儀器設備管理工作新格局。