關(guān)于建筑工程竣工驗(yàn)收中常見(jiàn)的檔案管理問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

王桂燕

建筑工程竣工驗(yàn)收中的檔案整理歸錄環(huán)節(jié)，通常包括竣工圖紙、工程實(shí)體驗(yàn)收資料、財(cái)務(wù)決算資料、結(jié)算協(xié)議、綜合管理文件等資料，屬于工程竣工驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)，反映了工程項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程的全局。圖1為建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理的流程。

圖1 建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理流程

工程竣工驗(yàn)收檔案應(yīng)保證完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，但多數(shù)建筑業(yè)企業(yè)的工程檔案管理過(guò)程不規(guī)范，增加了后期竣工驗(yàn)收的難度，影響竣工結(jié)算時(shí)間甚至結(jié)算金額，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、建筑工程竣工檔案的重要意義

建筑工程竣工驗(yàn)收是指建筑整體完工后，檢驗(yàn)和檢查工程質(zhì)量與品質(zhì)，保障后期交付與使用的過(guò)程。它的過(guò)程主要是把控建筑質(zhì)量與使用功能，包括墻體裂縫、墻面空鼓、現(xiàn)澆板裂縫、重要節(jié)點(diǎn)水滲漏、室內(nèi)標(biāo)高與平面尺寸控制等建筑體系功能性要求，涉及到較多主體與內(nèi)容，對(duì)建筑管理部門、項(xiàng)目建設(shè)單位、工程施工企業(yè)、監(jiān)理單位是個(gè)重要考驗(yàn)。

建筑工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)應(yīng)落實(shí)竣工檔案管理工作，它是一個(gè)全面、系統(tǒng)的工程，包含了建筑工程從開(kāi)始立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工投入使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)檔案能夠完整地反映建筑設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收質(zhì)量等情況，為業(yè)主使用、維修提供重要的支持。因此，提升建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理水平對(duì)建筑業(yè)企業(yè)有著重要的意義。

二、建筑工程竣工驗(yàn)收檔案中的常見(jiàn)問(wèn)題

1.檔案內(nèi)容不規(guī)范

建筑工程竣工檔案歸檔與管理中，應(yīng)保證檔案內(nèi)容與信息的規(guī)范性。在檔案管理工作中經(jīng)常存在原始資料未按規(guī)范格式書(shū)寫(xiě)、竣工圖不規(guī)范、缺失竣工圖章、未完善簽批手續(xù)、檢驗(yàn)記錄簽章不完整、未體現(xiàn)出設(shè)計(jì)變更內(nèi)容等問(wèn)題，不符合歸檔規(guī)范與要求，影響建筑工程的項(xiàng)目驗(yàn)收與交付。

2.檔案填寫(xiě)不真實(shí)

部分施工企業(yè)未建立工程檔案管理制度，將竣工檔案編制委托給“檔案專業(yè)戶”，但由于不了解工程施工現(xiàn)場(chǎng)，僅按照施工企業(yè)提供的資料編寫(xiě)竣工檔案，因此無(wú)法與工程同步，多采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致工程竣工檔案與實(shí)際情況不相符，竣工圖誤差大，無(wú)法全面、真實(shí)反映出工程建設(shè)情況。

3.檔案歸檔不齊全

建筑工程竣工檔案應(yīng)保證文件與資料的完整性，全面準(zhǔn)確反映出工程項(xiàng)目建設(shè)情況。然而在實(shí)際管理中，部分建筑工程項(xiàng)目缺乏前期資料與文件，工程文件原件丟失，導(dǎo)致文件批復(fù)不到位，設(shè)計(jì)變更審批手續(xù)不完整，文件資料存儲(chǔ)分散，或借閱文件后未及時(shí)歸還導(dǎo)致資料丟失，招投標(biāo)資料信息未及時(shí)歸檔，都導(dǎo)致竣工驗(yàn)收時(shí)無(wú)法全面地收集檔案信息，影響建筑工程項(xiàng)目驗(yàn)收。

4.檔案整編不規(guī)范

在工程竣工檔案歸檔與管理中，要整理和分析檔案資料與文件信息，科學(xué)分類并編寫(xiě)文件號(hào)，才能便于存儲(chǔ)和管理。然而在實(shí)際工作中，存在檔案管理人員組卷不合理、資料排序混亂，未按標(biāo)準(zhǔn)要求編寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備案表，案卷題名與工程項(xiàng)目名稱不規(guī)范等現(xiàn)象，對(duì)竣工驗(yàn)收組卷影響較大。

5.竣工檔案移交不及時(shí)

部分項(xiàng)目未執(zhí)行竣工檔案管理相關(guān)要求，未能在施工過(guò)程中收集完整的資料信息；部分建設(shè)單位、施工企業(yè)、建材供應(yīng)商，存在工程款拖欠問(wèn)題，延長(zhǎng)工程建設(shè)工期，導(dǎo)致檔案歸檔停滯；部分項(xiàng)目檔案管理人員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致工程資料分散缺失，工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)無(wú)法收齊相關(guān)資料。以上原因均會(huì)導(dǎo)致工程竣工后無(wú)法及時(shí)完成竣工檔案，相應(yīng)移交也不及時(shí)。

6.聲像資料歸檔困難

在建筑工程竣工檔案歸檔與管理中，需要提升檔案的信息資料管理水平，科學(xué)管理紙質(zhì)資料、電子文檔、聲像資料，保證檔案信息完整性。在實(shí)際工作中，建筑工程建設(shè)項(xiàng)目存在聲像資料缺失、管理不到位等問(wèn)題，比如文件資料內(nèi)容不全面，缺乏文字說(shuō)明；聲像資料保管條件差，防光防丟失管理不到位，增加聲像資料歸檔難度，無(wú)法維護(hù)檔案信息完整性，影響建筑工程項(xiàng)目驗(yàn)收工作。

三、建筑工程竣工驗(yàn)收中檔案管理問(wèn)題的原因分析

1.施工企業(yè)重視度不足

在建筑工程施工期間，施工企業(yè)過(guò)度關(guān)注工程建設(shè)進(jìn)度，將大量人力、物力、財(cái)力投入到工程建設(shè)中；不太重視檔案管理工作，忽視了工程材料驗(yàn)收、施工資料收集等工作。工程項(xiàng)目完工后，檔案驗(yàn)收時(shí)才組織人員整理資料，由于資料收集進(jìn)度與施工進(jìn)度存在偏差，容易導(dǎo)致資料缺失，對(duì)工程資料編制與歸檔造成影響，不利于工程竣工資料驗(yàn)收。

2.項(xiàng)目資料管理不系統(tǒng)

建筑工程竣工資料歸檔涉及到建筑工程、機(jī)電安裝、智能化、消防安全等各個(gè)專業(yè)，同時(shí)糅合了質(zhì)量、進(jìn)度、安全、造價(jià)、合同管理等方面的內(nèi)容，具有多專業(yè)性和綜合性的特點(diǎn)。但在實(shí)際工作中，部分工程項(xiàng)目管理不系統(tǒng)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)不成熟，各部門之間未充分串聯(lián)。現(xiàn)場(chǎng)大部分項(xiàng)目經(jīng)理由現(xiàn)場(chǎng)施工崗晉升，對(duì)資料管理概念不清晰，重生產(chǎn)輕檔案管理，導(dǎo)致工程項(xiàng)目管理上相關(guān)崗位與資料管理者脫節(jié)，比如原材料進(jìn)場(chǎng)的質(zhì)保資料和檢驗(yàn)不同步，現(xiàn)場(chǎng)隱蔽驗(yàn)收資料不及時(shí)編制，過(guò)程中分部分項(xiàng)驗(yàn)收無(wú)法及時(shí)完成，最終影響工程竣工驗(yàn)收檔案歸集。

3.檔案管理制度不健全

施工企業(yè)檔案管理制度不完善，管理人員未意識(shí)到檔案資料編制重要性，管理責(zé)任心不足，日常不注重資料管理人員的標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，也會(huì)導(dǎo)致資料缺失；再加上工程建設(shè)周期長(zhǎng)，人員變動(dòng)等都影響工程竣工檔案編制。

4.日常管理不規(guī)范

建筑工程施工期間，建設(shè)單位、施工企業(yè)為滿足日常工作需求，在資料管理工作中投入大量人力與物力，然而管理人員未從全局角度看待竣工資料整理，不注重竣工檔案管理工作，再加上日常管理不規(guī)范，從而導(dǎo)致竣工驗(yàn)收資料缺失或不規(guī)范等。

四、建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理對(duì)策

1.建立健全資料管理制度

制度是各項(xiàng)工作的先行者和依據(jù)。要做好工程竣工驗(yàn)收資料管理，必須要重視建筑工程竣工檔案管理，建立和完善資料管理制度，如資料員必須持證上崗并持續(xù)參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，規(guī)定資料員的崗位職責(zé)和權(quán)限、規(guī)定施工人員現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)提供的記錄及標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限，建立良好的資料管理協(xié)調(diào)機(jī)制等，以便資料員統(tǒng)一按規(guī)范進(jìn)行資料收集、整理和編制。還比如企業(yè)可根據(jù)資料員取得的專業(yè)證件，獨(dú)立完成的工作內(nèi)容與工作質(zhì)量，完善資料管理人員的晉升通道，從人事制度上體現(xiàn)出對(duì)資料管理人員的重視，提高資料管理人員工作的積極性。

2.增強(qiáng)工程資料管理的意識(shí)

工程項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)后，施工單位管理人員除了按照生產(chǎn)計(jì)劃組織施工外，還應(yīng)組織對(duì)相應(yīng)的資料管理規(guī)定及資料歸檔的要求進(jìn)行交底，從項(xiàng)目部層面強(qiáng)化資料管理工作。

要對(duì)資料管理人員明確提出應(yīng)掌握建設(shè)工程檔案管理的相應(yīng)規(guī)范要求，包括施工資料及簽證的標(biāo)準(zhǔn)格式等。針對(duì)企業(yè)工程所在地的要求，施工單位要第一時(shí)間購(gòu)買當(dāng)?shù)爻墙n案館關(guān)于資料歸檔規(guī)范要求的書(shū)籍或培訓(xùn)資料，并組織工程管理人員和資料管理人員共同學(xué)習(xí)、交底，并定期檢查資料的收集、整理情況，通過(guò)多措并舉促進(jìn)項(xiàng)目資料管理水平提升。

3.注重崗位培訓(xùn)，提升專業(yè)能力

工程施工建設(shè)期間，企業(yè)要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和檔案知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握工程檔案資料編制的最新要求、了解工程竣工資料編制要求，不斷提升專業(yè)能力，能夠隨時(shí)整理工程資料，避免在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)集中趕資料。在培訓(xùn)過(guò)程中，不僅要注重工程技術(shù)人員的檔案編制、管理知識(shí)的培訓(xùn)，更要注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)施工知識(shí)的培訓(xùn)，使資料管理人員深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，隨時(shí)掌握施工進(jìn)度，做到心中有數(shù)，也為企業(yè)培養(yǎng)一批既懂施工技術(shù)、又懂檔案編制與管理的綜合型人才，從而增加施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

4.注重歸檔流程規(guī)范化

工程竣工檔案管理工作中，還應(yīng)高度重視歸檔流程，注重歸檔流程規(guī)范化，以提升檔案管理的效率。部分施工企業(yè)項(xiàng)目在施工過(guò)程中，不太重視工程竣工檔案管理工作，致使檔案資料無(wú)法按時(shí)提交，對(duì)歸檔工作的影響較大。為了杜絕此種現(xiàn)象，施工企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范化的歸檔流程，明確不同人員的職責(zé)，保證竣工檔案管理人員遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面收集施工檔案信息，確保檔案資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性。以下為竣工檔案的參考?xì)w檔流程：

圖2 竣工檔案歸檔流程

5.注重過(guò)程參與，實(shí)行同步管理

工程建設(shè)之前，專職檔案管理人員須熟悉檔案管理法規(guī)，了解工程相關(guān)情況，對(duì)工程概況及施工進(jìn)度做到心中有數(shù)。施工過(guò)程中，項(xiàng)目在編制施工進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將分項(xiàng)工程竣工文件驗(yàn)收工作一并納入到工程進(jìn)度計(jì)劃表中，作為施工過(guò)程的一部分。資料員在過(guò)程中應(yīng)同步收集項(xiàng)目的立項(xiàng)開(kāi)工資料、施工過(guò)程資料、工程完工驗(yàn)收保管、竣工資料，而細(xì)化工程竣工檔案管理各環(huán)節(jié)，從源頭上確保資料整理質(zhì)量，為工程竣工檔案驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

6.分類保管資料，完善后期竣工資料整理

竣工文件整理時(shí)，應(yīng)分門別類、做好目錄、標(biāo)注不同檔案的形成時(shí)間，以免文件檔案在移交過(guò)程中出現(xiàn)資料丟失。施工完成后，施工單位要及時(shí)安排專門的工程技術(shù)人員參考變更的文件資料，按照實(shí)際施工及時(shí)繪制竣工圖。繪圖過(guò)程中，施工單位負(fù)責(zé)繪制竣工圖紙，建設(shè)單位、監(jiān)理單位履行監(jiān)管職能；施工人員也應(yīng)參與到竣工圖編制中，保證竣工圖紙與工程實(shí)際一致，提升竣工圖紙的質(zhì)量。繪制竣工圖過(guò)程中，應(yīng)逐個(gè)審查變更單，重點(diǎn)核實(shí)變更部分與細(xì)節(jié)，將已執(zhí)行、未執(zhí)行章蓋在變更單上，保證竣工圖編制的完整性與真實(shí)性。下圖為竣工圖編制流程：

圖3 竣工圖編制流程

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要保障竣工資料的真實(shí)性、有效性及完整性，就要加強(qiáng)各參建單位特別是建設(shè)單位的協(xié)調(diào)與溝通，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)性與時(shí)效性，加強(qiáng)施工人員的資料管理意識(shí)，同時(shí)資料員也應(yīng)主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)了解施工進(jìn)度，這將對(duì)建筑工程竣工資料管理工作提升到一個(gè)新的高度。

各建筑企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到建筑工程竣工資料的重要性，在實(shí)踐中積極探索適合企業(yè)的，標(biāo)準(zhǔn)、高效的管理模式，形成標(biāo)準(zhǔn)化制度后在各項(xiàng)目推廣并不斷完善。只有這樣，才能為工程竣工驗(yàn)收及業(yè)主使用提供重要的信息支持，從而保障建筑工程竣工驗(yàn)收成效，提升施工單位的經(jīng)濟(jì)效益。