以增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作為例探討電子會計檔案在企業中的推廣應用

譚 娟

（廣州港集團有限公司，廣東 廣州 510100）

一、研究背景

隨著電子商務、電子政務的不斷發展，電子票據的使用需求越來越旺盛，由此促進了包括發票、財政票據、海關專用繳款書、火車票、行程單等一系列票據電子化的改革發展。2015年國家稅務總局發出公告②國家稅務總局.關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告（國家稅務總局公告2015年第84號）[S].，自2015年12月1日起在全國范圍推行增值稅電子發票系統；2017年財政部出臺推進財政電子票據管理改革的試點方案③財政部.關于穩步推進財政電子票據管理改革的試點方案的通知（財綜〔2017〕32號）[S].；2018年1月海關總署推進自行打印《海關專用繳款書》版式文件試點④海關總署、國家稅務總局.關于進行《海關專用繳款書》打印改革試點的公告（公告2018年第10號）[S].，實現電子海關專用繳款書；2019年鐵路總公司推出電子客票，南方航空推出電子行程單；2020年初國稅總局啟動增值稅電子專票試點，同年底開啟在新辦納稅人中實行專票電子化⑤國家稅務總局.國家稅務總局關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告（公告2020年第22號）[S].；2021年11月30日，國家稅務總局廣東、上海、內蒙古稅務局分別發布了關于開展全面數字化的電子發票試點工作的公告，標志著全電發票時代的來臨。票據的電子化優化了營商環境，使得交易更加便利，有利于節約資料、環境保護，但同時對財務留存紙質的會計原始憑證進行歸檔的傳統做法提出了挑戰。如何保管這些電子票據原文件？如何避免電子票據被重復報銷、使用？這是財務人員在全電票時代來臨下需要思考解決的問題。

當然電子票據的推行離不開法律制度的保障，電子票據的法律效力是其能被廣泛接受和使用的基礎，是最終實現財務報銷入賬歸檔的提前。2015年財政部、國家檔案局79號令，修訂并印發了《會計檔案管理辦法》，涵蓋了電子會計檔案相關內容，明確了僅以電子形式保存電子會計檔案的前提條件；2020年為規范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔，《財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，再次明確電子會計檔案與紙質檔案的同等法律效力地位。在票據電子化大背景下，未來企業會計檔案電子化將是必然趨勢，以往財務人員埋頭整理、裝訂、歸檔紙質財務憑證的繁瑣低價值工作將一去不復返。

因此，為順應數據科技時代的快速發展，積極推廣實現會計檔案電子化，將有助于企業實現財務信息化、智能化、數字化轉型，不斷拓寬財務人員職能，助力財務工作從傳統的價值記錄者向價值管理者轉型。

二、增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作實施情況介紹

（一）試點情況說明

根據《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》（檔辦發〔2021〕1號），國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局組織開展電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作。結合A集團公司正在進行的財務系統升級契機，A集團公司于2021年4月成功申請加入增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，經過近7個月的努力，試點工作通過了省檔案局、省財政廳、省商務廳、省稅務局的聯合驗收。

增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，是以增值稅電子發票的電子屬性作為切入點，經系統化歸集、驗偽查重功能以及電子發票原文件校驗功能，線上流程審批、生成記賬憑證和歸檔操作，將增值稅電子發票、報銷單及相關附件、記賬憑證形成可以相互檢索的關系鏈條，最終作為電子會計檔案完整歸檔進電子會計檔案系統的過程。試點工作的實現過程，成功應用了移動互聯網（手機端申請報銷及審批）、人工智能（財務智能記賬）、云計算（財務系統部署在A集團私有云平臺）、區塊鏈（電子檔案系統）等當今先進的技術手段，確保系統功能和流程符合相關規范要求。

（二）試點前的痛點、難點

1.電子發票真偽識別難。隨著電子發票的推廣應用，公司接收電子發票的數量越來越多，但由于電子發票的電子形式，為修改發票信息提供了可操作性，增加了財務人員肉眼辨認的難度。

2.電子發票重復報銷。為防止電子發票重復報銷，增加了大量手工工作。公司未上線費用報銷系統前，各項報銷都是通過線下進行，為防止出現重復報銷的問題，只能依靠手工建立電子發票臺賬去核查，耗時耗力。

3.法律遵從的成本大。根據《財政部

國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2021〕6號）“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”，這對財務工作提出了更高的要求，同時財務人員是否正確保存了電子發票的原文件也存在疑問。

（三）試點過程的具體做法

試點的對象雖然是電子發票的全流程電子化流轉與歸檔，實際上是對原有業務流程進行重構和再造的過程，將以往的線下、實物流轉變為線上、數據和信息的流轉，對企業來說是工作習慣、管理方式的徹底轉變，以點帶面的推進企業信息化、智能化、數據化轉型。具體試點方案流程見圖1。

圖1

1.電子發票歸集

結合移動辦公的需求，電子發票歸集有PC端和手機端兩種方式，PC端由經辦人直接在填制單據環節通過發票云“導入發票”功能，提交所有發票信息/影像/原文件；手機端通過移動OA進入報銷界面，通過拍照、文件上傳、發票云專用郵箱等方式采集發票。

2.電子發票報銷

應用線上報銷審批功能，歸集的發票通過發票校驗條件設置，可實現已報銷發票能否再次報銷、發票抬頭與企業名稱是否一致、發票稅號與企業稅號是否一致、個人抬頭發票是否允許報銷等發票導入限制。同時在發票導入時，系統會對發票真偽進行核驗，對電子發票是否導入原文件進行檢驗，非原文件不允許導入。

查驗通過的電子發票信息/影像/原文件會被帶入到流程，智能填寫發票信息及金額，審核人員在審核報銷單時可查看歸集的電子發票PDF或OFD版式文件對應的影像信息。

3.電子發票入賬

電子發票在報銷環節通過發票導入功能歸集后，與報銷單建立了關聯關系；報銷單審核通過后，下推生成出納付款單；完成付款后通過付款單生成記賬憑證。在記賬憑證右側的關聯信息欄內，可以看到關聯的報銷單據信息，點擊可以進入查看相關發票和附件。由此將報銷單、發票、記賬憑證建立起關聯關系。

4.電子發票歸檔

完成電子發票歸集、報銷、入賬后，歸檔操作將核算系統的會計資料歸檔至電子會計檔案系統。檔案系統首先進行資料接收，經過真實性、完整性、可用性、安全性四個方面的檢測通過后才能成功入庫。如前文所述，電子發票通過與報銷單、記賬憑證建立起關聯關系，通過歸檔記賬憑證操作，將報銷單、發票及報銷單附件作為記賬憑證的附件內容一同歸檔，實現從記賬憑證查找發票的檢索方式。同時，跟隨記賬憑證歸檔進來的發票信息通過檔案系統的發票檢索功能，可實現從發票追溯記賬憑證的查找方式。

三、試點工作后的推廣應用

試點工作的成功驗收對于A集團公司推進會計檔案電子化起到了積極的推動和促進作用，從流程和操作層面樹立了可執行的樣板。由于報銷對于經辦人來說有主動發起的意愿，因此以付款作為切入點是推進實現會計檔案電子化的重要起步。但以會計檔案的歸檔憑證類型來看，對于收入確認和未到付款期但財務需要根據實際進度計提或確認的成本費用會計憑證全流程電子化歸集、入賬歸檔問題，則是試點后需要思考和解決的問題。此類會計憑證由于大多具備形成的系統基礎，具備原生的電子形式條件，推行單套制電子會計檔案管理⑥單套制電子會計檔案管理：指電子檔案僅以電子形式進行歸檔和管理，無需同時保留其紙質形式的檔案管理方式。將會帶來更加顯著的經濟效益和管理效益。因此，試點后，筆者結合公司實際，在后續擴大試點成效上，思考進行以下行動規劃落實。

(一)業務梳理與原始憑證內容規范統一

業務梳理上，采用從記賬憑證反向梳理各類業務場景涉及的附件內容系統來源及主辦部門。由于A集團公司涉及的行業跨度較大，各單位多年形成的操作流程和附件要求存在差異性。因此，前期對A集團各下屬單位的具體情況需要深入調研了解。在調研的基礎上，建立場景清單并明確統一規范的附件清單，對于來源具體系統的，建立系統對接標識。調研表樣可設計如表1。

表1 業務附件梳理情況統計表

（二）業務系統調研及對接方案落實

由于各公司行業不同、同一行業業務類型不同或貨類不同，可能采用不同的業務系統。由于A集團暫沒有統一的數據中臺進行數據的歸集、匯總與交互，在此條件下，需要進行業務系統與財務系統的對接。此環節是推進會計檔案電子化最為困難的環節，需要協調的部門包括各業務部門、信息技術部門、業務系統軟件服務提供方等。因此，在第一項業務調研的基礎上，需要針對各個業務系統逐項形成對接方案。

（三）明確系統平臺入口及發起人

試點工作已經實現費用報銷和應付報賬的整套單子化工作流程。作為參考，其他財務記賬憑證對應的功能模塊可以歸納為應收報賬、資產報賬、財務報賬。應收報賬對應形成應收賬款和收入確認、應收股利等債權款項的憑證附件，發起人對應為業務部門經辦人；資產報賬對應暫估入賬固定資產、根據工程進度確認在建工程等其他暫未達到支付條件，但財務需要根據準則要求進行確認的憑證附件，發起人對應為業務部門經辦人；財務報賬對應財務人員直接發起的如計提、預提、結轉、調賬等原始憑證附件。通過對各類業務場景的梳理和分類，發起人通過對應功能模塊入口發起申請單，填制單據信息，通過業務系統、本地附件等途徑完成附件獲取或上傳，經設定的流程完成財務記賬。

經過上述流程步驟，將試點工作尚未涉及的業務類型憑證附件歸檔流程電子化后，真正從全場景實現電子化工作，才能更好地推進施行單套制會計檔案管理。

結語

會計檔案電子化是順應數據時代發展的成果，在目前技術成熟、制度日趨完善、實踐應用不斷深入的背景下，電子會計檔案的合法性、可信度、安全性得到保證，將財務人員從繁瑣的紙質會計檔案整理、裝訂中解脫出來，帶來的不僅是工作效率的提升、人力和物耗成本的節約，更多的是信息化成果的運用所帶來的工作方式的轉變和職能的轉型。財務人員的形象不再局限于傳統的核算會計，而是朝著業務財務、戰略財務的方向發展，助力會計職能對內對外拓展。財務組織不再僅是傳統的價值記錄者，利用在信息化、智能化、數字化過程中形成的數據資產，以信息化為管理抓手，實現向全面價值管理新角色轉型。