數字化城建檔案館建設探討

萬冬桂

建設數字化城建檔案館的關鍵在于尋找到切實可行的方法和模式，進而實現城建檔案管理從傳統管理向信息化管理的轉化，進一步提高城市建設管理的高效運行，使城建檔案館更好地為智慧城市的建設、發展提供更為科學、更為現代化的管理手段。

城市建設事業的重要組成部分是城建檔案，它承載著城市建設的悠悠歲月，積淀著城市建設的精神文化和物質文化。城建檔案作為永恒的記憶，一幅幅歷史的畫卷展示著城市的發展和興衰。城建檔案是城市建設發展的重要的信息寶藏。它來源廣泛，日益增長的館藏量，充分地展示著城市建設的飛速發展，同時也要求城建檔案為社會提供更高水平的服務。城建檔案已成為人類社會發展的動力之一，其在城市建設中的重要性日益彰顯。

一、發展的需要

當今世界，全球信息一體化浪潮撲面而來，城建檔案館已成為城市建設信息領域最系統持久、最集中精煉的管理基地，信息資源利用與開發的中心，信息交換與共享的平臺，同時也是最完整、最豐富、最真實可靠的實體收藏基地，一級文化傳播與展示的窗口。這是時代賦予城建檔案館的使命。

全面推進信息化管理，是城建檔案管理工作邁向現代化建設的重要戰略舉措，是解決城建檔案與城市建設高速發展的需求利用不相適應的重要手段。在信息時代的大背景下，城建檔案管理面臨新的挑戰，城建檔案信息化建設將在智能城市時代縱橫百軻。

信息化對于城建檔案工作來說是自身發展的需要，是時代發展的需要，目前，高速大容量、網絡化、綜合集成化信息技術發展勢頭迅猛，信息獲取的周期越來越短，工作的精細化程度越來越高。云計算、物聯網等新技術的重大突破每天都在孕育著，正在向城市建設發展的各個領域廣泛滲透。只有通過信息化，才能充分體現城建檔案信息資源作為國民經濟和城市建設發展戰略性基礎信息資源的地位和作用。

新的《檔案法》的頒布對城建檔案信息化管理工作提供了法律保證，同時又對這項工作提出了新的更高要求：努力適應社會的發展，努力適應城市建設的發展，努力適應市場新技術革命、真正破解經濟全球化條件下的城建檔案工作的瓶頸。全面解讀新《檔案法》，憑借其法律和技術強有力的支持，城建檔案管理工作中將依法應用現代信息新技術，對歷史的館藏檔案和大量產生的重要的城建電子信息資源進行數字化管理，重點提升信息化管理的硬件、軟件、載體的質量，加大對基礎設施設建設、應用系統建設、信息資源建設、保障體系建設的投入，改善城建檔案的外部和內部管理環境，不但進行科技創新，構建標準的城建檔案數字化管理體系，將信息技術深度融入到城建檔案管理各環節，為城建檔案信息化管理的技術注入源源不斷的活力。

二、發展的方向

城建檔案事業的發展，城建檔案資源建設和科學管理、城建檔案的開發利用等都是城建檔案事業發展的方向。數字化城建檔案館的建設是適應時代信息技術變革的產物，以法律來保駕護航和飛速發展的國家信息化建設為數字化城建檔案館的建設提供了高標準、高質量的技術支持和法律保障。網絡技術的應用，為城建檔案信息資源的廣泛傳播與利用開創了新局面，城建檔案的利用模式產生了質的飛躍。服務城市建設，服務百姓生活，城建檔案造福社會大眾的一幕幕生生不息、日新月異。先進的數據庫技術和數字化技術使城建檔案保存和管理邁上新臺階；不斷出現的城建電子文件和電子檔案逐步取代了傳統載體的城建檔案形式，大大改變了城建檔案管理的對象和模式。數字化城建檔案館中的這些新技術的應用使傳統城建檔案工作在方法、手段、模式等各個層面產生了巨大的升華。

數字化城建檔案館建設，顯著的成效體現在幾個方面：城建檔案工作效率穩步提高、城建檔案工作現代化的管理水平躍上新臺階、城建檔案的公共服務能力無限拓展、實現了信息資源的全民共享、信息結構得到了優化、增長了國家信息資源總量、促進了城市建設和社會的發展繁榮。數字化城建檔案館的建設是信息時代城建檔案工作發展的必然趨勢，是適應國家信息化發展水平的城建檔案事業的自身需求。

數字化城建檔案館展現給我們的是檔案管理高效、業務水平高端、服務質量優良的發展藍圖。數字化城建檔案館的建設，是一項系統工程，不斷挖掘、整合和配置城市建設管理中各式各樣的有形和無形資源，努力實現信息化、智慧化、經濟社會的深度融合，在規范化、精準化、智能化管理下達到與城市發展目標的高度融合，不斷滿足廣大人民群眾對城建檔案現代信息服務的需求。

三、數字化建設

數字化城建檔案館是現代信息社會發展的必然產物，城建檔案管理水平和管理質量是檢驗數字化城建檔案館水平的重要標準。數字化城建檔案館的建設內容豐富，具體體現在：計算機、網絡、軟件開發、平臺構建、系統運行、資源準備、運行維護、軟件開發、通訊、多媒體等技術。它以數字技術處理和存儲傳統載體檔案，以網絡傳輸技術實現城建檔案的查詢和傳播，實現資源共享，為城市社會、經濟、文化發展提供有效的服務，為精神文明城市建設貢獻力量；以數字形式存儲、傳播與利用為城建檔案工作帶來革命性變革，為城市的建設和管理提供原始的憑證、科學的參考。

數字化城建檔案館它是國家信息建設的一個分支，是一個真實性、專業性、操作性極強的信息系統。它既有國家信息系統要求建設的網絡平臺建設、信息資源系統建設、共享服務平臺建設；又有城建檔案獨有的專業性極強的系統建設，具體體現在：城建檔案應用系統軟件的開發和應用，這個系統是具備“城建檔案的收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字化城建檔案管理系統。數字化城建檔案館的建設要高標準、高要求地引進和應用先進的技術、先進的管理模式，積極推進電子文件的接收和管理，全面推進數字城建檔案基礎數據庫建設，為城建檔案信息化工作奠定堅實的基礎。同時建立數字化城建檔案資源建設、資源庫群建設，會使數字化城建檔案館的系統更加完善、分類更專業、管理更全面，邏輯思維更縝密，存儲機制更完善，保障體系更堅固，系統安全和信息安全的風險率會大大降低，信息資源的開發更上一層樓，使城建檔案信息資源多方面、多層次、多渠道地為社會共享服務。

1. 服務平臺和應用系統的開發

各城建檔案館應為數字化城建檔案館的建設從源頭打下堅實的基礎，選擇和購置成熟的數字城建檔案管理系統軟件，避免重復開發和增加成本，遵循整體性、開放性、穩定性的原則選擇應用系統，同時選擇有潛力的軟件開發公司開發的軟件，使軟件系統在城建檔案的收集、管理、保存、利用等功能模塊在一個長時間使用過程中方便、快捷、安全；并能在這些功能使用的過程中產生原始積累，使城建檔案工作向縱深發展，不斷創新。使數字城建檔案館網絡架構面向不同的對象，構建多個服務平臺，為各個層級的城建檔案信息資源利用共享服務。

2. 建立各類數字城建檔案資源庫群，完善電子檔案信息系統安全建設

根據數字城建檔案館建設目標和要求，數字城建檔案資源建設首先要緊緊圍繞兩個方面的工作來進行，一是加快館藏城建檔案數字化，完成實體檔案管理向信息化管理的過程，二是推進城建檔案電子化進程，利用先進信息技術加強數據整合，建立分布式、規范化，可共享的各類數字城建檔案資源群，實現信息資源的增量，為構建城建檔案信息資源共享服務體系打下基礎。建立城建電子檔案庫，在配備有電子信息處理、存儲、交換和傳輸設備、服務器、網絡機房、存儲機房、磁盤陣列的建筑空間，通過實現城建檔案管理電子化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化的手段提高城建檔案管理的便捷性、高效性和安全性。

隨著信息社會的發展，新《檔案法》中關于電子檔案可以作為法律憑證作用的頒布，伴隨著城市建設、管理中電子文件越來越多，電子檔案的整理歸檔提上了理事日程，這就對城建檔案工作提出了新的要求：必須建設電子檔案接收平臺，城建檔案管理系統對移交報送的城建檔案電子數據文件要進行檢測、封裝、傳輸、接收。數字化城建檔案信息系統必須保證數據傳輸的保密性、數據交換的完整性、交易者身份的確定性和發送信息的不可否認性；必須使用安全數字簽名、封存原始文件，采用能長期保存的元數據、加密編碼、數字水印等技術，建立加密堡壘，城建檔案部門必須建立一套完整的城建檔案歸檔電子數據文件移交規范，確保歸檔城建檔案電子文件數據內容原始性、完整性、一致性。

3. 加強城建檔案存儲管理和人才的培養

數字化城建檔案館建設要應用先進技術和相關管理手段，先進技術的應用則需要引進和培養信息技術人員，確保數字化城建檔案館有專業人才，只有專業人做專業事，才能做到事半功倍。設置專業管理員，制定嚴格的存儲管理制度，設置系統管理員、平臺管理員等，責任到人，達到信息資源系統的可靠、可信和長期可用。降低數字城建檔案對軟硬件的依賴性，使數字城建檔案館實現人才和制度的深度結合，最大限度地發揮城建檔案的作用。充分發揮專業人才的能動性，根據數字城建檔案館的數據量和新的電子檔案的加入，充分利用日益增加的存儲容量為城建檔案的利用擴寬渠道。對數據庫服務器、備份軟件、文件存儲器、備份服務器等存儲設備制定系統管理員管理制度，建立包括多套備份、異地備份、異質備份，監督檢查等在內的存儲機制，確保數字城建檔案館的正常運行、正常使用。

4. 建立城建檔案服務體系，加強信息資源積累和利用

數字化城建檔案館要運用各種技術，針對不同的利用對象，通過多種渠道，達到城建檔案信息資源分層共享，又快又方便地滿足各類用戶的需求；不斷開發信息資源，實現數字化城建檔案館建設的目標，使城建檔案信息資源的利用伸展到社會的每一個領域。建立優質、高效、快捷、完善的數字化共享服務體系，將城建檔案服務平臺的功能作用發揮到極致。在服務的過程中將業務功能進行技術資產管理和積累，有效避免重復建設，降低系統開發和維護成本，系統服務變得敏捷和高效。形成“戰略性”服務和“熱點”服務的積累，這種服務將成為數字化城建檔案館未來戰略發展的重點，能夠很好地預測和掌控城建檔案館信息化未來的發展方向和趨勢。

完善城建檔案信息共享、信息公開的鑒定體系，加強行政工作的透明性。從城建檔案館信息資源的實際情況出發，依托數字化城建檔案館的基礎平臺，建立和完善城建檔案信息公開管理系統，進一步拓寬信息公開渠道，對城建檔案提供在線查詢、對城建檔案利用進行網上交流和采用視頻咨詢等，進一步完善城建檔案信息公開的內容，除涉密、知識產權等方面的內容外，將群眾最關心、社會最敏感、反映最強烈的信息進行及時公開；完善信息資源交換體系，規范信息資源交換渠道，利用城建檔案信息資源交換與共享平臺，建立和完善城建檔案館信息資源交換體系，實現與各相關聯單位之間的數據交換和共享，提高信息數據利用率，使各項相關工作效率大大提高。

5. 建設數字化城建檔案保障體系

安全保障體系建設是數字化城建檔案館的銅墻鐵臂，是數據安全、庫房安全、信息系統安全及網絡平臺的安全屏障和盾牌，應堅不可摧。數字城建檔案館的建設過程中引進或安裝各類系統必須達到城建檔案管理要求的最高級別，使系統的數據不泄密、不被非法更改，是可靠的、可用的，數字城建檔案館的系統可控性、穩定性、可靠性特點得以彰顯。同時要采取相應的技術措施和管理手段解決電力中斷、數據篡改、非法訪問、載體損壞等問題，將安全隱患徹底消除。完善數字化城建檔案館安全管理制度，對庫房管理運用信息控制與處理、人工智能、多媒體技術，視頻監控、“九防”等措施，制訂應急預案，完善災難恢復機制，進行應急處置能力的訓練。在庫房安裝一套數字化環境監控系統，操作簡單、快捷。實現城建檔案安全保護工作的網絡化、智能化、人性化、科學化的系統管理。