大數據背景下的數字檔案信息共享的實現路徑研究

李寧寧

（晉冀魯豫烈士陵園 河北 邯鄲 056001）

0 引言

信息化時代下，檔案信息不斷增加，人們對檔案信息質量要求不斷提高，傳統檔案信息整合、共享與利用方式已無法適應新形勢下的需求，必須盡快推進檔案信息系統建設[1]。其中，建立便捷的檔案信息資源共享利用聯動新機制，實現全國檔案信息共享利用“一網通辦”是大數據環境下推進數字檔案管理創新的必然要求。2022年7月27日全國檔案查詢利用服務平臺正式上線。在此背景下，加快推進檔案信息資源共享機制建設，實現數字檔案信息安全、高效共享成為新時代下檔案工作的重要內容[2]。隨著大數據技術的興起及在檔案工作領域的應用，數字檔案信息資源呈正相關指數持續增長，檔案部門必須高度重視對海量數字檔案信息資源的共享和利用。

1 數字檔案信息共享的基本內涵

數字檔案信息是伴隨著檔案信息化建設推進而形成的一系列的數字檔案信息活動要素的集合。數字檔案信息貫穿檔案管理與服務的整個過程。而數字檔案信息資源共享則是以大數據技術等現代信息技術作為技術支撐，實現對數字檔案信息資源的充分整合，進而通過網絡渠道為用戶提供相應的數字檔案信息服務，實現檔案信息資源全社會共享的一種檔案管理模式。數字檔案信息共享是數字檔案管理系統的重要構成部分，是通過對數字檔案進行集成和共建的基礎上，進而進行數字檔案信息共享與利用，可以有效地提升數字檔案的利用水平，提升數字檔案服務用戶需求的能力。

2 大數據技術應用對實現數字檔案信息共享的重要性

近年來，大數據技術在檔案管理領域得到了廣泛的推廣應用，有效地推進了檔案信息化建設，實現檔案事業的高效率與高質量的發展，使資源共享成為可能[3]。在大數據背景下，憑借大數據技術可以更好地實現數字檔案信息共享，其重要性主要體現在以下幾個方面。

第一，大數據技術的應用為搭建數字檔案信息共享平臺提供技術支持。數字檔案信息資源的豐富程度明顯超出傳統檔案資源。在檔案資源存儲方面利用大數據技術，使得數據存儲由TB升級為PB，實現了跨越式發展。傳統檔案資源管理中，由于存儲空間有限，難以共享檔案資源，引入分布式計算、云數據等大數據技術之后，數據存儲量大幅增加，為信息平臺建設帶來了強大支撐。大數據技術具備兩大優勢，一是能存儲海量數據，二是能深度分析數據，在落實數字檔案信息資源共享理念過程中運用大數據，不僅有利于合理分配數字檔案信息資源，也能降低共享成本[4]。同時，大數據除了有較強的存儲能力，還能兼容多樣化的數據，是一種能充分體現出互聯網思維優越性的數據存儲技術。在數字檔案信息資源共享方面，大數據能存儲大量碎片化信息，能兼容多種載體的數字檔案信息資源，為數字檔案信息資源提取帶來了便利，以自動化的方式整合與加工檔案信息，這些都是數字檔案信息資源共享與互通的重要基礎。

第二，大數據技術應用有效地提升了數字檔案信息共享速度。大數據在處理數據檔案信息資源方面體現出了實時性的特征，讓“1秒定律”成為可能，在處理數據過程中，能在1秒鐘的時間內完成相關工作，以高效化的方式對數字檔案信息資源進行加工，滿足了用戶快速提取信息的需求，提高了檔案信息輸出的價值，拓寬了數據傳播渠道，解決了數字檔案信息資源共享中傳輸不暢的問題，讓檔案信息資源共享這一理念得以落地。

第三，大數據技術應用為數字檔案信息高效利用奠定重要基礎。大數據技術為數字檔案信息資源管理搭建了平臺，提供了多樣化的數據存儲載體，特別是在云端存儲數據，節約了數據存儲資源，也提高了數據傳輸效率，非標準化數據價值得到了充分體現[5]。伴隨著檔案信息資源互通共享目標的實現，多樣化的數據實現了交叉整合，能在最大范圍內為用戶使用檔案信息提供方便，實現了資源優化配置，能高效整理碎片化信息，促進數字檔案信息使用效率的提升。

3 大數據背景下實現數字檔案信息共享的具體路徑

在闡述大數據技術應用對實現數字檔案信息共享的重要性的基礎上，本文側重圍繞實現數字檔案信息共享的具體路徑進行探索，具體如下：

3.1 構建數字檔案信息共享平臺，為數字檔案貢獻提供平臺支撐

數字檔案云平臺就是利用檔案管理系統把多樣化的接口技術融為一體，包括數據交換、計算機網絡、OCR、全文檢索等技術，以便于高效接收檔案，以數字化的方式對檔案資源進行加工，及時發布信息并移交檔案資源，是檔案信息資源共享中的關鍵一環。數字檔案云平臺在虛擬化技術的輔助下，能對不同地區、不同層級的檔案進行匯總與梳理，根據用戶喜好輸出檔案信息資源，實現檔案服務效率的提升。如圖1所示。

圖1 數字檔案管理系統

數字檔案信息共享是電子檔案管理系統的重要構成部分，是依托現代信息技術，滿足用戶知識化利用服務需求的關鍵所在。為實現數字檔案信息的有效共享，檔案部門應構建和完善數字檔案信息共享平臺，具體應從如下幾個方面入手：

第一，服務理念的更新。在具體工作中拓寬檔案服務覆蓋面，增強服務模式的開放性、主動性，使用戶需求能得到滿足。同時也要充分利用互聯網豐富檔案服務項目，充分發揮出檔案管理人員的專業特長，增強信息服務能力。

第二，構建云存儲平臺。云存儲平臺在構建中要采用統一的標準，不僅要規范化管理紛繁復雜的數字檔案信息資源，也要實現信息資源統一。因此，檔案部門可以引入虛擬化數字技術，把多個數據訪問接口銜接到一起，靈活轉換多種結構的數字檔案資源，豐富數字檔案資源的內涵，而且能保證存儲結構的合理性與穩定性。在云存儲平臺的輔助下實現數字檔案信息資源的異地備份，即使系統在運行中出現故障，由于提前進行了數據備份，也能快速恢復，達到保護數字檔案信息的目的。

第三，搭建云服務平臺。在數字檔案資源共享共建過程中，云服務平臺的搭建，有利于數字檔案館信息處理與共享能力的提升，因為所有用戶都不再滿足于獲取零散的原始信息，希望檔案館能對原始信息進行加工處理，直接利用信息化信息解決問題。在云服務平臺中，用戶發出請求之后，平臺會自動生成相應的參數，訪問下層云數據，獲取元數據之后即可返回至應用層。也能對用戶進行認證，即發出服務請求之后，平臺要快速對其是否合法進行分析，也能維護數據安全、提供快速檢索服務。

3.2 加強數字檔案信息資源整合，提升數字檔案信息的服務能力

要想縮短數字檔案信息資源共享進程，要對數據挖掘與分析技術運用予以重視，強化數字檔案館的合作與共享意識，整合檔案資源。然而，當前數字資源類型多、規模大，零星散布于不同行業與部門中，彼此之間關聯性不強，而檔案館采用的檢索工具、構建的數據庫有所不同，未能建立緊密聯系，給統一管理檔案信息資源帶來了困難。因此，要對數字檔案信息資源共享建設予以重視，識別檔案信息資源并提高搜集效率，把雜亂無序的檔案信息資源匯總到一起，面向不同用戶進行資源動態性重構，利用過濾、挖掘、集成等技術為用戶提供定向服務。

為有效地提升數字檔案信息的整合利用水平和檔案信息的服務能力，檔案部門應通過建設數字檔案室，實現對數字檔案的規范化、網絡化、現代化存儲。數字檔案室主要負責運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本數字檔案信息進行有效的采集、整理、存儲和管理，并為檔案信息數據共享利用提供支持的檔案信息集成管理平臺。數字檔案室主要特征在于檔案資源數字化、檔案實體虛擬化、檔案管理系統化以及信息傳遞網絡化等。在建設數字檔案室時，應堅持“資源為先、標準規范、整體推進、安全運行”的原則。建設數字檔案室時，一是推進檔案數字化戰略，實現對傳統載體檔案資源的數字化加工，進行統一的標準化、數字化管理。二是推行文檔一體化，確保不同系統、不同階段形成的電子文件可以及時完整地歸檔；三是實現數字檔案室與檔案館的一體化，確保數字檔案及時移交。四是執行嚴格的檔案安全防護和保密制度，確保檔案數據安全傳輸、安全存儲和安全傳遞。

3.3 創新數字檔案信息服務方式，充分發揮數字檔案信息的價值

檔案共建與共享已經引起了足夠重視，其根本目的就是要為用戶提供良好服務[6]。在具體工作開展中，要及時對數字檔案信息資源服務方式進行創新，使之能跟上用戶需求變化的節奏。

第一，分析檔案用戶需求。大數據技術能在這方面發揮出不可替代的作用，把碎片化檔案信息資源整合到一起，構建檔案信息數據庫，對數字檔案信息資源在下一階段的發展趨勢進行預測，根據用戶需求提供檔案服務項目，實現兩者之間的緊密銜接，為共享共建數字檔案信息資源奠定基礎。

第二，提供定制化、個性化的服務方式。數字檔案信息資源共享成為不可阻擋的發展趨勢，在建設數據庫過程中要體現出特色，選擇定制化、個性化服務模式，確保用戶隨時隨地都能檢索與查閱檔案資料，安排專人在線與用戶進行交流，確保用戶訴求能得到快速回應。

第三，建設“一站式”信息資源共享與服務平臺。智慧城市建設背景下，檔案部門應著力推進區域內的檔案信息資源整合到一起，使社會部門與公眾能及時獲取不同類型的檔案資源[7]。在檔案資源共建共享過程中，信息資源平臺的搭建是有效方式，能從整體上促進檔案服務水平的提升。在這一過程中，大數據技術是必不可少的，以仿真計算、方差分析、數據挖掘等技術了解檔案用戶的訴求與建議，為用戶拓寬檔案信息資源獲取渠道，優化服務方式，講究時效性，與地方社會中長期發展規劃保持步調一致，及時與外部社會部門傳遞信息，產生交互服務、協同應用的效果。

3.4 完善數字檔案信息資源共享標準，實現數字檔案信息共享標準化

檔案信息資源共享建設是一項綜合性較強的工作，為了能淋漓盡致地體現出大數據技術的價值，需要為數字檔案信息資源共享設定合理而統一的標準，讓共享變成現實。在具體工作開展中，要重點關注怎樣整理半結構化、非結構化數據，用統一標準把這兩類數據囊括進數字檔案信息資源庫，設立檔案信息資源處理中心，嚴格按設定的標準集中采集、處理、分析、存儲檔案信息資源。與此同時，也要發揮出P2P等技術的優勢，在館際之間創建對等網絡，整合存儲位置不同的檔案信息資源，以自動化的方式對零星化的檔案信息資源進行整合與加工，及時開展入庫資料編目工作。此外，數字檔案信息資源共享服務平臺的搭建，能在館際之間形成資源互補，使數字檔案信息能滿足用戶需求。

3.5 加強數字檔案信息共享人才隊伍建設，保障數字檔案信息資源的有效共享

檔案是一種真實憑證，能對各個主體的發展歷程做出客觀描述與真實記錄，也能描述人類社會的演進歷程，能產生較高的法律效應，是一種重要的信息數據資源。因此，檔案部門應當高度重視數字檔案信息共享人才隊伍建設。

第一，樹立檔案工作者的檔案信息共享思維。檔案共享體系主要包含檔案生產者、管理者、使用者三大主體。其中，檔案管理者承擔著艱巨的責任，是另外兩大主體之間溝通的橋梁，要及時整合檔案信息資源并進行深度加工，不僅要為政府各級機關提供服務，也要讓所有社會公眾都能獲取所需要的檔案資源，拓寬服務面、體現出檔案資源的價值。大數據背景下，檔案工作者必須要從檔案用戶的需求出發，遵循協同理念，形成與相關部門職能員工協同推進工作的意識。

第二，引進和培養專業化的數字檔案管理人才、計算機安全監管人才，完善檔案部門人才的年齡結構、學歷結構以及能力結構，滿足大數據技術應用背景下檔案部門數字檔案信息共享工作對人才素質與能力的實際需求。同時，要注重通過完善的培訓機制來提升員工的專業素質和能力，對員工的數字檔案信息資源共享思想意識和工作能力進行全面提升。

4 結語

在大數據時代，所有與數據有緊密聯系的行業都受到了猛烈沖擊，檔案管理也不例外。數據規模的快速擴張，用戶獲取與使用檔案信息的需求愈發緊迫，必須要搭建公共檔案信息資源共享平臺，檔案信息資源共享是多個檔案室、檔案館保持良好的合作關系，互通有無，以多種渠道便捷地傳播檔案信息，達到高效開發與利用數字檔案信息資源的目的，高效高質地進行統計與編研。在大數據環境下，檔案部門應當從構建數字檔案信息共享平臺、加強數字檔案信息資源整合、創新數字檔案信息服務方式、完善數字檔案信息資源共享標準以及加強數字檔案信息共享人才隊伍建設等方面入手，構建完整的數字檔案信息共享機制，推進新時代下檔案管理工作的高質量發展。