院士咨詢成果管理信息化建設研究

齊鳴

中國工程院戰略咨詢中心 北京 100000

引言

面向國家戰略需求，中國工程院積極發揮國家工程科技高端智庫作用，組織廣大院士發揮跨學部﹑多學科的綜合優勢，圍繞智能制造﹑人工智能﹑新材料﹑能源戰略﹑水資源﹑生態文明﹑糧食安全﹑人口健康等事關經濟社會及科技發展的全局性問題，設立咨詢研究項目，開展持續性戰略咨詢研究，形成了以咨詢項目報告和院士建議為主要類型的一大批咨詢研究成果，為國家和部門決策提供科學依據。

由于成果管理信息化建設相對滯后，這些咨詢研究成果分散保存在不同的信息系統﹑業務主管部門以及研究人員手中，部分咨詢研究成果只有紙質版本而沒有完成數字化處理，迫切需要建設院士咨詢研究成果管理系統，持續積累成果數據，提升成果管理的規范化和信息化水平，更好地支撐工程院咨詢研究和項目管理工作。

1 成果管理必要性

咨詢成果管理是建立國家科技報告制度的重要環節。咨詢研究成果管理包括工程院的工程科技報告在內的科技報告是國家基礎性﹑戰略性科技資源，是國家科技實力的重要體現。因此，工程院應按照管理制度化﹑制度流程化﹑流程信息化的要求，管理并應用好工程科技咨詢成果，為國家科技報告制度的建立做出自己的貢獻。

需要規范成果管理來進一步提升咨詢成果質量[1]。項目數量﹑國撥經費規模﹑參與院士數量的增加，給工程院咨詢項目成果質量的管控帶來了一定難度。需要工程院建立和完善與咨詢項目成果管理有關的規章﹑制度，以制度化的規范管理，促進咨詢研究成果質量的提升。

需要加強成果宣傳和利用來進一步提高影響力。作為我國工程科學技術界的最高榮譽性﹑咨詢性學術機構，工程院需要以咨詢研究工作的開展以及成果管理制度的建設為契機，通過成果報送﹑發布﹑《院士建議》等形式和渠道，更好地宣傳和利用咨詢研究成果，更好地服務于從國家到地方﹑從政府到企業的決策，以此進一步提升工程院在我國工程科技領域的影響力，為工程院的可持續發展奠定基礎。

2 成果管理工作內容

工程院咨詢項目成果管理主要包括四方面內容：

成果歸檔管理：是指將咨詢項目在立項﹑研究﹑總結驗收﹑推廣應用和申報獎勵等階段所產生的各種材料﹑階段性和最終成果進行收集﹑整理并交由檔案管理部門進行保存的過程。

成果報送管理：是指將咨詢項目在研究過程中所產生的階段性成果﹑研究完成所產生的最終成果，以一定的成果形式向黨中央和國務院﹑國務院各部委等機關和部門進行報送的過程。

成果發布管理：是指將咨詢項目在研究過程中所產生的階段性成果﹑研究完成所產生的最終成果，通過一定的形式和渠道向外界進行宣傳的過程。

《院士建議》報送管理：是指將咨詢項目的階段性成果﹑最終成果或是院士在日常研究工作中所形成的非依托于咨詢項目的成果，以《院士建議》的形式向黨中央﹑國務院等國家最高決策機構進行報送的過程[2]。

3 信息系統支撐能力分析

咨詢項目信息系統，是為咨詢研究項目人員和業務管理部門搭建的統一項目管理業務平臺，實現了咨詢項目從項目申請﹑項目立項﹑項目撥款﹑過程管理﹑項目結題﹑結余經費管理等全生命周期的管理。根據應用需求，不斷進行系統升級改造，努力提高項目管理信息化﹑科學化水平。系統結題模塊具有基礎的成果提交功能，通過完善咨詢成果提交和歸檔功能，可以支撐成果數字化歸檔管理。

電子公文系統，是辦理發文﹑簽報﹑收文﹑請假﹑會議等日常業務工作的審批管理平臺，能夠保存相應的成果和《院士建議》報送的操作記錄和成果信息。綜上可見，這些信息系統在不同方面滿足了成果管理工作的部分需求，但是總體上缺乏綜合性的咨詢成果管理系統，打通系統間數據接口，完成成果數據匯聚，提供統一的成果管理服務。

4 成果管理系統建設方案

4.1 系統建設目標

根據工程院成果管理工作的實際特點和需求，院士咨詢研究成果管理系統的建設目標是收集整理歷年來工程院咨詢研究成果，打通與相關信息系統的數據接口，開發成果管理信息系統，實現咨詢研究成果的查新﹑查重﹑全文瀏覽﹑統計分析等功能，服務院士研究團隊查詢已有研究成果并開展后續研究，服務業務主管部門開展選題指南編制﹑立項評審﹑綜合績效評價等項目管理工作，為成果歸檔﹑報送﹑發布等成果管理工作提供信息化支撐[3]。

4.2 系統建設內容

系統建設主要包括需求調研﹑方案設計﹑數據采集﹑數據加工﹑軟件開發和版本升級等內容。需求調研階段，充分開展成果數據情況和功能需求調研，形成需求調研報告，完成需求規格說明編制。方案設計階段，開展系統設計，完成數據庫設計，編制系統設計文檔。數據采集階段，形成數據采集規范，廣泛收集各類研究成果，完成相關信息系統的成果數據導出。

5 數據采集及加工

數據采集及加工，直接關系到成果數據的有效性﹑完整性及規范性，是系統建設的關鍵環節。

5.1 數據采集

數據采集的核心任務是改造項目管理信息系統結題模塊，建立規范的成果提交功能，嚴把成果數據入口關，規范成果提交和數據采集工作。院士咨詢研究成果主要來源于院士咨詢研究項目，通常由項目組在結題階段提交。為避免成果信息不準確﹑成果數據不完整等問題，針對不同類型的成果特點，需要形成相應的成果提交要求。

根據工程院項目管理相關規定，品牌﹑重大﹑重點項目至少形成一份上報黨中央﹑國務院的研究報告或院士建議；一般項目根據實際情況形成研究報告報黨中央﹑國務院或有關部委﹑行業協會﹑省級地方政府。除規定完成的研究報告和院士建議以外，院士咨詢研究成果還包括公開出版書籍﹑論文等其他類型。①項目研究報告，主要包括綜合報告﹑項目總報告﹑課題分報告等。對于此類成果，應該以項目為單位進行提交，每份報告需要填寫“報告名稱”﹑“關鍵詞”﹑“摘要”﹑所屬項目課題等信息，選擇是否可以公開，按照“報告名稱-項目課題編號-提交日期”進行統一命名。②向黨中央﹑國務院報送的院士建議，分為依托咨詢項目的建議和非依托咨詢項目的建議。需要填寫“院士建議名稱”﹑“上報年期號”﹑“采納批示情況”等信息。③向黨中央﹑國務院﹑全國人大﹑全國政協等上級組織和部門報送的專項報告，報送材料包括成果報送函﹑成果摘要，并視情況和要求附送項目綜合報告。需要填寫“報告名稱”﹑“報出渠道”﹑“報出文號”和“采納批示情況”﹑所屬項目課題等信息。④向相關部委﹑行業協會﹑地方政府等報送的研究報告，報送材料包括成果報送函﹑成果摘要﹑項目綜合報告。需要填寫“報告名稱”﹑“報出渠道”﹑“報出文號”﹑“收文單位”﹑“采納部門”和“采納情況”﹑所屬項目課題等信息。⑤向有關部委﹑行業協會﹑地方政府報送的建議，需要填寫“建議名稱”﹑“報出渠道”﹑“報出文號”﹑“收文單位”﹑“采納部門”和“采納情況”﹑所屬項目課題等信息。⑥公開出版的書籍類研究成果，需要填寫“出版物名稱”﹑“作者”﹑“ISBN”﹑“出版社”﹑所屬項目課題等信息。⑦在期刊或會議發表的論文成果，需要填寫“論文名稱”﹑“作者”﹑“期刊名稱”﹑“期刊年份和頁碼”﹑所屬項目課題等信息。⑧其他咨詢研究成果，比如項目研究積累的（科學﹑統計﹑調研等）數據庫，需要填寫“成果名稱”﹑“成果簡介”等信息。

5.2 數據加工

數據加工主要是根據系統功能需要，對紙質文檔進行數字化處理，對數字文件進行信息標注及數據合成等深度加工。①紙質文檔數字化。對紙質文檔進行機器掃描識別，識別內容主要包括文字﹑圖像和表格。人工對識別結果文件進行逐一編改，生成可編輯的PDF文檔或者Word文檔。按照數據采集要求完成相關成果信息的提取和填報[4]。②信息標注。對成果文件中的章節﹑公式﹑表格﹑圖片等進行信息標注，轉換為結構化文檔，并完成人工審核修正。人工標引顆粒度要求是細化到章節三級標題和全文碎片化。③數據合成。經過加工后的數據內容可以進行全文XML瀏覽，支持在線結構化的閱讀﹑圖表詳情展示等。將標引信息形成的XML按照條目層次合成最終數據文件，為文件添加目錄﹑生成全文XML文件，按照指定的文件結構進行數據組織與存儲。

6 系統功能實現

6.1 應用功能

成果查詢及全文瀏覽功能。支持成果數據的分類導航﹑聚類檢索和全文檢索等功能，對于研究報告和院士建議等成果文件可以進行全文導航瀏覽[5]。

成果統計報表功能。支持可視化的綜合統計功能，包括成果和項目經費統計﹑成果和項目類型分布﹑成果和項目聯系部門分布﹑成果依托單位TOP10﹑成果研究負責人TOP10﹑成果關鍵詞分布﹑成果地域分布等多維度統計功能，并支持相應統計報表的導出。

成果全文查重功能。導入待查重的成果文件，對比歷史數據進行全文查重，能夠快速定位重復文字，并輸出查重報告。

6.2 管理功能

數據管理功能。一是數據導入功能，建立與相關業務管理系統的數據接口，支持成果數據的批量導入，支持人工表格模板導入單條成果數據。二是數據校驗功能，導入成果數據后，可以對成果信息字段進行格式校驗，對全文中出現的敏感詞進行篩查。三是數據維護功能，支持成果數據的增加﹑刪除﹑更新等操作。

系統管理功能。具有功能參數配置﹑數據庫備份計劃﹑預警信息設置等系統功能管理。能夠對入庫數據進行定期備份，具備一定的數據恢復功能。支持日志監控管理，對系統登錄﹑使用和成果數據管理等操作信息進行記錄和管理。用戶管理功能，支持用戶創建﹑信息維護﹑角色分配與權限管理等管理操作[6]。

7 結束語

院士咨詢成果管理的制度化和信息化能夠促進成果質量的提升。系統建設經歷了需求調研﹑方案設計﹑數據采集﹑軟件研制和版本升級等過程，系統已交付使用，運行效果良好，有效支撐了咨詢研究和項目管理工作，實現了系統建設目標。系統后續改進的重點方向包括提升基礎信息數據質量和規范性，擴大咨詢研究成果收集范圍，優化系統功能和性能，提升用戶體驗。