加強企業(yè)檔案管理 發(fā)揮檔案基礎(chǔ)作用

攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司 郭 敏

攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司（以下簡稱“攀枝花公交”）遵循“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的宗旨，著力推進企業(yè)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化建設(shè)，使企業(yè)檔案的管理由分散管理到集中管理，由手工管理到計算機管理，實現(xiàn)了檔案查閱快捷、方便和開發(fā)利用效率高，發(fā)揮出了檔案管理在企業(yè)中的應(yīng)有作用。

1 提高認(rèn)識，加強企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案是重要的信息資源，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等活動的真實記錄。攀枝花公交充分認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用，扎實推進檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

一是配備了完整的檔案管理硬件設(shè)施，包括合理分布辦公、閱覽室和庫房三室，配齊必需的成套辦公用具，為檔案管理工作順利開展做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

二是企業(yè)的文件資料、基建圖紙、財務(wù)報表、人事檔案等都完整和真實地保存下來，為檔案查閱利用和解決實際問題提供權(quán)威有力的依據(jù)。

三是按要求對檔案資料庫內(nèi)的溫度、濕度進行登記和調(diào)控，對綜合檔案室定期進行檢查、除塵，達到檔案無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀的管理效果。

2 開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案利用價值

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)。攀枝花公交的檔案管理做到“借閱有登記，利用有效果”，提升了檔案利用的權(quán)威性、全面性和有效性。挖掘企業(yè)檔案信息資源中有價值的信息，形象直觀地反映企業(yè)發(fā)展成果和發(fā)展軌跡，提供充足翔實的資料，充分發(fā)揮檔案的利用價值。比如，先后出版的《攀枝花公交客運總公司志》（1971年至2000年）和續(xù)纂《攀枝花公交客運總公司志》（2001年至2011年），特別是2011年7月出版的《攀枝花公交客運總公司志》，綜合檔案室提供了大量的歷史文件資料、照片、實物檔案等憑證依據(jù)，真實再現(xiàn)了攀枝花公交40年來老中青三代公交人踏霜踩露、披星戴月、風(fēng)雨兼程的“孺子?！毙蜗?。

3 健全制度，實現(xiàn)檔案科學(xué)規(guī)范管理

健全的檔案管理制度，是檔案管理的重要保障。攀枝花公交因單位機構(gòu)調(diào)整和改制更名，根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）和《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）規(guī)定，結(jié)合工作實際修訂、完善和補充了《攀枝花市公共交通有限責(zé)任公司檔案管理制度及檔案歸檔保管期限表》。在檔案文件材料、會計檔案、科技設(shè)備資料管理中實現(xiàn)制度化、規(guī)范化，確保歸檔資料分類合理、齊全、科學(xué)。據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，維護歷史的真實面貌，保持檔案的完整性，為企業(yè)發(fā)展提供翔實的信息依據(jù)。

隨著檔案信息化的發(fā)展，根據(jù)《四川省電子文檔管理系統(tǒng)（單機版V5.0）》升級軟件的“一文一檔”管理規(guī)定，攀枝花公交自2009年以來做到了發(fā)文全部掛接，收文大部分實現(xiàn)全文掛接，實現(xiàn)了電子文檔和目錄數(shù)據(jù)庫的管理，提升了檔案管理工作效率，提高了檔案查全率和查準(zhǔn)率，加快了檢索速度。應(yīng)用現(xiàn)代化管理系統(tǒng)對檔案文件資料進行管理，使企業(yè)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、常態(tài)化、制度化，促進了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，發(fā)揮了綜合檔案室的職能作用。

4 加強法制宣傳，依法治檔

貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施細則》，依法治檔、依法管檔，推進檔案法治文化建設(shè)，促進檔案事業(yè)的持續(xù)、法治、健康發(fā)展。

在每年6月9日“國際檔案日”宣傳活動中，攀枝花公交認(rèn)真開展檔案工作宣傳和培訓(xùn)，增強各級人員檔案意識和法制觀念，有效提高了企業(yè)檔案管理工作水平，保障了檔案工作發(fā)揮“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的作用。

強化工作落實，由主管領(lǐng)導(dǎo)總負責(zé)，綜合檔案室人員負責(zé)組織宣傳；利用協(xié)同辦公平臺發(fā)送國際檔案日活動宣傳信息，讓使用人員感受到檔案就在身邊，檔案與我息息相關(guān)，在辦公樓前的LED屏、公交車和站臺顯示屏上循環(huán)播放國際檔案日宣傳標(biāo)語，普及檔案法律法規(guī)知識，讓職工增強檔案意識，提升對檔案的認(rèn)知力；舉辦檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班，組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識，進一步提高了檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能和檔案管理水平。

5 加快檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)造檔案管理新業(yè)績

國家檔案局在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中對企業(yè)檔案工作做出了全面規(guī)劃和部署，到2025年基本全面完成檔案數(shù)字化管理工作。

在企業(yè)檔案管理中推進數(shù)字化管理，保證案卷級和文件級目錄全部錄入，原件永久性保存，實行電子文件和紙質(zhì)文件的“雙套制”。檔案的數(shù)字化建設(shè)節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量，利用者可以隨到隨查隨辦，提升對檔案文件材料的查詢速度，促進檔案利用高效化，從而提高檔案管理的工作效率。

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護企業(yè)歷史真實面貌的重要工作內(nèi)容，是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件，它與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。企業(yè)檔案管理要與企業(yè)中心工作相結(jié)合，在新時代創(chuàng)造檔案管理工作新業(yè)績，使公交企業(yè)檔案管理工作再上新臺階，為城市公交高質(zhì)量發(fā)展譜寫檔案管理新篇章。