學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的有效強(qiáng)化方法

張 巖

（朝陽師范高等?？茖W(xué)校，遼寧 朝陽 122000）

學(xué)校檔案是保存學(xué)校各類文件資料的總稱，檔案管理工作也是學(xué)校運(yùn)營管理中重要的工作環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作的質(zhì)量對于維護(hù)學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)有著關(guān)鍵性的意義。在學(xué)校的經(jīng)營過程中會留下許多寶貴的信息資源，這些信息對于學(xué)校未來的文明建設(shè)而言十分關(guān)鍵，因此，學(xué)校的檔案管理工作也成了學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的重要工作環(huán)節(jié)。學(xué)校內(nèi)儲存的檔案種類有很多，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到檔案中的不同種類，對于檔案信息要及時進(jìn)行更新處理，如果檔案內(nèi)存在著許多無用的信息，要及時進(jìn)行分析清理，這樣才能更好地留存住關(guān)鍵的信息，為學(xué)校的整體服務(wù)建設(shè)提供更好的條件，創(chuàng)建一個學(xué)校發(fā)展的良好的局面。對于當(dāng)前的檔案管理工作而言，最重要的是深化檔案管理工作，強(qiáng)化學(xué)校管理人員的工作意識，設(shè)置好全面的硬件設(shè)施，將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，提升整體的管理效率，強(qiáng)化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓他們用更加優(yōu)質(zhì)的品格與專業(yè)能力提升檔案的管理效果，讓更多信息資源能夠服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

一、學(xué)校檔案管理工作的重要性

隨著人口數(shù)量的增多，我國整體的教育水平也得到了大幅度的提升，各個學(xué)校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。學(xué)校在發(fā)展過程中留下了許多珍貴的發(fā)展資料與歷史文字，人類的記憶是非常有限的，它只能記住時間較短的事件，而學(xué)校的發(fā)展過程往往不是通過人類的記憶便能全部記住的，需要利用文字來記錄下學(xué)校在發(fā)展過程中遇到的各類事件，這樣才能真正地體現(xiàn)學(xué)校的歷史底蘊(yùn)。除此之外，學(xué)校中還記錄了各項(xiàng)教學(xué)工作留下的寶貴資料，這些資料與教學(xué)活動息息相關(guān)。為了保證整體的教學(xué)質(zhì)量，為未來的教育工作明確方向，應(yīng)當(dāng)做好資料的保存工作，這樣才能夠讓學(xué)校的教學(xué)資源更加豐富，為未來的教學(xué)課程開展提供更多的參考資料。在此背景下，學(xué)校檔案的管理工作承擔(dān)了記錄學(xué)校各類信息的重要職責(zé)，不僅需要記載著學(xué)校建校以來發(fā)展過程中所面臨的各大事件，還需要記錄學(xué)校中各項(xiàng)教學(xué)成果。學(xué)生檔案、教師履歷等信息的數(shù)量正在逐年增加，而面對日漸復(fù)雜的檔案管理工作，也有了新的管理方法進(jìn)行應(yīng)用?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓各項(xiàng)資料處理工作變得更加完善，提升了整體的工作效率。檔案管理工作作為一項(xiàng)信息處理類工作，利用信息技術(shù)能夠進(jìn)一步強(qiáng)化管理效率，讓更多信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)快速整理、完整記錄。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案大多數(shù)是通過紙質(zhì)記錄的，不僅占用的空間較多，而且在教學(xué)的過程中非常容易發(fā)生損壞，當(dāng)前利用信息技術(shù)完善的檔案管理工作流程則避免了這些問題的發(fā)生，讓檔案工作打下了穩(wěn)固的根基，即使面對更多的信息資源也能實(shí)現(xiàn)有序記錄、有效儲存。在這種管理工作逐漸完善的過程中，學(xué)校的發(fā)展歷史也能通過檔案得到更加久遠(yuǎn)的流傳，很多學(xué)校所經(jīng)歷過的大型事件可以通過學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢，重展當(dāng)年風(fēng)貌[1]。

二、當(dāng)前我國學(xué)校檔案管理中存在的問題

1.學(xué)校對檔案管理工作重視度不足

部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)受到傳統(tǒng)觀念的影響，尚未意識到檔案管理工作對于學(xué)校發(fā)展的重要性，這導(dǎo)致檔案管理工作很難真正地提升整體的工作質(zhì)量。由于重視度不足，部分學(xué)校的檔案管理工作并未安排專人進(jìn)行管理，一些檔案管理人員是兼職的，受到學(xué)校工作風(fēng)氣的影響，他們對于檔案管理的整體效率也有所不足，很難認(rèn)真地秉持原則進(jìn)行工作，在學(xué)校要求上交檔案信息時，也很可能因工作的疏失導(dǎo)致上交信息不足，材料整體并不健全，讓學(xué)校的各項(xiàng)工作難以開展。管理人員對于檔案管理工作的認(rèn)識度不足，也無法及時意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作過程中無法對檔案的安全進(jìn)行有效監(jiān)管，這導(dǎo)致學(xué)校檔案面臨著泄漏的風(fēng)險，一旦因疏忽丟失檔案信息，學(xué)校將會面臨著較大的損失。學(xué)校的檔案部門儲存著許多珍貴的信息資源，如果管理人員并不對這些檔案資源進(jìn)行重視，很可能讓學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失，對學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生較大影響。由于部分學(xué)校對于檔案管理工作的忽視，不會為檔案管理工作投入更多的資源，檔案管理工作的資金不足，設(shè)備普遍比較老舊，這導(dǎo)致檔案管理工作無法跟隨社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展迎來變革。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，檔案管理工作的任務(wù)量也越來越大，如果無法及時變更工作形式，利用新型的技術(shù)強(qiáng)化管理工作的水平，很難保證檔案管理工作能夠跟隨上學(xué)校的發(fā)展，很可能因資源的不足導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)生重大的失誤，為學(xué)校的整體基礎(chǔ)建設(shè)帶來極大的不便[2]。

2.學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施較差

由于部分學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視度欠缺，這導(dǎo)致許多檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行檔案服務(wù)管理。而當(dāng)前的人口數(shù)量不斷增加，學(xué)校的發(fā)展速度也得到了提升，面對劇增的信息資源，檔案管理工作也處在了一個十分關(guān)鍵的位置，檔案管理人員的工作量進(jìn)一步加大。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足學(xué)校劇增的信息流量，因此，檔案管理工作迫切需要形式上與硬件設(shè)施的改革，這樣才能強(qiáng)化整體的工作效率，讓更多信息資源得到及時的處理，然而當(dāng)前許多學(xué)校的檔案管理硬件設(shè)施較差，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，這導(dǎo)致檔案管理工作存在著許多不確定因素。陳舊的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的檔案資源管理，學(xué)校應(yīng)當(dāng)調(diào)取更多的資源配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，這樣才能強(qiáng)化整體的檔案管理效率。這些學(xué)校的檔案管理工作迫切需要更多資源的投入，需要進(jìn)行技術(shù)上的革新對檔案進(jìn)行集中管理，讓檔案能夠更加長期地儲存在學(xué)校的檔案系統(tǒng)中[3]。

3.學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足

由于很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作人才緊缺，一些學(xué)校的檔案管理工作是通過教師與學(xué)生進(jìn)行兼職完成的，在這種情況下，檔案管理人員無法承擔(dān)起檔案信息資源處理的責(zé)任，也無法真正尋找到檔案管理工作中存在的問題，導(dǎo)致部分檔案管理工作會出現(xiàn)比較大的失誤，影響了學(xué)校的整體發(fā)展進(jìn)度。在目前學(xué)校檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足已經(jīng)成為了影響檔案工作改革的主要問題之一，即使部分院校重視檔案管理工作，不再讓教師進(jìn)行檔案管理，在學(xué)校的檔案管理部門安排專門的管理人員進(jìn)行操作，但是這些檔案管理人員有一些是并不具有專業(yè)素養(yǎng)的，甚至部分人員尚未經(jīng)過專業(yè)能力的培訓(xùn)便要上崗，這種情況下，依舊無法提升檔案管理工作的工作效率。隨著學(xué)校發(fā)展速度的加快，學(xué)校檔案管理工作量也逐漸增多，學(xué)校的檔案管理部門迫切地需要引進(jìn)新技術(shù)來變革工作形式，而檔案管理工作人員的素質(zhì)不足，成了影響檔案部門改革的重要因素之一。一些檔案管理人員習(xí)慣了過去的檔案管理方式，對于新型技術(shù)的引用很難接受，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理流程進(jìn)行操作，這種方法的效率低下，很難滿足現(xiàn)有檔案的信息量處理。只有采用新型的管理方式，才能真正地提升管理工作效率，然而這些專業(yè)素養(yǎng)不足的檔案管理人員，無法熟練地應(yīng)用新型的檔案管理設(shè)備，這導(dǎo)致檔案管理效率始終無法提升[4]。

三、學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的有效強(qiáng)化方法

1.強(qiáng)化學(xué)校對檔案管理工作的重視程度

為了進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量，校方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，因此，檔案管理中的服務(wù)意識有效強(qiáng)化方法，首先應(yīng)該讓校方領(lǐng)導(dǎo)與管理人員從根本上轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)觀念，將更加完善的管理策略落實(shí)在行動當(dāng)中。只有這樣才能調(diào)配更多資源完善檔案管理服務(wù)，讓檔案部門與檔案管理人員充分配合，展現(xiàn)工作的有效性，同時也要求學(xué)校的其他工作人員強(qiáng)化自身檔案服務(wù)意識，這樣才能做到全民監(jiān)管，保證檔案信息的安全。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識的宣傳，讓更多人了解到檔案管理的對于學(xué)校發(fā)展的重要性，相關(guān)管理人員更應(yīng)當(dāng)以身作則發(fā)揮自身工作職能，用自己的實(shí)際行動強(qiáng)化整體管理質(zhì)量，讓學(xué)校能夠擁有更加全面的信息資料。嚴(yán)格立下績效考核制度，讓更多人能夠受到制度的監(jiān)管，明確自身的工作責(zé)任，強(qiáng)化自身的工作能力。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)定期組織檔案宣傳管理會議，利用會議加強(qiáng)各個部門對于檔案管理信息的認(rèn)知。利用檔案中的各類信息為學(xué)校的管理提供明確的支持，明確自身職責(zé)，提高學(xué)校整體工作效率[5]。

2.提升學(xué)校檔案管理工作的信息化服務(wù)水平

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)之中。教育事業(yè)也在信息技術(shù)的推動下迎來了全新的發(fā)展機(jī)遇，在學(xué)校的各項(xiàng)工作中都少不了信息技術(shù)設(shè)備的身影，而管理工作作為學(xué)校記錄信息的主要部門，也應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)強(qiáng)化自身的服務(wù)效率，讓管理工作迎來新的突破，傳統(tǒng)的檔案管理模式，大多數(shù)是用紙質(zhì)文件記錄各類信息，這種方法效率較低，而且儲存不變會占用較多的空間，而利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案儲存工作，不僅能夠簡化檔案記錄流程，還能夠?qū)崿F(xiàn)永久性儲存，只要利用計(jì)算機(jī)設(shè)備便可以將檔案信息進(jìn)行儲存和調(diào)用。但是由于部分院校對于檔案管理工作的忽視，很多時候不能全部購入檔案管理工作所需要的硬件設(shè)備，這給檔案管理工作的服務(wù)與發(fā)展帶來了阻礙。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視，投入更多的資源完善學(xué)校檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)備，購入計(jì)算機(jī)設(shè)備，聘請專業(yè)人才創(chuàng)建屬于學(xué)校檔案的管理網(wǎng)絡(luò)，使更多檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效儲存，使更多儲存在檔案內(nèi)的信息能夠高效地利用起來。只有這樣才能真正地提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量，讓檔案管理的工作更符合現(xiàn)代社會的發(fā)展，提升整體的工作效率[6]。

3.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

由于部分學(xué)校對于管理工作的忽視，大多數(shù)并沒有配備專業(yè)的檔案管理人才，一些學(xué)校的檔案管理工作都是由教師或者學(xué)生帶兼任的，在這種情況下，檔案管理工作的職責(zé)劃分并不明確，而且兼任的教師與學(xué)生也不能完全承擔(dān)起檔案管理的職責(zé)，更無法對檔案的信息進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，這導(dǎo)致檔案管理過程中可能會出現(xiàn)許多問題。為了避免這種問題的出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)聘用具有檔案管理專業(yè)能力的人才，讓他們進(jìn)行檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃，設(shè)立完整的管理制度。其次，要組織學(xué)校內(nèi)的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，通過培訓(xùn)強(qiáng)化他們的工作職能，讓他們能夠了解到自身的工作職責(zé)，強(qiáng)化自身的工作能力。除此之外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)成了檔案部門的必然趨勢，檔案管理人員有必要學(xué)習(xí)信息技術(shù)能力，利用自身的工作能力提高整體的工作效率。除此之外，學(xué)校也可以建立科學(xué)的獎懲制度，對于表現(xiàn)突出的檔案管理人員進(jìn)行獎勵，讓更多人擁有競爭意識，提高自身的工作能力[7]。

結(jié)語

綜上所述，隨著社會文化建設(shè)的逐漸深入，各類信息資源的儲存工作會更加繁瑣，在當(dāng)前的檔案管理工作環(huán)境中，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的廣泛應(yīng)用，整體的工作效率迎來了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。學(xué)校為了更好地適應(yīng)社會發(fā)展的速度，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量，針對學(xué)校內(nèi)遺留的各項(xiàng)信息資源進(jìn)行全面整理，采用更加有效的措施解決檔案管理中存在的問題，讓檔案管理工作迎來全新的發(fā)展機(jī)遇。無論是加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，還是注重檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升，都能對學(xué)校的檔案管理工作有著積極的推動作用。在檔案管理工作中，專業(yè)素質(zhì)是管理人員需要的服務(wù)意識，也是檔案管理工作必須據(jù)需具備的品質(zhì)，檔案管理工作包含著學(xué)校各類信息資源的整合工作，如果管理人員重視度不足很難讓學(xué)校的各項(xiàng)決策工作能夠得到信息的支持，因此，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化學(xué)校檔案管理效率，提升整體的檔案管理服務(wù)化水平，利用信息技術(shù)讓檔案管理工作迎來新的發(fā)展[8-10]。