試析新時代背景下企業檔案人員培養和素質提升策略

李而剛

（華潤水泥西南大區人力資源部，廣西 南寧 530022）

引言

在企業發展的過程中信息資源就是企業發展中的檔案，是十分寶貴的財富，同時也見證了企業不斷發展和改革的軌跡歷程。在企業整體的管理過程中檔案管理占據了核心位置，擁有著不可撼動的地位。與此同時，企業檔案管理工作中非常重要的組成部分是對企業的合法權益、經濟效益進行維護，同時也是對發展歷程中的真實面貌所獨有的基礎性工作和重要性工作進行維護。在企業的檔案管理中，收藏了企業的管理理念、創新理念、組織理念、經營理念、生產技術理念、人事、財務審計以及企業產品的生產、企業基本建設、設備儀器、核心科學技術等關乎企業是否能夠穩定發展的內容，這部分檔案在企業生產經營以及發展的過程中起到了非常重要的作用[1]。比如，企業在經營生產過程中，需要管理者對重大事件進行決策時，檔案管理可以為管理者提供有效的參考和建議；在對企業技術進行改造的過程中，科技信息檔案是一種全新的技術資源，對其進行有效的開發和使用可以大量地節約人力、物力和財力資源，幫助企業實現更高層次的發展，帶來更好的經濟收益；在企業面臨產權糾紛的過程中，檔案資源可以有效提供相關的歷史憑證；在對是非曲直進行判明的過程中，能夠對企業的合法權益和經濟效益進行有效的維護；在對企業資產進行評估時，檔案資源也是必不可少的憑證和依據。

在社會生產過程中，企業作為最基本的單位，在新時代下自然而然也就成了最活躍、做積極的一個部分[2]。企業在開展任何形式的項目活動或業務活動時，檔案都是非常重要的信息資源，在企業進行信息工作的過程中，檔案管理是非常重要的內容，企業檔案應該逐漸面向信息化的發展，所以這就對企業檔案的管理人員專業素養和專業能力提出了更高的要求。

一、企業檔案管理人員現狀

在社會主義市場經濟的發展過程中，對檔案薪資資源進行重點開發，為企業發展提供條件支持，是新時代中企業實現科學管理的一項重要制度內容，也是目前檔案管理工作的基本目標和中心任務。企業需要在競爭激烈的大環境中不斷壯大、發展自己，不斷創造出更高的經濟效益和財富收獲，要求正確科學地對企業的發展進行決策，并且建立一個完善的組織管理機制，這些都和企業檔案有著密不可分的關系，企業的發展也對檔案管理工作產生了較大的依賴。如何在企業中做好檔案的管理工作，對檔案信息資源進行大力開發和再利用，為企業順利開展各項工作提供強有力的支持和服務，是每一位企業中檔案工作人員都需要思考的問題。企業在開展檔案工作時還要和企業的實際生產發展進行聯系，將企業利潤和效益放在任何活動的首要位置[3]。企業檔案工作經過了較長時間的發展和創新，取得了非常明顯的進展，整體的業務水平都得到了較大程度的提高。但是在新時代背景下，要適應企業發展中的需要，企業檔案管理人員還有待培養和提高。在企業檔案管理人員中仍然存在較大的缺點，如企業內部整體的檔案管理人員專業素養有待提升，年齡結構有待完善、邊緣化現象嚴重等等。另外，企業中的檔案管理工作和生產和經營線的工作存在較大差別，檔案管理人員通常在非常輕松寬泛的環境中開展工作，人員之間缺少約束和競爭，導致部分人員思想上不思進取，懈怠工作。這些現狀都直接導致了企業檔案工作無法進行整體推進和發展。

企業中的檔案管理人員不但要了解企業生產專業的相關知識，還要具備檔案專業的知識，另外，在新時代背景下還要精通計算機技術和基礎外語。在開展企業檔案管理工作時，一個非常重要的目標就是對企業檔案信息進行科學的存儲和利用。這就要求企業中的檔案管理部門快速、準確地向企業管理層人員提供他們所需的信息和資料。要做到這一點，就必須要了解企業檔案類別、靈活運用計算機、理解專業的生產方面知識。平時在收集和歸檔的過程中要對技術圖紙和文件資料進行瀏覽，久而久之就會熟能生巧，了解企業檔案管理部門存儲的檔案類型和資料。這樣不但能夠給需求者提供指定的文件材料或者圖紙材料，還可以主動和其介紹其他的材料內容，以供使用者進行選擇和參考[4]。此外，還要熟悉檔案室中所收集的檔案資料，認真做好檔案的咨詢服務工作，對各種類型的檢索工具進行繪制和學習，對科技信息技術進行有效的利用，這也是企業中檔案管理人員的工作內容之一。檔案工作人員不但要了解專業的生產知識，還要具備檔案管理方面的專業技能，這樣才能更加熟悉和了解檔案室中儲存的檔案內容和來源，使工作更加得心應手，能夠幫助需求者快速地對檔案進行查找和篩選，讓需求者有效地利用企業檔案，幫助企業不斷發展壯大。最近幾年來，筆者所在的企業綜合檔案室通過信息技術對檔案進行管理，獲得了非常顯著的社會效益和經濟效益，為企業的發展奠定了堅實的基礎。

二、企業檔案管理人員培養和人才素質的含義

1.企業檔案人才培養

檔案人才培養是指對檔案人員進行專業的培訓和教育，必須要求其符合崗位及職業的要求的專業性人才。培養檔案人才的渠道有很多種，可以細分為技術人才培養、基層人才培養以及管理人才的培養等。高層次檔案人才是指具有高學歷和高級職稱的專業性檔案管理人才，為具備較高綜合素質的復合型以及創新型人才。對企業檔案管理人才進行培養的過程應該體現在企業的管理制度中，在內部根據年齡、學歷、素質、職稱等多方面條件建立多方位的人員結構，根據實際情況制定多種措施，對檔案管理人員進行科學化和合理化的人才劃分，有效提高檔案管理人員的專業工作能力和專業的業務素養。

2.企業檔案管理人才的素質

檔案人才組織是指企業檔案管理人員在培訓學習以及實踐的過程中，形成的自身行為和特點，其中包含了能力素質、心理素質、思想政治素質以及知識素質。在檔案管理工作中要求檔案管理人員要同時具備心理素質、文化素養、業務素質以及政治素質，檔案人員還應該在學習的過程中養成良好的職業修養，對新知識不斷進行學習，開拓進取，同時企業還應該培養檔案管理人員的知識能力和綜合素質。

三、新時代背景下企業檔案人才培養和素質提升的具體路徑

企業在對檔案人才進行培養的過程中，一般包涵以下幾種類型。

1.組織檔案人員參與企業內外的培訓活動

在日常經營管理過程中，企業還應當開展好檔案培訓活動，所開展的培訓學習活動應當重點以上崗培訓與繼續教育為主，同時還需要融合檔案基礎業務、信息化檔案管理技能等專業知識。檔案人員培訓學習活動屬于較為普遍的素質提升渠道，企業借助于定期組織檔案管理人員培訓來促進其業務能力的提升，讓他們能夠了解和掌握更多檔案新知識，掌握行業的最新發展動態。同時，企業也應當定期組織業務學習會議以及講座活動，可以邀請業內專家進入企業檔案管理部門針對檔案業務知識與前沿理論進行講解。

2.檔案人員參加地區檔案工作研討會和經驗交流會

檔案行業內部開展的各類工作研討會以及經驗交流會、年度工作座談會是促進企業檔案管理工作人員相互借鑒、取長補短的重要途徑，為檔案管理工作人員提供了一個更好的學習提升平臺[4]。企業檔案管理人員在參與交流研討的過程中能夠主動分享自己的工作經驗，充分溝通處理實際問題的有效方法。檔案管理人員應當抓住交流研討契機，從中吸取更多新觀點和新思想，提升自身的綜合素質能力。

3.崗位競聘等升職渠道和精神物質激勵

企業應當充分關注和重視檔案專業人才培養，通過科學有效的對策提升其綜合素質。如崗位競聘機制就屬于有效的方式，職位晉升可以充分激發檔案管理人員的積極性，讓其能夠嚴格約束自己規范開展好各項工作，積極主動參與各類學習提升活動。企業應當定期組織崗位競聘，構建更加完善的人才選拔體系，設置業務主管等崗位，充分發揮出優秀人才的潛能，確保人才培養策略的貫徹執行。另外，還能夠借助于評優評先、物質激勵等調動檔案管理人員的積極性。

4.通過學業進修提升文化程度

現階段，成人自考以及在職研究生考試等進修渠道受到了更多在崗職工的青睞，企業檔案管理工作人員也應當樹立終身學習意識，不斷提升自我，實現自我價值。企業應當鼓勵檔案管理人員參與學業進修，讓其掌握更加豐富的專業知識技能，從而更加高效地開展好檔案管理工作。另外，還能夠讓檔案管理人員擁有更新的工作視角，促進團隊綜合實力提升，形成一支更加專業化的檔案管理人員隊伍。

5.在企業內部文化活動中展示檔案人員才能

企業文化會在很大程度上對員工帶來影響，企業應堅持每年定期組織進行企業文化活動，檔案部門也應當安排檔案管理工作人員積極參與，讓其能夠對企業文化有充分認可，提升其歸屬感和責任感[5]。借助于參與企業文化活動來充分展示自身才能，有助于促進檔案管理人員綜合能力提升，屬于一種有效的人才培養措施。

四、促進檔案人才培養和素質提升的建議

1.增加交流培訓的時長和力度

新形勢下對企業檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員面臨著更大的工作難度和更加復雜的工作內容，同時相關機構在職稱評定時對檔案繼續教育學時給出了清楚的規定，要求檔案管理人員必須要滿足一定學時才擁有評審條件。所以企業應當積極開展各類業務培訓，提升培訓強度，增加培訓時間，同時重視培訓內容質量，始終堅持貫徹高標準、嚴要求，確保培訓實效性提升。檔案管理人員應當主動參與，積極學習，不斷增強專業素質能力，在實際工作中也應當善于總結經驗，吸取教訓，通過日常學習積累來助力自身綜合能力的提高。

2.分重點、有方向地對人員進行培養

企業檔案管理部門不單單要開展好基礎性檔案管理工作，同時應當充分發展和利用好優秀人才，有計劃、有重點地開展人才培養工作。在這一過程中必須統籌兼顧，結合檔案管理人員的基本情況對其實施全面準確評估，結合檔案管理人員實際專業、研究方向，有目標地實施培養，對于特定崗位配置專業能力強的員工，不斷優化企業檔案管理人員隊伍結構。或者建立組織管理型、基本業務型、專業服務型、技術應用型等多元化人才培養機制，或者針對部分檔案管理人員實施重點培養，促進企業檔案管理部門綜合實力的不斷提升。

3.加大新技術、新媒介領域的人才培養

現代信息技術和新媒體的發展對檔案管理工作帶來了非常大的影響，也促進了檔案管理模式的轉型。現代技術的應用讓檔案載體形式更加豐富，對新檔案的收集管理成為一個需要深入研究的課題，信息技術的發展也對檔案安全提出了新的要求。檔案基礎業務、數字檔案館以及企業檔案數據庫的建設等需要涉及新技術和新媒介，信息化建設屬于近年來企業檔案管理的必然發展趨勢，必須要依靠更多專業的信息化技術人才。企業能夠對具備信息化專業背景的檔案管理人員予以重點培養，充分凸顯出新形勢下檔案人才培養的時代性特征，注重新技術領域人才培養工作在很大程度上決定了企業檔案管理工作的高質量開展，也能夠有效防范各種新技術產生的風險隱患。

4.提高檔案人員綜合素質與信息素養

企業檔案管理工作的科學高效開展必須要依靠高素質的檔案管理人才，唯有高素質的檔案管理工作人員才可以更好地面對壓力，充分發揮其統籌協調能力以及溝通交流能力，在人才培養工作中必須要予以充分重視。對此企業能夠設置心理課程、時間管理培訓、溝通交流能力培養課程等；或者通過開展室外活動、評先評優的方式來進一步提升檔案管理人員的綜合素養。與此同時，檔案精細化管理也必須要確保檔案管理工作人員擁有較強的信息素養，應當不斷提升他們的信息敏感度以及判斷力，這樣才能夠確保其從整體上把握好檔案管理工作，擁有較強的檔案信息資源獲取能力，對檔案信息數據予以準確區分。另外，檔案管理工作人員之間還應當充分溝通交流，或者借助于專家引導的形式拓展其知識視野。

5.側重對人才創新能力的培養

擁有較強的創新能力是推進企業檔案管理工作創新轉型的關鍵條件，在新時期下企業必須要從創新角度著手促進檔案管理模式的更新與發展，應當更加關注和強調對基礎業務工作的創新。企業檔案高質量管理必須要優化過去的工作模式，應當促進檔案管理工作人員傳統思維的更新，引導其樹立創新思維，能夠善于運用新技術、新方法做好檔案管理工作。同時，在實際工作中還應當敢于思考、積極實踐，讓檔案管理可以在新時代下發揮出更大的價值與作用。企業檔案管理人員創新能力的培養是一個循序漸進的過程中，必須要堅持穩步推進，將其轉化為企業的常態化工作之一。

結語

總而言之，在當前這樣一個信息時代下，對企業檔案工作者的綜合素質能力提出了新的要求，作為一線檔案管理者應當主動更新自身思想觀念，積極參與培訓學習，不斷完善知識結構，拓展工作視野，努力成為高素質復合型人才。唯有如此，才能夠確保企業檔案管理工作的科學高效開展，為企業的持續健康發展作出更多貢獻。