城市公交企業檔案大數據有效分析與利用研究

楊 娜

（北京公共交通控股（集團）有限公司，北京 100161）

伴隨著我國經濟社會的不斷發展和城市人口快速增長，人民群眾對城市公共交通服務也提出了更高的要求。城市公共交通企業是專門服務于人民群眾日常生活需要的一個特色服務行業，是連接城市各行各業的紐帶，在城市生活中扮演著十分重要的角色。而檔案管理是公交企業開展各項工作的基石。所以，進一步強化檔案管理工作，提高檔案資源利用效率，有利于公交企業管理工作的順利開展。這樣，才能夠更好地服務于民眾，為人民的生活帶來便利。

一、大數據環境下公交企業檔案概述

1.企業檔案的內容及作用

企業檔案是在公司運營發展活動中產生的各種價值性資源，涵蓋內容相當寬泛，如公司內部的文件往來、企劃公文、經營合同，以及內部審計考核資料等。從時間角度來說，企業檔案既是公司各項職能活動的歷史記錄，也對公司未來的管理和發展提供決策依據，起著舉足輕重的作用。公司長期持續健康發展更是離不開檔案的輔佐功能。

2.大數據背景下企業檔案管理模式的發展變革

在我國傳統文書檔案管理中，紙質檔案管理是主體形態，而人工登記查詢則是檔案管理的主要手段，必須投資大批人員、物資，且歸檔、查閱、利用困難系數很大，直接制約了檔案工作效率的提高。由于計算機科學的蓬勃發展，信息化時代發展已勢不可擋，先進技術在企業文檔中得到了融入，企業紙質文檔的數字化建設正在加速，企業檔案管理和利用逐步沖破空間和時間限制。而借助大數據分析，企業檔案管理力量將顯著加強，有助于對企業發展有價值檔案的留存，更好地發揮檔案數據信息的作用[1]。

二、大數據背景下公交企業檔案信息管理發展現狀

1.企業檔案信息管理服務體系沒有完全形成

長期以來，部分公交企業檔案管理工作存在著注重保存而忽略使用的現狀，并未真正對企業檔案信息加以全面利用，更很少提高到企業信息管理服務的高度。對企業檔案管理工作而言，保存并非終極目的，而使用才是出發點與立足點。這種重藏輕用的管理思維，對企業檔案信息業務的負面影響十分巨大，不利于企業檔案信息管理業務的健康發展和服務質量提高。此外，由于企業檔案機構的內部管理模式問題，對工作人員沒有明確的績效考核，人員容易形成工作惰性，缺乏對業務的主動性和參與性，也沒有開拓創新意識，對檔案信息業務的需求關注較低[2]。

2.企業內部檔案信息管理人才資源短缺，且整體關注度不高

目前，歸檔部門所移交的檔案大多為內容相對簡單的各類文書，有較高使用價值的綜合性材料的移交則相對很少。而且，因為企業文檔信息保存的自動化和網絡化管理水平還不高，管理工具和技術手段還比較落后，以及宣傳推廣工作不夠深入等因素，一些人無法有效理解企業檔案信息服務工作，也無法做到對企業檔案信息業務資源的高效使用。因此，低檔次的企業檔案信息服務工作就很難得到整個企業的普遍重視和高度認同，而檔案專職工作也因此就沒有了對高層次人員的吸引力，而專業技術人員的缺失也使得企業檔案信息管理服務工作水平無法優化與提升，也無法形成良性循環，從而無法推動企業檔案信息管理業務的提高與發展。

3.企業檔案信息查詢難度大

由于企業檔案信息化建設的進展，所要信息檢索的傳統文檔信息內容常常充斥在巨量的電子文檔信息內容之中，信息檢索速率也急劇下降。怎樣從海量而繁雜的文檔信息系統中，迅速精確地查找到使用者所需要的文檔信息內容，是企業檔案系統工作人員需要處理的第一個問題。但同時，由于企業歸檔數據大多基于企業本地（單機管理），不論是結構化數據還是非結構化數據都較為零碎、難以集中管理，也無法進行資源共享，因此，企業的歸檔數據系統已很難滿足企業現代發展的實際需要。本文中所要建立的企業檔案信息化服務系統，主要是根據現階段企業檔案信息管理業務工作中面臨的問題，建立具有既能反映多樣化企業特點，涵蓋網頁、圖片、音頻視頻、電子文件等多元化數據類型，又能保證企業獲取全面高效的企業檔案數據管理信息的文檔大數據系統平臺。

三、大數據時代對企業檔案產生的影響

1.改變傳統文書檔案管理思維，信息化管理觀念深入人心

隨著企業信息化的日益提升和創新，企業檔案管理理念也逐步轉變，以往“重管理、輕應用”的傳統觀點逐漸被企業摒棄，信息化手段也得到了全面貫徹，要注重信息的收集和提煉，才能給企業帶來更大的利用價值。信息化技術手段在企業公文歸檔記錄和運用管理工作中發生了重大影響，提高了企業管理水平，強化了企業公文歸檔查閱和運用管理工作的便利性，促進了企業檔案管理模式的改革和優化。同時，借助大數據分析技術手段，運用數據挖掘技術的優點，進一步開發大數據信息潛力，形成了更為精細化的二次信息管理，從而可以全面提高檔案利用效率。

2.利用大數據分析擴展文書檔案使用范圍，信息共享性更強

立足現代經濟社會，對大數據發展最重要的影響便是企業對數據信息的共享和使用。隨著企業檔案管理和大數據環境下的信息融合，在進一步充實歸檔內容的同時，企業文檔信息共享程度也更高，使用范圍也更大。在公司內，各個部門對公文歸檔的特點和要求都有著不同的需求。在公文歸檔共享流程中，可以通過對權限的控制，達到對各個層級信息資料的共享，以滿足各個用戶的不同需要，極大擴展了公文歸檔業務范疇，這對于實現企業檔案價值有著巨大的促進作用。

四、大數據背景下公交企業檔案管理工作的發展方向

1.數字化管理成為新時期企業檔案管理的主要模式

在我國傳統的文書檔案保管中，大多以紙質檔案管理方法為主，這就必須在檔案鑒定、整理和存檔等環節中花費大量人力、物力。大數據管理背景下，企業檔案管理手段出現重大變革，數字化成首選，企業在確保文檔信息內容的前提下，將積極完善文檔數據庫，并借助計算機完成資料的梳理，工作時限將會大幅減少，效率也會大大提高。

2.網絡化管理成為企業檔案管理的核心手段

紙質檔案向數字化歸檔過渡以后，文書的歸檔保管工作就必須以計算機互聯網信息技術為主要手段，突破了原有檔案管理工作的時間限制，為檔案管理工作者開展資源發掘提供了機遇，并幫助他們主動地尋求檔案資料間的邏輯關系，從而實現了文檔多角度檢索的需要。此外，數字化檔案的檢索也不受時間和空間的約束，更適應了企業不同階段、不同類別以及不同地區用戶對資料的需要，信息共享性也更高，在此基礎上還適應了企業內更多部門和員工對文檔服務信息管理的需要。由此可見，在大數據時代，面向全公司的檔案管理，數據共享已成為關鍵，因此，必須以網絡化信息管理的新技術方式，提高公司文檔服務價值的實現。

3.安全管理是企業檔案管理不可忽視的內容

依托大數據背景，數字化企業文檔的使用可以有效降低對原有文檔的破壞，不過在文檔信息系統構建過程中，風險問題卻始終存在，安全問題尤為凸顯。因此，公司要立足現實，對信息技術實施持續優化提升，加強相關安全管理系統核心技術的創新，主動完成系統的提升和更新。具體來講，要主動構建檔案安全應對預案機制，盡量減少作業失敗和網絡系統出現故障，防止受到病毒與黑客攻擊，降低網站受到威脅的概率，保障公司檔案的安全性、完整性以及可信度。

五、大數據背景下城市公交企業檔案管理的有效措施

1.提高檔案人員的綜合實力，增加科技含量

檔案人員是檔案管理工作開展和實現檔案價值的重要因素。所以，檔案人員綜合素養對檔案管理工作的順利開展具有直接的影響。檔案人員的素養包括檔案人員的知識水準、專業知識水平以及職業道德水準。隨著我國社會經濟的持續發展和提高，檔案人員不應該停滯于過往的文書保管和抄寫上，一定要提高檔案保管工作水平，以滿足經濟社會發展需要。要不斷加強學習，利用當今的先進科學管理方法、技巧、手段，改進以往的檔案管理方式，推動檔案管理工作的現代化發展，開創檔案保管工作新局面。第一，檔案管理工作人員必須強化對自身能力與知識面的學習，以熟練地掌握好新的科學知識和技能，并進一步提高自身的專業性理論與專業技術水準。特別是在大數據背景下，城市公交企業檔案人員必須要有一定的工作迫切感，科學且正確地運用自動化辦公系統，并通過現代化工具收集有關資訊，與同行業之間建立平等互利的信息聯系。第二，檔案人員必須按照我國檔案立法的原則，按照基本道德指標，從嚴規定自我，落實好崗位責任。要建立正確的客戶服務意識理念，以主動且熱忱的心態為企業用戶提供優質服務。

2.創新思路，合理利用檔案

公交企業檔案管理工作，是一個社會服務型性質較強的管理工作，是專門為提升城市企業管理水平所服務的。而檔案的利用也是企業檔案管理工作的主要目的，唯有科學且合理利用檔案資料才能夠體現出企業檔案的價值。而如何科學合理地利用企業檔案資料，需要檔案工作者進行持續的研究實踐和探討，并匯總和累積經驗。在對檔案的提供利用過程中，需要根據如下幾個方面改進與提升。首先，企業必須加強檔案數據信息資源利用意識，而檔案的數據信息與資料，隨著時代的增長，其價值意識也會愈來愈高。所以，檔案管理工作者必須不斷地提升自己研發歸檔信息系統的能力，通過編寫各種檢索工具，比如使用卡片式、資料式等，以便于各個基層公司和職能部門利用資料歸檔，同時又針對公司發展的實際需要，發揮出歸檔信息資源共享的功能。其次，利用計算機信息技術大大提高城市公交企業內部檔案管理技術水平。在科技高速發展的狀況下，企業檔案管理工作現代化發展已是必然趨勢。

3.注重企業宣傳工作，增強員工檔案歸檔意識

城市公共交通企業檔案，是公司中的主要信息資料，檔案管理的效果直接影響著企業的發展與變革。長期以來，由于部分基層企業的歸檔意識不強，導致有些單位、部門對檔案收集內容并不了解。有些具有歸檔價值的文件資料沒有得到鑒定，被隨意處置。有的人為了自己使用方便，甚至將一些比較重要的檔案資料留在了自己的部門并沒有存檔，從而造成了歸檔收集內容的不完整。上述問題均為檔案管理工作者帶來了極大的困擾。針對這些問題，首先，檔案人員應在日常工作中加強對檔案管理工作的宣傳，提高員工對檔案工作的認識，提升檔案歸檔意識。同時，要提高檔案人員的服務意識，要主動深入各部門掌握和收集信息資源，并做好檔案歸檔的引導工作。其次，面對部分職能部門人員不知道重要檔案歸檔范疇的，企業可采取如下的措施。把職能部門重要文件歸檔范疇當作參照物，以此確定重要檔案歸檔的完全性。加強與有關部門之間的聯絡，并定期對部分較重要的職能部門進行檔案工作上的引導，使之明確檔案歸檔和收集資料的范圍和內容，以避免隨意性和盲從性。增強編制專題性工作，比如大事記、公交特色業務、公司榮譽管理等，從而提升各部門對檔案歸檔內容的認識。

4.加強對海量信息的集成和資源共享

對企業檔案來說，在強大數據管理影響下，要保持其內涵豐富，保持數據間千絲萬縷的關聯，這也是新時代企業檔案管理工作的基本特點。具體說，在繼承了傳統紙質檔案管理模式優點的同時，還要對多種形式的信息載體形態加以完善，融合文本、圖像、聲音和視頻信息為一身，從而更顯電子檔案的知識直觀化和生動形象。在大數據時代，既要借助計算機技術對傳統紙質文檔中最有價值的信息加以研究，也要注重信息庫構建，做到對多元化信息資源的高效整合和分析，深度探究大量信息間的相互關聯，從而實現信息系統的有效融合，實現對數字文檔中海量信息的分析和研究，最大限度實現信息共享。

5.全面運用信息化管理技能，建立信息化檔案保管制度

立足信息時代，公司檔案簡單化的庫藏明顯落后性，已無從適應新時代企業對檔案的要求。因此，企業要積極引入現代化的企業管理信息，如數據庫系統科學技術、互聯網信息、云計算技術等，以建立科學合理的企業檔案系統，同時特別要注意設計高效率的檢索系統，加強對檔案數據的快速管理工作，以企業實際需要為方向，先建立符合企業不同層次需求的大數據信息系統，而后逐步實現信息系統的細化和集成，最后完成對企業檔案的信息化管理機制。

6.注重檔案的分類和運用，提高歸檔服務的針對性和個性化

從功能視角解析，企業數據管理工作的真正功能就是支持大數據分析，但如果忽略大數據分析，而僅僅通過前期的搜索和統計數據分析，大數據分析價值就無法得以實現，而企業文檔的數字化成果也就很難在企業管理系統中得以高效反映。因此，企業檔案管理部門必須把大數據挖掘技術視為核心，即以數據挖掘技術為手段，通過對公司原始資源的梳理，全面展開對數據價值的深入發掘，并善于開展大數據分析的綜合研究與分類工作，發掘大數據分析中隱含的真正知識價值，明晰數據信息間的潛在關聯，從而杜絕了數據信息孤島現象，提高數據信息的有效傳遞，全面提高公司文書歸檔運用水平。通過信息數據的挖掘，公司可以精準獲取用戶所需信息內容，并精準評估用戶實際需要，以便有針對性地定制業務方案，從而盡顯企業業務的個性化和定制化。