公共就業和人才服務檔案規范化管理方法探究

南明江

（凌源市勞動就業局，遼寧 凌源 122500）

當前，我國人力資源管理制度內容不斷完善，人力資源管理改革創新工作持續進行，人們不再單純地在某一個方向或者是某一個區域選擇就業，而是擁有了更加靈活和廣泛的發展空間。創新的就業模式給人們帶來了更多的經濟收入，同時也滿足了個人個性化發展需求。在人們創新就業過程中，會和社會以及各個企事業單位發生關系，其中會有個人或者是公共信息檔案的往來。這些檔案中包含人事代理類、企業文書類、科技資料類以及財務會計等。在信息時代還加入了電子載體資料類，這些都會對就業職工以及企事業單位的發展帶來重要影響。

一、加強公共就業和人才服務檔案規范化管理的重要性分析

目前社會中就業人數越來越多，勞動就業局需要對公共就業以及人才服務的檔案管理工作加強重視，開展更加規范化、綜合化的管理，為人民群眾提供優質的服務。通過加強對公共就業和人才服務檔案的規范管理，能夠了解目前就業人員的就業情況，了解就業人員以及公共就業，企事業單位之間存在的社會勞動關系，為接下來就業工作的開展決策提供重要參考，提供更加真實可靠的就業信息，促進我國社會建設事業的穩定發展[1]。想要實現檔案的規范化管理，需要詳細的記錄。這樣社會企事業單位在選聘人才的時候，能夠為企事業單位提供更加具有指導性、決定性的參考資料。通過加強檔案的規范化管理，能夠有效地提升社會企事業單位人力資源管理水平，對于人力資源相關信息掌握更加牢固，為企事業單位開展多元化管理工作提供重要的技術支持。檔案的規范化管理還能夠把人才管理、技術管理優勢充分發揮出來，為社會人力資源保障部門制定的相關政策提供重要參考，并且該參考具有針對性和代表性的優勢，充分滿足社會就業人群的發展需求，滿足社會對人才的要求。

二、公共就業和人才服務檔案規范化管理現存問題

1.不具備規范化和標準化的管理意識

目前，公共就業和人才服務檔案管理工作在意識上沒有得到足夠的重視，該檔案管理需要消耗大量的時間和人力成本，并且很難第一時間看到經濟效益，一部分單位會認為該工作并不屬于中心管理工作內容，因此，從意識上不具備標準化和規范化的管理思想，會對工作的開展質量造成影響[2]。由于存在觀念的偏見以及規范化管理意識的不足，導致部分員工在實際的工作當中也會忽視對工作的開展。當獲得第一手詳細檔案資料之后，只僅僅針對資料進行整理和保存，并沒有實際去挖掘在檔案背后隱藏的參考價值，無法對管理制度優化以及調整提出明確方案，影響了后續各項工作的開展。

2.管理人員專業素質不足

在勞動就業局公共就業以及人才服務檔案管理當中，包含有較多的類目，因此，檔案管理工作的任務十分繁重，想要充分實現大量資料檔案的規范化、標準化管理，對于管理人員的素質要求和能力要求都非常高。當前勞動就業局檔案管理工作人員的專業素養不足，從事這一類檔案管理的工作人員文化程度參差不齊，并且崗位上的工作人員更換比較頻繁。勞動就業局并沒有針對現有的檔案管理人員進行培訓教育，因此，現有工作人員只能針對這一類專業比較強的檔案，進行簡單的資料整理和保存，很難實現規范化的歸類整理，以及后續的檔案資料調用。工作人員專業素質不足，這是對公共就業以及人才服務檔案管理工作造成影響的主要因素。

3.檔案資料收集和管理不夠規范

勞動就業局收集整理公共就業，以及人才服務檔案資料，屬于檔案管理工作的重要基礎內容，只有確保檔案資料收集更加全面，才能夠保障檔案管理后續工作的有序進行。因此，在檔案管理工作當中，檔案資料收集和管理的質量，影響了整體工作效率和工作效果。目前，勞動就業局實際負責相關檔案的部分管理人員，個人管理意識不足，無法準確地判斷出相關檔案應該歸類的具體要求和具體范圍。一部分工作人員為了快速完成工作，對于不該歸入檔案的資料提前歸檔，不應該提前裝訂的資料提前裝訂。影響了檔案管理工作的規范性和標準性。

4.檔案記錄內容利用價值不高

公共就業以及人才服務檔案資料當中，真實記載了個人以及企業一切的社會活動，也反映出了在社會活動進行中的人事關系。這些檔案資料記載的內容，對于個人以及企業的發展都能夠具備較大的參考價值。但是目前來說，勞動就業局內部公共就業以及人才服務檔案的相關資料還不夠全面。例如，專業技術人員的知識水平、科研成果、業務能力以及個人技術特長等都不夠具體，無法讓企事業單位了解更加真實全面的內容，整體資料的可參考、可利用價值不高。

5.電子檔案管理存在問題

隨著現代化信息技術的不斷發展，改變了傳統檔案管理的方式和方法，很多紙質檔案資料已經逐漸成為電子資料，讓檔案管理工作變得更加簡潔方便，節省了更多的人力成本和時間成本，同時也為資料的后續利用提供幫助[3]。但是，部分勞動就業局當前的檔案電子管理模式還存在一些問題，部分工作人員對于信息技術的應用掌握不牢固，檔案電子管理方式不夠標準和系統，無法真正保障公共就業和人才服務電子檔案管理工作的安全性和長期性進行。

三、勞動就業局公共就業和人才服務檔案規范化管理的措施

1.做好檔案管理意識強化工作

想要確保勞動就業局內部公共就業和人才服務檔案管理工作更加標準和規范，需要首先協調好勞動就業局內部檔案管理的組織領導，做好檔案管理意識的強化工作，讓領導人、負責人和工作人員都能夠認識到檔案管理的重要性，認真收集和研究相關政策、文件的內容，了解這些資料的真正要求，才能夠指導后續檔案管理工作的開展。勞動就業局檔案管理工作部門，要把文件的精神傳達給每一位負責檔案管理的工作人員。確保工作人員從意識上認識到檔案管理的重要性，并做到與時俱進。檔案管理需要涉及勞動就業局內部較多的職能部門，需要負責的領導能夠根據檔案管理工作要求，及時跟相關職能的工作部門進行協調和溝通，為接下來檔案管理工作開展打下良好的基礎。勞動就業局需要對檔案的開發和應用工作加強重視，詳細地分析檔案信息資源，并對相關內容進行細致的研究，編制全宗指南等相關檔案管理資料。只有真正認識到檔案管理工作的重要性，才能夠有助于挖掘檔案管理的價值，并把該價值全面發揮出來。

2.完善檔案管理制度

為了能夠確保勞動就業局內部公共就業以及人才服務檔案管理工作的科學性、合理性，需要積極制定出完善、健全的檔案管理制度，完成優化檔案管理工作率的目標。相關職能部門需要嚴格貫徹落實檔案法相關條例，并形成一系列符合檔案管理工作要求的制度規定。在勞動就業局公共就業和人才服務檔案管理工作當中，包含有各種檔案類目，例如人事變動檔案、會計業務檔案以及日常文書檔案等。需要工作人員能夠針對這一部分檔案形成各自不同的檔案管理制度。尤其是針對電子類的檔案資料，除了要完善電子資料管理制度之外，還需要配備具有專業技術的信息管理人才，確保資料在整理、收集、歸檔和保存過程中，能夠更加完整和安全。面對新時期時代發展背景，勞動就業局需要把檔案管理工作納入人力資源管理工作當中，并對現有的檔案管理進行分析研究，專門選擇一名專業的工作人員對此項工作負責，確保相關政策的貫徹落實。工作的開展需要配備科學健全的檔案管理績效考核制度，提前分配和布置好檔案管理工作的開展目標，爭取每一項檔案管理工作的開展，能夠有分配、有檢查、有考核。通過這樣標準化的工作流程，才能夠有效提升檔案管理工作效率和工作質量。擁有嚴格的制度要求，才能夠避免工作人員在工作中馬虎、敷衍的工作心態，秉持著認真負責的工作態度，完成檔案管理實際工作。

3.強化檔案的信息化建設

加強檔案的信息化建設，能夠滿足現代化社會的創新發展要求。通過信息化檔案管理工作，能夠保證資料的完整性和全面性，方便資料的后續調取使用，提升了資料檔案的利用效率[4]。檔案管理工作結合現代化信息技術的應用，能夠實現公共就業方面的創新進步。勞動就業局檔案管理相關職能部門，為了能夠提升檔案管理工作的高效性，需要積極引進先進的信息化檔案，管理技術和相關系統。要形成更加完善的計算機網絡信息服務體系，能夠滿足不同人群，對于檔案內容的查閱要求。信息系統離不開網絡，管理安全系統的建設，通過建立嚴密、可靠的網絡管理安全系統，能夠避免黑客入侵檔案管理系統，保障我國檔案管理工作既能夠和國際化接軌，同時又能夠保障信息的安全性，擴大資源共享范圍，提升檔案管理工作效率，為人民群眾和社會企事業單位發展提供高質量服務。信息化建設不僅是檔案管理工作模式的創新，也需要針對管理觀念、管理體系進行創新。真正實現辦公數據的自動化。據調查顯示，目前現階段勞動就業局內部的公共就業信息化建設程度不足，想要真正做到就業崗位和社會人才相匹配有一定的難度，因此，要具備更加專業化的、智能化和信息化的公共就業管理模式，確保工作人員能夠具有新時代的工作思維和工作理念，實現公共就業和人才服務檔案的規范化管理，結合大數據技術的應用，優化公共就業的資源配置，滿足社會的信息化創新發展需求。

4.培養檔案管理人員的專業水平

公共就業以及人才服務檔案管理工作，對于技術性和專業性要求非常高，因此，勞動就業局在檔案管理工作當中，需要加強提升現有工作人員的專業技術水平，采取有效的培訓教育措施，加強思想教育和安全教育，提升管理工作人員對于檔案管理工作的重要性認知?？梢远ㄆ谘埦哂胸S富檔案管理經驗的專家，進入到單位當中進行專業培訓指導，幫助工作人員能夠強化專業素養。在工作中能夠投入更高的責任心和更嚴謹的工作態度，對待勞動就業局公共就業以及人才服務檔案管理工作。在進行人才招聘的時候，除了考查人才的專業技術水平之外，還要了解人才的綜合素質水平，幫助勞動就業局打造出更加專業、素質更高的檔案管理工作團隊。在檔案立卷的時候，需要派遣專業負責的工作人員進行一對一的輔導，現場解決工作人員在工作中遇到的實際問題，第一時間為工作人員制定出解決計劃。要建立檔案管理工作小組，共同來收集和保管不同科室的檔案資料。如果勞動就業局在檔案資料收集與保管過程中出現問題，需要第一時間進行解決，絕對不能拖延。要不定時針對科室文件材料的收集、保管進行監督檢查，檢查出問題要及時整改。有些檔案管理工作人員屬于專職工作，有一些是屬于兼職工作。要根據工作人員的專制和兼職工作內容，采取不同的業務培訓方式，共同強化檔案管理工作人員的綜合素質水平，確保工作人員能夠在勞動就業局檔案管理工作當中發揮出作用，更好、更負責地完成本職工作。

5.規范日常檔案管理工作

檔案管理屬于信息量不斷增加的過程，因此，做好公共就業以及人才服務檔案管理，日常工作很有必要。根據我國檔案法以及勞動就業局對于檔案管理制度要求，需要工作人員能夠科學合理地制定出每日工作計劃，并按照計劃的要求，按部就班地開展常規性的檔案管理工作。針對當前該單位當中不夠完整的檔案資料，需要及時進行核對和調查，按照相應的標準要求完善這些資料的內容。要確保檔案存放和保管更加安全可靠，在檔案存放的區域當中，完善各種安全設施，并定期進行現場核查，不斷地排查火災、水災、網絡入侵等安全隱患的出現，保障檔案存放的安全性和完整性。檔案管理需要具備單獨的檔案保存庫房、檔案閱覽室、檔案管理辦公室等[5]。并采購檔案管理相關的機械設備，例如吸塵器、檔案放支架等。同時，還需要具備專業的防盜門和遮光窗簾，能夠確保檔案保存在相關保管室當中，能夠更加科學和安全。在日常檔案管理工作當中，還需要在保管室中放置殺蟲劑和滅鼠器，采取一切有效措施，確保檔案管理工作的完善性。只有具備更加規范和完善的日常檔案管理工作計劃，才能夠確保檔案管理更加規范標準。

結語

綜上所述，勞動就業局作為負責公共就業以及人才服務管理的職能部門，需要認識到檔案管理工作開展的重要性，根據社會主義建設事業的發展要求，制定出可行性更強的公共就業和人才服務檔案管理工作模式，為個人以及社會企事業單位的發展提供重要依據，促進社會的穩定發展。