基于信息化建設的醫院應付賬款管理流程優化
——以A醫院為例

席 莎

（湖南省長沙市中心醫院，湖南 長沙 410004）

引言

2020年12月22日國家衛生健康委員會和國家中醫藥管理局聯合發布的《關于加強公立醫院運營管理的指導意見》（國衛財務發〔2020〕27號）文件中提出“當前，公立醫院收支規模不斷擴大，醫教研防等業務活動、預算資金資產成本管理等經濟活動、人財物技術等資源配置活動愈加復雜，經濟運行壓力逐漸加大，亟須堅持公益性方向，加快補齊內部運營管理短板和弱項，向精細化管理要效益”“推進運營管理信息化建設，加強醫院內部運營管理信息系統建設，促進實物流、資金流、業務流、信息流四流合一；加強各個信息系統的有效對接，確保各類數據信息的規范性、完整性和有效性，支撐運營數據的統計、分析、評價、監控等利用”“強化信息支撐，建立運營管理系統和數據中心，實現資源全流程管理，重點建設人力資源管理系統，資金結算，會計核算，預算管理，全成本管理，審計管理等財務系統”。

醫院開展醫療業務活動，必須對外采購藥品、耗材、設備，采購業務量占比基本達到醫院經濟業務總量的一半，從而也形成了財務上的應付藥品、材料、設備往來賬款。應付賬款是醫院融資的重要手段，是醫院融通流動資金的重要渠道，也是醫院負債的重要組成部分。如何管理醫院應付賬款，控制醫院資產負債率保持在合理水平，不會對醫院醫療業務帶來影響，也不會影響醫院財務資金鏈運營，保證應付賬款的真實合理性，本文將以A醫院為例，對應付賬款管理進行研討。

一、醫院應付賬款管理存在的具體問題

1.信息化建設落后

醫院應付賬款金額大，涉及往來單位多，但部分仍然采用手工臺賬方式進行人工管理，部分財務人員往往只能等財務報表出來后，再把當月付款的憑證逐筆登記核銷。筆者所在的醫院雖然之前在HIS系統中建立了往來管理模塊，但未與財務系統打通連接，實際操作中，財務科對藥品材料供應商等往來單位進行付款，藥品、物資會計只能通過HIS系統的往來模塊進行人工錄入數據處理，每月再到財務科與往來會計核對總賬，兩個系統獨立運行，靠會計人員人工對賬進行銜接，工作效率低且容易出錯。

從這些感言當中可以看出，“尋根之旅”對于華裔青少年了解中華文化，增加對中華文化知識的興趣，增強對民族文化的印象和對祖籍國的感情，增強傳承中華文化的使命，具有重要的意義。

2.整體流程環節多，靠人工把控，內部控制不夠嚴密

從物資采購、辦理入庫、形成往來、收取發票、票據審批、銀行付款、會計做賬、核銷往來整體流程牽涉到臨床、采購、庫房、財務多個部門，經手人多，票據量多、金額大，采購部門將票據簽審完畢后交往來財務部門，財務部門后續進行付款，部門之間各自負責自身工作，沒有進行銜接，一筆完整經濟業務被零散拆分，相互脫節，容易造成內部控制風險。

經過四十余年的發展，以氮肥為起點的云天化集團取得了令人矚目的成就，同時也面臨著國家宏觀政策、安全環保形勢、市場競爭環境、農業需求等諸多方面的變化與挑戰。為了適應這些新變化、新挑戰，云天化主動進行戰略布局的調整，圍繞“綠色科技服務現代農業”的理念，積極探索轉型升級的新思路、新道路。

3.工作被動滯后，數據的真實有效性無法保證

每一個心理學派的心理隱喻都存在著巨大的差異，這些差異使得心理治療模式得到不斷的改善。從第一個心理學治療模式——經典精神分析模式開始，就開啟了人們對于心理治療的探究里程，直至目前的后現代心理治療，中間經歷了不斷的變革、更改，這些心理治療模式的差異也暗示了人類社會地位、生活環境在不斷改變。為了幫助人們對心理治療理論及方法具有更深層次的理解，提高對心理治療的關注程度，筆者對心理隱喻的變遷進行調查分析，總結了心理學發展研究的特點，并對其精華進行分析總結，以便運用至我國心理治療中。

4.財務部門對資金統籌運營比較被動

應付賬款關系到大額資金使用，因為簽審環節多、時間久，票據到達財務部門的時間較久，財務部門科無法預計大額資金支付情況，不利于發揮主觀能動性對醫院資金進行統籌安排，充分發揮資金最大效益。一旦出現醫院賬面資金不足，當月資金需求數過大，資金鏈斷裂，容易給醫院造成信用損失。

二、應付賬款管理的信息化建設

2.2 采購入庫。藥品、物資、設備采購回院后，分別在藥劑科和總務庫房辦理入庫驗收手續，打印入庫單。

1.基于信息化建設的總體流程設計

2.11 自動核銷。網銀支付后，完成本次核銷全流程。

2.具體操作步驟

2.10 銀行付款。出納將票據與付款信息核對無誤后，通過銀醫直聯平臺自動推送給網上銀行，由稽核會計在網銀上審核付款，出納無須再在網銀上錄入付款信息。

基于實際工作中出現的種種問題，醫院需要利用信息化手段，加強對應付賬款的管理。

2.3 形成往來。當月結束后，會計人員在財務往來系統提取HIS系統當月入庫數據，審核無誤后生成入庫掛往來會計憑證。

2.4 錄入發票。庫房收到供應商開具的發票后，核對后在財務系統錄入發票號碼，選擇對應的入庫單進行關聯。

（7）圖、表力求少而精（以8幅為上限），應隨文出現，切忌與文字重復。圖、表應保持自明性，圖中縮略詞和英文均要在圖中加中文解釋。表應采用三線表，表中縮略詞和英文均要在表內加中文解釋。

2.5 發起核銷。發票收集完整后，庫房會計在財務系統中選擇入庫單進行核銷，錄入擬核銷金額，如無特殊因素，申請核銷金額與入庫單金額一致。選擇物資類型，系統會根據預先設定的付款賬期自動生成預計付款時間，審核無誤后打印《往來賬款核銷申請單》，與發票、入庫單、送貨單進行匹配。

2.6 申請付款。庫房清點票據，附核銷申請單一并交采購部門。采購部門審核票據、賬期等后開始走申請付款簽字流程。

2.7 計劃付款。采購部門將簽字完的票據交給財務部門，財務部門逐筆復核票據，根據資金結存情況確認實際付款金額、結算方式后，生成《XX月度藥品、材料、設備付款申請匯總表》，提交審批。

2.8 上會審批。經財務科長和總會計師審核簽字后的表格，提交院辦公會、院黨委會審批通過。

2.9 會計做賬。會計人員審核修改由核銷申請單自動生成的記賬憑證，保存后提交出納進行付款。

（vii）大型群一致性分為三層，包括個體-子組的一致性IC，子組-群的一致性SC及個體-群的一致性GC（總體層一致性），分別定義如下：

2.1 基礎信息維護。財務部門在往來系統中登記錄入所有供應商名稱、開戶銀行、賬號等信息，并與HIS系統的供應商信息進行對照，保證數據準確一致。

醫院采購部門將藥品、材料、設備采購回院后，由庫房、藥劑科通過HIS系統物資管理模塊辦理入庫，月度終了，財務部門在財務系統通過數據接口提取HIS系統當月所有入庫數據后，自動生成當月應付賬款入庫掛往來憑證，其中每個供應商掛賬金額查詢到當月該供應商在HIS系統辦理的所有入庫單。庫房收到發票，經庫房會計在財務系統中錄入發票號碼，與對應入庫單進行指定關聯。當月發票全部收集完整后，庫房會計根據物資類型分別指定付款期限，發起應付賬款核銷申請，將票據交采購部門進行付款申請，往來系統根據付款賬期自動形成未來期間的資金支付計劃。采購部門審核付款數據并提交采購主管領導簽字后，將票據交往財務部門。財務部門復核票據，臨近付款期限時，可以根據醫院資金運營實際情況修訂實際付款金額、結算方式等，生成當月藥品、材料、設備匯總付款計劃表，提交上會審批。經醫院辦公會、黨委會審議通過后，財務部門進行付款核銷往來。

3.信息化建設取得的成效

3.1 全流程閉環管理，加強實物管理與財務管理有機融合，實現資源全流程管理。從采購物資、辦理入庫到最后付款，所有流程均在信息系統內完成，形成一個緊密銜接、全閉環的往來核銷管理循環，每張入庫單的付款流程、目前所處的步驟均可以在系統內查詢，打破數據壁壘，強化業務部門和財務部門之間溝通聯系，實物管理與資金管理緊密銜接，不再兩條線各行其是，實現經濟業務全流程管理，提升經濟運營管理分析。

（七） 動物感染試驗 將分離菌株24 h血斜面用滅菌的生理鹽水適當稀釋，配成懸濁液，腹腔注射5只健康小白鼠，接種量0.3 ml/只，另外5只作對照，注射同劑量的生理鹽水，觀察結果。

3.2 大額資金付款計劃，助力資金運營全盤統籌規劃，提升預算管理水平。通過應付賬款的信息化建設，將各類藥品、物資付款賬期以制章立制的形式明確化，減少付款過程中人為干擾因素，降低醫院內部控制風險。

對于醫院財務部門來說，每月的藥品、材料、設備支付額度幾乎將達到醫院經營活動現金流量的一半以上，如果能夠每月結束后很快地形成接下來的具體付款計劃，財務部門就可以加強資金預算管理，進一步統籌規劃資金安排，最大限度發揮資金使用效益。

3.3 應付賬款賬齡分析，保證醫院合理庫存，避免資源閑置浪費。實現信息化系統管理應付賬款后，所有應付賬款下掛賬的每一家供應商的款項可以精準劃分至預先設定的不同賬齡區間內，財務部門據此對長期掛賬款項進行數據分析，與業務部門共同控制庫存保持合理水平，不過多占用流動資金，避免資源閑置浪費。

財務賬以供應商為依據建立往來臺賬，無法明細到入庫單，也無法關聯到發票。如果出現供應商的往來賬款詢證函與財務金額不一致的情況，需要花費一定時間來核對，無法一目了然地與供應商進行對賬，不利于醫院財務資金安全，更不利于財務及時高效地摸清醫院債務情況。在質保金支付方面，醫院本應按照合同約定到期退還質保金，但由于無法按照單臺設備進行信息歸集，財務上無法掌握到期時間，只能被動依靠供應商提出申請進行質保金退款。若供應商未及時提出申請，則造成大量質保金掛賬。

3.4 取消手工賬本，建立發票與入庫單的關聯，確保財務數據真實有效。HIS系統的物資管理與財務系統的往來賬管理連通后，從入庫到付款，實現進銷對接，所有環節均通過信息系統進行管理，財務部門支付的每一筆款項，都可以追溯到物資系統相對應的入庫單，庫房會計只需發起往來核銷申請，經過系列審批、會計做賬、出納付款環節，系統將自動核銷往來掛賬，無須再人工登賬對賬，總賬明細賬自動一一核對，提升工作效率。錄入發票號碼，與入庫單進行對應關聯，實現與供應商及時快捷對賬，確保財務信息的完整性、規范性、有效性。

3.5 建立銀醫直聯，實施先做賬后付款，進一步提升財務工作質量。建立與銀行的系統連接，通過財務系統實時查詢到醫院賬戶信息，每一條銀行收支記錄對應唯一的交易流水號，實現一鍵付款、數據自動導入生成憑證，減少手工錄入和核算對賬工作，提升工作效率。改變財務傳統工作模式，實施先做賬后付款，會計做憑證后，系統傳送付款數據給出納，出納在財務系統內復核無誤后提交網上銀行審核付款，進一步加強了經費報銷的事前控制。

檢測LFS-01對JeKo-1細胞增殖的影響時，將融合度約90%的JeKo-1細胞以每孔3 000個細胞的密度接種于96孔板中；然后添加終濃度分別為0（作為對照）、2、4、8、20、40和80 μmol/L的LFS-01，每個濃度均設置3個復孔；分別培養24和48 h后，用CCK-8檢測試劑盒檢測每孔在450 nm波長處的D值，計算細胞增殖活力及藥物的半數抑制濃度（50% inhibitory concentration，IC50）。細胞增殖活力（%）＝（D實驗組-D調零孔）/（D對照組-D調零孔）×100%。

三、后續改進建議

上線往來核銷管理系統后，A醫院在應付賬款管理方面取得了一定的成效，業務部門與財務部門之間的溝通明顯加強，財務部門工作質量、效率進一步提升。但在設備資產管理、供應商管理、業財融合復合型人才培養、內部控制管理等方面，仍然需要進一步優化。

把握好農產品質量是特色農產品出口的重點，尤其在當前農產品出口嚴峻的形勢下。同時質量也是企業長遠發展的根本，企業只有在強化自身的基礎上才能夠提高對出口貿易的信心。強化質檢與溯源建設，及時、準確地獲取相關農產品的質量安全信息，加大監管力度與水平，提高農產品品質。通過科學的質量安全檢測體系與溯源機制建設，進一步提高農產品出口競爭力，從而提高出口率。

1.加強設備全生命周期管理

往來核銷系統需要與合同管理系統、資產管理系統進行融合。設備采購根據合同付款，一般分為第一次付款（預付款）、第二次付款（入庫后付款）、第三次付款（質保金），醫院目前的往來核銷系統無法獲取設備分期付款的相關信息，僅針對單個會計科目進行核銷，而設備采購涉及“預付賬款”“應付賬款”“其他應付款”三個科目，不能體現設備付款的完整步驟。由于系統程序的限制，設備第一次預付款時，有可能還未辦理入庫，因此，預付賬款也無法通過往來核銷系統進行申請，只能線下辦理。財務部門不能直接掌握某項設備資產的付款全流程，應付設備余款、應付質保金臺賬也不能明細到某個供應商的具體設備。往來核銷還需與資產管理系統進行數據對接，幫助醫院直觀地了解年度資產配置計劃的完成情況，更好地促進醫院全面預算管理水平。

2.加強供應商管理平臺對接

醫院供應商管理側重于準入時的資質管理，供應商進入醫院后的日常管理如后續服務質量、產品交付質量，未進行及時全面的評價。偶有臨床科室發現產品質量問題，但未及時進行反饋并對應付賬款暫停支付，導致醫院處于被動局面。醫院需要建立供應商管理平臺，由臨床科室根據產品使用情況對供應商進行考核評價，往來核銷系統也要與供應商管理平臺進行數據共享，依托該平臺，臨床科室、業務部門和財務部門可以及時了解供應商及其產品的動態，一旦出現問題，供應商管理平臺及時發送相關信息傳輸至往來核銷管理系統，財務部門可以迅速對相關往來款項進行處理，保障醫院權益。供應商開具的發票信息、財務部門支付的貨款信息也可以通過系統對接進行數據及時查詢，讓數據雙向流動，減輕對賬壓力[1]。

3.強化業財融合，加大人才培養

醫院往來賬款的管理不僅要借助信息化技術專業手段，還要培養既懂業務又懂財務的復合型人才。財務人員不僅要求精通財會專業知識，還要對業務工作和流程有足夠的熟悉了解，能夠站在管理者視角，強化業財融合，使財務從事后核算監督進入事前和事中業務流程，讓財務緊密地參與業務活動全過程管理，從財務會計轉變為管理會計。業財融合也能夠幫助業務部門更深入理解財務理念，配合財務部門工作，從而保障醫院整體運營更加流暢高效[2]。

4.完善醫院內部控制管理

完善全流程、閉環式的物資采購、保管、消耗、付款內控管理體系，采購是應付賬款的第一步，是控制應付賬款規模的源頭，合理確定采購計劃至關重要。保管和消耗的管理水平決定存貨量多少，合理確定庫存，力爭實現零庫存，減少資金占用。付款是控制應付賬款模的最后一道程序，嚴格執行采購合同，履行審批流程，按時支付款項。實施崗位不相容分離制度，做到分工明確、職責清晰、分工協作、相互監督，降低內部控制風險。

結語

醫院規模擴大，業務內容復雜，應付賬款管理更加重要。以A醫院為例，隨著往來核銷管理系統投入使用，財務部門明顯加強了與業務部門的聯系，提高了會計信息質量和財務數據分析水平。但接下來醫院仍然需要繼續大力加強信息化建設，建立更高融合度的全面運營管理信息系統，將往來核銷系統、資金支出控制系統、全面預算管理系統、物流管理系統、科研項目管理系統、采購管理系統、供應商管理系統進行整合，打造全方位多維度的全面運營管理系統，提升現代化醫院運營管理水平[3]。