基于信息空間理論的企業檔案價值挖掘研究

徐寧 栗叢瑞

（1.國網甘肅省電力公司電網建設事業部（建設分公司），甘肅蘭州 730050；2.中國能源建設集團甘肅省電力設計院有限公司，甘肅蘭州 730050）

企業檔案作為企業發展歷程和重要信息的最重要記錄，隨著檔案服務在信息時代和大數據時代的發展與變革，企業檔案既發揮了檔案本應存在的憑證、情報等價值，也可以通過數字技術進行歷史事件的場景還原，并支撐企業這一利用主體進行基于歷史發展規律總結和發現的發展與創新，讓檔案產生的信息通過流轉與知識轉化而產生了更大的價值。當前，大量的檔案界學者進行了新時代的企業檔案價值追尋、建設途徑等內容研究。如王玥瑄以中國鐵路沈陽局集團公司為例，思考了當前信息時代企業檔案工作的定位、檔案人員的責任以及檔案信息文化價值開發對企業發展的重要意義[1]。周艷與張堅從大數據時代企業檔案管理的變革出發，分析了存在的工作制度與檔案存儲系統不夠完善、數字檔案資源安全性難以保障、業務人才尤為缺乏等問題，也從加強管理制度建設、引入先進技術擴大數據容量、培養高水平的檔案管理人員提出了大數據時代工程企業推進檔案信息化建設的舉措[2]。實踐層面，中國五礦集團公司通過檔案數字化實現了檔案調取從30min到30s的飛躍轉變，太原供水集團在檔案數字化的前期準備工作、軟硬件條件、檔案加工整理和檔案數據庫的建立等方面積累了豐富經驗[3]。國網公司積極思考大數據，云計算、物聯網等信息技術的發展與應用加快了信息技術與檔案工作的融合過程[4]。立足已有的研究基礎，本文嘗試將信息空間理論（Information Space Theory）與企業檔案的數字化工作相結合，依托信息空間模型，從編碼、抽象和擴散3個維度探尋數字時代企業檔案信息的價值、生產與轉換等問題，從信息向知識的轉化，進而探索數據時代企業檔案如何尋求發展增長點這一核心問題并思考突破策略。

1.基于信息空間理論的檔案價值挖掘邏輯起點

1.1 信息空間理論：一個具有高度解釋力的信息經濟學理論工具

1976年，建筑學家沃爾曼（Riehard Saul Wurman）提出了“信息空間”（Information Space,I-Space）這一概念，其意義主要涉及城市環境的信息。20世紀90年代，面對信息社會帶來的挑戰，馬克斯·布瓦索于1995年在《信息空間：認識組織、制度和文化的一種框架（Information Space: A framework for learning in organizations,institutions and culture）》一書中提出了信息空間理論，以主要考察社會系統內知識和信息生產與交換。這一理論從信息的編碼、抽象和擴散3個維度出發，構建了一個三維度的框架模型（見圖1）來分析解釋信息的生產、交換等社會經濟活動。時至今日，這一理論對社會系統中的各種信息現象都有著很強的解釋力，因此被有關經濟學家認為“為信息的政治經濟學提供了基本范式”[5]。

圖1 信息空間（I-space）模型

企業檔案作為企業這一主體各項社會、商業活動的歷史記錄，與各項交易活動及商業行為具有極高的關聯性。因此，企業檔案信息具有極高的提煉價值，檔案信息的傳播與利用則可以極大程度地簡化物質資源交換的消耗。從整個社會數據管理層面來看，檔案信息已經經歷了一定程度的簡化處理，是從不可計數的社會數據中提煉出來的精華。因此，信息空間理論作為信息經濟學的重要分析框架，為深刻分析企業檔案信息的價值、檔案的形成、管理與利用等問題提供了較高解釋力的概念工具。

1.2 信息空間理論視角下的企業檔案價值挖掘：從數據到信息再到知識

在信息空間理論中，數據、信息與知識之間的概念關系及三者之間的轉化也代表了檔案價值挖掘的主要階段。從三者在企業檔案信息擴散表現來看，企業檔案是從企業所有的信息環境中選擇性留存下來的數據，當然這些數據既包括個人的，也包括機構的，既包括社會數據，也包括商業數據，但相對于其他類型的數據，對從數據到檔案信息的處理過程（即歸檔）則是對整個企業數據的最直接、體系化過濾，能夠較為客觀地記錄企業的各項屬性與系統狀態，歸檔為機構的各項數據存儲活動極大節省了時間與空間的能耗；另一方面，檔案與知識之間存在密不可分的聯系，借助企業檔案可以促進企業內外部知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘。尤其是檔案對來源的尊重，使得文檔在記錄“內容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內容知識”，也可以為人們特別是企業決策者提供了尋找知識、了解歷史的線索和評價知識的依據[5]，如圖2所示。

圖2 信息空間理論框架下的數據、信息與知識之轉換

2.信息空間理論視域下的企業檔案價值挖掘

2.1 信息空間模型：一個企業檔案價值挖掘的分析框架

人類通過感知外部環境來獲取數據，其后，通過信息處理機構，包括檔案機構，對這些數據進行處理使之以信息的、知識的、而非機械的方式作用于人類。在信息空間理論的基礎上，馬克斯·布瓦索認為信息與知識實現生產與交換主要通過編碼與抽象。其中，編碼是從所有以不同程度的效率進行的可能性中進行選擇的行動，主要是對數據進行分類與綜合，目的在于實現信息的效率；抽象是產生概念，是具體的反義詞，它反過來又可以減少感覺分類，將表面上不同的類別聯系起來，將它們作為單一的實體以某種目的加以處理。在編碼與抽象兩個維度之外，加上擴散這一維度，就構成了企業檔案的核心分析框架—信息空間模型（Information Space，I-Space，見圖3）。

圖3 信息空間模型[6]

2.2 基于信息空間模型的企業檔案信息流動

在I-Space模型框架下，企業檔案的數據、信息與知識生產、轉換激活了I-Space的編碼、抽象與擴散3個緯度，并呈現為一種定向的、周期性的流動或行動序列。如在審視（數據捕獲）階段，檔案形成者感知到外部環境所傳遞出來的數據，使之成為一份份獨立的、承載個人捕獲數據的文件（檔案），當然其中也包括文件形成的背景數據；解決問題（文件歸檔）階段，通過體系化的分類即編碼來消除文件分散而存在的不確定性，在這個過程中，具體的數據開始轉換成高編碼的歸檔文件；抽象（信息集成）階段，提煉出企業檔案最本質的、最簡化的特征，高編碼、具體的檔案信息開始轉換成高編碼、抽象的檔案資源；擴散（信息利用）經過轉換處理后的檔案資源可以高效率地傳遞到接收者，高編碼、抽象的檔案資源走向擴散，與之前確定的目標群體進行信息共享；吸收（知識應用）階段，即企業檔案資源作為業務活動的原始背景信息，被用于支持決策、輔助交易和提供證據等特定場景。總之，在信息空間理論模型分析框架中，企業檔案從3個擴散、抽象和編碼維度通過程序化、系統化的統一處理，逐漸走向已編碼、抽象，使得信息盡量達到可用的目標。在兩個變量統一之后，檔案信息擴散則實現了客觀的傳遞，確保和挖掘了檔案的價值。當然，從嚴格意義上來說，企業檔案的價值也并不僅僅是數據-信息-知識的三元轉換，企業檔案還具有作為信息的知識價值、歷史價值、證據價值等公共價值。

3.信息空間理論視角下的企業檔案價值挖掘之啟示

3.1 關注企業檔案的價值發現與企業效益之關系

毫無疑問，企業以追求效益最大化為最終目標，信息空間理論從社會經濟學的視角，提出了信息的流通需要社會和經濟交易提供激勵力量。企業的各種信息行為、商業行為可能與社會活動有著或強或弱的聯系，提示我們需要去關注企業檔案的信息與社會發展、企業發展之間的關系。從社會激勵的視角來看，企業檔案的數字化即實現從數據-信息-知識的轉換，也為企業對其檔案的形成、管理與利用提供了長遠或者短期的績效目標，即信息空間理論促使“有用性”向社會維度進行延伸。

3.2 關注企業檔案價值挖掘中的歸檔整合與技術運用問題

如前文所述，信息空間理論所構建的理論模型可以將抽象、擴散與編碼3個維度進行組合。一般來說，企業檔案信息越趨于高編碼和抽象的結構化狀態，企業檔案信息便更容易進行擴散，也就是走向由市場制度支配。相應的，檔案信息的編碼與抽象程度也會降低，因此，我們可以認為編碼是企業檔案信息擴散的第一道門檻。當然，企業檔案信息非公共信息，這種企業束縛容易讓企業檔案只供少數人應用，自然形成局部封閉。大數據時代的到來為檔案信息整合帶來了契機，云物移大智等新技術環境帶來的數據驅動模式使得包括企業檔案信息在內機構信息化進入到了一個新的發展時期，大量的半結構化數據、非結構化數據被處理成為結構化數據，通過數字人文等技術也還原了每一份檔案所記錄的發生場景，即基于檔案的大數據被整合成為更高共享性的數據集合，抽象程度也高，更易于被更廣范圍、更多層次的用戶所共享和按權限分級獲取。

3.3 關注企業檔案信息化建設中企業內外部環境的作用與影響

盡管信息空間理論將擴散作為檔案價值實現的最主要指標，但事實上，信息空間理論并不主張信息的擴散范圍越大，信息的價值越高。提示我們，企業檔案的信息擴散是企業這一主體環境下的波紋效應，不但企業的發展規模、經濟效益、社會效益等極大地影響到企業檔案的信息擴散，企業的價值追求、發展愿景等文化偏好也會左右到檔案信息的擴散程度、共享層次及價值實現。這一觀點為企業檔案價值的挖掘提供了一種有獨特氣質的學理佐證，即只有檔案主體的需求與客觀的屬性相結合才能體現出檔案的價值。所以，企業檔案管理者不能僅僅只追求檔案的傳遞范圍、共享程度等，還更需因地制宜地關注到檔案信息所處的整體環境，并通過大數據思維去發現檔案客體的行為需求，進而通過信息化建設方能將檔案價值進一步挖掘和凸顯。

4.結語

信息空間理論從社會經濟學視角為企業檔案的價值挖掘提供了一個新穎的視角，由抽象、編碼與擴散構建的三維信息空間理論模型，也啟示我們在思考企業檔案的價值挖掘時，還要分析企業檔案信息的抽象、編碼程度與擴散程度影響，以及背后的企業環境。信息空間理論并不直接指導實踐，但是可以引導我們以更加理性的視角思考在省力原則主導下的檔案價值挖掘、檔案數字化等相關問題讓更多的企業檔案管理者明白一味地強調檔案信息的流轉擴散并不代表企業檔案價值的最大化挖掘，還需去關注整個企業軟硬件環境與文化制度建設，進而用檔案信息化、數據化建設來滿足檔案服務客體的需求。