高校數字檔案館信息化的建設與應用

杜 娟

（宜賓職業技術學院 四川 宜賓 644000）

0 引言

在數字化校園建設過程逐漸深入的今天，數字化檔案館的建設也逐漸呈現出了一種必然性趨勢。對于數字化檔案館而言，其從本質上將是依托于計算機網絡技術、多媒體技術以及數據庫技術的全面發展，進一步產生的通過應用網絡來遠程獲取相應的信息電子檔案文件的一種信息化系統，其能夠在實踐過程中針對不同地理位置、不同載體等差異化檔案信息，通過數字化的方式進行儲存，形成一個龐大的數據庫，同時將這一數據庫當作服務基礎，通過應用數字信息的形式再將其提供給不同類型的遠程檔案服務。

1 高校數字檔案館的應用前景

作為數字化校園建設中的一個關鍵性內容，數字檔案館建設項目意在通過相應的檔案并在局域網范圍內部引導學校的相關師生員工進行電子資源的共享[1]。在實際生活中主要表現為：教務管理系統、辦公自動化以及圖書館等一系列校園內部的網絡資源以及其在長期過程中形成的歷史化數據，在將合理應用當作基本前提的目標下，最大程度上發揮出知識的作用。

對于高校數字檔案館而言，其將是校園文化建設過程當中十分關鍵的一部分[2]。在目前階段，高校數字化檔案網站中設置的欄目主要有成績辦理、學籍查詢、檔案法規、校史館、電子圖書等[3]。通過將多元化的歷史信息當作社會服務過程的關鍵窗口，以此為基礎來為高校開辟一個除教室之外一個新式的宣傳、學習陣地，這同樣也是高校學生深入解讀高校以及其歷史進程的一個重要途徑。

另外，高校數字檔案館的工作模式還會全面推行將電子文件自動歸檔的模式[3]。進一步全面實現辦公自動化以及檔案管理工作的充分對接，通過這樣的形式最大程度上避免了不同單位之間開展工作時對于數字信息資源造成的浪費，從根本上提升了檔案信息的實際管理效率以及處理水平。另外，針對傳統的紙質檔案進行數字化資源備份，能夠最大程度上保障檔案信息的安全性。同時，數字檔案館網站具備十分強大的檢索功能，這樣一種檢索功能將會為各個不同的師生以及員工在開展檔案利用的過程中帶來十分大的便利性，因為數字化檔案館中全面開放了檔案信息的目錄級查詢方式，并針對所有開放檔案的全文都開展了識別、掃描工作。因此相關應用者不需要走進圖書館就可以通過應用網絡來針對需要的檔案進行查詢[4]。

2 高校數字檔案館建設的意義

2.1 促進高校檔案工作與時俱進的內在發展需求

對于高校管理工作來講，檔案管理工作一直屬于工作中的核心內容，其不僅對現有的工作具有整理和總結經驗作用，對于高校未來發展方向的確定，也具有顯著效用。一方面，隨著整個人類社會邁入“經濟+信息”時代，檔案的數量也隨之不斷增加，甚至呈現爆炸式增長狀態，此時如果仍舊沿用傳統陳舊的檔案管控方案，很難確保檔案的管理成果與時代發展步伐一致。另一方面，結合高校當前的檔案管理構建數字化、信息化管理模式，不僅可實現檔案數據查詢與管理的便利化，同時與時代發展步伐也可保持高度一致。

2.2 優化高校檔案信息服務質量的關鍵途徑

以往的高校檔案管理工作開展期間，工作人員在調閱所需檔案信息時，經常需要在大批量資料庫內按條款檢索信息，但是整個搜索流程極其繁瑣，檔案管理人員的工作量無形中大批量增長。此時，圍繞現有的檔案構建數字化管理模式，可以為檔案管理工作人員提供高效、系統的信息檢索服務，根據搜索需求所得出的結果也更能夠滿足搜索需求。與此同時，在高校全面推廣數字化檔案室，不僅可增加高校學術研究以及日常工作效率，對于高校中心服務水平也具有重要促進作用。

2.3 促進高校檔案管理水平提升的重要條件

自網絡全球化普及以來，網絡科技水平也在日益更新，在網絡信息技術的支持下，高校數字化檔案館的構建也與社會的發展需求具有高度的一致性。此階段中，網絡技術在高校數字化檔案館的構建中，憑借“關鍵字”搜索等形式，高效且便捷地為高校檔案的歸檔、整理及調閱創造條件，節省工作時間的同時，對于預防檔案丟失或是損毀具有顯著效用。除此之外，將網絡技術結合于高校數字化圖書館的構建，也利于檔案的傳輸和共享。

3 高校數字檔案館建設中的不足

3.1 高校對于信息化數字檔案館建設的重視度不足

現代化社會發展中，數學化管理以及資源全面共享已經成為信息化社會建設的流行趨勢。但是，在部分高校之內，仍舊有部分管理人員對于數字化建設的認知度不夠，數字化建設期間的人力、物力、財力等資源的投入并不充足，導致現有的高校數字化檔案館完工效率嚴重不足，限制數字化發展空間的同時，造成現有數字化建設工作進度隨之延緩，甚至脫離時代進程。

3.2 數字化檔案館信息化建設中的制度不夠完善

部分高校在現有的數字化檔案館建設期間，雖然已經投用了必要的人才及財力，但是并未匹配檔案管理管理制度，導致數字化檔案館建設中仍舊沿用傳統的管理制度，無法真正將數字化檔案館對于高校管理價值最大化發揮出來。例如，部分高校數字化檔案館建設期間，對于檔案的收集以及借閱流程的安全審核制度制定存在不足，且相應的檔案借閱者身份審核也存在流程不明確的情況，造成檔案管理工作的規范性嚴重不足，最終影響檔案館整體管控成效及質量。

3.3 數字化檔案館管理存在不足

結合當前高校數字化檔案館的管理效果可以發現，現有的館內安全保障工作質量并不過關，造成檔案很難實現有效利用，尤其是在存量管理方面以及增量檔案電子化建設方面，檔案的信息安全保障嚴重不足。此外，在數字化檔案館硬件及軟件設備管理方面，也存在較多不足，進而影響了館內數字化系統運行穩定性及抗風險能力。

4 完善高校數字檔案館建設的對策

4.1 建設基礎設施

開展數字檔案館建設的根本性前提是基礎設施建設[5]。因此在實際建設過程當中，高校方面應當針對數字檔案館的不同功能以及需求，設置相應的計算機基礎設施，其中主要包括：檔案系統設備管理如攝像機、存儲設備、計算機網絡設備、掃描儀等。同時應當全面構建起能夠保障檔案信息化功能需要，同時也能夠充分符合時代發展的綜合化信息管理平臺以及系統性網絡框架，但要注意的是，網絡信息平臺的建設應當嚴格遵循相應的國家、國際建設標準。另外，數字檔案館的建設工作會相應涉及學校的不同部門，因此應當以此為基礎來充分發揮出其信息點全面以及采集框架完整的基礎之上，切實針對相關資源建設的根本需求進一步針對檔案信息進行豐富和完善[6]。高校方面同樣應當整合不同高校之間各個部門的信息化資源，進一步針對院系、校內機關、后勤等有關部門的不同信息化系統展開詳細的分析和調查，通過這樣的方式來確保相應的信息能夠完整具備歸檔的價值，這些方面的數據主要包含不同部門的網站、信息系統、視頻、電子文檔等多樣化數據。另外，在管理工作方面，可以針對將信息與紙質檔案實體進行分離的相關管理理念，進而為不同類型的檔案實體提供更加多樣化的信息來源，以此為基礎來形成將檔案實體當作基礎，并能夠相應延伸到不同信息資源庫中的信息化延伸脈絡。針對實體來說，其相關信息的采集工作往往會具備相當大的難度，因此根據這一情況來說，數字化檔案館的建設過程就要依托于學校系統整體性地開展大學建設。

另外，應當切實構建起與之相關的規范性業務流程，進一步全面開展館藏一體化以及文檔一體化的規范性運作過程。例如，檔案的數字化操作流程以及相關電子性質文件的管理以及固定操作。另外，還應當針對相應的網絡配置標準進行全面統一，應用質量較高的軟件性系統，例如檔案資料數字化標準或是電子檔案管理技術標準等。通過嚴格構建起面向各個歸檔部門開展的遠程歸檔工作平臺以及網上預立劵等，能夠全面將與歸檔部門有關的文件材料提前立卷工作以及能夠遠程化操作的歸檔工作平臺，通過這樣的形式可以使檔案管理人員能夠應用線上的形式來開展歸檔材料的審核工作。另外，檔案的管理人員可以與基層兼職的檔案管理人員通過應用網絡的形式進行對話，并應用網絡來進一步完成針對檔案的審卷以及管理工作。

4.2 構建健全檔案安全管理體制

針對數字檔案信息開展安全管理維護工作，從本質上講就是維護數字檔案庫的網絡運行安全、信息安全保密、資源安全等。開展這一工作應用的網絡功能主要包含用戶認證、權限管理、數據備份恢復、信息加密等多種功能。首先，對于網絡信息安全而言，其最根本的敵人就是計算機病毒，在目前的技術條件之下，數字檔案館很難完全抵御相關計算機病毒的侵襲。第二，黑客入侵帶來的威脅也會在很大程度上影響到數字檔案館的安全性。所以，為了從根本上保障系統網絡環境當中的不同設備足夠穩定，應當在能夠確保其可以穩定運行的情況下，切實考慮到不同軟件系統的整體性以及穩定性，保障一旦系統出現問題，則其后續出現的故障能夠被迅速修復。第三，還應當針對系統當中存在的主干設備以及系統當中存在的關鍵性應用留有足夠的備份，以此為基礎來提升數據庫當中應用的備份能力以及恢復能力，通過這樣的方式來嚴格執行相應的權限管理以及操作流程，從根本上保障相關系統能夠具備完整的可靠性。第四，應當針對相關系統的安全保密要求開展系統開發、設計工作，相關監理單位應當重點強調項目建設過程當中存在的檔案信息安全保密工作。第五，針對一些保密性質的檔案信息要確保其不會登錄外網，數字化檔案館內部中的局域網信息要保障與所有外網設備嚴格實現物理性隔離，并且通過應用防火墻、身份證信息檢驗等相應的安全防護措施，進一步保障系統信息的內部安全。第六，要注意數字檔案館內部可能出現的安全隱患，在實際生活當中具體包括電力中斷、數據竊聽、自然災害、電磁泄漏、計算機病毒、身份假冒、數據篡改等，在面對這些安全隱患的過程中應當保障應用完善的管理手段以及技術措施來及時解決。第七，要重點強調數字化加工形式的安全性，保障電子文件在實際結構過程當中要做好完善的保密管理工作。最后，應當構建起完善的應急風險預案，并健全意外風險恢復制度，進一步提升數字化檔案館的應急處理能力。

4.3 構建信息化人才隊伍

在高校檔案部門開展信息化建設的過程中，其中最為重要的一個因素就是開展人才隊伍的相關建設。在目前階段想要充分實現檔案的信息化管理無法離開人的操作，不同種類的軟硬件以及技術等都應當經過檔案管理人員的應用才能全面發揮出價值。另外，數字檔案館的建設過程是一項依托于先進科學技術開展的過程，所以這也在無形當中為檔案的工作人員提出了更高的要求。檔案工作人員不僅要具備開展傳統檔案業務的實踐經驗，還要具備心理素質突出、專業能力較強等特點，同時這一類型的人才同樣也應當是詳細掌控網絡化技術的專業人才。同時，數字檔案館的內部也應當擁有一批專門負責數據的分析和加工、計算機系統的維護以及開發等方面專業知識的強大人才。因此檔案部門應當切實將培養人才、以人為本當作工作的首要前提。

4.4 提供完善的法律支撐和保障

想要全面綜合化提升數字檔案館的建設力度，就需要相關社會、政府以及學校等多方面的密切保護，在高校數字檔案館的建設過程當中會廣泛涉及諸如隱私權保護、知識產權保護等諸多方面，因此這也意味著其與傳統數字化檔案館的檔案工作具備很大的不同。想要切實解決這一問題，就需要有關司法部門的介入，并且也同樣需要獲得來自社會上不同人群的鼎力支撐。

對于法律的推進工作而言，其在生活過程當中應當通過相關政府進行組織協調和規劃，并全面推進相應知識產權的切實保護，避免搶注行為的出現。另外，數字化檔案化是依托于互聯網進行發展的檔案形式，數據庫是檔案館建設過程當中的工作核心，因此應當構建起相應的檔案館知識數據產權聯盟，通過持續針對版權制度進行完善，進一步提升檔案館版權保護工作的自律性。另外，數字檔案館的相關網頁應當充分受到相關著作權法的保護，在這一過程中可以嘗試著應用網頁集體化管理制度，并選用現代化科學技術針對其進行保護工作，例如密鑰、訪問控制等。

4.5 提升館內建設經費保障力度

為了進一步提升數字化檔案館的建設水平，就必須增加經費的投用，才能為各項建設工作的順利推進提供支持。具體而言，應該全面做好以下經費管理工作。

（1）增加經費投用。作為校內領導和師生，應該充分自內心深處認識到數字化檔案館建設工作開展的重要性，做到文檔一體化及辦公自動化，一方面有利于工作的順利推進，一方面則可以保障數字化檔案館各項建設進程的有效推進。

（2）全面規范經費管理方案。一般而言，高校數字化檔案館項目的建設周期極長且項目數量也極多，此時想要確保項目順利建成，就必須圍繞項目展開精準的成本預算工作，以此保障數字化檔案館各項建設費用能夠順利落到實處。

（3）全面制定科學的經費籌措方案。高校數字化檔案館建設中，經費的使用途徑一般包括硬件采購、軟件開發、系統升級、系統維護、效果測評等各個方面，因此在經費籌措前，必須結合每一個費用支出項目進行精細化概算處理，降低費用支出的同時，優化設備使用效率。此外，在處理部分近年無法全面滿足檔案館建設硬件需求時，需要重點結合系統的預計使用人數以及系統安全等級去做好系統部署工作，優化經費籌措方案。

5 結語

對于數字化檔案館而言，其是高校發展檔案事業的一個必然性趨勢。高校的檔案工作者應當嚴格遵守相關規定，用積極的心態去面對檔案工作信息化帶來的嚴峻挑戰，在不斷提升自己的同時也不斷完善數字檔案館的信息體系，通過這樣的方式來為高校數字檔案管理工作作出積極的貢獻。