探究事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)與發(fā)展趨勢

鐘 文 重慶市渝中區(qū)上清寺城市綜合管理所

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作，其主要是指事業(yè)單位在正常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所有的經(jīng)濟(jì)活動記錄，通過對這些原始記錄的有效保存管理，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位歷史資金動向、業(yè)務(wù)往來以及所有經(jīng)濟(jì)活動軌跡完整留存，為事業(yè)單位未來的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支撐。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)手段在各個(gè)領(lǐng)域的逐漸滲透，已然成為當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域開展信息數(shù)據(jù)管理工作的核心技術(shù)，信息技術(shù)憑借其強(qiáng)大的信息整合能力與數(shù)據(jù)計(jì)算分析能力，能夠大幅度提升信息數(shù)據(jù)處理工作質(zhì)效，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對相關(guān)信息數(shù)據(jù)的永久保存。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以財(cái)務(wù)檔案為基點(diǎn)，將其作為事業(yè)單位發(fā)展的原動力，通過財(cái)務(wù)檔案管理維持事業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，并通過探索歷史財(cái)務(wù)檔案總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從而為事業(yè)單位更好的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)

(一)精細(xì)化特點(diǎn)

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位作為社會服務(wù)單位，肩負(fù)著重要的社會責(zé)任與義務(wù)，時(shí)代的發(fā)展與變遷，對其財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求。推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展，不僅能夠全面實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位的所有財(cái)務(wù)相關(guān)信息細(xì)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確、詳細(xì)記錄。能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)財(cái)務(wù)款項(xiàng)使用的透明化，充分體現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況，在事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，通過財(cái)務(wù)檔案信息化管理平臺，對相關(guān)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢索分析，能夠?yàn)槠湄?cái)務(wù)預(yù)算提供有效的數(shù)據(jù)支撐。因此，財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，能夠有效實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的精細(xì)化、透明化管理，同時(shí)，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息分析處理能力，為事業(yè)單位相關(guān)審計(jì)部門審計(jì)工作的開展提供有利條件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)范化發(fā)展。

(二)長期保存特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理工作同樣是以人工管理為主，優(yōu)質(zhì)紙質(zhì)檔案無論是管理難度上還是保存難度上都具有較大的難度，首先紙張如果對保存條件的限制相對較高，比較容易受潮或者氧化導(dǎo)致其出現(xiàn)破損。其實(shí)財(cái)務(wù)檔案是事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)核對等工作的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，長時(shí)間的翻閱會加劇紙張的磨損，影響財(cái)務(wù)檔案保存的壽命，且容易造成檔案丟失或者內(nèi)容無法辨別等問題的出現(xiàn)，進(jìn)而無法充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案應(yīng)有的價(jià)值。而隨著事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合的形式進(jìn)行檔案管理。同時(shí)，通過線上檔案管理平臺，能夠直接通過平臺對相關(guān)的電子檔案進(jìn)行調(diào)閱，不僅更有利于紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的長期保存。同時(shí)，線上調(diào)閱電子檔案能夠有效保障其財(cái)務(wù)檔案信息的安全性，有效避免傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案由于調(diào)閱人員管理不善而造成檔案信息泄露或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

(一)有利于實(shí)現(xiàn)資源合理配置

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的應(yīng)用與普及，事業(yè)單位在自身管理體系建設(shè)過程中，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，已然成為推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作模式轉(zhuǎn)型的必然態(tài)勢，更是事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要體現(xiàn)[1]。財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠在一定程度上提高財(cái)務(wù)檔案管理工作精準(zhǔn)化與高效化，還能夠有效緩解相關(guān)工作人員的工作壓力，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在事業(yè)單位發(fā)展過程中的推進(jìn)作用，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)資源的合理配置。

(二)有利于提升檔案管理水平

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是記錄其財(cái)政收支與資金動向的重要文件，其不僅能夠充分體現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況以及發(fā)展情況，也是事業(yè)單位在發(fā)展過程中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，能夠有效為事業(yè)單位未來制定各種決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐[2]。財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，并能夠根據(jù)檔案類型對其進(jìn)行整合區(qū)分，實(shí)現(xiàn)對各種類型財(cái)務(wù)檔案的精細(xì)化管理。因此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)檔案信息化管理體系，能夠有效提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平。

(三)有利于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展

加強(qiáng)推進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理，對其自身的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。隨著全新網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，信息化建設(shè)已然成為當(dāng)前事業(yè)單位滿足社會需求的必然發(fā)展趨勢[3]。財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展，能夠全面提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)效，為事業(yè)單位制定重大決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢特點(diǎn)，能夠有效實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息的精準(zhǔn)校對，以此來查缺補(bǔ)漏，有效規(guī)避事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)起到積極的促進(jìn)作用。

三、當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境

(一)缺乏對財(cái)務(wù)檔案管理信息化的正確認(rèn)知

在當(dāng)前，雖然我國大部分事業(yè)單位已經(jīng)逐漸意識到財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展的重要性，然而由于部分事業(yè)單位管理人員對現(xiàn)代信息化技術(shù)的認(rèn)知能力弱，將財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)主要集中在對一些先進(jìn)的信息化管理設(shè)備的引進(jìn)上，而忽視對工作人員自身的能力素質(zhì)水平以及對信息化管理設(shè)備的操作技能水平。進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案財(cái)務(wù)管理人員目前對信息化建設(shè)的認(rèn)識還不夠充分，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理并沒有過多的弊病，思想上已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工手法、整理和檔案查詢，對財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)知，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)。信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位只有確保信息化的普及，才能夠?yàn)樽陨砜沙掷m(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

(二)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升

財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備是首要前提，信息化設(shè)備的完善、先進(jìn)，方能夠?yàn)樨?cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展提供保障[4]。因此，在購置所需信息化設(shè)備時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)提前做好采購前的準(zhǔn)備工作，結(jié)合自身的發(fā)展需求制定相應(yīng)的采購計(jì)劃，確保采購的設(shè)備符合實(shí)際需求。從目前大部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)水平來看，其還存在很大的提升空間。而導(dǎo)致這些單位信息化基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)不足的主要因素是：其一，在進(jìn)行信息化設(shè)備采購過程中存在一定的問題，部分負(fù)責(zé)設(shè)備采購人員對信息化設(shè)備不夠了解，進(jìn)而導(dǎo)致所購置的信息化設(shè)備與事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)不匹配，影響了信息化設(shè)備質(zhì)量[5]。其二，大部分先進(jìn)信息化設(shè)備的費(fèi)用過高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了事業(yè)單位的采購預(yù)算，進(jìn)而在一定程度上制約事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。與此同時(shí)，部分事業(yè)單位為了節(jié)約開支，導(dǎo)致其設(shè)備不夠先進(jìn)，無法充分滿足當(dāng)前事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際發(fā)展需求。

四、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

(一)強(qiáng)化對財(cái)務(wù)檔案管理信息化的正確認(rèn)知

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)是對財(cái)物管理工作的重大改革，不僅應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理理念、方式，同時(shí)還需要投入大量的資金。由于財(cái)務(wù)檔案管理在事業(yè)單位中一直處于輔助的地位上，進(jìn)而導(dǎo)致無論是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層還是財(cái)務(wù)檔案管理工作人員均缺乏對財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)知[6]。針對這一問題，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層首先應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的信息化建設(shè)工作的重視，在注重先進(jìn)信息化設(shè)備引進(jìn)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重與其相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理人員達(dá)成共識，全面提高財(cái)務(wù)檔案管理工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的自覺性、積極性。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍對信息化設(shè)備的操作水平與專業(yè)素養(yǎng)同樣在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位。工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)不足、認(rèn)知有限等都嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)的落實(shí)[7]。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取行之有效的措施提升管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部職工的培養(yǎng)，確保其具備良好的信息專業(yè)素養(yǎng)、先進(jìn)管理理念，并能夠熟練應(yīng)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息采集技術(shù)，整體提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

(二)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位想要全面加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，構(gòu)建符合財(cái)務(wù)檔案管理工作需求的信息化管理體系[8]。同時(shí)加強(qiáng)對相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)，結(jié)合財(cái)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)，提高對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的重視，設(shè)立專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)部門。一方面保障信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)用，同時(shí)定期做好軟件維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，避免由于病毒、木馬等對信息化系統(tǒng)的惡意入侵，對財(cái)務(wù)檔案信息的安全性造成威脅。另一方面，企業(yè)在注重財(cái)務(wù)檔案信息化管理的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重對相關(guān)檔案信息的備份管理，避免由于相關(guān)檔案存儲設(shè)備的損毀而造成財(cái)務(wù)檔案的丟失。

(三)優(yōu)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理流程

事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的根本目的就是提升檔案管理效率、促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。因此，在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)秉持統(tǒng)一化、規(guī)范化原則，全面優(yōu)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理流程，從而更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理的價(jià)值[9]。在實(shí)際信息化建設(shè)階段，應(yīng)參照國家相關(guān)的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、地區(qū)相關(guān)的信息化管理規(guī)范，通過科學(xué)分析事業(yè)單位實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的管理體系與管理制度，確保財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。在技術(shù)規(guī)范方面，應(yīng)當(dāng)確保數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、格式的一致性，對檔案數(shù)據(jù)庫的軟件、硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)范性的制定，從而確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)解碼中做到統(tǒng)一格式，為后續(xù)的數(shù)據(jù)共享奠定基礎(chǔ)，避免因格式不同、軟硬件不同而影響數(shù)據(jù)共享的效率，提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)效性[10]。與此同時(shí)，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理作為機(jī)密文件，在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同部門、不同崗位等設(shè)立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱、修改、共享權(quán)限，同時(shí)在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息錄入與修改時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)由上級主管部門進(jìn)行層層審批授權(quán)，方可對其進(jìn)行相關(guān)操作，并在信息錄入或修改完成后，由相關(guān)主管部門對其進(jìn)行審核，確保其準(zhǔn)確無誤，方能進(jìn)行分類存檔。通過這樣的形式，不僅能夠有效避免不法人員私自進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案信息化管理平臺惡意篡改和刪除財(cái)務(wù)檔案信息，同時(shí)能夠有效保障財(cái)務(wù)檔案的精準(zhǔn)性。

五、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位作為我國重要的社會服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其發(fā)揮著較強(qiáng)的社會效益，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)緊抓這一發(fā)展契機(jī)，給予信息化建設(shè)十足的重視，并積極投入人力、物力與資金，使信息化建設(shè)得到有力的支持，確保財(cái)務(wù)檔案管理具備合理的規(guī)劃、完善的體系、充足的設(shè)備、高素質(zhì)的人才，才能夠保障信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。