高校基建工程文件資料精細化管理的強化策略研究

姜 鵬，桑玉昆

（南京農業大學基本建設處，江蘇 南京 210095）

高校的建設工程涉及高校管理活動的方方面面，具有參與項目實施的單位多且職責各自有別、專業性強且耗時長、信息量大且文件多的特點。工程文件資料不僅用來反映工程項目開發、準備和實施的過程全貌，也是高校設施運營管理的重要基礎和依據，更能為后續項目開發提供管理經驗。而隨著高校教學科研事業的發展，高校對于教學科研基礎設施的要求越來越高，一方面，大批量的新建項目產生大量的文件資料亟需科學管理；另一方面，既有建筑經過多年的運營，設施已老化、落后，亟需利用文件資料和檔案進行加固、裝修、改擴建。此前高校相對簡單的、以年份收集歸檔的基建工程文件資料管理利用的模式不足以應對如此量大面廣的工作任務。文章以工作實踐為基礎，探索高校基建工程文件資料精細化管理的強化策略。

1 高校基建工程文件資料的管理現狀

1.1 現行的高校基建工程文件資料管理流程

高校基建工程文件資料管理流程相對簡單，以南京地區高校為例，歸檔前的資料按工程項目的三個階段分類，即工程項目策劃階段、工程項目準備階段、工程項目實施階段，由具體經辦人員保管。基建工程文件資料的歸檔以工程項目竣工備案為節點，由經辦人員一次性移交給基建管理部門檔案員，檔案員在對資料情況進行核對后移交檔案管理部門。基建財務文件經財務報銷流程后，按年份不分類的歸入財務檔案。運營階段維修改造的檔案利用須到檔案管理部門調閱，但是一定限額以下的維修改造沒有形成工程檔案等長期保管資料。

1.2 高校基建工程文件資料管理的特點

由于高等教育行業的特殊性，高校基建工程文件資料管理呈現下列特點：

（1）工程文件資料管理的非專業性。由于基建行業發展的歷史原因，在高校從事工程管理的人員中，僅在項目施工管理階段實現了一定程度的隊伍專業化，部分基建部門領導和一線管理人員不具備工程建設專業背景，工程信息文件的產生與管理是非專業的，文件的歸集和檔案的管理依賴非專業背景人員。

（2）工程文件資料和檔案數量龐雜。由于校區校舍既有建筑數量大且新舊不一，高校有別于其他業主，修繕改造任務多、小型維修和大中修繕穿插進行，使得工程文件資料、工程檔案數量多。

（3）工程文件資料產生來源多。除了基建管理部門外，作為使用管理人參與工程管理的二級單位、承擔小型維修和裝飾裝修任務的總務后勤部門都是工程文件資料的產生來源。

2 高校基建工程文件資料管理存在的問題

2.1 一線工程管理人員文件資料管理任務重

以部屬駐寧高校為例，多數高校的基建部門內部科室分工上，工程文件資料無專職人員負責、依賴從事項目工程管理的人員進行管理，綜合科室只根據檔案學的一般定義，即“檔案文件是立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料”交接工程文件資料。高校基建任務多、審批流程多、內部會議多，產生的工程文件資料數量龐雜，一線工程管理人員一般要負責多個項目的工作，文檔工作量遠超其他類型建設單位的同崗位管理人員，降低了項目管理工作效率。由于部門核心的工程文件資料管理集中于幾個一線管理人員，很容易因為個人疏忽、人員離崗等情況造成文件資料的遺失、交接不全等問題，極大影響了項目進度和文件歸檔工作。

2.2 項目管理過程文件資料收集和保管不及時

高校一線工程管理人員項目實施期間管理任務較多，不能及時收集保管工程文件資料，尤其是監理管理資料和施工技術資料。例如，工程復試復驗報告、節點驗收、會議記錄的文件資料，往往都是由施工單位在項目驗收備案后形成檔案并一次性移交給高校，這使得一線工程管理人員無法準確掌握現場管理情況，不便于回顧項目管理情況，不利于項目精細化管理。

2.3 項目全過程無可操作的立卷歸檔節點

高校基建工程文件資料的管理完全依賴項目實施階段結束，移交歸檔時的一次性整理，八所駐寧部屬高校中，對于項目全過程立卷歸檔節點有明確規定的僅東南大學一所。項目準備階段、實施階段產生了大量的工程文件資料。這些資料全部依賴項目各階段某一個管理人員的整理和保管，在制度上無可操作的立卷歸檔節點，既不利于工程項目文件資料的有序整理和保全，又不利于文件資料的借調和交接。

2.4 既有單體建筑都無單獨對應的歷史臺賬和檔案

高校校區內有著新舊不一且建筑數量龐大的校舍，運行較久的建筑都有著多次維修改造的歷史。由于建設周期短，投資額相對較小，按照高校現行檔案管理規定，均按年份立卷歸檔，檔案管理部門和基建管理部門均無每棟單體單獨對應的歷史臺賬和檔案。對于功能復雜的科研辦公建筑和實驗建筑，多次維修改造已經改變了原建筑的部分功能布局和設施情況，與原竣工圖紙有較大出入，按年份立卷歸檔的資料使管理部門無法及時、全面地掌握某棟單體建筑的全部歷史信息和圖紙資料，不利于日常運營和后續維修改造的實施。

2.5 小型維修改造工程、日常維護無歷史臺賬和工程檔案

高校內部對于小型維修改造工程和日常維護的管理歸口單位規定不一，多數高校這部分職責由總務后勤部門承擔，這類小型維修改造工程和日常維護工作產生的工程文件資料沒有立卷歸檔，也沒有歷史臺賬。房產管理部門和基建部門無法宏觀了解某棟樓的具體維保情況，不能及時對風險進行排查、對樓宇大中修制定計劃。

3 高校基建工程文件資料管理存在問題的原因分析

3.1 缺少工程文件資料管理制度和流程

工程文件資料囊括了工程項目策劃到設施運營的全過程，高校僅建立了檔案管理制度，對于歸檔前的工程文件資料如何分類、如何管理沒有基本的規定，一線管理人員完全憑個人經驗進行管理，文件資料管理的內容和質量也因人而異，為項目工作的開展帶來難度。

管理制度的不詳，使得高校在各階段工程文件資料的管理流程不具有操作性。一方面，各階段交接環節沒有制式文書；另一方面，在工程項目各階段，各辦事人員什么節點需要保管哪些材料、哪些材料在什么節點應該交由資料室保管均無操作流程。

文件資料管理制度和流程的不全面，也使得工程項目設施運營階段的文件資料疏于管理，每年每棟建筑維保總體情況、具體專業類別的運營維護資料沒有及時收集整理。設施運營階段資料疏于管理會使各部門綜合研判維保情況失真，增加編制維保計劃和組織維保任務的難度。

3.2 高校基建管理人員文件資料管理意識不足

高校基建管理人員缺乏文件資料的意識，具體表現有：一是對文件資料的概念認識不全，對各相關會議紀要、具體施工資料、往來文書不重視，收集不及時；二是沒有認識到文件資料交接程序的重要性，文件資料交接隨意，時常存在文件無出入臺賬的情況；三是文件資料保管處理和歸檔移交不規范，各類項目資料未做分類就混雜堆積，文件資料歸檔不及時、報廢處理沒有臺賬。

3.3 高校工程文件資料管理隊伍建設不足

高校工程文件資料管理依賴一線管理人員的主觀能動性，高校基建管理部門內部崗位分工不如其他類型建設單位分工詳細且明確，雖然設有檔案管理職責的崗位，日常文件資料管理仍然依靠一線管理人員。由于一線管理人員負責項目實施管理、項目設計管理、單位內部協調等多項工作，僅在立卷歸檔這最后一端設崗進行管理不能解決項目管理過程中文件資料收集不全、保管不善、節點不明的問題。

3.4 設施運營管理部門多、權責交叉

不少高校內負責設施運營管理部門多且無同一管理的臺賬和檔案，嚴重影響運營階段文件資料的正常管理。既有建筑的建筑、供水供電、消防、人防、智能化的維護一般分別由總務后勤部門、保衛部門、網絡信息部門負責，這些部門單獨委托相應單位實施具體工作；一棟單體建筑的日常維護由至少四家服務商參與、三個部門與一個使用單位負責管理，呈現“九龍治水”的局面。由于管理部門互不統屬，業務上也沒有統一管理，每棟單體建筑缺少完整的日常維護、小型修繕的臺賬和資料。

3.5 工程文件資料管理工具落后

當前高校工程文件資料管理以紙質資料為主，除了有明確規定的審批流程有文件模板外，其他的工程管理資料沒有文件模板，一線管理人員需根據需要自行擬制文件，形成資料規制不一、內容不同，不方便統計與管理。同時，信息化建設不到位，工程管理信息系統主要以內部審批為主，與城建檔案資料等文件還不能完整對應，資料上傳、影像收集、圖紙利用還不便利。此外，設施運營階段缺少運營管理系統，各單體建筑、市政基礎設施工程的運營維護情況無全面詳細的信息資料，不利于高校房產資源綜合管理和設施設備修繕改擴建規劃。

4 高校基建工程文件資料精細化管理的強化策略

4.1 健全完善高校工程文件資料管理制度和流程

健全完善高校工程文件資料管理制度，就是要在現有基建工程檔案管理相關規定的基礎上，按照國標的類目，對歸檔前的工程文件資料的分類、收集、保管、利用和處置進行詳細規定，明確項目各階段的責任單位和責任人，明確文件管理人員和檔案管理人員的職責。基建管理部門應結合高校工程項目，針對性地訂立安全生產文檔管理體制、綜合文檔管理制度、竣工文件歸檔管理規范、單體建筑維護修繕改擴建文檔管理體制、文件檔案管理工作統計報表。

在制度設計時，充分注意管理標準的統一，對不同崗位、不同部門、不同參建單位都能夠在統一的標準下開展工作，使產生的文件資料信息完整齊全規范，使資料管理流程路線明確、整理歸集、交接方便。還需要重視文件資料管理與項目實體管理的同步，項目各階段的文件資料收集、積累、整理和歸檔工作應與項目各階段實體成果同步，資料檔案驗收在制度設計和合同設計上應作為成果驗收的一部分。

在流程設計上，將整個工程的文件資料檔案管理工作視為一個整體，由基建管理部門定期對各參建單位文檔管理狀況進行督查。同時，重視文件資料管理的動態性，在項目重要節點處，由文檔管理人員主動與學校內部部門做好文件檔案工作的交接，厘清文件資料等都分別有哪些，以防止為后續的整理工作帶來大量的重復勞動，進而提升文件資料管理工作的效率。

4.2 加強管理人員培訓和資料管理隊伍建設

人員是項目管理的有機構成，人員業務水平和素質的高低直接關系到文件檔案質量的好壞。一方面，要通過專門的工程文檔業務指導、業務培訓加強管理人員的資料管理意識和檔案意識。另一方面，要將文檔管理工作作出明確的計劃，進行統一的管理。

建設單位工程信息文件資料產生的數量龐大駁雜，專業資料管理人員有利于文檔工作的開展，能夠為工程項目檔案工作的開展提供固定的資源，保持工程項目檔案工作的穩定性，避免由于一線管理人員的變動引發的連鎖效應造成工程項目檔案質量問題。加強資料管理隊伍建設、增加專業資料管理人員的數量，才能保證基建工作的健康有序發展。

4.3 推進文件資料管理信息化建設

高校工程文件資料管理須適應時代發展需要，進一步推進文件資料管理的信息化建設，不能滿足于平臺建設。首先，需要在制度上明確電子文件的制度流程、電子文件“四性”的管理辦法、電子檔案歸檔管理內容明細。其次，對檔案管理人員加強信息化管理培訓，強化信息化管理思維，利用軟硬件設施，將紙質文檔轉化為電子文檔，逐步形成“雙套管理”高校基建工程檔案管理探究。最后，要加大文檔管理信息化系統工作資金投入，切實提供穩定且兼容性強的文件資料管理信息化系統。

4.4 推進設施運營規范化管理

文件資料是工程活動的反映，設施運營管理的不規范直接影響文件資料管理的規范性和真實性，因而亟需推進高校設施運營的規范化管理。首先，高校要整合單體建筑日常維護管理，單體建筑設施設備的小型修繕、日常維護均統一由一個管理部門負責、一個服務單位實施，避免當前“九龍治水”的管理模式。其次，凡有任何修繕改造必須經統一的設施管理部門審批后入賬登記，按設計施工。最后，修繕改造工程無論大小相關文件資料納入單體建筑維護修繕改擴建文檔管理體制中。