企業基于合同管理的合規管理機制探究

魏敏 臨沂市人力資源和社會保障局

一、企業合同管理中存在的問題

合同書作為具有契約性質的協議書，它能夠為簽訂者（普通合伙者、公司法人或其他組織）在行使、變更或終止民事權利責任時給予平等的權衡。合同書的本質為社會經濟行為，公司存在的法律風險中最重要與常見的就是合同書導致的，將合規管理與合同管理合并是為了更好地降低法律風險從而在保證買賣安全的前提下獲取買賣的利益。管理方法是一種具有詳細流程并通過有針對性的行為來達到目標的方式，它具有強烈的主觀性，合同管理則是具有系統性整體規劃且動態變化的管理辦法。

全過程管理由商務溝通、合同書擬定、簽訂、起效直到合同書無效，合同書的合規管理不但要重視合同簽訂前的管理，更要重視簽訂后的歸檔。系統管理是凡涉及合同文本內容的各部門之間依照職責權限協作管理。動態管理是重視履行合同全過程的狀況轉變，尤其是要把握對我方不好的轉變，及時對合同進行修改、變更、補充、中止或終止。

合同管理是對規則、過程以及文字的管理，具體表現為：

1.客戶自主進行選擇或交易的管理方法，避免由于錯誤選擇而導致簽約過失責任，或者出現了風險與收益不匹配的客戶與交易；

2.簽訂合同與生效的管理方法，企業內要保證合同審批的各項規定以及簽訂與執行時的各個過程的標準，防止因合同簽訂或執行時的漏洞而產生的危害；

3.建立合理的合同文本管理方式以及檔案存儲制度，不僅保證公司能夠長久發展也能為維護自身合法權益保留證據；

4.各部門之間協同管理，在進行生產計劃以及執行合同時各部門之間要明確自身職責并根據合同互相合作；

5.危機事務處理管理方法，如果在合同生效時間內出現突發事件或違約，要采取迅速且有效的辦法防止產生損失或降低損失的增大；

6.文字管理體系的管理，主要是對表單和舉報理賠管理體系的管理，用于避免因管理疏漏而造成的危害。

（一）企業合同管理人員的法律知識不全面

現階段企業合同管理中存在問題的主要原因就是合同管理人員法律意識薄弱，對于合法合規的合同管理沒有應有的觀念。雖然很多大企業都發起了管理人員學習法律的浪潮，合同管理人員在進行管理工作時的法律意識有所提升，但是較真的話，還是有相當部分的人員法律知識不全面，法制教育沒有跟上。造成的結果就是在合同管理的工作中，他們抱有僥幸心理，為了規避繁復的規章流程，忽視基本的事務規律和辦事流程，沒有嚴格依照法律規定辦事。更有甚者，企業自身就忽視了對合同管理人員的法律知識建設和繼續教育，使得合同管理并不能發揮其應有的作用。此種狀況下，合同管理人員僅僅將自身的關注點放在經營發展方面，針對存在重大隱患的合同管理問題卻沒有認識到，這不僅不利于與其他企業進行協作，同時在合作出現問題時也容易出現主體責任不清、自身權益受損等狀況，對于企業的持續化管理、發展是十分不利的。

（二）企業規章制度制定、公示、告知程序不健全

無論出于哪種出發或者角度，企業都應該有其詳盡的、貼合企業實際的規章管理制度。而對于制度本身來說，其誕生便是一個過程，由制定再到公示、告知，這樣的程序缺一不可[1]。有的企業制度制定之后未經公示和告知就投入使用，使得很多職員還未熟悉，與實際工作中也還有許多需要磨合之處就被搬出來直接使用，目前企業合同管理辦法依舊存在許多程序上的不合理之處：首先，沒有豐富的合同管理經驗，沒有專門的合同管理部門或工作組來專門負責合同管理制度的制定全程；其次，對于整個制度的制定過程，缺乏中高層領導的參與，也沒有相關審計人員的監督，這些都很容易導致企業規章制度的制定程序不健全；最后，企業管理人員對規章制度制定的不重視也會造成流程的不規范，程序的不健全。

（三）企業管理人員對合同的合規管理意識不強

之所以企業管理對合同的合規意識不強，大部分是由于管理人員不專業造成的。專業性強的管理人員對于合同的規定有系統性的認識，他們掌握有關法律、財務、保險等多方面有關知識，對于公司業務了如指掌，對于合同的合規管理意識自然也是專業的。而沒有嚴格落實合同管理的合規管理，對自己的經驗盲目自信，不重視合同管理，對于應有的合規管理當成走形式、走過場，沒有合規管理意識就是沒有責任意識，沒有職業擔當的行為。沒有對合同的合規意識的管理人員勢必會給企業帶來不好的影響，甚至引來不必要的官司、糾紛，如果長此以往，企業的合同制度也會受到很大影響。此種狀況下，便需進一步加大企業管理人員在合同合規管理意識方面的關注程度，只有這樣，才能夠逐步在公司范圍內營造出一種重視合同、關注合同合規問題的氛圍，從而提升基層人員對于合同的關注度，讓合同管理的水平得到真正的強化。

（四）企業合同管理的基礎工作存在不足

上文講到的企業中尚未成立專門負責合同管理規定工作的部門，以及負責企業合同管理工作的員工并非科班出身，所以專業性不強，這些都是合同管理的基礎工作不足的表現，從此點來看必須加強企業當中關于合同管理的人才隊伍建設，確保從事合同管理崗位的人員不僅具有相關的專業知識，同時能夠具有較強的工作能力，這樣一來便能夠確保合同管理的相關工作能夠得到優化，與合同管理相關的各類工作風險也會對應的降低。除了這兩點之外，企業中的員工和其他管理人員對于合同管理的觀念不足也會導致基礎工作的薄弱。合同管理更像是一種觀念，當企業中的每一個人都秉持著合同管理的觀念，遵守合同的規章制度，重視合同的制定程序，嚴格按照合同規定行事，那么整個企業內合同管理的合規管理將蔚然成風。反之，如果每個人都沒有合規管理合同的觀念，那么說明合同管理的基礎工作依然任重道遠。此種狀況下，企業當中便需針對合同管理工作制定出專項的規章制度，其中不僅囊括關于合同制定的流程，同時也需包含關于合同文本、基本信息、企業責任、期限等各方面的內容設置，以此來幫助合同管理人員更規范、標準化地開展相關工作。

（五）合同的內容針對性不強

公司的合同文本不夠完善，內容不夠詳盡，針對性不強。合同文本的使用在一定程度上可以幫助企業規避風險，但是在合同制定時，沒有充分和各部門進行溝通以取得合同內容上的一致，在制定時重格式輕內容，導致的內容規定覆蓋的方面不夠廣，對于具體問題泛泛而談，沒有明確的規定。在合同的審批過程中不夠嚴謹，經常存在格式上的不規范，內容上的不適用。一些企業在簽訂合同時沒有按照合同范本制定合同，導致合同內容不全，這些都是企業經營的隱患[2]。此種狀況下，當合同自身內容、文本出現問題，且相關審批人員未發現合同漏洞的時候，便可能為后續工作的開展埋下隱患，尤其是在與其他合作方開展合作時，合同的不完善會直接侵害自身的利益，而這不僅無益于公司合同的管理水平，同時對于公司經營效益來講同樣是一種損害。

二、國有企業基于合同管理的合規管理的運行建議

（一）加強人資專員的法律知識、業務知識培訓，提高人資專員的專業度

以《合同法》及相關法規為依據，并結合企業實際，制定切實可行的合同管理制度，包括人資專員培訓等，使合同管理工作有業務知識基礎的開展。這其中，相關系統的設計必須科學合理，避免系統內容與實際情況脫節。此外，還要加強法律知識教育。例如，以內部組織培訓，為員工安排相關法律學習網課等方式，將合同管理專業化的教育落實給每一位員工。中層領導要帶頭發起合同管理的相關學習。各職能部門要積極學習法律知識，加強專業素養。合同管理人要全面開展法律知識學習活動，通過各部門的共同參與，達到提升全員專業度的目的。除此之外，在培訓完之后還需要針對性地對參培人員進行關于法律知識方面的考核，確保培訓的相關知識能夠最終應用到工作中去。而為了增強參培人員對于培訓、考核的關注度，可一定程度上將其考核成績與績效獎勵關聯起來，以此來提高產品人員的培訓參與度。

（二）增強合法公正管理認識， 完善企業合同管理的相關規定

為保證合規管理辦法的正常運轉，企業應提高合規管理意識，健全企業規章制度。首先，企業要提高全員合規管理意識，并不斷完善合同管理制度和合同自身內容。企業的合同管理工作的有法必依，要以《合同法》的相關規定為依據，根據公司自身現實，保證合同管理辦法有法可依。《合同法》屬于國家層面的法律規定，所囊括的都是關于社會當中關于合同方面的一些通用性質的內容，至于企業自身的特色，必須從實際出發，在具體問題具體分析的基礎上確定出特色化、標準化的企業合同法，從而來指導企業合同工作的開展[3]。企業合同管理制度的設計應涵蓋方方面面。在實際操作中，還需要加強合同文本審批和復審，真正做到合同管理程序化，因為文本內容直接關系著企業的利益，所以文化的審核效果十分重要，這便需要借助合同管理的程序化方式，通過多主體、多部門的共同審核，提升合同文本的科學化水平。再者是企業自身要加強合同管理合規化的推進。公司可以通過專題講座等方式進行宣傳，使公司員工能夠認識和理解合同合規管理的內涵，這些培訓屬于關于合同方面的一般性知識內容培訓，除此之外，企業還可以外聘相關人員，針對自身企業實際進行調研，為后續特色化的合同管理制度奠定基礎，以此來真正的提升企業合同管理的科學化、特色化、標準化水平。這樣一來，在多種方式的共同作用下，企業人員對于合同的合規問題認識程度會得到大幅提升，由此在開展相關合同管理工作時，也能夠有更好的水平。

（三）構建依法合規管理體系，落實合規管理具體措施

首先，鞋子合不合腳只有腳知道，企業制定的合規管理制度也應根據自身情況來定，從企業自身實際出發，讓每一位員工實際工作中都能落實合規管理的精神。要讓全體員工都認識到合同管理合規的重要性，逐漸自發建成團隊氛圍。次之，國有企業要增加合規管理與合同管理的深度融合，使合同管理的各個層面都符合合規管理的中心思想。在合同書擬定與執行的整個周期內，都必須認真履行合規管理的中心思想。要在逐步完善企業的合規管理中，使企業形成全覆蓋、人人有責的合規管理執行體系。

（四）注重合同管理基礎工作，確保合規管理實踐性

合同書管理辦法的效果如何需要通過實際生產生活中的實踐成果來展現。國有企業要重視合同管理專業人才的培養，建設一支具有職業素養的管理隊伍，這樣才能為合同管理工作打下堅實的基礎。同時，在培養人才方面，企業要注重開展合同管理相關的培訓課程。除了合同管理人才隊伍的建設之外，國有企業要把重心從合同文本格式的標準化轉移到對內容的雕琢上來。對于具體的合同模板，企業要充分考慮自身發展，對合同進行相應的修改和持續的補充，制定與企業相適應的合同文本，提高合同文本的內容質量。使合同文本的覆蓋面越來越廣，將合同文本固定下來可以防范合同法律風險。此外，要大力推廣使用已經制定并公示、告知的示范合同，對不符合示范合同的現象進行批判，督促其改正。在合同管理步驟層面還需提升，盡可能簡化合同管理涉及的各項工作，提高合同管理的流暢性，提高審核速率，保證合同簽訂的時效性。

（五）運用信息技術優化指標體系，加大合規管理的考核力度

當今社會信息技術極其發達，所以國有企業應該把握住信息化的優勢，優化合同管理指標體系，加大合規管理的考核力度。國有企業具有一定的先天發展優勢，有條件推行合同管理信息化，充分利用網絡和信息技術，為合同管理帶來高效率和公開。企業可以結合當前技術提倡智能管理實行信息化管理體系，實現合同管理和采購管理評價標準的深度融合，將合同管理流程和考核規定公開透明，提升考核的有效性和規范化水平。此外，企業增加考核幅度，依照考核指標展開，堅持評審專業化、合理化，也是合規理念的貫徹落實。公司有關部門的管理人員在合同審查過程要用心，在合同簽訂時間和過程、合同書實行過程的監管、合同的效力等層面，確保評價標準的針對性，從而將責任細分到個人保證評價準確可行。

三、結語

綜上，企業合同管理關系企業方方面面，涉及的部門眾多，但是其重要性卻不可忽視。作者針對當前企業合同管理合規管理存在的問題展開了思考，提出了一些建設性建議。加強法律知識、專業知識的培訓，提高管理人員合法合規辦事的意識，扎實推進合同管理的基礎工作，構建合規管理體系，并積極運用信息技術為合同管理工作錦上添花，使得合同管理的合規化在企業內部成為一種風氣，從而提高企業防范法律訴訟安全意識，完善內部風險機制，提升企業管理水準。