江顧健
(廣州港股份有限公司,廣東 廣州 510100)
為了有效保障港口企業(yè)國有資產(chǎn)保值增值,探索固定資產(chǎn)全生命周期管理模式,推進管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。改變過去資產(chǎn)管理工作中“重購建,弱管理”的問題,實現(xiàn)全方位、動態(tài)管理,提高對固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的獲取能力、分析能力和反饋能力,從而達到減少資產(chǎn)使用隨意性、降低資產(chǎn)運維成本以及降低資產(chǎn)閑置率的目的。運用信息技術(shù)手段,建立從資產(chǎn)購建、運行、維修、改造、轉(zhuǎn)讓到報廢等全過程的數(shù)據(jù)平臺,將資產(chǎn)使用者、管理者有效協(xié)同,打破信息壁壘,實現(xiàn)部門間的資產(chǎn)信息共享。對新增投資項目進行投資回報跟蹤評價,為投資決策提供依據(jù),提高投資效益。加強資產(chǎn)風(fēng)險管理,提高風(fēng)險識別能力,將風(fēng)險管控與業(yè)務(wù)流程相融合,實現(xiàn)風(fēng)險管控常態(tài)化,健全風(fēng)險預(yù)警、評估、控制、應(yīng)對、評價管理,為港口企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。
港口是資本、資產(chǎn)密集型行業(yè),港口要實現(xiàn)作業(yè),必須對泊位、航道、大型設(shè)備等資產(chǎn)進行投資。固定資產(chǎn)能夠為港口企業(yè)帶來經(jīng)濟利益,是港口企業(yè)賴以生存和發(fā)展的重要資產(chǎn)和物質(zhì)基礎(chǔ)。港口企業(yè)固定資產(chǎn)具有專業(yè)性強、類別多、價值高、投資規(guī)模大、投資回收期長等特點。
(一)數(shù)量多,規(guī)模大。港口是重資產(chǎn)行業(yè),固定資產(chǎn)數(shù)量龐大,固定資產(chǎn)總額占總資產(chǎn)總額比重高達50%,資產(chǎn)價值高,資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率低,投入使用后續(xù)的維護成本高,影響著港口企業(yè)的盈利水平。
(二)種類多,范圍廣。港口企業(yè)固定資產(chǎn)涉及面廣,按屬性可分為:房屋;建筑與構(gòu)筑物;裝卸機械及設(shè)備;庫場設(shè)施;供電設(shè)施;供水供氣設(shè)施;機器設(shè)備及儀表儀器;電子及通信設(shè)施;車輛;船舶等。以港務(wù)設(shè)施資產(chǎn)所占比重最大,核心的固定資產(chǎn)主要包括碼頭、港池、堆場、道路、裝卸機械及附屬設(shè)備等,支撐著港口正常運營。
(三)分布零散,不便監(jiān)管。大部分的沿海港口都是集團式經(jīng)營,下設(shè)多個分公司、全資子公司、控股公司、參股公司,固定資產(chǎn)零散地分布在市郊。由于固定資產(chǎn)種類多、數(shù)量大,管理難度較大,固定資產(chǎn)狀況不能及時掌握,容易造成資產(chǎn)閑置,甚至資產(chǎn)損失,每年資產(chǎn)盤點時,需要耗費較長時間和精力去清查。
(四)投資額大,回收期長。港口企業(yè)資產(chǎn)投資額較大,投資回收期長,流動性較弱,折舊額較高,長期占用著企業(yè)的資金,依靠對外融資解決投資資金需求。同時,由于財務(wù)杠桿效應(yīng),對經(jīng)營利潤和還本付息造成壓力,財務(wù)風(fēng)險也加大。
目前,港口企業(yè)要求固定資產(chǎn)管理應(yīng)職責(zé)明確,授權(quán)恰當(dāng),不相容崗位適當(dāng)分離,內(nèi)部控制有效;固定資產(chǎn)賬、卡、物一致,賬實相符;固定資產(chǎn)運行與維護科學(xué)、有序;固定資產(chǎn)投資穩(wěn)健,投資收益良好。
港口企業(yè)制定的固定資產(chǎn)管理規(guī)章制度包括但不限于《固定資產(chǎn)管理辦法》、《生產(chǎn)設(shè)備管理規(guī)定》、《資產(chǎn)減值準備管理辦法》、《資產(chǎn)損失處理管理辦法》、《設(shè)備報廢管理辦法》等。
1.財務(wù)部門是固定資產(chǎn)的綜合管理部門,主要負責(zé)固定資產(chǎn)的籌融資及資金支付工作;負責(zé)固定資產(chǎn)的新增、調(diào)撥、租賃、報廢、折舊計提、減值準備計提與核銷等會計核算工作;參與固定資產(chǎn)投資項目的驗收、轉(zhuǎn)讓、租賃、報廢、評估等工作;組織固定資產(chǎn)清查,會同資產(chǎn)管理與使用部門保證賬、卡、物相符。
2.工程技術(shù)部為房屋建筑物、港機設(shè)備、船舶、電氣設(shè)備、港務(wù)設(shè)施等資產(chǎn)管理部門,行政事務(wù)部為后勤車輛和辦公設(shè)備類等資產(chǎn)管理部門;信息部門是通訊設(shè)備等資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門職責(zé)主要包括:
(1)負責(zé)固定資產(chǎn)投資項目的組織實施工作。
(2)負責(zé)固定資產(chǎn)技術(shù)管理工作,進行技術(shù)鑒定和經(jīng)濟論證,制定安全操作規(guī)程和維修保養(yǎng)制度。
(3)組織辦理固定資產(chǎn)的驗收、交付、調(diào)撥、清理,對固定資產(chǎn)是否發(fā)生減值提出技術(shù)鑒定意見,對固定資產(chǎn)盤盈、盤虧、報廢和毀損事故進行調(diào)查并提出處理意見。
(4)負責(zé)固定資產(chǎn)的動態(tài)管理,及時向財務(wù)部門反饋固定資產(chǎn)的變動情況,保證賬、卡、物相符。
(5)掌握固定資產(chǎn)的使用情況,做到合理配置,提高設(shè)備利用率和完好率。
(6)對租賃的固定資產(chǎn),會同財務(wù)部門按期辦理租賃費用的結(jié)算。
3.審計部負責(zé)固定資產(chǎn)管理的審計監(jiān)督工作,主要負責(zé)審查固定資產(chǎn)相關(guān)制度的執(zhí)行情況,進行審計評價,加強固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制,防止并及時糾正固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)中的各種差錯和舞弊;負責(zé)審查固定資產(chǎn)購置、調(diào)撥、報廢、盤盈、盤虧,以及減值準備的計提和核銷等工作的合法性、真實性和正確性。
4.使用單位職責(zé)包括:合理使用固定資產(chǎn),嚴格遵守設(shè)備的安全操作規(guī)程與維修保養(yǎng)制度,確保使用的固定資產(chǎn)完好。配備專職或兼職的固定資產(chǎn)管理員負責(zé)做好臺賬的登記與統(tǒng)計工作,加強動態(tài)管理。根據(jù)固定資產(chǎn)的使用狀況和生產(chǎn)管理的需要,及時向資產(chǎn)管理部門提出增減、修理、調(diào)撥、報廢申請,并履行相關(guān)審批程序。不得擅自調(diào)撥、轉(zhuǎn)移、出售、變賣、拆除、報廢固定資產(chǎn)。參與固定資產(chǎn)的驗收、清查、拆除、清理等工作。
固定資產(chǎn)管理遵守不相容崗位相分離的原則,同一部門或個人不得辦理固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的全過程,至少包括:投資預(yù)算的編制與審批;投資預(yù)算的審批與執(zhí)行;采購、驗收與資金支付;投保的申請與審批;處置的審批與執(zhí)行;取得與處置業(yè)務(wù)的執(zhí)行與相關(guān)會計核算等。
1.取得與計量
港口企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目實行預(yù)算管理,并按照有關(guān)規(guī)定程序組織實施,實施過程應(yīng)合法、合規(guī)。在交付使用前必須進行固定資產(chǎn)驗收,未經(jīng)驗收,財務(wù)部門不得辦理結(jié)算手續(xù)。驗收交接后,應(yīng)辦理資產(chǎn)建卡登記手續(xù),并及時將驗收資料送交財務(wù)部門,財務(wù)部門據(jù)此進行賬務(wù)處理并在財務(wù)信息管理系統(tǒng)中建立固定資產(chǎn)卡片,并應(yīng)及時在固定資產(chǎn)上粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽,做好固定資產(chǎn)編號記錄。如需要權(quán)屬證明資料的,應(yīng)及時辦理。固定資產(chǎn)的確認與計量按《企業(yè)會計準則》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.使用與維護
港口企業(yè)建立固定資產(chǎn)安全操作規(guī)程、保養(yǎng)維修制度,加強檢查監(jiān)督,確保固定資產(chǎn)正常運行,提高使用效率。根據(jù)固定資產(chǎn)的技術(shù)狀況,結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營實際,編制檢修計劃,保證檢修質(zhì)量,縮短檢修時間。制定維修、保養(yǎng)的材料、工時、費用定額,加強考核,努力降低修理成本。根據(jù)需要對固定資產(chǎn)購買保險,納入保險集中采購范圍。
3.折舊與減值
港口企業(yè)對所屬固定資產(chǎn)每月計提折舊,每年進行減值測試,確定是否發(fā)生減值。對固定資產(chǎn)減值認定和減值損失確定的賬務(wù)處理,按照《企業(yè)會計準則》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.處置
資產(chǎn)使用單位對于不能用、不需用的固定資產(chǎn)應(yīng)及時作報廢或調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓處理。固定資產(chǎn)的報廢按照《資產(chǎn)損失處理管理辦法》、《設(shè)備報廢管理辦法》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,建立報廢固定資產(chǎn)處置臺賬。
固定資產(chǎn)發(fā)生調(diào)撥或轉(zhuǎn)讓,應(yīng)按照先內(nèi)后外的原則來辦理。總部、分公司之間可辦理固定資產(chǎn)無償調(diào)撥手續(xù)。總部、分公司與全資子公司之間按固定資產(chǎn)賬面價值實行有償轉(zhuǎn)讓。對固定資產(chǎn)處置給非全資子公司及外單位的,應(yīng)委托具有資質(zhì)的中介機構(gòu)進行評估,實行有償轉(zhuǎn)讓,轉(zhuǎn)讓價不得低于評估價格。
固定資產(chǎn)對外投資必須進行資產(chǎn)評估,并按《對外投資管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。固定資產(chǎn)對外擔(dān)保、捐贈按照《公司章程》、《對外擔(dān)保管理辦法》執(zhí)行。固定資產(chǎn)處置涉及產(chǎn)權(quán)變更的,應(yīng)及時辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。
5.清查
為保障固定資產(chǎn)安全完整,確保財務(wù)會計報告的真實、完整、準確,港口企業(yè)在每年年末進行固定資產(chǎn)清查。采取“以物對賬,以賬查物”的方式進行現(xiàn)場盤點。對于盤點中出現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤盈、盤虧、毀損及減值的情況,則履行相關(guān)程序進行處理。
港口企業(yè)對固定資產(chǎn)管理理念依舊傳統(tǒng),“重購建、弱管理”,缺乏精益管理意識,更多強調(diào)“成本最優(yōu)”,即“少投入、少消耗”,未引入資產(chǎn)全生命周期的價值管理,資產(chǎn)從計劃、采購、驗收、入固、使用、維修、改造、調(diào)撥、報廢等未進行全流程跟蹤管理,導(dǎo)致容易出現(xiàn)短期利益行為,忽視長期運營戰(zhàn)略,影響了固定資產(chǎn)整體效益。
港口企業(yè)固定資產(chǎn)的日常管理設(shè)有使用部門和管理部門,職責(zé)權(quán)限存在模糊不清的情況,未進行有效協(xié)同,粗放式管理易造成管理不到位。財務(wù)部門作為資產(chǎn)綜合管理部門的作用未充分發(fā)揮,目前更多地停留在核算工作,未分析固定資產(chǎn)的結(jié)構(gòu)、周轉(zhuǎn)率、使用率、退廢率等指標(biāo),未全面地反映固定資產(chǎn)價值及為公司帶來的效益,監(jiān)督職責(zé)有待提高。
港口企業(yè)投資計劃編制較寬松,與實際情況偏離度較大,缺乏合理統(tǒng)一的固定資產(chǎn)配置標(biāo)準,或者標(biāo)準未嚴格執(zhí)行,未全盤統(tǒng)籌考慮下屬單位的固定資產(chǎn)投資需求,存在盲目購置、重復(fù)購置現(xiàn)象,資產(chǎn)配置不科學(xué),造成資產(chǎn)閑置或不必要的浪費。
港口企業(yè)已建立資產(chǎn)管理制度體系,但“職能到位、責(zé)任到人”的原則未落實,相應(yīng)的資產(chǎn)管理目標(biāo)、考核獎懲辦法以及投資評價體系未健全。缺乏運用科學(xué)的標(biāo)準、方法、程序來對固定資產(chǎn)的運行過程、結(jié)果進行分析、評估,未跟蹤投資回報率、有效作業(yè)率等指標(biāo)情況。
港口企業(yè)資產(chǎn)數(shù)據(jù)主要依賴財務(wù)系統(tǒng)存儲,各職能部門各自記錄實物臺賬,未規(guī)范統(tǒng)一口徑的資產(chǎn)賬簿,未建立資產(chǎn)管理信息平臺,數(shù)據(jù)信息不能實時共享,若日常管理中的形成、使用、流轉(zhuǎn)、處置等信息維護不及時,容易造成資產(chǎn)賬、卡、物信息不符。
港口企業(yè)固定資產(chǎn)管理戰(zhàn)略應(yīng)該強調(diào)價值創(chuàng)造管理理念,價值創(chuàng)造就是消除非增值的投入和浪費、提高增值的產(chǎn)出,即實現(xiàn)固定資產(chǎn)在整個生命周期中效益最大化和成本最小化,所以,港口企業(yè)要對固定資產(chǎn)進行全方位、全周期、動態(tài)化管控。
1.購置階段管理。分析固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀,挖掘配置不合理的問題并采取相應(yīng)對策,提高固定資產(chǎn)購置科學(xué)性,改善固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)。購置前進行充分的科學(xué)論證評估,避免造成決策失誤。完善決策機制,進行集體、民主討論研究,做出科學(xué)決策。
2.使用階段管理。加強固定資產(chǎn)日常管理,維持資產(chǎn)現(xiàn)有性能、延長資產(chǎn)使用壽命,對運行成本進行監(jiān)控,確保運行成本最低。定期開展資產(chǎn)清查盤點,及時更新資產(chǎn)信息,確保賬實相符,運用信息化手段,提高資產(chǎn)盤點效率。盤活閑置資產(chǎn),加強閑置資產(chǎn)調(diào)配,提高資產(chǎn)使用率。對賬實不符問題進行問責(zé),及時查明原因進行整改。
3.處置階段管理。以提高資產(chǎn)收益、降低處置費用為出發(fā)點,采取租賃、投資、改造等多樣化的處置方式,并明確處置標(biāo)準。對技術(shù)落后、效率低下、運行成本高的資產(chǎn)及時報廢,對改造后仍有使用價值的資產(chǎn)進行更新,優(yōu)化資源配置,避免資產(chǎn)閑置浪費。對資產(chǎn)處置履行嚴格審批流程,引入第三方評估鑒定,杜絕資產(chǎn)處置隨意、價值低估等不良現(xiàn)象,防止資產(chǎn)流失。
財務(wù)部門除了做好固定資產(chǎn)日常核算工作外,在資產(chǎn)全生命周期中還要積極發(fā)揮監(jiān)督和支持決策作用。將固定資產(chǎn)投資納入全面預(yù)算管理,在購置前對投資進行可行性分析,制定科學(xué)合理的投資計劃。資產(chǎn)使用階段通過資產(chǎn)貢獻率、資產(chǎn)收益率來評估資產(chǎn)管理成效。在資產(chǎn)處置階段,要審核處置方案,確保處置合理,避免資產(chǎn)損失。財務(wù)部門動態(tài)收集固定資產(chǎn)信息,掌握資產(chǎn)狀況,向管理層提供有價值的決策信息。在做好固定資產(chǎn)常態(tài)化管理的同時,通過有效的績效評價,調(diào)動資產(chǎn)管理的積極性,實現(xiàn)資產(chǎn)保值增值。
建立完善的固定資產(chǎn)內(nèi)控監(jiān)督與績效考核體系,是確保固定資產(chǎn)保值增值的重要抓手。
1.加強內(nèi)部控制
強化財務(wù)、審計監(jiān)督和信息披露,加強上級對下級檢查監(jiān)督、同級部門間制衡約束,確保資產(chǎn)購置投資、后續(xù)支出和處置的規(guī)范化、標(biāo)準化。定期組織專項檢查,及時形成專項報告進行通報,加強風(fēng)險識別、評估、分析及處理,最大限度防范資產(chǎn)風(fēng)險,減少資產(chǎn)損失發(fā)生。
2.建立績效考核體系
強化目標(biāo)導(dǎo)向,采用平衡計分卡方法構(gòu)建全面的績效管理體系框架,評價固定資產(chǎn)創(chuàng)造的經(jīng)濟價值。設(shè)置多維指標(biāo)來提高固定資產(chǎn)經(jīng)濟效益,如資產(chǎn)收益率、資產(chǎn)損失率、資產(chǎn)利用率、賬實相符率、權(quán)證完整率、資產(chǎn)卡片信息準確率等指標(biāo)。將考核指標(biāo)下達到每個部門,考核結(jié)果與職工薪酬掛鉤,落實管理責(zé)任,形成激勵效用。
通過標(biāo)準化系統(tǒng),對港口資產(chǎn)從取得、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點到處置進行全生命周期管理。適應(yīng)港口集團統(tǒng)一化、分支機構(gòu)個性化的管理模式,實現(xiàn)各層級組織對資產(chǎn)的標(biāo)準化、精細化、數(shù)字化管理。利用信息技術(shù)增強資產(chǎn)信息的價值,延長使用壽命,提高整個生命周期的資產(chǎn)價值。
搭建資產(chǎn)管理信息平臺,互連數(shù)據(jù)環(huán)境創(chuàng)建、收集、管理和控制信息,實現(xiàn)隨時隨地獲得可靠信息,快速形成逼真的數(shù)字孿生模型,監(jiān)控資產(chǎn)運行狀況。
建立資產(chǎn)臺賬,對所有資產(chǎn)進行統(tǒng)一管理,清晰分類、有序編號,明確資產(chǎn)管理歸屬與權(quán)責(zé),方便港口企業(yè)對資產(chǎn)進行快速定位查找。
建立通用的資產(chǎn)分類標(biāo)準及編碼規(guī)則,規(guī)范港口企業(yè)資產(chǎn)分類及編號,管理便捷;統(tǒng)一資產(chǎn)存放地點管理,歸屬明確,臺賬清晰,查找方便。
對資產(chǎn)進行手工錄入或Excel批量入庫登記,將全部資產(chǎn)以數(shù)字化形式納入管理系統(tǒng)中,入庫流程結(jié)束后,系統(tǒng)根自動創(chuàng)建資產(chǎn)卡片。
系統(tǒng)自動生成資產(chǎn)卡片唯一編碼,記錄、跟蹤資產(chǎn)領(lǐng)用、維保、歸還、處置、轉(zhuǎn)移全生命周期狀態(tài)信息。資產(chǎn)卡片信息生成的二維碼可直接打印、粘貼在對應(yīng)資產(chǎn)上,方便后續(xù)盤點。
對資產(chǎn)使用過程進行數(shù)字化管理,通過建立統(tǒng)一、規(guī)范的流程,讓資產(chǎn)變更過程可控、去向可追溯,確保資產(chǎn)實物與賬目一致、與人員相符。
資產(chǎn)領(lǐng)用自動匹配庫存,可在線發(fā)起設(shè)備、用品領(lǐng)用申請,系統(tǒng)會根據(jù)資產(chǎn)主數(shù)據(jù)進行自動匹配,推薦閑置庫存,快速領(lǐng)用。流程完成后,自動更新資產(chǎn)卡片和庫存信息,確保資產(chǎn)臺賬實時更新。
調(diào)撥/轉(zhuǎn)移信息同步更新,完成調(diào)撥/轉(zhuǎn)移的資產(chǎn),系統(tǒng)會同步更新調(diào)撥/轉(zhuǎn)移后的資產(chǎn)卡片信息,實物賬與財務(wù)賬信息高效同步、準確可查。
資產(chǎn)處置多方聯(lián)合把控,對壽命即將到期的資產(chǎn),系統(tǒng)可自動發(fā)起預(yù)警提醒,支持以報廢、轉(zhuǎn)讓、出售、報損、遺失五種方式進行資產(chǎn)處置。資產(chǎn)處置通過審批流程層層把控,實現(xiàn)報廢資產(chǎn)的規(guī)范化處理。資產(chǎn)處置后,自動更新卡片,確保信息完整準確。
結(jié)合定時盤點、移動盤點實現(xiàn)港口企業(yè)資產(chǎn)的便捷、靈活盤點,盤點結(jié)果實時更新,以報告形式呈現(xiàn)。
盤點計劃靈活制定,可定時生成企業(yè)資產(chǎn)年度盤點計劃,集中盤點,避免漏盤或重復(fù)盤點。也可按照需求,鎖定要盤點的部門及起止時間,自動生成盤點任務(wù),靈活制定盤點計劃。
移動掃碼快速盤點,通過移動端掃碼即可盤點,在線登記資產(chǎn)盤點情況,即時標(biāo)記資產(chǎn)狀態(tài),自動生成盤點清單,盤點信息即時同步PC端,確保盤點信息完整無遺漏。對于使用狀態(tài)穩(wěn)定的資產(chǎn),可一次性批量盤點。
根據(jù)資產(chǎn)盤點結(jié)果,對于盤盈資產(chǎn)記錄使用、存放、盤點等信息,同步更新資產(chǎn)卡片;對于盤虧資產(chǎn),直接在線發(fā)起資產(chǎn)處置流程,高效處理。
從資產(chǎn)價值、分類、狀態(tài)、數(shù)量、維保、出入庫情況各個維度統(tǒng)計分析資產(chǎn)數(shù)據(jù),可視化展現(xiàn)港口企業(yè)資產(chǎn)全貌,為港口企業(yè)資產(chǎn)的管理與決策等提供數(shù)據(jù)支撐。
綜上,港口企業(yè)資產(chǎn)管理信息平臺,從資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入、貼標(biāo)簽,到資產(chǎn)使用、保管過程中的責(zé)權(quán)劃分,再到資產(chǎn)盤點、處置各節(jié)點,覆蓋企業(yè)全資產(chǎn)全生命周期的精細化管理。連通采購、財務(wù)、設(shè)備物資等業(yè)務(wù)系統(tǒng),數(shù)據(jù)互通,財務(wù)賬、實物賬、資產(chǎn)賬各賬目信息一致、賬實相符。在準確掌控資產(chǎn)狀況的基礎(chǔ)上,強化資產(chǎn)配置效能,合理調(diào)配實物資產(chǎn),盤活存量資產(chǎn),及時處置閑置資產(chǎn),提高資產(chǎn)使用效率。從資產(chǎn)價值、數(shù)量、分類、出入庫、維保各個維度,進行資產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,形成企業(yè)資產(chǎn)大數(shù)據(jù)分析報表,為企業(yè)資產(chǎn)消耗、購置、資源匹配、預(yù)算決策提供數(shù)字依據(jù)。