大型展會新聞中心的建設與運營

趙吾君 陳靜 吳德川

摘要：展會新聞中心作為展會的“官方通訊社”，早期在大型賽事活動中出現，以媒體聯合效應不斷增強展會宣傳力度和影響力。近年來，隨著會展行業蓬勃發展、媒體融合向縱深推進，以及展會主辦方的傳播需求日益增長，展會新聞中心的建設越來越規范，功能不斷延拓。文章以重慶近五年（2018-2022）大型展會的新聞中心為研究對象，結合傳播學和具體實踐，提出大型展會新聞中心的建設與運營思路：推進模塊化建設，將展會新聞中心打造成官方信息源、媒體綜合服務站、新聞信息交匯地；推動內容產品化，全面解構展會宣傳要素，建立新聞采訪供需機制，實現展會多方參與者的信息供需平衡；充分利用數據追蹤，及時調整傳播策略，實現傳播效果最大化。

關鍵詞：大型展會；新聞中心；建設與運營；模塊化建設；內容產品化；供需平衡

中圖分類號：G206 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2022）21-0251-03

商務部發布的《中國會展行業報告2016》顯示，2015年全國共有160個城市舉辦了展覽活動，展覽數量達9283場[1]。展會既是拉動國家和地區經濟發展、科技發展的“晴雨表”[2]，也是國家和地區的“明信片”。

在新聞傳播領域，服務于展會的新聞中心，是“明信片”構建、傳播、影響深遠的“主推手”。在媒體融合向縱深發展的背景下，要實現展會報道亮點紛呈、百花齊放，報道效果關注度高、互動率高，展會形象知名度高、影響力強，是展會新聞中心的核心價值所在，也是攻堅克難之處。

2018智博會期間，為強化宣傳，重慶首次設立展會新聞中心，取得了境內外162家媒體聚焦報道、2.51萬余篇報道全面鋪開、網絡傳播閱讀量超4億人次的效果，面向世界塑造和展示了重慶智慧化的新形象。

2018年至2022年，重慶連續五年舉辦智博會，舉辦了四屆西洽會。五年間，展會新聞中心的建設與運營在實踐中不斷優化升級，從搭建線下新聞中心發展至成立“智匯八方”線上新聞中心。本文以重慶近五年（2018-2022）大型展會的新聞中心為研究對象，結合傳播學和具體實踐，提出大型展會新聞中心的建設與運營思路。

一、推進模塊化建設，打造官方信息源、媒體綜合服務站、新聞信息交匯地

展會新聞中心伴隨傳播環境的變化而不斷發展，最早可追溯至國外對大型體育賽事的報道，其角色是展會的“官方通訊社”[3]。在國內，2008年北京奧運會新聞中心除提供新聞發布外，還具備媒體服務功能[4]。伴隨會展行業的蓬勃發展和日益增長的傳播需求，展會新聞中心的功能不斷延拓。

展會新聞中心是服務于展會傳播而成立的組織機構，主要包括信息采集、媒體服務、媒資管理三大模塊。搭建展會新聞中心應著力推進模塊化建設，將之打造成具有新聞信息采、編、發功能的官方信息源，具有媒體服務功能的媒體綜合服務站，具有媒體資源整合能力的新聞信息交匯地。

（一）建立線上素材庫，成為官方信息源

大型展會本就具有強大的媒體吸引力，其全過程全階段，媒體記者都會產生龐大的基礎信息需求。如何實現符合當前傳播語境、符合展會自身傳播目的、滿足媒體素材需求、確保信息分發準確性幾者之間的有機統一，是展會新聞中心在搭建之初就需要解決的問題。

2020線上智博會期間，展會主辦方開發了線上素材庫“智匯八方”，受邀記者可認證成為新聞中心注冊記者，進入小程序后便可享受新聞素材提供、線上觀展、線上采訪、線上采訪邀約等系列服務。

“智匯八方”成立之初便設置了新聞素材編輯部，負責采集與梳理展會基礎素材，規劃展會傳播方向，制作媒體記者的選題參考目錄，并將整理好的基礎素材分類上傳至對應子目錄，方便媒體記者根據目錄指引快速檢索所需素材。媒體記者報道的源素材，僅線上素材庫一個“出口”。并且，“智匯八方”還推出了英文版，方便國際媒體記者使用。

線上素材庫的搭建與運用，提高了媒體記者獲取信息的效率，實現了源頭內容把關，保證了輸出內容的真實性、準確性、可控性，同時完成了展會傳播的初步議程設置，起到了引導媒體關注展會亮點和重要議程的作用。

（二）落地“記者之家”，搭建媒體綜合服務站

2018智博會共吸引1067名記者參與報道，2021智博會參與報道的記者人數增加至1200余名，給展會新聞中心的媒體服務功能帶來嚴峻考驗。

2018智博會和2019智博會期間，展會新聞中心均建立了3500平方米的線下“記者之家”，搭建了咨詢服務區、記者寫稿區、媒體專訪區、訪談直播區、茶歇區、餐飲區等。線下“記者之家”不僅可供記者完成新聞發布、媒體訪談等任務，還可同時供數百名記者現場寫稿和休息。軟件服務方面，展會新聞中心設置了媒體接待工作組，分組定責規劃接待服務的媒體對象，提供人性化的接待服務，制定并發放《媒體記者服務手冊》，其中包括餐飲、住宿、展會介紹、素材獲取方式、相關聯系人等指引信息。

（三）強化媒體資源整合，形成新聞信息交匯地

大型展會具有行業性、全國性甚至國際性特性，且往往作為當地乃至全國的重要新聞事件而備受矚目。如今，媒體種類繁多、數量龐大，如何準確定位展會宣傳所需媒體，如何組建廣覆蓋、多層次的媒體矩陣，達到全方位、立體化的傳播效果，需要發揮展會新聞中心強大的媒體資源整合能力。

1.廣撒“英雄帖”，確保媒體報道實現廣覆蓋

2022智博會期間，展會新聞中心向中央媒體、省級媒體、市級媒體、海外媒體、行業媒體、自媒體、商業網站中的時政記者、財經記者、科技記者、創作者等發出近千份邀請函，獲得熱烈響應。

2.聚焦展會特性邀請媒體，實現媒體報道多層次、強針對性

2020線上智博會聚焦數字產業化、產業數字化，重點展示全球大數據智能化新產品、新技術、新應用、新成果。因此，展會新聞中心在邀請媒體時更偏重于產業、IT、科技類媒體，如科技日報、中國科技網、電腦報等，且重點邀請負責產業、IT類記者，為系列深度報道創造條件。

第四屆西洽會期間，展會新聞中心根據展會區域特征，除重慶本地媒體外，還邀請了四川日報、廣西新聞網、多彩貴州網、云南網等12家省市媒體參與報道。

3.針對重點媒體，采取“一對一”邀請

對于中央媒體、國外主要媒體，需采取重點邀請、重點保障的方式，確保其及時、客觀、出彩地進行報道。為此，展會新聞中心組織專門團隊，對駐北京、上海、重慶等地的國際媒體進行“一對一”邀請，并通過常態化提供日常新聞線索、舉行線上群訪專訪等方式，形成報道重慶的“全球媒體朋友圈”。

二、推動內容產品化，實現展會多方參與者的信息供需平衡

相關數據顯示，2018智博會上，共有國內外537家單位到現場布展；發起5項賽事，共吸引來自9個國家的2000余名選手同場競技；共舉辦2場主題會議、9場高端論壇、7場企業主辦的專業峰會；共舉行83場推介發布，場內外集中簽約重點項目501個。

展會活動豐富、活動議程安排集中緊密、相關元素繁多。如何滿足媒體記者的信息需求，協助其挖掘出更多新聞點，產出更多高質量作品，是展會新聞中心的又一重要任務。

（一）推動內容產品化，全面解構展會宣傳要素

展會新聞中心具有服務性質。從服務媒體記者的層面看，這種服務不僅包括食住行等傳統服務，還包括向其提供便于使用和加工的素材產品。從廣告學的定義看，一個對象的產品化意味著具備標準化，能夠在短時間內大量生產和提供，并且產品一般具有相對統一的制造標準，如標準工序、工藝、尺寸、包裝、質量和原材料要求等[5]。將“產品”這一定義引申至媒體內容，即展會新聞中心需參照一定的標準規定，批量生產系列產品，讓這些產品為媒體記者服務。

從用戶思維出發，記者創作新聞作品時需對原始素材進行了解和加工，這些原始素材的形態主要包括文字、圖片、視頻等。在第四屆西洽會上，展會新聞中心設置了由15名英文記者、16名中文記者組成的新聞素材編輯部，主要對會展賽論主辦方、參展商等相關素材進行采集、分類整理和提煉，按新聞作品生產標準整理成產品素材，并通過“智匯八方”提供給參會記者。產品化的素材經過了新聞中心和展會主辦方的嚴格校審，不僅保證了內容的真實性和準確度，而且提高了記者的工作效率和報道的準確度。

（二）“牽線搭橋”，建立新聞采訪供需對接機制

對于展會主辦方而言，相關新聞報道是集中性宣傳，具有目的性和傾向性，展會主辦方及參展方均有各自的宣傳需求。對媒體記者而言，受媒體屬性及自身知識背景影響，也有著自己的信息偏好。對此，展會新聞中心需“牽線搭橋”，平衡好展會多方參與者的信息需求，既服務好展會主辦方、參展方，又服務好媒體記者。

在最近五年的智博會和西洽會期間，展會新聞中心均建立了新聞采訪供需對接機制。2022智博會期間，展會新聞中心提前向各會展賽論組織單位發布訪談需求、宣傳需求統計通知，并分別通過郵件、電話、微信等方式對接相關論壇、大賽方、參展商進行需求收集；編纂了《系列活動采訪預約》《媒體探館專場活動意向調查》，向媒體記者分發電子問卷，了解其采訪意向；以收集到的需求為依據，策劃安排了多場媒體記者群訪專訪活動，實現了展會多方參與者的信息需求平衡。

三、充分利用數據追蹤，及時調整傳播策略

在展會新聞中心的模塊化建設中，媒體資源整合是整個展會傳播活動的關鍵。展會新聞中心需在展會全過程動態排列組合媒體矩陣，以實現不同受眾群體的全方位覆蓋。

大數據時代，大型體育賽事媒體利用大數據，實現了內容生產以及對傳播效果的評估[6]。大數據技術是伴隨數字化時代的到來而誕生的新型傳播效果測量手段。在評估傳播效果時運用大數據技術，能夠精準把握傳播過程中各個節點和不同群體介入該事件的具體反應，學者朱春陽將大數據挖掘分析列為對傳播效果評價體系的內容之一[7]。由此，下文提出以“實時數據追蹤—傳播效果判斷—媒體矩陣重組”為邏輯順序的策略。

（一）以數據為指引，動態調整傳播矩陣

展會的傳播活動通過媒體的“排兵布陣”來營造傳播生態空間，媒體組合的序列差異將影響展會的傳播生態空間和傳播效果。因此，展會新聞中心應以數據為指引，動態調整傳播矩陣，以確保在任何傳播階段均營造出利于展會傳播的生態空間。

傳播學有限效果論認為，媒體對受眾的影響力是有限的，這種影響受制于媒體定位、發布內容、媒體受眾等多方因素。在展會的傳播活動中，大數據可協助展會新聞中心精準判斷每篇報道的傳播效果，快速把握在什么時間、什么媒體平臺、發布什么內容、構建什么媒體矩陣，才能實現好的傳播效果。

2020線上智博會期間，展會新聞中心根據前期數據分析，及時將開幕式和重點論壇活動的傳播，策劃為分層次、分類別、有重點的直播引流和全網推流，同時加強與頭部媒體或網站的聯動，提前在人民網、新華網、央視網等重點媒體開設專欄，提供直播預告信息，并在媒體的相關頻道對直播進行置頂、設置專題等操作，保證各媒體矩陣的協同與聚焦。此外，還在騰訊、阿里、今日頭條、新浪一直播、抖音、網易、一點資訊等平臺同步直播，開幕式當天達到了近90家媒體同步直播的傳播效果。

（二）實時數據追蹤，放大傳播效果

要做到傳播效果可控，媒體不僅要對每篇新聞報道的點擊量、點贊量、評論量，以及不同媒體發布新聞報道的內容和數量做到心中有數，還要對用戶參與的評論內容、轉發內容進行有效監測，在避免產生負面輿情的同時，挖掘受眾的關注點。

在展會的全過程全階段，展會新聞中心新聞數據跟蹤組對中央媒體、省級媒體、地市級媒體、海外媒體、行業媒體、自媒體、商業網站等的傳播效果進行了實時數據追蹤與分析。以第四屆西洽會為例，新聞數據跟蹤組獲取了全網11種語言發布的相關新聞稿件24387篇，累計曝光10.8億次，其中包含海外累計曝光6.53億次。在整個傳播過程中，展會新聞中心根據用戶互動反饋內容，動態調整傳播矩陣，很好地把握了傳播節奏，成為了名副其實的新聞信息交匯地。

四、結語

本文以重慶近五年（2018-2022）大型展會的新聞中心為研究對象，結合傳播學和具體實踐，提出大型展會新聞中心的建設與運營思路：推進模塊化建設，將展會新聞中心打造成官方信息源、媒體綜合服務站、新聞信息交匯地；推動內容產品化，全面解構展會宣傳要素，建立新聞采訪供需機制，實現展會多方參與者的信息供需平衡；充分利用數據追蹤，及時調整傳播策略，實現傳播效果最大化。

結合會展行業的發展和媒體生態變化來看，展會新聞中心的建設方式與運營方案都將隨之改變、不斷升級，展會新聞中心在角色和功能上是否還有更大的擴展空間，是在后續實踐與研究中需深入探索的議題。

參考文獻：

[1] 中國會展行業發展報告2016[EB/OL].中華人民共和國商務部，http：//www.mofcom.gov.cn/article/fxbg/bgsmlthy/201702/20170 202512321.shtml，2017-07-02.

[2] 袁雪雯.疫情時代中國會展行業的發展趨勢研究[J].蘇州工藝美術職業技術學院學報，2021（4）：19-21.

[3] 第29屆奧林匹克運動會組織委員會.奧運會媒體運行[M].北京：中國傳媒大學出版社，2007：114-119.

[4] 符傳嘉.大型體育賽事新聞中心的媒體運行機制研究[J].新聞戰線，2014（10）：154-155.

[5] 丁俊杰.廣告的產品化[J].中國廣告，2018（5）：129-130.

[6] 商晨迪，張業安.大數據時代體育賽事媒體傳播效果評估：實踐需求與理論模式[J].體育科研，2021，42（3）：19-25，36.

[7] 朱春陽.全媒體視野下新型主流媒體傳播效果評價的創新路徑[J].新聞界，2019（12）：11-16.

作者簡介 趙吾君，本科，主任記者，重慶國際傳播中心主任，研究方向：新聞傳播。 陳靜，碩士，副教授，重慶師范大學新聞與傳媒學院副教授，研究方向：融合新聞。 吳德川，本科，助理記者，重慶國際傳播中心副總經理，研究方向：全媒體經營。