文華圖專檔案管理科畢業生關于舊檔管理問題研究述評＊

肖秋會 李 鑫

（武漢大學信息管理學院，湖北武漢，430072）

舊檔的規范整理和利用是民國時期學界普遍關注的問題，程長源在《縣政府檔案管理法》一書中指出“舊檔案價值之大，并不亞于新案卷”［1］；何魯成在《檔案管理與整理》一書中指出“新舊檔案整理不能劃一，最感困難是調卷，同時在管理上效率低，費力大”［2］。文華圖專檔案管理科第一屆畢業生趙繼生、第二屆畢業生胡佑身和楊金元分別在導師毛坤和汪應文的指導下，撰寫了《我國檔案管理之回顧與前瞻》［3］《如何接管機關中舊法管理之檔卷》［4］《關于舊檔之管理問題》［5］，系統研究了舊檔管理的理論和方法，三篇論文的手稿現存于武漢大學信息管理學院文華特藏室。

1 三篇論文的主要內容

《我國檔案管理之回顧與前瞻》（1941）共4章14節，約1.2萬字，全面總結了過去檔案管理存在的問題并從宏觀上對中國檔案工作和檔案事業發展進行了展望。第二章“過去檔案管理之沿革及其一般缺點”論述了我國歷代檔案保存的概況，分析了舊檔管理方法存在的不足。

《關于舊檔之管理問題》（1942）共5章28節，約1.8萬字，系統提出了舊檔管理改革及利用主張。第一章“舊檔之范圍功用及管理必要”論述了舊檔的范圍、功用及其管理的必要性；第二章“過去檔案管理之情弊略述”系統分析了清代及清代以前和民國以來三類舊檔的管理情況；第三章“理想舊檔管理之行政方面”提出了建立國立、省立、縣立三級檔案館行政體系的改革思路；第四章“理想舊檔管理之技術方面”涉及整理、維護和典藏技術，詳細闡述了舊檔管理的流程；第五章“理想舊檔管理之致用方面”從閱覽、編輯、流通和展覽、制作副本四方面論述了舊檔的利用方式。該文不僅提出了建立全國檔案管理機構體系管理舊檔的設想，還對舊檔的科學管理進行了深入研究，并強調舊檔的“致用”功能。

《如何接管機關中舊法管理之檔卷》（1942）共5章8節，約1萬余字，重點對接收舊檔及整理已經接收的舊檔進行研究。第一章“緒論”論述了科學管理舊檔的重要性，強調要發揮檔案資政功能；第二章“舊法管理檔卷之一般情形及其病弊”歸納了舊法管理檔卷的三種弊端：公文遺失、調閱困難、把持檔案作不法的事；第三章“如何接收交來之檔卷”就如何保障舊檔真實性和完整性及接收檔卷的方法步驟進行論述；第四章“如何處理已經接收之檔卷”從分類、編目與編卷、裝訂與修補、典藏與出納四方面對已接收檔案的管理工作進行研究；第五章“結論”針對舊檔管理者的專業培訓、經費供給等問題提出個人意見。該文對改革政府機關的舊檔管理流程和方法具有較強的參考價值。

2 三篇論文的主要特色

2.1 明確闡述了舊檔的定義及其價值

2.1.1 舊檔的定義

胡佑身認為舊檔是“公文早已辦理完畢，可以移存別處，很少再作行政上參考的案卷”，他將舊檔以形成時間為線索分為三類：清代以前的檔案、清代檔案和民國以來的檔案。趙繼生將舊檔稱作“老檔”，其舊檔的認定標準與胡佑身類似。二人與民國時期多數學者關于舊檔的定義相同或接近，即以檔案的形成時間和非現行利用價值為主要判斷標準，而楊金元則指出舊檔是指機關中按照舊法管理的檔案。他對舊檔的定義明顯不同于前兩者，僅包含了民國機關中按照舊法管理的歷史檔案，針對性較強但范圍較小。三位作者研究的邏輯起點均源于機關檔案工作，這從一定程度上反映了民國時期檔案學在研究對象上的局限性。

2.1.2 舊檔的價值

（1）提高行政效率之日常參考

楊金元指出，提升公務機關的行政效能需要正確的參考與證按，而“機關中可供處理事件之參考與證按者，唯有檔案”。如果機關對舊檔管理不善，會致使參考不齊全，那么事務處理時間上會延誤，處理方法上也會出現矛盾和遺漏，將會極大降低行政效率。

（2）提供學術研究之資料依據

趙繼生認為舊檔最大的功用是“足以供政教學術研究上資料的取給”。舊檔大規模的整理始于民國八年（1919），北京大學研究院國學門整理清內閣大庫的部分舊檔，其后清華大學、故宮博物院及歷史語言研究所均相繼進行舊檔整理工作，這些工作引起了部分國學家和歷史學家的注意，把檔案視為最原始的史料，認為有“全力整理研究之必要”。

（3）增強民族自信之歷史根本

胡佑身認為舊檔可起到“民族歷史的鼓吹”作用，“一個民族或一個國家的文化程度及興衰成敗，都可以通過歷史遺產的多少來反映，歷史遺產中的主要成分就是檔案”。夏商以前，因沒有留下書目文獻，所以無從考察，更不能得到參考和經驗教訓，因此我們很少提及這段歷史。

三位作者對舊檔的歷史、學術研究和社會價值都有準確深刻的認識。尤其胡佑身對舊檔作為“歷史遺產的主要成分”的認識及舊檔是增強民族自信之歷史根本的評價，在當下具有重要的借鑒意義。

2.2 系統分析了舊檔管理中存在的沉疴痼疾及原因

（1）政府統籌缺位

截至20世紀40年代初，政府尚未頒布一部正式保管檔案的法令，也沒有設立專門保管檔案的機關。每次發生兵亂，政府部門都沒有對檔案采取專門的保護措施，最終結果往往是“玉石俱焚，片紙無存”。

（2）管理方法紊亂

各地自創檔案管理辦法，家族式壟斷，秘不示人，導致檔案工作有極強的封閉性與禁錮性，難以形成統一的管理方法。加之鮮有歸檔程序的規定，利用者在調卷時需尋求管理者的幫助，而管理者也僅憑記憶以及依據簡單的記錄簿冊進行調卷，調卷難度大。

（3）管理人員專業素質欠佳

檔案管理人員多是世襲，未經專業訓練，難以對檔案管理方法進行改革，更有部分檔案管理人員把持檔案行不法之事。經常出現“有卷無文”的情況，無從查考遺失時間，官吏對于檔案遺失也不加深究，導致遺失的檔案增多。

（4）舊檔載體易損

部分舊檔用紙與普通書籍用紙相同，加之檔案數量甚多，無法一一顧及，如遇潮濕、失火、蟲蛀等情形，則損毀慘重，甚至出現散佚情形。

三位作者從立法規制、技術方法、人員專業素質和檔案存儲載體等方面全面分析了民國時期舊檔損毀遺失較為嚴重的原因。

2.3 全面論述了舊檔管理的改革方案

2.3.1 舊檔管理改革之行政組織

趙繼生認為應建立中國檔案管理行政組織，分為全國、全省與全縣三級檔案管理處，檔案管理處直隸于政府，可分為總務、采編、特藏、研究輔導與典藏五個部門，全國各機關老檔皆送歸管理。上一級檔案管理處有權輔導并監督下一級檔案管理處，各級檔案管理處采用同一管理制度，這一設想與現今《檔案法》中的“統一領導，分級管理”原則不謀而合。

為喚起全民族重視檔案的意識，趙繼生呼吁成立全國檔案學會，并引進國外先進的檔案管理經驗。政府設立國家檔案學校，設立“文書制作科”“行政管理科”和“整理研究科”，培養制作、管理和解釋編譯檔案的人才，這與其論文指導老師毛坤在《檔案處理中的重要問題》［6］一文中所持的觀點基本一致。

2.3.2 舊檔管理改革之流程規范

楊金元等人對舊檔的接收、分類、編目、裝訂等基本管理流程進行系統分析和梳理，提出了改進方案。

（1）舊檔的接收

舊檔移交前，可能會出現前任檔案管理人員故意偷寫檔案的情形，“是故對于檔案之接收，不可不審慎為之”。就如何清查眾多舊管檔案有無損傷以及了解過去檔案管理的情形，楊金元提出了三種方法：一是“請求長官指示前任管理檔案之情形”；二是“以謙遜的態度詢問前任并參觀其管理方法”；三是“詢問該機關之職員”。充分了解后開始辦理接收，接收時須有移交人、接收人及監督人三方在場，同時接收移交清冊、全部檔案、檔案室索引及簿冊目錄。接收全部檔案時有“依件”和“依案”兩種點收方法。依件點收是最謹慎且妥善的，但接收檔案眾多，時間人力均不許可。而依案點收是較為合理且易辦的，可根據分類目錄、排架目錄、卷號總錄逐案點收，但此法不易查出案中件數是否有破壞增減，故可采取抽查法，即“任意抽出若干文件之號數檢查各案內有無缺漏”。楊金元提出對離職者的檔案安全責任制：“管理檔案者在離職后一年內，雖不再管理該檔案，但對于舊檔仍應負有其安全之責任”，以針對無法及時查出不法行為的情形。

（2）舊檔的分類

舊檔接收后可開始分類工作。首先應查明檔案是否已分類，若完全未分類，則暫時僅依機關組織分作若干大類，待新分類表完成后，再依分類詳表處理；若檔案已分類，則須考慮分類是否得當，不過舊法管理的檔案分類，往往是不妥善的，因此均須重新分類。如果決定重新分類，則不應毀棄此檔案原有的任何卷目表等件。重新分類時，對某文件的文義或某系屬檔案的種別常常會有誤解，如若毀滅，除文件本身內涵的證據外，則無其他歸檔憑籍。楊金元還特別提出：“檔案分類須尊重檔案群之意者，蓋檔案之分類，不可離開其行政組織。”

（3）舊檔的編目與編卷

編目是最重要也是最繁難的工作。楊金元認為舊檔的編目需遵循三個原則，即“無用的不編，重復的不編，重要的詳編”，可先編制分類目錄，再輔以良好的索引。他在論文中對檔名、具名者、分類、標題目錄及重要事項索引等配圖進行了清晰說明。

（4）舊檔的裝訂與修補

裝訂的目的是延長檔案壽命和便于取放檢查、閱讀。大小不一或有破損的檔案，需采用適當的辦法進行修補。胡佑身也提出了三個修補規則——“大者切之使小，小者接之使大，錯者理之使齊”。

2.3.3 舊檔管理改革之保管利用

舊檔需妥當典藏，胡佑身認為首先需建造合適的檔案館，其選址應為寬敞清靜之地，與別的房屋有一定間距，防止火災蔓延；同時為防止洪水侵襲，須將檔案館建于高地，隨時查看房屋是否有漏雨等情形發生。胡佑身還對檔案館設備及擺放方式進行了詳細描述。

為避免檔案遺失，胡佑身認為“定期清查舊檔是必不可少的一項工作”。清理時還需注意檔案是否損壞、是否錯放等，如發現有誤需更正登記。他還強調檔案存放時需防霉爛、防盜竊、防火災、防蟲害、防鼠咬等，這已包括了現代檔案庫房“八防”中的“五防”，尚未關注到防光、防塵、防高溫。

在促進檔案的社會利用方面，胡佑身提出了頗具特色的“檔案推廣運動”，認為可采取流通和展覽兩種方式向社會大眾推廣。檔案與圖書不同，不可直接流通到館外，可將“檔案本身或研究所得拿去印刷”，也可采用照相、謄抄等方式進行重制，再利用副本進行流通，胡佑身強調“雖用的不是檔案本身，但因其精華已經抽提于印刷品之上，也是一樣”。一些舊檔在內容上無法引起利用者的興趣，但在形式上有珍貴的歷史價值，可舉辦展覽吸引大眾關注。

趙繼生關于建立各級檔案管理處、成立全國檔案學會和由政府組織創辦檔案學校的建議體現了20世紀30—40年代中國檔案事業和檔案學發展的迫切需求，是對集中管理舊檔、探索檔案管理科學理論和方法及培養檔案專業人才的全面訴求，具有時代意義。楊金元針對舊檔完整性和真實性的審查體現了對舊檔質量的關注。胡佑身提出的檔案推廣運動在當時頗具開創性，舊檔的社會利用問題鮮有人關注，實行檔案推廣運動能向普通民眾宣傳舊檔的價值并提高社會檔案意識，有利于打破長期以來中國檔案工作的封閉性。

3 與同期其他學者的舊檔管理思想比較

民國時期的很多學者都關注舊檔管理問題。如傅振倫在《公文檔案管理法》（1946）一書中特設“舊檔管理”一章，詳細論述了歷代檔案的整理辦法。此外，歷史學家陳垣和語言學家沈兼士也都在明清檔案整理工作中作出了突出貢獻。毛坤《略論關于舊檔的問題》一文，一定程度上對趙繼生等三位學子的研究產生了影響。

3.1 保障舊檔的完整性和真實性，定期清查舊檔

楊金元提出通過“制作移交清冊”“依案點收”“隨機抽查法”等方法確保檔案的完整性，同時規定前任管理人員在移交舊檔一年之內仍對檔案的“破壞增減盜竊”等負有責任，這種做法可在一定程度上保障舊檔的真實性。傅振倫也認為應該在編目時“審查舊有案由，是否確實？能否包括全案？”。［7］胡佑身也強調要定期對檔案進行清理審查，核查是否出現遺失、錯放、破壞等情形，但未深入討論檔案價值鑒定及其保存年限問題。審查案卷實質上應包含檔案價值鑒定，傅振倫就特別指出應定期審查案卷，并進一步提出將案卷分為可銷卷、應留卷和永存卷。

3.2 尊重檔案的來源、原始整理順序及職能屬性，普遍整理舊檔

楊金元所述“蓋檔案分類最重要者，須能尊重檔案群也”，與陳垣提出的不宜將檔案輕易分散及移動的“秤不離砣”思想［8］及毛坤提出的“范檔原則”［9］有異曲同工之妙。沈兼士提出了普遍整理觀點，對當時“過于注重搜求珍奇之史料”［10］的做法進行了批判，認為這種做法“僅知其形式而不知內容，僅知其區別而不知貫通，僅知有若干不相連屬之珍異史料，而不知統計多量平凡之材料，令人得一種整個的概念，以建化腐朽為神奇之功”［11］。楊金元提倡對舊檔全部接收整理，并提出在接收過程中采用依案點收法和抽查法兩種方法，以杜絕舊檔的缺漏，與沈兼士觀點一致。

3.3 開發利用舊檔，發揮舊檔的價值

胡佑身在畢業論文中專設一章論述舊檔致用問題，針對舊檔內容和形式分別提出了流通和展覽兩種不同的利用方式，摒棄了長期以來的檔案封閉思想。毛坤在《略論關于舊檔的問題》中提出“老檔宜‘過存’”［12］，鼓勵將舊檔轉錄、攝照復制、編輯成刊以供保存、參考、研究和流通。而沈兼士在所編著的《故宮博物院的整理檔案報告》中指出應為一般參觀者設立普通陳列室以引起人們對舊檔的興趣；為專家學者設立專門陳列室，以便利其研究。

民國時期的學者雖來自不同領域，但都高度重視舊檔的價值，對舊檔的整理、鑒定、保管和利用等基本問題達成了一定共識。總體上來看，不約而同地體現了對檔案來源及原有整理順序的尊重，以及對檔案的職能屬性、全宗完整性和系統性的準確認知。

4 結 語

綜上所述，20世紀40年代文華圖專檔案管理科的三位畢業生針對舊檔管理改革問題進行了深入研究，他們充分吸收了名家論點精華，針對舊檔管理實際問題，提出了在當時具有科學性和實用性的管理制度、流程和方法。但由于主客觀條件的限制，他們的研究具有鮮明的歷史局限性。首先，缺乏對舊檔價值的科學鑒定，未能深入研究舊檔的鑒定依據和銷毀標準。趙繼生和胡佑身提出成立銷毀委員會，但對舊檔銷毀的范圍、依據和標準未進行深入研究。其次，在檔案保管中未體現分級保管思想。最后，所提出的個別檔案保護措施缺乏科學性。如胡佑身提出的曝曬法，雖然可以防止檔案受潮發霉，但也會使紙張變黃發脆，字跡褪色甚至消失，不利于檔案的長期保存。