信息技術條件下的企業內部控制

摘 要：信息技術對企業內部控制工作產生的影響是：可對企業內部控制工作開展環境進行深度優化；可助力提高企業內部控制工作中與“檢查”及“預防”有關事項的開展質量。企業基于信息技術開展內控工作時可能面臨內部控制環境復雜程度不降反增、審計作用不明顯等問題。為解決上述問題，提高信息技術條件下的企業內控工作質量，本文提出基于信息技術降低復雜環境對內控工作造成的影響、加大監管力度、周期性開展評估工作等方法。

關鍵詞：信息技術；當代企業；內部控制工作；內部控制環境；審計工作；風險評估

引言

企業內部控制這項工作的開展目的是確保企業的經營管理活動能夠正常、有序、合法地運行，對與財務、人力資源、物力資產、工作流程有關的事項進行有效監督。一般來說，一個企業的資產及財務信息的準確性、真實性、有效性、及時性是否達到要求，對員工的管理是否收獲企業上下認可，工作流程的設定是否科學合理，均體現企業內部控制工作的水平。企業為提高內控工作質量，可嘗試應用信息技術，但必須對此有清晰的認知，不可盲目。

一、信息技術對企業內部控制工作產生的影響

（一）對企業內部控制工作開展環境進行深度優化

決定一家企業內控工作開展質量的首要因素是內控工作開展環境。如果企業內部工作人員均具有較為深入的認知水平，對內控工作的重要性十分重視且主動、積極配合，則企業的內控工作開展質量必定較高，進而助力其他工作良好開展。但問題在于，決定企業內控工作環境的根本原因是企業工作人員的綜合素質。當企業內部出現“人心不齊”的情況時，內控工作質量普遍偏低。為了防止因性格不同而造成的人際關系緊張問題，可基于信息技術在“硬規定”層面完成調整，從而使企業內控工作開展環境得到深度優化。

（二）助力提高企業內部控制工作中與“檢查”及“預防”有關事項的開展質量

信息技術得到應用之后，企業內部控制工作很多涉及“檢查”“預防”的工作事項開展質量將會得到有效提升。比如在信息技術應用之前，很多企業只能通過紙質打印、紙質記錄等方式存儲信息。很多信息被封存在檔案袋內，可能在較長時間內都不會被再度翻閱。隨著時間的流逝，很多紙質檔案中的字跡開始模糊，本就記錄得不夠詳細的信息會更加模糊，導致后續需要查閱時難以獲得完整的信息。而在信息技術應用之后，企業內控工作模式全面朝向信息化升級，存儲在電腦、服務器、軟硬盤中的信息的安全程度會得到進一步提升。除此之外，在信息技術不斷升級的情況下，用于存儲、分析各類信息的軟件應用程序的智能化程度會更高，有助于及時發現信息中的錯誤，最終達到預防風險的目的。

二、信息技術條件下企業內部控制工作中存在的問題

（一）企業內部控制環境復雜程度提升

一些企業對信息技術、信息化的理解只停留在表層，認為只要借助電腦及智能管理系統，便可提高內控工作效率。然而，在配套管理機制未能與時俱進的情況下，企業內控工作環境的復雜程度可能進一步提升。以調查信息為例：在信息技術尚未得到應用之前，內控工作人員會將需要統計的信息內容下發，之后通過溝通登記等方式完成信息的集中、整理。在信息技術得到表層應用之后，出現的代表性問題如下：一是總經理要求統計信息在格式等方面實現統一，甚至為了精益求精，有可能在同一張表格中對不同位置的信息填寫格式給出特殊要求。二是表格模板會在信息系統中共享，要求填表人員自行下載并按照要求填寫后打印、上交。三是上述工作流程看似簡單，但實際工作中出現的問題是：某些填表人員并未仔細對照格式要求，完成信息填寫后直接打印并提交。內控工作人員在發現這種情況之后，需將已經打印好的表格退還給相關人員（會在表格上標注錯誤之處），要求其按照要求改正后重新打印并提交，這個過程會耽誤大量時間且重復出現的概率非常大（某些填表人員甚至需要多次修改提交后才能確保無任何差錯），不知不覺間導致企業運營成本增加（使用企業提供的打印機設備、A4紙等）。還有，某些填表人員在實際上已經按照規定完成表格填寫后，無法確定自己填寫的表格是否存在問題。因此，這類工作人員可能會與多人溝通，請求其幫助自己檢查，無形中會浪費其他工作人員的時間。總體來看，在信息技術初步應用時，很可能提升內控工作開展環境的復雜程度。

（二）企業內部審計工作無法充分發揮作用

企業內控管理工作應用信息技術后，能夠幫助企業建立一體化管理機制，最終目的是提高各部門的工作效率。但問題在于，信息技術的應用會在一定程度上降低企業人員工作量。比如審計工作開展模式會從原有的人工審計轉變為智能審計。這種轉變盡管會在一定程度上提高企業內部管理效率，卻也埋下了安全隱患。比如某些企業屬于某集團企業下屬的子公司，某個周期因經營不善，導致銷售額度大幅度降低。如果采用人工審計，則得出的結論是：企業在該周期內虧損嚴重，但該企業采用智能審計，智能軟件的“類人化”程度較為有限，只會根據數據進行機械分析，可能無法對資金的來源進行有效區分。比如該企業出現的情況是，在上述審計周期內，企業的母公司為了扶持該企業而劃撥了一筆資金。在智能系統看來，這筆資金注入后，企業不僅沒有虧損，反而實現了“盈利”。這種與實際情況嚴重不符的結論一旦被采信，必定埋下安全隱患，在無法充分發揮內部審計工作作用的情況下，使企業風險評估難度加大，導致企業后續發展受阻。

三、信息技術條件下提高企業內部控制工作開展質量的有效方式

（一）借助信息技術降低復雜環境對內控工作造成的影響

導致企業內部控制工作開展環境復雜的主要原因是：不同性格、不同認知的員工進入同一個團隊之后，性格及認知方面的差異很難主動趨于統一。不僅如此，管理性格特點各異的工作人員難度極大，因此，應從管理制度層面著手，制定完善的規章制度，要求所有工作人員按照要求配合工作。比如企業內控工作中包括收集并整理各部門的工作完成情況、對分配資源的消耗情況。在傳統模式下，負責人員會制作好信息填寫表格，之后在企業工作群內共享，要求以部門為單位，完成相關內容的填寫后收齊，最終交給內控管理人員。如果所有工作人員都盡職盡責且發自內心地重視內控管理工作，理應在規定時間內按照表格填寫要求，仔細完成信息的填寫。但筆者在多年工作中發現，總會出現以下問題：某些員工以“忘了填寫”為理由，無法在規定時間正常提交；有關表格填寫的要求早已在工作群內下發，但總有人未按照要求填寫；針對某些重要程度較高的信息，要求個人或部門必須附帶相應的材料，但經常出現沒有附帶材料等問題。這類問題難以從根本層面杜絕，每一次信息收集工作都會遇到各式各樣的問題。基于此，只有從管理、制度、要求等方面著手，必要時形成具有較強威懾力的管理機制，才能營造出良好的內控工作環境。基于信息技術實現上述目標的流程及主要內容如下（以在規定時間內提交統計信息為例）：

首先，企業經營者與第三方智能管理系統運營商負責人洽談系統購入業務時，應要求第三方企業在以下幾個方面完成功能定制：一是智能管理系統能夠提供“表格在線預覽”及“表格在線填寫”功能。二是線上表格的格式一經設定之后，當有人填寫時，應當強制要求填寫人員按照特定格式完成填寫，如果存在“不按照格式填寫”或“填寫內容錯誤”的情況，系統應不允許填寫人員點擊“提交”按鈕。三是為提高工作人員填寫信息的效率，如果在自認已經完成表格填寫但卻無法點擊“提交”按鈕時，意味著某些信息填寫發生錯誤。此時系統需要將錯誤發生之處清晰標記，指引填表人員按照要求完成修改。四是系統還應具備“同步顯示”和“自動統計”功能。

其次，基于信息技術，在信息收集方面實現信息填寫效率的提升，有助于創造更加良好的內控工作環境的原因是：其一，表格采用線上預覽和填寫模式，一方面，無需打印下載，不僅能夠節省成本，還能夠切實提高工作效率；另一方面，線上預覽可明確告知員工“需要填寫哪些信息”，相較于“下發填寫要求”效果更佳。其二，“強制格式”能夠從根本上提高信息填寫及收集工作的效率，內控相關工作的負責人最終收到的信息全部是符合要求且格式統一的信息，不會再出現“反復督促某部門、某些工作人員修改信息”的現象。其三，系統提供的“錯誤檢查并自動標記”功能可以幫助填表人員迅速找到錯誤之處并及時修改，同樣可以提高工作效率。比如表格中的某個區域統計信息是“部門員工在上一周的交通補貼資金消耗情況”，要求在填寫具體金額時遵守“如果金額超過1萬，則應以紅色字樣表示”的要求。系統在完成錯誤所在位置的標記之后，還應圍繞錯誤類型給出提示，從而幫助填表人員快速完成信息修改。其四，所謂“同步顯示”是指當內控管理負責人員在取得企業決策者的授權，之后面向企業其他工作人員發布信息調查任務后，需要規定信息在線填寫并上傳的最后期限。在規定期限內，以部門為單位，如果一個部門的所有工作人員都完成了表格信息的填寫且通過系統檢測并上傳之后，則在內控工作負責人員以及總經理登錄智能管理系統時，會清晰看到提示信息；反之，如果某部門仍有人沒有完成表格填寫及上傳，相應提示信息同樣會在內控管理人員及總經理設備端顯示。總體來看，上述基于信息技術構建的信息收集管理機制幾乎能夠解決傳統工作模式下的所有問題，最終達到降低復雜環境對內控工作造成的影響的目的。

（二）逐漸加大企業內部監督管理力度，嚴格執行規章制度，獎懲分明

對企業來說，在信息技術條件下開展內控工作時，可以將工作重點放在提高內部監督管理力度方面。如“統計信息過程中存在諸多問題”這種情況的發生實際上很難被理解，但卻不可否認這種情況確實存在。問題的根源出現在管理方面。如果企業能夠在信息技術的幫助下，制定較為完善的獎懲措施，使企業員工產生敬畏之心，同時認為管理方案具有較強的科學性和合理性，才能從根本上解決問題。比如企業可以圍繞財務審計制定較為完善的管理機制。具體方法為實現財務管理制度、部分財務數據的公開化、透明化、全面化。在此基礎上，企業還應對財務部門的上下層級、所有工作崗位的職責、日常工作的主要任務等進行全面梳理和精準定位。在某些工作人員出現工作失誤之后，應在智能管理系統中對失誤產生的原因、嚴重程度等進行披露，既可以警示當事員工，又可以令其他員工引以為戒，避免犯相同的錯誤。

（三）周期性、階段性評估企業當前內控工作開展效果，有針對性地調整管理機制

企業內控管理人員借助智能管理系統，可以周期性開展工作效果評估活動，圍繞企業員工集中犯的錯誤、工作中的疏漏等進行梳理，進而有針對性地調整管理重點。基于此種方式開展內控工作的相關考量有：一是各行各業的綜合管理工作大同小異，核心內容并沒有實質性的差別，故可以相互借鑒。二是筆者借助計算機及互聯網工具，在對制造業、土木工程建設領域的有關管理文獻進行收集、查閱后發現，某些道理同樣適用于企業內控管理工作。比如很多工程項目進入施工階段后，在施工人員正式進場作業之前，技術負責人、安全管理人員會組織施工人員培訓，重點講解施工期間的安全守則和安全注意事項，希望施工人員牢記在心，避免安全事故發生。在初期，施工人員由于對安全培訓內容記憶深刻，因此會嚴格遵守有關規定。漸漸地，很多施工人員認為自己對施工場地的熟悉程度已經大幅度提升，加之長期以來并沒有出現安全事故，所以放松了警惕，在執行某些操作時并沒有嚴格遵守安全規定，這便為后續發生安全事故埋下了隱患。與之類似，企業中的很多工作人員在剛剛開始工作時，能夠按照規定兢兢業業地完成工作。隨著時間的流逝，很多人開始“放松”，具體表現在工作粗心大意、經常犯低級錯誤等方面。從理論上來看，任何員工的微小失誤都有可能為企業帶來損失。從根本上解決上述問題的方法是：應用智能管理系統對企業員工一段時間以來所犯的錯誤進行統計、分析。在明確“問題集中區域”之后，可對現行管理機制進行有針對性的調整，最終達到提高內控水平的目的。

結束語

信息技術在企業得到應用之后，理論上能夠全面提高企業的工作效率及工作質量，但部分企業對信息技術、信息化的理解較為狹隘，只在形式上完成了工作模式的轉變，卻沒有及時制定完善的配套措施。受此影響，這些企業的內控工作環境更加復雜、內部審計工作受機制影響而無法充分發揮作用，甚至在盲目收集、分析數據的情況下，導致企業對潛在風險的評估準確性較差，使企業承受損失。基于此，企業需要深入研究信息技術，有效利用信息技術，為內控管理工作提供全方位支持，最終達到促進企業健康發展的目的。

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作者簡介：邢昌磊（1976.08-），男，漢族，安徽合肥人，本科，注冊會計師，研究方向：財務審計。